O que é conformidade regulatória e por que é importante para os negócios

Todas as empresas, independentemente do setor ou tamanho, são obrigadas a operar em conformidade com regras e regulamentos específicos. Na realidade, a conformidade regulatória refere-se a um conjunto de regras que as empresas devem cumprir de acordo com a lei. Por exemplo, pode implicar o cumprimento das diretrizes estabelecidas pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) para fornecer um ambiente de trabalho seguro para os funcionários. Além disso, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC) deve ser seguida para garantir procedimentos de contratação imparciais.

A conformidade específica do setor com os regulamentos também é importante. Para garantir a segurança dos produtos, por exemplo, diversas regulamentações criadas para a indústria alimentícia concentram-se em toda a cadeia de suprimentos. Estes seriam diferentes dos padrões para o setor de serviços financeiros, alguns dos quais se concentram em segurança cibernética e como lidar com dados confidenciais.

Para começar, pode ser útil examinar uma definição de conformidade regulatória para compreender o que ela é e como ela difere de outros conceitos relacionados à conformidade.

Então, vamos começar discutindo nosso primeiro tópico.

O que é Conformidade Regulatória?

Conformidade regulatória Significado: O termo “conformidade regulatória” refere-se ao conhecimento e adesão de uma empresa a todas as regras e regulamentos aplicáveis. Os governos nos níveis local, estadual, federal ou internacional podem colocar essas leis em vigor.

Ao contrário da observação comercial, que implica aderir a padrões e normas internas para atingir metas e objetivos predeterminados, não é observação comercial. No entanto, ambos os tipos de conformidade são necessários, pois podem orientar a rota estratégica de uma organização, desenvolver seu sistema moral e fornecer responsabilidade e transparência.

Vantagens da Conformidade Regulatória

Qualquer organização que queira reduzir riscos como perda de dados e incidentes de segurança cibernética deve manter a conformidade. Não fazer isso pode resultar na revogação da licença, danos à reputação, perda de clientes e penalidades e perdas financeiras.

1. Manter a conformidade em um ambiente regulatório em constante evolução: Para organizações que trabalham para ajustar e alterar suas políticas para cumprir as regulamentações federais, de mercado e estaduais, a apresentação final pode parecer um sonho distante. Você pode antecipar esses desvios repentinos na estrada com a ajuda de um sistema GRC (governo, risco e conformidade) com processos de conformidade.

2. Protegendo os ativos e a reputação do negócio: O não cumprimento pode ter um impacto negativo severo em sua reputação e na confiança de seus clientes. Pior ainda, ter sua licença revogada tornaria mais difícil para você atingir os objetivos e ambições da empresa. O gerenciamento da conformidade regulatória reduz esses riscos e auxilia na operação eficiente das operações diárias.

Por que a conformidade regulatória é importante para as empresas hoje?

1. Saúde financeira

A segurança financeira é o principal benefício da conformidade regulatória, de acordo com qualquer departamento de conformidade. A entidade infratora corre o risco de receber multas severas se violar as restrições regulatórias.

2. Defesa contra ações judiciais

Além de evitar penalidades financeiras, seguir regras e regulamentos também protege as empresas de litígios, sejam eles trazidos pelas autoridades ou por outra pessoa. Por exemplo, 142 governos locais processaram empresas em 2019 por violar a Lei de Índios com Deficiência de 2011 e 2019.

3. Competitividade e continuidade de negócios

A conformidade regulatória fornece uma variedade de referências que instruem as empresas sobre o que elas precisam para ter sucesso em seu setor. Para incentivar a uniformidade do mercado e dar às empresas a oportunidade de competir de forma honesta, moral e justa, os requisitos de conformidade também evoluíram. As empresas que cumprem com sucesso as regulamentações podem desfrutar de uma vantagem competitiva em seu setor.

4. Proteção contra crimes cibernéticos

Setores de alto risco, como saúde e finanças, entendem a importância dos dados que coletam e estão cientes de que suas empresas são alvos atraentes para criminosos. Por outro lado, alguns setores podem pensar que são menos propensos a serem visados. Essa falsa crença frequentemente leva à falta de foco na conformidade regulatória e à diminuição da segurança, o que aumenta o risco de ataques cibernéticos e vazamentos de dados.

As violações de dados reduzem o envolvimento do cliente, o que pode ter repercussões financeiras devastadoras para a empresa e até resultar em seu fechamento e falência. Ao obrigar as empresas a cumprir as regulamentações que protegem seus ativos de agentes de risco e servem como uma das várias salvaguardas para garantir a proteção de dados, a conformidade regulatória promove a segurança dos dados.

Desafios com a conformidade regulatória

As empresas que violam os padrões estatutários de conformidade regulatória correm o risco de uma variedade de penalidades, incluindo a necessidade de participar de programas de remediação, incluindo auditorias e inspeções de conformidade no local pelo órgão regulador relevante. Multas e penalidades financeiras são frequentemente impostas a empresas não conformes. As empresas que incorrem em violações de conformidade persistentes – ou especialmente notórias – podem perder a reputação da marca.

Seguir os regulamentos de conformidade pode ser caro em termos de infraestrutura e pessoal. As empresas devem ter como objetivo obter lucro para satisfazer as partes interessadas e manter as operações corporativas, bem como os investimentos necessários para cumprir as regras e regulamentos de compliance. Em áreas altamente regulamentadas, como finanças e saúde, essas dificuldades de conformidade financeira são particularmente significativas. A seguir estão alguns outros desafios relacionados à estratégia de negócios que surgem da manutenção da conformidade regulatória:

• Descobrir como a nova legislação afetará o futuro dos negócios e as estratégias de negócios atuais.
• Estabelecer uma cultura de compliance, cultivá-la e disseminá-la por toda a organização.
• Seleção e contratação de cargos de compliance, bem como as atribuições de compliance exigidas pelas áreas jurídica, compliance, auditoria e negócios.
• Reconhecer padrões de compliance e incorporar procedimentos regulatórios que aumentem a eficiência.

Além disso, a constante evolução das tecnologias de consumo também complica os esforços das empresas para cumprir as regulamentações. O uso de dispositivos móveis pessoais pelos funcionários no trabalho, por exemplo, levanta questões sobre conformidade devido ao fato de que esses dispositivos incluem dados confidenciais relevantes da empresa. O número de endpoints e dispositivos conectados aumentou muito como resultado da ascensão da internet das coisas. As vulnerabilidades de conformidade de rede são causadas pela falta de segurança para dispositivos móveis e IoT. As empresas digitais devem acompanhar as atualizações necessárias e corrigir imediatamente o software existente quando forem encontradas vulnerabilidades para permanecer em conformidade.

Requisitos de Conformidade Regulamentar para Empresas

A gestão de um negócio envolve uma série de etapas interconectadas que trabalham juntas para atingir as metas e objetivos da organização. Esses componentes ou deveres incluem acompanhar as finanças e a contabilidade da empresa, proteger sua propriedade intelectual, cumprir a lei, etc. Compreender os desafios de conformidade resultantes é crucial, pois eles podem mudar com base na estrutura de capital que você escolher incorporar. Os principais requisitos de conformidade que as empresas que operam na Índia terão que cumprir estão descritos abaixo.

1. Requisitos necessários para o início do processo anual:

uma. obtenção de minutos
b. Obtenção dos selos e registros da Companhia
c. Criando e imprimindo certificado de compartilhamento
d. Atualização dos registros estatutários.

2. Conformidades trimestrais (a cada 90 dias):

uma. Elaboração da agenda de reuniões do conselho, atas e registros de presença
b. Se necessário, atualizar os registros estatutários

3. Conformidades anuais:

uma. Criar e arquivar a divulgação de interesse do diretor em outros assuntos
b. elaboração e arquivamento dos documentos financeiros e de aprovação do diretor
c. Criação e arquivamento das atas para nomeação de um auditor
d. Preenchendo sua declaração anual e arquivando-a
e. Criação e arquivamento das finanças e notificação da sua empresa.
f. Elaborar a ordem do dia, as actas e os registos de presenças da Assembleia Geral Ordinária.

4. Declarações de imposto corporativo:

uma. As empresas são obrigadas a enviar declarações anuais de imposto de renda para o Departamento de Imposto de Renda.
b. As empresas que realizam negócios locais e estrangeiros com partes relacionadas são obrigadas a apresentar uma auditoria anual de preços de transferência.

5. Declarações de imposto retido na fonte:

uma. As empresas são obrigadas a reter os impostos necessários e apresentar um formulário de imposto de retenção relacionado sobre pagamentos feitos a entidades fora da Índia por serviços específicos (royals, trabalho técnico, etc.).
b. As empresas também devem reter um tipo específico de imposto retido na fonte conhecido como Imposto Deduzido na Fonte sobre pagamentos feitos a empresas indianas.
c. A cada trimestre, as empresas devem apresentar uma declaração de imposto retido na fonte.
d. Um Revisor Oficial de Contas deve certificar deduções de imposto retido na fonte para pagamentos internacionais.

6. Impostos especiais de consumo para fabricantes:

As empresas que produzem e fabricam commodities são obrigadas a cumprir o Central Excise Act. Devido a isso, as empresas são obrigadas a pagar tarifas a uma taxa fixa sobre quaisquer produtos manufaturados que sejam retirados de suas instalações.

7. Para prestadores de serviços: taxa de serviço

As empresas prestadoras de serviços devem apresentar declarações fiscais a cada dois anos e pagar imposto de serviço sobre o custo dos serviços que prestam mensalmente (não cobrado em serviços prestados fora da Índia).

8. Outros impostos

uma. Todas as importações também estão sujeitas a direitos aduaneiros. Quando os artigos necessários são trazidos para desembaraço na alfândega indiana, este imposto deve ser pago.
b. As empresas devem apresentar declarações e pagar o imposto sobre o valor acrescentado.
c. As empresas envolvidas no comércio ou profissão de um determinado estado são obrigadas a se registrar e pagar um imposto profissional. Este imposto é cobrado tanto de uma organização quanto de seus funcionários. A empresa paga o imposto em nome do funcionário, e o valor é subtraído do salário do funcionário.

Conclusão

O programa de conformidade não é único. Sua empresa precisa agendar auditorias de rotina e períodos de revisão. Além disso, sua empresa deve consultar especialistas no assunto, que podem acompanhar os desenvolvimentos legislativos e compreender como eles afetam sua empresa. Isso permite que você avalie continuamente a eficácia do programa e tome medidas proativas.
Automatizar este procedimento de revisão torna mais fácil garantir que nada seja esquecido. Uma das vantagens significativas do software de conformidade regulatória é isso. Você pode criar fluxos de trabalho e lembretes para encaminhar o documento para as pessoas certas para revisão e revisão.
Além disso, você pode usar as recomendações mencionadas acima como seu plano de ação agora que está ciente da importância crucial da conformidade regulatória (assim como das dificuldades que pode encontrar). Essas ações ajudarão você a desenvolver uma política de conformidade regulatória bem-sucedida para sua empresa que proteja seus ativos, reputação e públicos internos e externos.

Perguntas frequentes

1. Quais são os diferentes tipos de conformidade?

Resp: Os dois principais tipos de conformidade que mostram de onde vem a estrutura são conformidade corporativa e normativa. Tanto a conformidade corporativa quanto a normativa exigem a adesão a um conjunto de diretrizes.

2. Qual é o risco associado à Conformidade Regulatória?

Resposta: Uma corporação pode estar sujeita a penalidades legais, confisco financeiro e perdas significativas se violar os padrões do setor, leis domésticas ou práticas recomendadas sugeridas. Isso é conhecido como risco de conformidade. Risco de integridade é outro nome para risco de conformidade.

3. Quais são as quatro categorias de conformidade separadas?

Resposta: O cumprimento consciente, o não cumprimento involuntário, o cumprimento acidental e o não cumprimento intencional estão entre as quatro categorias de atitudes de conformidade. A intenção e a realização institucional também desempenham um papel na forma como essas atitudes são realizadas.

4. Qual é o significado de Conformidade Regulatória?

Resposta: A adesão de uma organização às leis, regras, padrões e requisitos aplicáveis ​​é chamada de conformidade regulatória. Multas governamentais e outras sanções legais são usadas regularmente para penalizar violações de conformidade.