Ce este conformitatea cu reglementările și de ce este importantă pentru afaceri

Toate companiile, indiferent de industrie sau dimensiune, sunt obligate să funcționeze în conformitate cu regulile și reglementările specifice. În realitate, conformitatea cu reglementările se referă la un set de reguli pe care întreprinderile trebuie să le respecte conform legii. De exemplu, poate presupune respectarea liniilor directoare stabilite de Administrația pentru Securitate și Sănătate Ocupațională (OSHA) pentru a oferi un mediu de lucru sigur pentru membrii personalului. De asemenea, Comisia pentru șanse egale în muncă (EEOC) ar trebui urmată pentru a asigura proceduri imparțiale de angajare.

Respectarea reglementărilor specifice industriei este, de asemenea, importantă. Pentru a asigura siguranța produselor, de exemplu, mai multe reglementări create pentru industria alimentară se concentrează pe întregul lanț de aprovizionare. Acestea ar fi diferite de standardele pentru sectorul serviciilor financiare, dintre care unele se concentrează pe securitatea cibernetică și modul de gestionare a datelor sensibile.

Pentru început, poate fi util să privim o definiție de conformitate cu reglementările pentru a înțelege ce este aceasta și cum diferă de alte concepte legate de conformitate.

Deci, să începem prin a discuta primul nostru subiect.

Ce este conformitatea cu reglementările?

Conformitate cu reglementările Semnificație: Termenul „conformitate cu reglementările” se referă la cunoașterea și aderarea unei companii la toate regulile și reglementările aplicabile. Guvernele la nivel local, statal, federal sau internațional pot pune aceste legi în vigoare.

Spre deosebire de observația comercială, care presupune aderarea la standarde și norme interne pentru a îndeplini scopuri și obiective prestabilite, nu este observație comercială. Cu toate acestea, ambele tipuri de conformitate sunt necesare, deoarece ele pot ghida traseul strategic al unei organizații, pot dezvolta sistemul moral al acesteia și pot oferi responsabilitate și transparență.

Avantajele conformității cu reglementările

Orice organizație care dorește să reducă riscurile precum pierderea de date și incidentele de securitate cibernetică trebuie să mențină conformitatea. Nerespectarea acestui lucru poate duce la revocarea licenței, deteriorarea reputației, pierderea clienților și penalități și pierderi financiare.

1. Țineți pasul cu respectarea într-un mediu de reglementare în continuă evoluție: pentru organizațiile care lucrează pentru a-și ajusta și modifica politicile pentru a se conforma cu reglementările federale, de piață și de stat, transmiterea finală poate părea un vis îndepărtat. S-ar putea să puteți anticipa aceste ocoliri bruște pe drum cu ajutorul unui sistem GRC (guvernare, risc și conformitate) cu procese de conformitate.

2. Protejarea activelor și a reputației afacerii: Nerespectarea poate avea un impact negativ grav asupra reputației și încrederii clienților dumneavoastră. Și mai rău, dacă ți-ar fi revocat licența, ți-ar fi mai greu să atingi obiectivele și ambițiile companiei. Gestionarea conformității cu reglementările reduce aceste riscuri și ajută la funcționarea eficientă a operațiunilor zilnice.

De ce este importantă conformitatea cu reglementările pentru companii astăzi?

1. Sănătatea financiară

Securitatea financiară este beneficiul principal al conformității cu reglementările, conform oricărui departament de conformitate. Entitatea infracțională riscă să primească amenzi dure dacă încalcă restricțiile de reglementare.

2. Apărare împotriva proceselor

Pe lângă prevenirea sancțiunilor financiare, respectarea regulilor și reglementărilor protejează și companiile de litigii, indiferent dacă sunt aduse de autorități sau de altcineva. De exemplu, 142 de guverne locale au dat în judecată companiile în 2019 pentru încălcarea Legii indienilor cu dizabilități din 2011 și 2019.

3. Competitivitate și continuitate în afaceri

Conformitatea cu reglementările oferă o mulțime de criterii de referință care instruiesc companiile despre ceea ce au nevoie pentru a avea succes în industria lor. Pentru a încuraja uniformitatea pieței și pentru a oferi companiilor oportunitatea de a concura onest, moral și echitabil, cerințele de conformitate au evoluat, de asemenea. Companiile care respectă cu succes reglementările se pot bucura de un avantaj competitiv în industria lor.

4. Protecția împotriva criminalității informatice

Industriile cu risc mai ridicat, cum ar fi asistența medicală și finanțele, înțeleg importanța datelor pe care le colectează și sunt conștiente de faptul că întreprinderile lor sunt ținte atractive pentru criminali. Pe de altă parte, unele industrii ar putea crede că sunt mai puțin probabil să fie vizate. Această credință falsă duce frecvent la o lipsă de atenție asupra conformității cu reglementările și la scăderea securității, ceea ce crește riscul atacurilor cibernetice și scurgerilor de date.

Încălcarea datelor scad implicarea clienților, ceea ce poate avea repercusiuni financiare devastatoare pentru companie și poate duce chiar la închiderea și falimentul acesteia. Obligând întreprinderile să respecte reglementările care își protejează activele de factorii de risc și servesc drept una dintre mai multe măsuri de protecție pentru a asigura protecția datelor, conformitatea cu reglementările promovează securitatea datelor.

Provocări legate de conformitatea cu reglementările

Companiile care încalcă standardele statutare de conformitate cu reglementările riscă o varietate de sancțiuni, inclusiv să fie obligate să participe la programe de remediere, inclusiv audituri de conformitate la fața locului și inspecții de către organismul de reglementare relevant. Amenzile financiare și sancțiunile sunt adesea impuse întreprinderilor care nu respectă regulile. Companiile care suferă încălcări persistente – sau mai ales flagrante – de conformitate pot pierde reputația mărcii.

Respectarea reglementărilor de conformitate poate fi costisitoare în ceea ce privește infrastructura și personalul. Companiile trebuie să urmărească realizarea de profit pentru a satisface părțile interesate și a menține operațiunile corporative, precum și cheltuielile de capital necesare pentru a respecta regulile și reglementările de conformitate. În domenii foarte reglementate, cum ar fi finanțele și asistența medicală, astfel de dificultăți de conformitate financiară sunt deosebit de semnificative. Următoarele sunt câteva alte provocări legate de strategia de afaceri care apar din menținerea conformității cu reglementările:

• Descoperirea modului în care noua legislație va afecta viitorul afacerilor și strategiile de afaceri actuale.
• Stabilirea unei culturi de conformitate, cultivarea acesteia și răspândirea acesteia în întreaga organizație.
• Selectarea și angajarea posturilor de conformitate, precum și a sarcinilor de conformitate cerute de departamentele juridice, de conformitate, de audit și de afaceri.
• Recunoașterea modelelor de conformitate și încorporarea procedurilor de reglementare care sporesc eficiența.

În plus, evoluția constantă a tehnologiilor de consum complică și eforturile întreprinderilor de a respecta reglementările. Utilizarea de către angajați a dispozitivelor mobile personale la locul de muncă, de exemplu, ridică întrebări cu privire la conformitate datorită faptului că aceste dispozitive includ date sensibile și relevante ale companiei. Numărul de puncte terminale și dispozitive conectate a crescut foarte mult ca urmare a creșterii internetului lucrurilor. Vulnerabilitatea conformității rețelei este cauzată de lipsa de securitate pentru dispozitivele mobile și IoT. Companiile digitale trebuie să țină pasul cu actualizările necesare și să corecteze imediat software-ul existent atunci când sunt găsite vulnerabilități, pentru a rămâne în conformitate.

Cerințe de conformitate cu reglementările pentru companii

Managementul unei afaceri presupune o serie de pași interconectați care lucrează împreună pentru a îndeplini scopurile și obiectivele organizației. Aceste componente sau îndatoriri includ ținerea evidenței finanțelor și contabilității companiei, protejarea proprietății sale intelectuale, respectarea legii etc. Înțelegerea provocărilor de conformitate care rezultă este crucială, deoarece acestea se pot schimba în funcție de structura capitalului pe care alegeți să o încorporați. Cerințele principale de conformitate pe care companiile care operează în India vor trebui să le respecte sunt prezentate mai jos.

1. Cerințe necesare pentru începerea procesului anual:

A. obtinerea de minute
b. Obținerea sigiliilor și înregistrărilor Companiei
c. Crearea și imprimarea certificatului de acțiuni
d. Actualizarea registrelor statutare.

2. Conformități trimestriale (la fiecare 90 de zile):

A. Întocmirea ordinii de zi a ședințelor consiliului, a proceselor verbale și a evidențelor de prezență
b. Dacă este necesar, actualizarea registrelor statutare

3. Conformități anuale:

A. Crearea și depunerea dezvăluirii de interes a directorului în alte chestiuni
b. intocmirea si depunerea documentelor financiare si de avizare a directorilor
c. Întocmirea și întocmirea procesului-verbal pentru numirea unui auditor
d. Completarea declarației anuale și depunerea acesteia
e. Crearea și înregistrarea situațiilor financiare și a notificărilor companiei dvs.
f. Întocmirea ordinii de zi, a proceselor-verbale și a evidențelor de prezență pentru adunarea generală anuală.

4. Declarații fiscale corporative:

A. Întreprinderile sunt obligate să depună declarații anuale privind impozitul pe profit la Departamentul de impozit pe venit.
b. Companiile care desfășoară afaceri atât locale, cât și străine cu părți afiliate trebuie să depună un audit anual al prețurilor de transfer.

5. Declarații de reținere la sursă:

A. Companiile sunt obligate să rețină taxele necesare și să depună un formular de reținere la sursă aferent plăților efectuate către entități din afara Indiei pentru servicii specifice (regiuni, lucrări tehnice etc.).
b. Companiile trebuie, de asemenea, să rețină un anumit tip de impozit reținut la sursă, cunoscut sub numele de Impozit Dedus la Sursă, pentru plățile efectuate către firmele indiene.
c. În fiecare trimestru, întreprinderile trebuie să depună o declarație de reținere la sursă.
d. Un expert contabil trebuie să certifice reținerea impozitului la sursă pentru plăți internaționale.

6. Accize pentru producători:

Companiile care produc și produc mărfuri sunt obligate să respecte Legea centrală privind accizele. Din acest motiv, întreprinderile sunt obligate să plătească tarife la o rată stabilită pentru orice bunuri fabricate care sunt scoase din sediul lor.

7. Pentru furnizorii de servicii: taxa de servicii

Întreprinderile care furnizează servicii trebuie să depună declarații fiscale o dată la doi ani și să plătească taxa de servicii pentru costul serviciilor pe care le furnizează lunar (nu sunt taxate pentru serviciile prestate în afara Indiei).

8. Alte impozitări

A. Toate importurile sunt, de asemenea, supuse unei taxe vamale. Atunci când articolele necesare sunt aduse pentru vămuire la vama indiană, această taxă trebuie plătită.
b. Companiile trebuie să depună declarații și să plătească taxa pe valoarea adăugată.
c. Întreprinderile care desfășoară o activitate comercială sau profesie dintr-un anumit stat sunt obligate să se înregistreze și să plătească o taxă profesională. Acest impozit este impus atât unei organizații, cât și angajaților acesteia. Firma plătește impozitul în numele salariatului, iar suma este ulterior scăzută din salariul salariatului.

Concluzie

Programul de conformitate nu este unul și gata. Compania dvs. trebuie să programeze audituri de rutină și perioade de revizuire. În plus, compania dumneavoastră trebuie să consulte specialiști în domeniu, care pot urmări evoluțiile legislative și pot înțelege modul în care acestea vă afectează compania. Acest lucru vă permite să evaluați continuu eficacitatea programului și să luați măsuri proactive.
Automatizarea acestei proceduri de revizuire face mai ușor să vă asigurați că nimic nu este trecut cu vederea. Unul dintre avantajele semnificative ale software-ului de conformitate cu reglementările este că. Puteți crea fluxuri de lucru și mementouri pentru a direcționa documentul către persoanele potrivite pentru examinare și revizuire.
În plus, puteți utiliza recomandările menționate mai sus ca plan de acțiune acum că sunteți conștient de importanța crucială a conformității cu reglementările (precum și dificultățile pe care le puteți întâmpina). Aceste acțiuni vă vor ajuta să dezvoltați o politică de succes de conformitate cu reglementările pentru compania dvs., care vă protejează activele, reputația și publicul intern și extern.

Întrebări frecvente

1. Ce tipuri diferite de conformitate există?

Răspuns: Cele două tipuri principale de conformitate care arată de unde vine structura sunt conformitatea corporativă și reglementările. Conformitatea corporativă și a reglementărilor necesită respectarea unui set de linii directoare.

2. Care este riscul asociat cu conformitatea cu reglementările?

Răspuns: O corporație poate fi supusă sancțiunilor legale, confiscării financiare și pierderilor semnificative dacă încalcă standardele din industrie, legile interne sau cele mai bune practici sugerate. Acest lucru este denumit risc de conformitate. Riscul de integritate este un alt nume pentru riscul de conformitate.

3. Care sunt cele patru categorii separate de conformitate?

Răspuns: Conformitatea în mod conștient, neconformitatea fără să vrea, conformarea accidentală și neconformitatea intenționată se numără printre cele patru categorii de atitudini de conformare. Intenția și realizarea instituțională joacă, de asemenea, un rol în modul în care aceste atitudini sunt realizate.

4. Care este sensul conformității cu reglementările?

Răspuns: Aderarea unei organizații la legile, regulile, standardele și cerințele aplicabile este denumită conformitate cu reglementările. Amenzile guvernamentale și alte sancțiuni legale sunt utilizate în mod regulat pentru a sancționa încălcările conformității.