ما هو الامتثال التنظيمي ولماذا هو مهم للأعمال

يتعين على جميع الشركات ، بغض النظر عن الصناعة أو الحجم ، العمل وفقًا لقواعد ولوائح محددة. في الواقع ، يشير الامتثال التنظيمي إلى مجموعة من القواعد التي يجب على الشركات الالتزام بها بموجب القانون. على سبيل المثال ، يمكن أن يستلزم الالتزام بالإرشادات التي وضعتها إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) لتوفير بيئة عمل آمنة للموظفين. أيضًا ، يجب اتباع لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) لضمان إجراءات التوظيف المحايدة.

من المهم أيضًا الامتثال للوائح الخاصة بالصناعة. لضمان سلامة المنتجات ، على سبيل المثال ، تركز العديد من اللوائح التي تم إنشاؤها لصناعة الأغذية على سلسلة التوريد بأكملها. قد تكون هذه مختلفة عن معايير قطاع الخدمات المالية ، والتي يركز بعضها على الأمن السيبراني وكيفية التعامل مع البيانات الحساسة.

بادئ ذي بدء ، قد يكون من المفيد النظر إلى تعريف الامتثال التنظيمي لفهم ما هو وكيف يختلف عن المفاهيم الأخرى المتعلقة بالامتثال.

لذا ، فلنبدأ بمناقشة موضوعنا الأول.

ما هو الامتثال التنظيمي؟

معنى الامتثال التنظيمي: يشير مصطلح "الامتثال التنظيمي" إلى وعي الشركة بجميع القواعد واللوائح المعمول بها والتزامها بها. يمكن للحكومات على المستويات المحلية أو الحكومية أو الفيدرالية أو الدولية وضع هذه القوانين موضع التنفيذ.

على عكس الملاحظة التجارية ، التي تستلزم الالتزام بالمعايير والقواعد الداخلية من أجل تلبية الأهداف والغايات المحددة مسبقًا ، فهي ليست مراقبة تجارية. ومع ذلك ، فإن كلا النوعين من الامتثال مطلوبان لأنهما قد يوجهان المسار الاستراتيجي للمنظمة ، ويطوران نظامها الأخلاقي ، ويوفران المساءلة والشفافية.

مزايا الامتثال التنظيمي

يجب أن تحافظ أي مؤسسة ترغب في تقليل المخاطر مثل فقدان البيانات وحوادث الأمن السيبراني على الامتثال. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى إلغاء الترخيص ، والإضرار بالسمعة ، وفقدان العملاء ، وغرامات وخسائر مالية.

1. مواكبة الامتثال في بيئة تنظيمية دائمة التطور: بالنسبة للمؤسسات التي تعمل على تعديل وتعديل سياساتها لتتوافق مع اللوائح الفيدرالية والسوقية والخاصة بالولاية ، قد يبدو التقديم النهائي وكأنه حلم بعيد المنال. قد تكون قادرًا على توقع هذه التحولات المفاجئة في الطريق بمساعدة نظام GRC (الحكومة والمخاطر والامتثال) مع عمليات الامتثال.

2. حماية أصول الشركة وسمعتها: قد يكون لعدم الامتثال تأثير سلبي شديد على سمعتك وثقة عملائك. والأسوأ من ذلك ، أن إلغاء ترخيصك سيجعل من الصعب عليك تحقيق أهداف الشركة وطموحاتها. تقلل إدارة الامتثال التنظيمي من هذه المخاطر وتساعد في التشغيل الفعال للعمليات اليومية.

لماذا يعد الامتثال التنظيمي مهمًا للشركات اليوم؟

1. الصحة المالية

الأمن المالي هو الميزة الأساسية للامتثال التنظيمي ، وفقًا لأي إدارة امتثال. يخاطر الكيان المخالف بتلقي غرامات قاسية إذا خالف القيود التنظيمية.

2. الدفاع ضد الدعاوى القضائية

إلى جانب منع العقوبات المالية ، فإن القواعد واللوائح التالية تحمي أيضًا الشركات من التقاضي ، سواء تم رفعها من قبل السلطات أو أي شخص آخر. على سبيل المثال ، رفعت 142 حكومة محلية دعوى قضائية ضد شركات في عام 2019 لانتهاكها قانون الهنود ذوي الإعاقة لعام 2011 و 2019.

3. التنافسية واستمرارية الأعمال

يوفر الامتثال التنظيمي ثروة من المعايير التي توجه الشركات إلى ما تحتاجه للنجاح في صناعتها. لتشجيع توحيد السوق وإعطاء الشركات الفرصة للمنافسة بأمانة وأخلاق وعدالة ، تطورت متطلبات الامتثال أيضًا. قد تتمتع الشركات التي تمتثل للوائح بنجاح بميزة تنافسية في صناعتها.

4. الحماية من الجرائم الإلكترونية

الصناعات عالية الخطورة مثل الرعاية الصحية والتمويل تدرك أهمية البيانات التي تجمعها وتدرك أن شركاتها تستهدف المجرمين. من ناحية أخرى ، قد تعتقد بعض الصناعات أنها أقل عرضة للاستهداف. غالبًا ما يؤدي هذا الاعتقاد الخاطئ إلى عدم التركيز على الامتثال التنظيمي وانخفاض مستوى الأمان ، مما يزيد من مخاطر الهجمات الإلكترونية وتسرب البيانات.

تنتهك البيانات مشاركة العميل الأقل ، والتي يمكن أن يكون لها تداعيات مالية مدمرة على الشركة وحتى تؤدي إلى إغلاقها وإفلاسها. من خلال إلزام الشركات بالالتزام باللوائح التي تحمي أصولها من الجهات الفاعلة في المخاطر وتكون بمثابة أحد الضمانات العديدة لضمان حماية البيانات ، يعزز الامتثال التنظيمي أمن البيانات.

تحديات الامتثال التنظيمي

تتعرض الشركات التي تنتهك معايير الامتثال التنظيمي القانوني لخطر مجموعة متنوعة من العقوبات ، بما في ذلك مطالبتها بالمشاركة في برامج الإصلاح بما في ذلك عمليات تدقيق الامتثال والتفتيش في الموقع من قبل الهيئة التنظيمية ذات الصلة. كثيرا ما تُفرض غرامات وعقوبات مالية على الشركات غير الممتثلة. قد تفقد الشركات التي تتعرض لخروقات امتثال مستمرة - أو فاضحة بشكل خاص - سمعة علامتها التجارية.

قد يكون اتباع لوائح الامتثال مكلفًا من حيث البنية التحتية والموظفين. يجب أن تهدف الشركات إلى تحقيق ربح من أجل إرضاء أصحاب المصلحة والحفاظ على عمليات الشركة ، بالإضافة إلى النفقات الرأسمالية اللازمة للامتثال لقواعد ولوائح الامتثال. في المجالات شديدة التنظيم مثل التمويل والرعاية الصحية ، تعتبر صعوبات الامتثال المالي هذه مهمة بشكل خاص. فيما يلي بعض التحديات الأخرى المتعلقة باستراتيجية العمل والتي تنشأ من الحفاظ على الامتثال التنظيمي:

• معرفة كيف ستؤثر التشريعات الجديدة على مستقبل الأعمال واستراتيجيات العمل الحالية.
• ترسيخ ثقافة الامتثال وغرسها ونشرها في جميع أنحاء المؤسسة.
• اختيار وتعيين وظائف الامتثال ، وكذلك واجبات الامتثال التي تتطلبها الإدارات القانونية والامتثال والتدقيق والأعمال.
• التعرف على أنماط الامتثال ودمج الإجراءات التنظيمية التي تعزز الكفاءة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التطور المستمر لتقنيات المستهلك يعقد أيضًا جهود الشركات للامتثال للوائح. على سبيل المثال ، يثير استخدام الموظفين للأجهزة المحمولة الشخصية في العمل أسئلة حول الامتثال نظرًا لأن هذه الأجهزة تتضمن بيانات الشركة الحساسة والمتوافقة. زاد عدد نقاط النهاية والأجهزة المتصلة بشكل كبير نتيجة لارتفاع إنترنت الأشياء. تنجم ثغرات امتثال الشبكة عن نقص الأمان للأجهزة المحمولة وأجهزة إنترنت الأشياء. يجب على الشركات الرقمية مواكبة الترقيات المطلوبة وتصحيح البرامج الحالية فور اكتشاف ثغرات أمنية لكي تظل متوافقة.

متطلبات الامتثال التنظيمي للشركات

تستلزم إدارة الأعمال التجارية عددًا من الخطوات المترابطة التي تعمل معًا لتحقيق أهداف المنظمة وغاياتها. تتضمن هذه المكونات أو الواجبات تتبع الشؤون المالية للشركة والمحاسبة ، وحماية ملكيتها الفكرية ، والالتزام بالقانون ، وما إلى ذلك. يعد فهم تحديات الامتثال التالية أمرًا بالغ الأهمية لأنها قد تتغير بناءً على هيكل رأس المال الذي تختاره لتضمينه. متطلبات الامتثال الأساسية التي يتعين على الشركات العاملة في الهند الالتزام بها موضحة أدناه.

1. المتطلبات اللازمة لبدء العملية السنوية:

أ. الحصول على دقائق
ب. الحصول على أختام الشركة وتسجيلاتها
ج. إنشاء وطباعة شهادة المشاركة
د. تحديث السجلات القانونية.

2. الامتثال ربع السنوي (كل 90 يومًا):

أ. صياغة جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة ومحاضرها ومحاضر حضورها
ب. إذا لزم الأمر ، تحديث السجلات القانونية

3 - الامتثال السنوي:

أ. إنشاء وإيداع إفصاح المدير عن المصلحة في الأمور الأخرى
ب. صياغة وحفظ المستندات المالية وموافقة المدير
ج- إنشاء وحفظ محضر تعيين مدقق حسابات
د. استكمال العائد السنوي الخاص بك وحفظه
ه. إنشاء وحفظ البيانات المالية لشركتك والإشعارات.
F. صياغة جدول الأعمال والمحاضر ومحاضر الحضور للاجتماع العام السنوي.

4. إقرارات ضرائب الشركات:

أ. يتعين على الشركات تقديم إقرارات ضريبة الشركات السنوية إلى دائرة ضريبة الدخل.
ب. يتعين على الشركات التي تمارس الأعمال التجارية المحلية والأجنبية مع الأطراف ذات الصلة تقديم تدقيق سنوي لتسعير التحويل.

5. الإقرارات الضريبية المقتطعة:

أ. يتعين على الشركات حجب الضرائب اللازمة وتقديم نموذج ضرائب الاستقطاع ذات الصلة على المدفوعات المقدمة إلى كيانات خارج الهند مقابل خدمات معينة (أفراد العائلة المالكة ، والعمل الفني ، وما إلى ذلك).
ب. يجب على الشركات أيضًا حجب نوع معين من ضريبة الاستقطاع المعروفة باسم الضريبة المقتطعة عند المصدر على المدفوعات المقدمة إلى الشركات الهندية.
ج- في كل ربع سنة ، يجب على الشركات تقديم إقرار ضريبي مقتطع.
د. يجب على محاسب قانوني أن يشهد باستقطاع الضرائب عن المدفوعات الدولية.

6. ضريبة الإنتاج للمصنعين:

يتعين على الشركات التي تنتج وتصنع السلع الالتزام بقانون المكوس المركزي. نتيجة لذلك ، يتعين على الشركات دفع تعريفات بسعر محدد على أي سلع مصنعة يتم إخراجها من مبانيها.

7. لمقدمي الخدمة: ضريبة الخدمة

يجب على الشركات التي تقدم الخدمات تقديم الإقرارات الضريبية كل عامين ودفع ضريبة الخدمة على تكلفة الخدمات التي تقدمها على أساس شهري (لا يتم تحصيلها على الخدمات المقدمة خارج الهند).

8. ضرائب أخرى

أ. تخضع جميع الواردات أيضًا لرسوم جمركية. عند إحضار المواد الضرورية للتخليص الجمركي الهندي ، يجب دفع هذا الرسم.
ب. يجب على الشركات تقديم الإقرارات ودفع ضريبة القيمة المضافة.
ج. الشركات العاملة في التجارة أو المهنة في دولة معينة ملزمة بالتسجيل ودفع ضريبة المهنة. يتم فرض هذه الضريبة على كل من المؤسسة وموظفيها. تدفع الشركة الضريبة نيابة عن الموظف ، ويتم خصم المبلغ لاحقًا من أجر الموظف.

استنتاج

برنامج الامتثال ليس منفردًا. يحتاج عملك إلى جدولة عمليات التدقيق الروتينية وفترات المراجعة. بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على شركتك استشارة المتخصصين في الموضوع ، الذين يمكنهم تتبع التطورات التشريعية وفهم كيفية تأثيرها على شركتك. يمكّنك هذا من التقييم المستمر لفعالية البرنامج واتخاذ إجراءات استباقية.
تسهل أتمتة إجراء المراجعة هذا ضمان عدم التغاضي عن أي شيء. أحد المزايا المهمة لبرامج الامتثال التنظيمي هو ذلك. يمكنك إنشاء مهام سير عمل وتذكيرات لتوجيه المستند إلى الأشخاص المناسبين للمراجعة والمراجعة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام التوصيات المذكورة أعلاه كخطة عمل الآن بعد أن أصبحت على دراية بالأهمية الحاسمة للامتثال التنظيمي (بالإضافة إلى الصعوبات التي قد تواجهها). ستساعدك هذه الإجراءات في تطوير سياسة امتثال تنظيمي ناجحة لشركتك تحمي أصولك وسمعتك وجمهورك الداخلي والخارجي.

أسئلة وأجوبة

1. ما هي أنواع الامتثال المختلفة الموجودة؟

الإجابة: النوعان الأساسيان من الامتثال اللذان يظهران من أين يأتي الهيكل هما الامتثال المؤسسي والتنظيمي. يتطلب الامتثال التنظيمي والشركات على حد سواء الالتزام بمجموعة من المبادئ التوجيهية.

2. ما هي المخاطر المرتبطة بالامتثال التنظيمي؟

الإجابة: قد تتعرض الشركة لعقوبات قانونية ومصادرة مالية وخسارة كبيرة إذا كانت تنتهك معايير الصناعة أو القوانين المحلية أو أفضل الممارسات المقترحة. يشار إلى هذا على أنه مخاطر الامتثال. مخاطر النزاهة هي اسم آخر لمخاطر الامتثال.

3. ما هي فئات الامتثال الأربعة المنفصلة؟

الإجابة: الامتثال عن وعي ، وعدم الامتثال عن غير قصد ، والامتثال عن طريق الخطأ ، وعدم الامتثال عن قصد ، هي من بين الفئات الأربع لمواقف الامتثال. تلعب النية والإنجاز المؤسسي أيضًا دورًا في كيفية تنفيذ هذه المواقف.

4. ما معنى الامتثال التنظيمي؟

الإجابة: يُشار إلى التزام المنظمة بالقوانين والقواعد والمعايير والمتطلبات المعمول بها باسم الامتثال التنظيمي. تُستخدم الغرامات الحكومية والعقوبات القانونية الأخرى بانتظام لمعاقبة انتهاكات الامتثال.