Che cos'è la conformità alle normative e perché è importante per le aziende

Tutte le aziende, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni, sono tenute ad operare nel rispetto di norme e regolamenti specifici. In realtà, la conformità normativa si riferisce a un insieme di regole che le imprese devono rispettare per legge. Ad esempio, può comportare il rispetto delle linee guida stabilite dall'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) per fornire un ambiente di lavoro sicuro per i membri del personale. Inoltre, la Commissione per le Pari Opportunità di Lavoro (EEOC) dovrebbe essere seguita per garantire procedure di assunzione imparziali.

Anche il rispetto delle normative specifiche del settore è importante. Per garantire la sicurezza dei prodotti, ad esempio, diverse normative create per l'industria alimentare si concentrano sull'intera filiera. Questi sarebbero diversi dagli standard per il settore dei servizi finanziari, alcuni dei quali si concentrano sulla sicurezza informatica e su come gestire i dati sensibili.

Per cominciare, può essere utile esaminare una definizione di conformità normativa per comprendere di cosa si tratta e in che modo differisce da altri concetti relativi alla conformità.

Quindi, iniziamo discutendo il nostro primo argomento.

Che cos'è la conformità normativa?

Conformità alle normative Significato: Il termine "conformità alle normative" si riferisce alla consapevolezza e all'adesione di un'azienda a tutte le norme e regolamenti applicabili. I governi a livello locale, statale, federale o internazionale possono mettere in atto queste leggi.

Contrariamente all'osservazione commerciale, che implica l'adesione a standard e norme interne al fine di raggiungere scopi e obiettivi predeterminati, non è osservazione commerciale. Tuttavia, entrambi i tipi di conformità sono richiesti poiché possono guidare il percorso strategico di un'organizzazione, sviluppare il suo sistema morale e fornire responsabilità e trasparenza.

Vantaggi della conformità normativa

Qualsiasi organizzazione che desideri ridurre i rischi come la perdita di dati e gli incidenti di sicurezza informatica deve mantenere la conformità. In caso contrario, potrebbero verificarsi la revoca della licenza, danni alla reputazione, perdita di clienti e sanzioni e perdite finanziarie.

1. Tenere il passo con la conformità in un ambiente normativo in continua evoluzione: per le organizzazioni che lavorano per adeguare e modificare le proprie politiche per conformarsi alle normative federali, di mercato e statali, la presentazione finale può sembrare un sogno lontano. Potresti essere in grado di anticipare queste improvvise deviazioni sulla strada con l'aiuto di un sistema GRC (governo, rischio e conformità) con processi di conformità.

2. Protezione delle risorse e della reputazione dell'azienda: il mancato rispetto può avere un grave impatto negativo sulla tua reputazione e sulla fiducia dei tuoi clienti. Peggio ancora, la revoca della licenza ti renderebbe più difficile raggiungere gli obiettivi e le ambizioni dell'azienda. La gestione della conformità normativa riduce questi rischi e aiuta a svolgere in modo efficiente le operazioni quotidiane.

Perché la conformità alle normative è importante per le aziende oggi?

1. Salute finanziaria

La sicurezza finanziaria è il vantaggio principale della conformità normativa, secondo qualsiasi dipartimento di conformità. L'entità incriminata rischia di ricevere pesanti multe se viola le restrizioni normative.

2. Difesa contro le azioni legali

Oltre a prevenire sanzioni pecuniarie, il rispetto di norme e regolamenti protegge anche le aziende da contenziosi, indipendentemente dal fatto che siano promossi dalle autorità o da qualcun altro. Ad esempio, 142 governi locali hanno citato in giudizio società nel 2019 per aver violato l'Indias with Disabilities Act del 2011 e 2019.

3. Competitività e continuità aziendale

La conformità alle normative fornisce una vasta gamma di parametri di riferimento che istruiscono le aziende su ciò di cui hanno bisogno per avere successo nel loro settore. Per incoraggiare l'uniformità del mercato e offrire alle aziende l'opportunità di competere in modo onesto, morale ed equo, si sono evoluti anche i requisiti di conformità. Le aziende che rispettano con successo le normative possono godere di un vantaggio competitivo nel loro settore.

4. Protezione dalla criminalità informatica

I settori ad alto rischio come quello sanitario e finanziario comprendono l'importanza dei dati che raccolgono e sono consapevoli che le loro imprese sono bersagli allettanti per i criminali. D'altra parte, alcuni settori potrebbero ritenere che sia meno probabile che vengano presi di mira. Questa falsa convinzione porta spesso a una mancanza di attenzione sulla conformità normativa e a una minore sicurezza, il che aumenta il rischio di attacchi informatici e perdite di dati.

Le violazioni dei dati riducono il coinvolgimento dei clienti, che possono avere ripercussioni finanziarie devastanti per l'azienda e persino portare alla chiusura e al fallimento. Obbligando le aziende a rispettare le normative che proteggono le proprie risorse dagli attori del rischio e fungono da una delle numerose salvaguardie per garantire la protezione dei dati, la conformità normativa promuove la sicurezza dei dati.

Sfide con la conformità alle normative

Le aziende che violano gli standard di conformità alle normative di legge rischiano una serie di sanzioni, tra cui l'obbligo di prendere parte a programmi di riparazione, compresi gli audit di conformità in loco e le ispezioni da parte dell'organismo di regolamentazione competente. Multe e sanzioni finanziarie vengono spesso imposte alle imprese non conformi. Le aziende che incorrono in violazioni della conformità persistenti o particolarmente gravi possono potenzialmente perdere la reputazione del marchio.

Seguire le normative di conformità può essere costoso in termini di infrastruttura e personale. Le aziende devono mirare a realizzare un profitto al fine di soddisfare gli stakeholder e mantenere le operazioni aziendali, nonché le spese in conto capitale necessarie per conformarsi alle norme e ai regolamenti di conformità. In aree altamente regolamentate come la finanza e l'assistenza sanitaria, tali difficoltà di conformità finanziaria sono particolarmente significative. Di seguito sono riportate alcune altre sfide relative alla strategia aziendale che derivano dal mantenimento della conformità normativa:

• Capire come la nuova legislazione influenzerà il futuro del business e le attuali strategie aziendali.
• Stabilire una cultura della conformità, coltivarla e diffonderla in tutta l'organizzazione.
• Selezione e assunzione di posizioni di conformità, nonché i doveri di conformità richiesti dai dipartimenti legale, conformità, audit e business.
• Riconoscere i modelli di conformità e incorporare procedure normative che aumentano l'efficienza.

Inoltre, la costante evoluzione delle tecnologie di consumo complica anche gli sforzi delle aziende per conformarsi alle normative. L'utilizzo da parte dei dipendenti dei dispositivi mobili personali al lavoro, ad esempio, solleva interrogativi sulla conformità poiché questi dispositivi includono dati aziendali sensibili e rilevanti per la conformità. Il numero di endpoint e dispositivi connessi è notevolmente aumentato a causa dell'aumento dell'Internet delle cose. Le vulnerabilità di conformità della rete sono causate dalla mancanza di sicurezza per i dispositivi mobili e IoT. Le aziende digitali devono tenere il passo con gli aggiornamenti richiesti e correggere immediatamente il software esistente quando vengono rilevate vulnerabilità per rimanere conformi.

Requisiti di conformità normativa per le aziende

La gestione di un'azienda comporta una serie di passaggi interconnessi che lavorano insieme per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione. Questi componenti o doveri includono tenere traccia delle finanze e della contabilità dell'azienda, salvaguardarne la proprietà intellettuale, aderire alla legge, ecc. Comprendere le sfide di conformità che ne derivano è fondamentale poiché possono cambiare in base alla struttura del capitale che si sceglie di incorporare. I requisiti di conformità principali a cui le aziende che operano in India dovranno aderire sono descritti di seguito.

1. Requisiti necessari per l'avvio del processo annuale:

un. ottenendo minuti
b. Ottenere i sigilli e le registrazioni della Società
c. Creazione e stampa del certificato di condivisione
d. Aggiornamento dei registri statutari.

2. Adempimenti trimestrali (ogni 90 giorni):

un. Redigere l'ordine del giorno della riunione del consiglio, i verbali e le registrazioni delle presenze
b. Se necessario, aggiornamento dei registri statutari

3. Adempimenti annuali:

un. Creazione e deposito della dichiarazione di interesse del direttore in altre questioni
b. redazione e deposito dei documenti di approvazione finanziaria e di direzione
c.Redazione e deposito del verbale per la nomina di un sindaco
d. Completare la dichiarazione annuale e presentarla
e. Creazione e archiviazione dei dati finanziari e degli avvisi della tua azienda.
f. Redigere l'ordine del giorno, i verbali e le registrazioni delle presenze per l'assemblea generale annuale.

4. Dichiarazioni dei redditi aziendali:

un. Le aziende sono tenute a presentare annualmente le dichiarazioni dei redditi delle società al Dipartimento delle imposte sul reddito.
b. Le società che svolgono attività commerciali sia locali che estere con parti correlate sono tenute a presentare una verifica annuale dei prezzi di trasferimento.

5. Dichiarazioni di ritenuta d'acconto:

un. Le aziende sono tenute a trattenere le tasse necessarie e presentare un relativo modulo di ritenuta d'acconto sui pagamenti effettuati a entità al di fuori dell'India per servizi specifici (royal, lavori tecnici, ecc.).
b. Le società devono anche trattenere un particolare tipo di ritenuta d'acconto nota come imposta dedotta alla fonte sui pagamenti effettuati a società indiane.
c.Ogni trimestre, le imprese devono presentare una dichiarazione dei redditi alla fonte.
d. Un Dottore Commercialista deve certificare le ritenute fiscali per i pagamenti internazionali.

6. Accise per i produttori:

Le aziende che producono e producono merci sono tenute a rispettare la legge centrale sulle accise. Per questo motivo, le aziende sono tenute a pagare tariffe a una tariffa fissa su tutti i manufatti che vengono portati fuori dai loro locali.

7. Per i fornitori di servizi: tassa sui servizi

Le imprese che forniscono servizi devono presentare dichiarazioni dei redditi ogni due anni e pagare l'imposta sui servizi sul costo dei servizi che forniscono su base mensile (non addebitata sui servizi resi al di fuori dell'India).

8. Altra tassazione

un. Tutte le importazioni sono inoltre soggette a dazi doganali. Quando gli articoli necessari vengono portati per lo sdoganamento presso la dogana indiana, questo dazio deve essere pagato.
b. Le aziende devono presentare dichiarazioni e pagare l'imposta sul valore aggiunto.
c. Le imprese impegnate in un'attività commerciale o professionale in un determinato stato sono obbligate a registrarsi e pagare una tassa professionale. Questa tassa è imposta sia su un'organizzazione che sui suoi dipendenti. L'azienda paga l'imposta per conto del dipendente e l'importo viene successivamente sottratto dalla retribuzione del dipendente.

Conclusione

Il programma di conformità non è univoco. La tua azienda ha bisogno di pianificare audit di routine e periodi di revisione. Inoltre, la tua azienda deve consultare specialisti in materia, che possono tenere traccia degli sviluppi legislativi e comprendere come influiscono sulla tua azienda. Ciò consente di valutare continuamente l'efficacia del programma e di intraprendere azioni proattive.
L'automazione di questa procedura di revisione rende più facile assicurarsi che nulla venga trascurato. Uno dei vantaggi significativi del software di conformità normativa è quello. Puoi creare flussi di lavoro e promemoria per indirizzare il documento alle persone giuste per la revisione e la revisione.
Inoltre, puoi utilizzare le raccomandazioni di cui sopra come piano d'azione ora che sei consapevole del significato cruciale della conformità normativa (nonché delle difficoltà che potresti incontrare). Queste azioni ti aiuteranno a sviluppare una politica di conformità normativa di successo per la tua azienda che tuteli le tue risorse, la tua reputazione e il pubblico sia interno che esterno.

Domande frequenti

1. Quali diversi tipi di conformità esistono?

Ris: I due principali tipi di conformità che mostrano da dove proviene la struttura sono la conformità aziendale e normativa. Sia la conformità aziendale che quella normativa richiedono l'adesione a una serie di linee guida.

2. Qual è il rischio associato alla conformità alle normative?

Risposta: una società può essere soggetta a sanzioni legali, decadenza finanziaria e perdite significative se viola gli standard del settore, le leggi nazionali o le migliori pratiche suggerite. Questo è indicato come rischio di conformità. Il rischio di integrità è un altro nome per il rischio di conformità.

3. Quali sono le quattro categorie di conformità separate?

Risposta: Consapevolmente conformi, inconsapevolmente non conformi, accidentalmente conformi e intenzionalmente non conformi sono tra le quattro categorie di atteggiamenti di conformità. Anche l'intenzione e il successo istituzionale giocano un ruolo nel modo in cui questi atteggiamenti vengono attuati.

4. Qual è il significato di Conformità alle normative?

Risposta: L'adesione di un'organizzazione alle leggi, alle regole, agli standard e ai requisiti applicabili viene definita conformità normativa. Le multe governative e altre sanzioni legali vengono regolarmente utilizzate per sanzionare le violazioni della conformità.