6 wskazówek dotyczących lepszej kontroli kosztów w branży IT

Ponieważ większość sektorów nadal doświadcza zmian cyfrowych, sposób, w jaki firmy podchodzą do zarządzania kosztami, przechodzi radykalny wstrząs. Firmy nie stawiają już kosztów ponad wszystko inne. Nowy rodzaj kontroli kosztów to strategia hybrydowa kładąca nacisk na zarządzanie kosztami i wzrost.

Podczas gdy większość organizacji nie znosi przekroczenia budżetu, sama redukcja kosztów już nie wystarcza. Jeśli organizacje chcą zmaksymalizować przychody, poprawić budżety i zapewnić długoterminową stabilność finansową, muszą zamiast tego traktować priorytetowo kontekst.

Kontrola kosztów to szacowanie wydatków na planowanie i korektę budżetu. Wszystkie koszty muszą być śledzone, a firmy muszą zarządzać wydatkami, aby uwzględnić zmiany i precyzyjne prognozy kosztów.

Firmy muszą utrzymywać odpowiednie metody kontroli kosztów. Omówmy kontrolę kosztów i jej liczne elementy.

Co to jest kontrola kosztów?

Kontrola kosztów to minimalizacja wydatków firmy poprzez zarządzanie i analizę danych finansowych. Firmy mogą opracowywać bardziej precyzyjne i świadome szacunki, zbierając skonsolidowane wydatki, identyfikując obszary, w których mogą zminimalizować koszty, i wskazując nadmierne wydatki.

Poprawa interakcji z dostawcami może przynieść Twojej organizacji znaczne oszczędności. Nic więc dziwnego, że te dwa cele zazwyczaj idą w parze, aby utrzymać kontrolę kosztów. Jedną strategią jest uproszczenie renegocjacji kontraktów z ustalaniem cen, inną jest nawiązywanie długoterminowych relacji z dostawcami i konsumentami, a kolejnym jest tworzenie obopólnie korzystnej współpracy.

Ostatecznie celem kontroli kosztów jest zapewnienie Twojej firmie solidnej struktury zaprojektowanej w celu zwiększenia widoczności i utrzymania kontroli nad wydatkami.

Polecane dla Ciebie: Jak wykorzystać SEO, aby zwiększyć świadomość marki firmy?

Dlaczego kontrola kosztów jest ważna?

Firmy mogą rozbić harmonogramy projektów na komponenty i fazy. Większość kierowników projektów rozdziela całkowity budżet na każdy element w oparciu o jego wymagania. Wysiłki zmierzające do kontroli kosztów oferują następujące korzyści:

• Gdy wydatki nadmiernie rosną, monitoruj postępy i KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) oraz wdrażaj działania naprawcze.
• Utrzymaj przewidywane marże zysku.
• Ustal jasne oczekiwania i unikaj rozszerzania zakresu.
• Osiągnij otwartość wśród kierownictwa, wyborców i klientów.
• Generuj przydatne metryki do przyszłego zarządzania projektami.

Bez solidnego planu finansowego niemożliwe jest dokonywanie ważnych wyborów, takich jak kogo zatrudnić, co zbudować i ile czasu poświęcić na każdy aspekt projektu. Dobrze utrzymany budżet zgodny z zasadami biznesowymi organizacji wskazuje, dokąd projekt zmierza i gdzie się zakończy. W tym przypadku realizacja projektu jest ściśle powiązana z jego budżetowaniem.

Rozróżnienia między kontrolą kosztów a redukcją kosztów są następujące:

Kontrola kosztów odnosi się do utrzymywania wydatków w ustalonych granicach. Redukcja kosztów to proces obniżania kosztów jednostkowych poprzez zastosowanie innowacyjnych technik produkcyjnych, które nie pogarszają jakości produktu.

W przeciwieństwie do redukcji kosztów, kontrola kosztów nie uczestniczy w standardowym utrzymaniu jakości.

6 wskazówek dla lepszej kontroli kosztów w branży IT

Należy zawsze pamiętać o ograniczeniu wydatków, które nie są wymagane. Jednak głównym celem wielu CIO jest i powinno być zapewnienie firmie przewagi konkurencyjnej w zakresie technologii. Oto sześć różnych podejść do cięcia kosztów w branży IT. Dzięki temu jego działy mogą przeznaczyć większą część swoich budżetów na zakup innowacyjnych technologii, które pomagają firmom rozwijać się.

1. Obniż koszty licencjonowania oprogramowania

Według sondażu przeprowadzonego przez Computer Weekly, 50% decydentów IT w firmach czuło się zmuszonych do przyjęcia podejścia chmurowego proponowanego przez dostawcę. Aby iść naprzód, konieczne jest ponowne pojmowanie tych interakcji transakcyjnych jako partnerstw. Rozważ użycie rozwiązania do zarządzania zasobami oprogramowania (SAM), aby obniżyć koszty, jeśli dostawca nie zezwala na takie partnerstwo. Musisz kontynuować współpracę z dostawcą, ponieważ dostarcza on produkt najlepiej odpowiadający Twoim wymaganiom.

Jochen Hagenlocher z Novartis zauważył w 2017 roku na konferencji zorganizowanej przez ITAM Review, że „90% audytów można uniknąć dzięki inteligentnym kontraktom, zarządzaniu relacjami lub wcześniejszym zakupom”.

Zachęcał dyrektorów IT w firmach do walki z wszelkimi próbami uruchamiania tych skryptów, ponieważ stanowią one zagrożenie bezpieczeństwa i mogą uszkodzić delikatny sprzęt IT przedsiębiorstwa. Dostawcy oprogramowania czasami próbują umieszczać swoje pisma w sieciach swoich klientów, aby wykryć nadużycie oprogramowania.

Ponadto zasugerował zwrócenie się do dostawców oprogramowania z żądaniem podpisania umowy o nieograniczonej odpowiedzialności. Wymagałoby to od nich poniesienia pełnej odpowiedzialności za wszelkie szkody, jakie mogą wyrządzić ich skrypty. Zmniejszając całkowitą liczbę używanych licencji, można zaoszczędzić pieniądze na kosztach utrzymania.

Silne umiejętności zarządzania licencjami na oprogramowanie to jedna z najdoskonalszych metod minimalizowania marnotrawstwa oprogramowania i możliwych do uniknięcia kar prawnych. To jeden z najbardziej akceptowalnych sposobów. Zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM) obejmuje termin „zarządzanie licencjami oprogramowania”, zwany również „SLM”.

Obejmuje maksymalizację, rejestrację i zarządzanie całkowitymi kosztami technologii informatycznych. Przeczytaj więcej na Zluri, aby lepiej zrozumieć SLM. Wszystkie licencje na oprogramowanie organizacji są monitorowane i utrzymywane za pomocą systemu zarządzania licencjami oprogramowania (SLM).

Może Ci się spodobać: Kompletny przewodnik po migracji danych do chmury dla firm.

2. Zmniejsz złożoność przechowywania

Dla firm może być wygodne, aby współpracować tylko z jednym dostawcą dla wszystkich ich potrzeb. Ale robienie tego często powoduje wzrost kosztów dla firmy. Zamiast tego, aby obniżyć koszty i ulepszyć swój korporacyjny plan IT, wiele firm współpracuje z różnymi dostawcami na wielu innych platformach. Firmy mogą również wybrać produkt, który zapewnia optymalną wydajność dla każdego celu, łącząc bazę dostawców.

Zdecydowana większość dzisiejszych biznesowych organizacji IT korzysta z połączenia pamięci masowej w chmurze publicznej i prywatnej oraz konwencjonalnych metod przechowywania. Złożoność wynikająca z zarządzania szeroką gamą towarów i systemów może prowadzić do znacznych obciążeń finansowych. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest wykorzystanie silnika metadanych do łączenia różnych systemów pamięci masowej. Może to również prowadzić do znacznych oszczędności kosztów.

Dzięki wirtualizacji aparat metadanych izoluje ścieżkę danych od ścieżki metadanych. Dzięki temu możliwe jest połączenie kilku rodzajów pamięci masowej z jedną globalną przestrzenią nazw. Wiąże się to z włączeniem pamięci w chmurze jako dodatkowej warstwy przechowywania danych. Dzięki temu biznesowe zespoły IT mogą przypisywać cele do danych, ustalając kryteria wydajności i zachowania danych, jak stwierdził David Flynn, dyrektor ds. technologii w zakresie danych pierwotnych.

Pozwala również ocenić, czy cele te są osiągane, i stanowi alternatywę dla automatycznego przesyłania danych w celu zachowania zgodności. Obejmuje to warstwowanie danych na wielu urządzeniach pamięci masowej w celu spełnienia kryteriów wydajności, kosztów lub niezawodności.

3. Wirtualizacja baz danych

Współużytkowanie zasobów fizycznych to jeden ze sposobów na obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności IT w biznesie, a wirtualizacja baz danych to jeden ze sposobów wykorzystania tej możliwości. Ponadto istnieje możliwość, że może to zwiększyć elastyczność i produktywność.

Na przykład programiści mogą zapisać obraz bazy danych, zainicjować cykl testowy, zidentyfikować i naprawić problemy, a następnie powrócić do obrazu bazy danych, który został pierwotnie zapisany w celu dodatkowego testowania. Aby rozpocząć, należy wirtualizować bazy danych przy mniejszym zagrożeniu, takie jak rozwojowe i produkcyjne bazy danych LDAP. Stamtąd będziesz obsługiwał zwirtualizowane bazy danych, które mogą wydawać się bardziej skomplikowane. Mimo to elastyczność i poprawa wydajności, które zapewnia, pomagają w redukcji kosztów i przewyższają wszelkie wady wielu firm informatycznych.

4. Kontroluj koszty chmury

Zgodnie z corocznym badaniem RightScale State of the Cloud firmy wyrzucają około 35% kapitału, który przeznaczają na usługi w chmurze. Co powoduje, że to się dzieje? Użytkownicy zaczną rozkręcać zasoby, ale potem o nich zapomną. Do tego brakuje widoczności. Działy często kategoryzują chmurę i nikt nie śledzi całkowitej kwoty wydanej na chmurę.

Dodatkowo instancje chmurowe mają zapewnioną nadmierną ilość zasobów. RightScale informuje, że 39% całkowitego kosztu wystąpienia dotyczy maszyn wirtualnych (VM) działających z mniej niż 40% ich mocy obliczeniowej procesora i pamięci.

Narzędzie do zarządzania kosztami w chmurze to opcja dla Twojej firmy, jeśli nie ma wystarczającego wglądu w ilość pieniędzy wydanych na usługi w chmurze.

5. Zredukuj swoje wydatki poprzez korzystanie z usług zarządzanych

Pozyskanie pomocy dostawcy usług zarządzanych (MSP) może czasami być korzystne dla firm pod względem oszczędności kosztów.

Jest to szczególnie ważne, gdy organizacja IT firmy nie dysponuje wyspecjalizowaną siłą roboczą wymaganą w określonych obszarach, takich jak administracja sieci. Korzystanie z usług MSP jest również opłacalnym rozwiązaniem dla firm, które nie mają wystarczającej ilości pracy, aby uzasadnić zatrudnienie specjalisty w niepełnym wymiarze godzin do obsługi.

Zgodnie z corocznym raportem Trends in Managed Services przeprowadzonym przez CompTIA, głównym czynnikiem motywującym do pracy z MSP dla 56% organizacji zatrudniających 100 lub więcej pracowników i 47% firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników jest zwiększenie wydajności i niezawodności.

Możesz również polubić: Firewalle firmowe: czy to naprawdę dobry pomysł?

6. Zbuduj go we właściwy sposób od samego początku

Pomysł, że powinieneś DRIFT (zrób to dobrze za pierwszym razem) może wydawać się prosty. Ale aby była naprawdę skuteczna, musi być zakorzeniona w kulturze Twojej firmy. Poprawa sytuacji za pierwszym razem może być o wiele większym wyzwaniem niż kiedykolwiek w dzisiejszych czasach, kiedy wszyscy oczekują, że wszystko zostało zrobione wczoraj. Wydaje się, że przyspieszenie realizacji projektu może na krótką metę zaoszczędzić pieniądze. Ale na dłuższą metę prowadzi to do utraty pieniędzy przez firmy.

Jeśli chodzi o kodowanie lub programowanie, zachęcanie do korzystania ze skrótów zamiast stosowania się do standardowych praktyk, takich jak testowanie użytkowników i przegląd kodu, może prowadzić do kosztownych trudności w przyszłości, gdy kluczowa aplikacja biznesowa ulegnie awarii. Typowy koszt przestoju dla organizacji średniej wielkości wynosi ponad 5600 USD za minutę. Będzie się to pogarszać, ponieważ coraz więcej obiektów łączy się z Internetem (IoT).

Wykonywanie rzeczy zgodnie z najlepszymi praktykami nie tylko zatrzymuje przestoje, ale także zmniejsza ilość długu technologicznego i uwalnia czas programistów na skupienie się na inicjatywach, które pozwolą zaoszczędzić pieniądze i przyniosą większe dochody.

 Ten artykuł został napisany przez Fatemę Aliasgar. Fatema jest pisarką i redaktorką mieszkającą w Bombaju w Indiach. Posiada 7-letnie doświadczenie w pisaniu blogów i artykułów. W wolnym czasie lubi czytać literaturę faktu i grać z dziećmi w gry planszowe.