6 Tipps für eine bessere Kostenkontrolle in der IT-Branche

Da die meisten Branchen weiterhin digitale Veränderungen erleben, erfährt die Herangehensweise von Unternehmen an das Kostenmanagement einen radikalen Umbruch. Unternehmen priorisieren die Kosten nicht mehr über alles andere. Die neue Art der Kostenkontrolle ist eine hybride Strategie, die Kostenmanagement und Wachstum betont.

Während die meisten Unternehmen eine Überschreitung des Budgets verabscheuen, reicht eine Kostensenkung allein nicht mehr aus. Wenn Organisationen Einnahmen maximieren, Budgets verbessern und langfristige finanzielle Nachhaltigkeit sicherstellen möchten, müssen sie stattdessen den Kontext priorisieren.

Kostenkontrolle ist die Schätzung von Ausgaben für die Budgetplanung und -anpassung. Alle Kosten müssen nachverfolgt werden, und die Unternehmen müssen die Ausgaben verwalten, um Änderungen und genaue Kostenvorhersagen zu berücksichtigen.

Unternehmen müssen angemessene Kostenkontrollmethoden anwenden. Lassen Sie uns die Kostenkontrolle und ihre zahlreichen Komponenten besprechen.

Was ist Kostenkontrolle?

Cost Control minimiert Unternehmensausgaben durch die Verwaltung und Analyse von Finanzdaten. Unternehmen können präzisere und fundiertere Schätzungen entwickeln, indem sie konsolidierte Ausgaben erfassen, Bereiche identifizieren, in denen sie Kosten minimieren können, und zu hohe Ausgaben lokalisieren.

Die Verbesserung Ihrer Interaktionen mit Anbietern kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass diese beiden Ziele normalerweise Hand in Hand gehen, um die Kostenkontrolle aufrechtzuerhalten. Die Vereinfachung von Vertragsneuverhandlungen mit Preisbindung ist eine Strategie, der Aufbau langfristiger Verbindungen zu Lieferanten und Verbrauchern eine andere und die Bildung von für beide Seiten vorteilhaften Kooperationen eine weitere.

Letztendlich besteht der Zweck der Kostenkontrolle darin, Ihrem Unternehmen eine robuste Struktur zu bieten, die darauf ausgelegt ist, die Transparenz zu verbessern und Ihnen die Ausgaben im Griff zu behalten.

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Warum ist Kostenkontrolle wichtig?

Die Unternehmen können Projektzeitpläne in Komponenten und Phasen unterteilen. Die meisten Projektmanager verteilen das Gesamtbudget auf jedes Element basierend auf seinen Anforderungen. Bemühungen zur Kostenkontrolle bieten die unten angegebenen Vorteile:

• Wenn die Ausgaben übermäßig steigen, überwachen Sie den Fortschritt und die KPIs (Key Performance Indicators) und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.
• Halten Sie die erwarteten Gewinnspannen ein.
• Stellen Sie klare Erwartungen auf und vermeiden Sie eine Erweiterung des Umfangs.
• Erzielen Sie Offenheit gegenüber dem Management, den Wählern und den Kunden.
• Generieren Sie hilfreiche Metriken für das zukünftige Projektmanagement.

Ohne einen soliden Finanzplan ist es unmöglich, wichtige Entscheidungen zu treffen, z. B. wen eingestellt, was gebaut und wie viel Zeit für jeden Aspekt eines Projekts aufgewendet werden soll. Ein gut gepflegtes Budget, das den Geschäftsprinzipien einer Organisation entspricht, zeigt an, wohin das Projekt führt und wo es enden wird. In diesem Fall hängt die Projektleistung eng mit der Budgetierung zusammen.

Die Unterscheidungen zwischen Kostenkontrolle und Kostensenkung sind wie folgt:

Kostenkontrolle bezieht sich auf die Aufrechterhaltung der Ausgaben innerhalb vorgegebener Grenzen. Kostensenkung ist der Prozess der Reduzierung der Stückkosten durch Anwendung innovativer Fertigungstechniken, die die Produktqualität nicht beeinträchtigen.

Im Gegensatz zur Kostensenkung beteiligt sich die Kostenkontrolle nicht an der Standardqualitätserhaltung.

6 Tipps für eine bessere Kostenkontrolle in der IT-Branche

Nicht notwendige Kürzungsausgaben sollten immer im Auge behalten werden. Das Hauptaugenmerk vieler CIOs liegt jedoch darauf, dem Unternehmen technologische Wettbewerbsvorteile zu verschaffen, und das sollte auch darauf gerichtet sein. Im Folgenden sind sechs verschiedene Ansätze zur Kostensenkung in der IT-Branche aufgeführt. Diese ermöglichen es den Abteilungen, einen größeren Teil ihrer Budgets auf den Kauf innovativer Technologien zu verteilen, die Unternehmen bei der Expansion unterstützen.

1. Reduzieren Sie die Kosten für die Softwarelizenzierung

Laut einer Umfrage von Computer Weekly fühlten sich 50 % der IT-Entscheider in Unternehmen gezwungen, einen von einem Anbieter vorgeschlagenen Cloud-Ansatz anzunehmen. Es ist notwendig, diese transaktionalen Interaktionen als Partnerschaften neu zu konzipieren, um voranzukommen. Erwägen Sie den Einsatz einer Software Asset Management (SAM)-Lösung, um Kosten zu senken, wenn ein Anbieter diese Partnerschaft nicht zulässt. Sie müssen weiterhin mit dem Anbieter zusammenarbeiten, da er das für Ihre Anforderungen am besten geeignete Produkt anbietet.

Jochen Hagenlocher von Novartis bemerkte 2017 auf einer von ITAM Review veranstalteten Konferenz, dass „90 % der Audits durch Smart Contracting, Beziehungsmanagement oder frühzeitigen Kauf vermieden werden können“.

Er ermutigte die IT-CIOs von Unternehmen, jeden Versuch zu bekämpfen, diese Skripte auszuführen, da sie ein Sicherheitsrisiko darstellen und anfällige IT-Geräte von Unternehmen beschädigen können. Softwareanbieter versuchen manchmal, ihre Schriften in den Netzwerken ihrer Kunden laufen zu lassen, um einen Missbrauch der Software aufzudecken.

Außerdem schlug er vor, sich an Softwareanbieter zu wenden und zu fordern, dass sie einen Vertrag über unbeschränkte Haftung unterzeichnen. Dies würde erfordern, dass sie die volle Verantwortung für alle Schäden tragen, die ihre Skripte verursachen können. Indem Sie die Gesamtzahl der verwendeten Lizenzen reduzieren, können möglicherweise Wartungskosten eingespart werden.

Starke Fähigkeiten im Management von Softwarelizenzen sind eine der besten Methoden für ein Unternehmen, um verschwendete Softwareausgaben und vermeidbare Bußgelder zu minimieren. Es ist einer der akzeptabelsten Wege. Software Asset Management (SAM) umfasst den Begriff „Software License Management“, auch als „SLM“ bezeichnet.

Es umfasst die Maximierung, Erfassung und Verwaltung der gesamten IT-Kosten. Lesen Sie mehr unter Zluri, um SLM besser zu verstehen. Die Softwarelizenzen aller Unternehmen werden mit Hilfe eines Softwarelizenzverwaltungssystems (SLM) überwacht und verwaltet.

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2. Reduzieren Sie die Komplexität der Speicherung

Für Unternehmen kann es praktisch sein, mit nur einem Lieferanten für alle ihre Anforderungen zusammenzuarbeiten. Dies führt jedoch häufig zu erhöhten Kosten für das Unternehmen. Um Kosten zu senken und den IT-Plan ihres Unternehmens zu verbessern, arbeiten viele Unternehmen stattdessen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Anbieter auf einer Vielzahl anderer Plattformen zusammen. Unternehmen können auch das Produkt auswählen, das für jeden Zweck die optimale Leistung bietet, indem sie ihre Anbieterbasis mischen.

Die überwiegende Mehrheit der heutigen Unternehmens-IT-Organisationen verwendet eine Mischung aus öffentlichem und privatem Cloud-Speicher und konventionellen Speichermethoden. Die Komplexität, die sich aus der Verwaltung einer Vielzahl von Gütern und Systemen ergibt, kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Die Verwendung einer Metadaten-Engine zur Verknüpfung der verschiedenen Speichersysteme ist ein Ansatz zur Lösung dieser Herausforderung. Dies kann auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Durch Virtualisierung isoliert eine Metadaten-Engine den Datenpfad vom Metadatenpfad. Dadurch ist es möglich, mehrere Speicherarten mit einem einzigen globalen Namensraum zu verbinden. Dazu gehört die Integration von Cloud-Speicher als zusätzliche Ebene der Datenspeicherung. Dies ermöglicht es den IT-Teams von Unternehmen, den Daten Ziele zuzuordnen und die Kriterien für die Leistung und Aufbewahrung der Daten festzulegen, wie von David Flynn, dem Chief Technology Officer von Primary Data, angegeben.

Es ermöglicht Ihnen auch zu beurteilen, ob diese Ziele erreicht werden oder nicht, und bietet Ihnen eine Alternative zur automatischen Übertragung von Daten, um die Einhaltung der Vorschriften aufrechtzuerhalten. Dazu gehört das Tiering von Daten über mehrere Speichergeräte hinweg, um Leistungs-, Kosten- oder Zuverlässigkeitskriterien zu erfüllen.

3. Datenbanken virtualisieren

Die gemeinsame Nutzung physischer Ressourcen ist eine Möglichkeit, Kosten zu senken und die Effizienz in der Unternehmens-IT zu verbessern, und die Virtualisierung Ihrer Datenbanken ist eine Möglichkeit, diese Gelegenheit zu nutzen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass dadurch Flexibilität und Produktivität gesteigert werden können.

Entwickler können beispielsweise ein Abbild einer Datenbank speichern, einen Testzyklus einleiten, Probleme identifizieren und beheben und dann für weitere Tests auf das ursprünglich gespeicherte Abbild der Datenbank zurückgreifen. Zu Beginn sollten Sie Ihre Datenbanken mit weniger Risiko virtualisieren, z. B. Ihre Entwicklungs- und Produktions-LDAP-Datenbanken. Von dort aus betreiben Sie virtualisierte Datenbanken, was komplizierter erscheinen mag. Dennoch helfen die Flexibilitäts- und Produktivitätsverbesserungen, die es bietet, bei der Kostensenkung und übertreffen alle Nachteile für viele IT-Unternehmen in Unternehmen.

4. Kontrollieren Sie Ihre Cloud-Kosten

Laut der jährlichen State of the Cloud-Umfrage von RightScale verschwenden Unternehmen rund 35 % ihres Kapitals, das sie für Cloud-Services ausgeben. Was bewirkt, dass dies geschieht? Benutzer werden anfangen, Ressourcen hochzufahren, sie dann aber vergessen. Hinzu kommt die mangelnde Sichtbarkeit. Abteilungen kategorisieren die Cloud häufig, und niemand verfolgt den Gesamtbetrag, der für die Cloud ausgegeben wird.

Darüber hinaus werden Cloud-Instanzen mit einer übermäßigen Menge an Ressourcen bereitgestellt. RightScale berichtet, dass 39 % der Gesamtkosten für Instanzen auf virtuelle Maschinen (VMs) entfallen, die mit weniger als 40 % ihrer CPU- und Speicherkapazität betrieben werden.

Ein Cloud-Kostenmanagement-Tool ist eine Option für Ihr Unternehmen, wenn kein ausreichender Einblick in die Höhe der Ausgaben für Cloud-Dienste besteht.

5. Reduzieren Sie Ihre Ausgaben durch den Einsatz von Managed Services

Die Inanspruchnahme der Unterstützung eines Managed Service Providers (MSP) kann für Unternehmen manchmal von Vorteil sein, um Kosteneinsparungen zu erzielen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn die IT-Organisation eines Unternehmens nicht über die spezialisierten Arbeitskräfte verfügt, die in bestimmten Bereichen wie der Netzwerkadministration erforderlich sind. Die Inanspruchnahme der Dienste eines MSP ist auch eine kostengünstige Lösung für Unternehmen, die nicht genug Arbeit haben, um die Beschäftigung eines Fachmanns auf Teilzeitbasis zu rechtfertigen.

Laut dem von CompTIA durchgeführten jährlichen Bericht „Trends in Managed Services“ ist für 56 % der Organisationen mit 100 oder mehr Mitarbeitern und 47 % der Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern der primäre Motivationsfaktor für die Zusammenarbeit mit einem MSP die Steigerung von Effizienz und Zuverlässigkeit.

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6. Bauen Sie es von Anfang an richtig

Die Idee, dass Sie DRIFT (Do It Right The First Time) sollten, scheint einfach zu sein. Aber damit es wirklich effektiv ist, muss es in der gesamten Unternehmenskultur verwurzelt sein. Dinge gleich beim ersten Mal richtig zu machen, könnte in der heutigen Zeit, in der jeder erwartet, dass alles gestern erledigt wurde, weitaus schwieriger sein als je zuvor. Es scheint, dass die Beschleunigung eines Projekts kurzfristig Geld sparen kann. Aber auf lange Sicht führt es dazu, dass Unternehmen Geld verlieren.

Wenn es um Codierung oder Programmierung geht, könnte die Förderung der Verwendung von Verknüpfungen anstelle der Einhaltung von Standardpraktiken wie Benutzertests und Codeüberprüfung in Zukunft zu kostspieligen Schwierigkeiten führen, wenn eine wichtige Geschäftsanwendung ausfällt. Die typischen Ausfallkosten für ein Unternehmen durchschnittlicher Größe betragen mehr als 5600 US-Dollar pro Minute. Dies wird sich noch verschlimmern, da immer mehr Objekte mit dem Internet (IoT) verbunden werden.

Die Ausführung von Dingen gemäß Best Practices stoppt nicht nur Ausfallzeiten, sondern reduziert auch die Höhe der technischen Schulden und gibt den Entwicklern Zeit, sich auf Initiativen zu konzentrieren, die Geld sparen und mehr Einkommen bringen.

 Dieser Artikel wurde von Fatema Aliasgar geschrieben. Fatema ist Autorin und Redakteurin und lebt in Mumbai, Indien. Sie hat 7 Jahre Erfahrung im Schreiben von Blogs und Artikeln. In ihrer Freizeit liest sie gerne Sachbücher und spielt mit ihren Kindern Gesellschaftsspiele.