Uso de estados de resultados, hojas de balance, flujos de efectivo y proformas para impulsar la rentabilidad

Si se toma en serio las ganancias, debe administrar su negocio según los números. Dado que la calidad de su producto y/o servicio debe ser un hecho, a continuación debe concentrarse en los números para impulsar su negocio.

Examinemos los estados financieros y las proyecciones, así como los números específicos en los que querrá concentrarse para lograr sus objetivos orientados a las ganancias.

Establezca una meta de ganancias ambiciosa

Para comenzar, me gusta establecer una meta de ganancias grande, jugosa y jugosa para el año, un paso significativo por encima de los últimos años, pero aún así un número que podría ser alcanzable.

A continuación, convertirá la meta de ganancias en un presupuesto. Podría comenzar proyectando un objetivo de ventas agresivo pero posible. Luego, podría proyectar objetivos de gastos totales para cada categoría comercial importante. Vería las ventas con más detalle, como por categoría, por volumen proyectado, por precio y/o por cliente para ver si puedo alcanzar mi objetivo de ventas de manera realista. Luego, echaría un vistazo a mis gastos en detalle dentro de cada categoría para ver si creo que están en línea con mi objetivo de ventas.

En este punto, podría decidir que mi gran objetivo inicial de ganancias era demasiado agresivo y, en cambio, lo volvería a marcar a una cantidad que sea más realista.

Después de ajustar potencialmente mi meta de ganancias, crearía formularios de ganancias y pérdidas, que son esencialmente declaraciones de ingresos proyectadas, para cada mes del año. También crearía un objetivo de hoja de balance para fin de año: si el negocio es particularmente complejo o si tiene un banco que insiste en ello, crearía una hoja de balance pro forma para cada mes del año.

Para las empresas donde el flujo de efectivo es limitado, crearía proyecciones de flujo de efectivo, tanto anuales como mensuales. Crearía una proforma de flujo de caja anual, así como una proforma de flujo de caja mensual.

Estado de resultados pro forma

Al final de cada mes, compare su declaración de ingresos pro forma con su declaración de ingresos real y examine profundamente los números. La tendencia que tienen muchas pequeñas empresas es retrasar esta tarea o incluso posponerla hasta el punto en que deja de tener sentido. Por ejemplo, si no se pone a examinar su declaración de ingresos real de enero hasta la tercera semana de febrero, será demasiado tarde para que sus observaciones conduzcan a cambios impactantes para febrero.

Si está armando el estado de resultados usted mismo, usted y yo sabemos que tiene un millón de cosas que hacer y, por lo tanto, un millón de razones para no evaluar sus estados de ingresos mensuales. Este es un GRAN error. Del mismo modo, si tiene a alguien en su personal asignado para preparar el estado de resultados mensual, es probable que tenga otras tareas que completar y le dará muchas razones por las que le tomará una, dos o incluso tres. semanas para llegar a esto.

Una vez que tenga el estado de resultados real del mes frente a usted, cárguelo en una hoja de cálculo para que pueda compararlo con su estado de resultados pro forma. A continuación, crea un análisis de variación, que básicamente es solo la diferencia numérica entre el monto real y el pro forma de cada artículo.

Ejemplo:

Ventas de enero:
$3,450 reales
Proforma $3,500
Variación -$50.

Lo primero que miro con el análisis de variación es si las ventas están bajas y por qué es así. Entonces empiezo a pensar en qué cambios puedo hacer para impulsar las ventas en los meses siguientes. ¿Un cliente en particular está comprando menos que el año pasado? ¿Hay una línea de productos que está funcionando mal?

A continuación, miraría las categorías generales de gastos. Por ejemplo, si estoy gastando un 50 por ciento más de lo presupuestado en anuncios de Facebook, pero mi costo total de marketing todavía está dentro del presupuesto y estoy alcanzando mis objetivos de ventas, entonces no me preocuparé demasiado. Por otro lado, si los costos de marketing están un 20 por ciento por encima del presupuesto y sospecho que esta tendencia puede continuar el próximo mes, entonces consideraría hacer cambios rápidos.

Balance general pro forma

La práctica comercial tradicional sugeriría que cree un balance real al final de cada mes. Sin embargo, crear un balance real (o pro forma) lleva mucho tiempo, especialmente si tiene inventario o cuentas por cobrar. Consideraría tomar un atajo y no crear un balance mensual a menos que la situación de su negocio realmente justifique este enfoque (si está pidiendo dinero prestado a su banco, es posible que requieran un balance mensual).

En cualquier caso, debe crear un balance anual. Será requerido por las autoridades fiscales si tiene cualquier negocio que no sea un propietario único. Incluso si tiene una empresa unipersonal, debe crear un balance, aunque técnicamente la empresa no tiene un balance distinto de su balance personal.

El balance le dará una imagen instantánea de la salud financiera de su negocio. Por ejemplo, un balance general le permitirá comparar rápidamente la deuda total con el patrimonio neto de la empresa.

Flujo de caja pro forma

Con una proforma de flujo de efectivo, proyecta con anticipación sus usos y fuentes de efectivo para ayudar a determinar si se dirige a una crisis de flujo de efectivo. ¿Por qué es esto tan importante? Muchas pequeñas empresas se dan cuenta de que se dirigen a una crisis de flujo de caja muy tarde en el juego. Como resultado, deben hacer recortes de gastos draconianos para tratar de sobrevivir.

Por otro lado, una empresa que crea y utiliza proformas de flujo de efectivo puede ser proactiva y tomar medidas más tempranas y menos drásticas para evitar una crisis.

Operando por los Números

Los estados de resultados, balances y flujos de efectivo pro forma son, por supuesto, solo proyecciones: en el mundo real, los resultados siempre serán algo diferentes.

Sin embargo, las preguntas que debe hacerse son: ¿Realmente entiendo la diferencia (la variación) entre mis declaraciones de ingresos proforma y mis declaraciones de ingresos reales? ¿La diferencia es realmente significativa y debo considerar hacer cambios o es solo "ruido"?

Por ejemplo, si mis ventas son un 20 por ciento inferiores a mis proyecciones pro forma y no encuentro ninguna forma de aumentarlas, entonces recortaría mis gastos por el resto del año y reharía por completo mi pro forma. estados de resultados.

Por otro lado, si mis gastos o ventas están subiendo o bajando un poco, entonces podría hacer una nota mental y decirle a mi equipo los cambios modestos que me gustaría hacer, pero no gastar el tiempo y el esfuerzo para rehacer los estados de resultados pro forma.

Finalmente, al final del año, incluso si no ha alcanzado exactamente su gran meta de ganancias pero está cerca, ¡debe darse una palmada en la espalda, felicitar a su equipo y celebrar! Las tres son cosas que tiendo a olvidarme de hacer.

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