6 เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้นในอุตสาหกรรมไอที

ในขณะที่ภาคส่วนส่วนใหญ่ยังคงประสบกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล วิธีการที่บริษัทต่างๆ เข้าถึงการจัดการต้นทุนกำลังประสบกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ บริษัทต่างๆ ไม่ได้ให้ความสำคัญกับต้นทุนเหนือสิ่งอื่นใดอีกต่อไป การควบคุมต้นทุนรูปแบบใหม่เป็นกลยุทธ์ไฮบริดที่เน้นการบริหารต้นทุนและการเติบโต

แม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่ไม่ชอบใช้งบประมาณ แต่การลดต้นทุนเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพออีกต่อไป หากองค์กรต้องการเพิ่มรายได้สูงสุด ปรับปรุงงบประมาณ และรับประกันความยั่งยืนทางการเงินในระยะยาว องค์กรเหล่านั้นต้องจัดลำดับความสำคัญของบริบทแทน

การควบคุมต้นทุนคือการประมาณค่าใช้จ่ายสำหรับการวางแผนและการปรับปรุงงบประมาณ ต้องติดตามต้นทุนทั้งหมด และบริษัทต้องจัดการการใช้จ่ายเพื่อพิจารณาการเปลี่ยนแปลงและการคาดการณ์ต้นทุนที่แม่นยำ

บริษัทต้องคงไว้ซึ่งวิธีการควบคุมต้นทุนอย่างเพียงพอ มาพูดถึงการควบคุมต้นทุนและส่วนประกอบต่างๆ กัน

การควบคุมต้นทุนคืออะไร?

การควบคุมต้นทุนช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรผ่านการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน บริษัทต่างๆ สามารถพัฒนาประมาณการที่แม่นยำและมีข้อมูลมากขึ้นโดยรวบรวมค่าใช้จ่ายรวม ระบุพื้นที่ที่สามารถลดต้นทุนได้ และระบุการใช้จ่ายเกิน

การปรับปรุงการโต้ตอบของคุณกับผู้ขายอาจช่วยประหยัดต้นทุนได้มากสำหรับองค์กรของคุณ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่เป้าหมายทั้งสองนี้จะทำงานร่วมกันเพื่อรักษาการควบคุมต้นทุน การลดความซับซ้อนในการเจรจาสัญญาล็อคราคาใหม่เป็นกลยุทธ์หนึ่ง การสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับซัพพลายเออร์และผู้บริโภคเป็นอีกวิธีหนึ่ง และการสร้างความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันยังคงเป็นอีกวิธีหนึ่ง

ในท้ายที่สุด จุดประสงค์ของการควบคุมต้นทุนคือเพื่อให้ธุรกิจของคุณมีโครงสร้างที่แข็งแกร่งซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการมองเห็นและให้คุณรับผิดชอบค่าใช้จ่าย

แนะนำสำหรับคุณ: วิธีใช้ SEO เพื่อเพิ่มการรับรู้แบรนด์ของบริษัท

ทำไมการควบคุมต้นทุนจึงสำคัญ?

บริษัทอาจแบ่งตารางเวลาโครงการออกเป็นส่วนประกอบและขั้นตอนต่างๆ ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะกระจายงบประมาณทั้งหมดไปยังแต่ละองค์ประกอบตามความต้องการ ความพยายามในการควบคุมต้นทุนให้ผลประโยชน์ด้านล่าง:

• เมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมากเกินไป ให้ติดตามความคืบหน้าและ KPI (ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก) และใช้มาตรการแก้ไข
• รักษาอัตรากำไรที่คาดการณ์ไว้
• สร้างความคาดหวังที่ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขต
• บรรลุการเปิดกว้างด้วยการจัดการ องค์ประกอบ และลูกค้า
• สร้างตัวชี้วัดที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการในอนาคต

เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างทางเลือกที่สำคัญ เช่น จะจ้างใคร สร้างอะไร และใช้เวลาเท่าไรในแต่ละด้านของโครงการโดยไม่มีแผนทางการเงินที่มั่นคง งบประมาณที่ได้รับการดูแลอย่างดีซึ่งเป็นไปตามหลักการทางธุรกิจขององค์กรบ่งชี้ว่าโครงการจะมุ่งไปที่ใดและจะเสร็จสิ้นที่ใด ในตัวอย่างนี้ ประสิทธิภาพของโครงการมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการจัดทำงบประมาณ

ความแตกต่างระหว่างการควบคุมต้นทุนและการลดต้นทุนมีดังนี้:

การควบคุมต้นทุนหมายถึงการรักษาค่าใช้จ่ายภายในขอบเขตที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การลดต้นทุนเป็นกระบวนการลดต้นทุนต่อหน่วยโดยใช้เทคนิคการผลิตที่เป็นนวัตกรรมใหม่ซึ่งไม่ทำให้คุณภาพของผลิตภัณฑ์ลดลง

ตรงกันข้ามกับการลดต้นทุน การควบคุมต้นทุนไม่ได้มีส่วนร่วมในการบำรุงรักษาคุณภาพมาตรฐาน

6 เคล็ดลับเพื่อการควบคุมต้นทุนที่ดีขึ้นในอุตสาหกรรมไอที

ค่าใช้จ่ายในการตัดที่ไม่จำเป็นควรจำไว้เสมอ อย่างไรก็ตาม จุดสนใจหลักของ CIO จำนวนมากและควรอยู่ที่การมอบข้อได้เปรียบในการแข่งขันด้านเทคโนโลยีให้กับบริษัท ต่อไปนี้เป็นหกแนวทางในการลดต้นทุนในอุตสาหกรรมไอที สิ่งเหล่านี้ช่วยให้แผนกต่างๆ สามารถกระจายงบประมาณจำนวนมากขึ้นเพื่อซื้อเทคโนโลยีที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ช่วยให้ธุรกิจขยายตัวได้

1. ลดต้นทุนการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์

จากผลสำรวจของ Computer Weekly พบว่า 50% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีของบริษัทรู้สึกว่าจำเป็นต้องยอมรับแนวทางคลาวด์ที่เสนอโดยผู้ให้บริการ จำเป็นต้องเข้าใจปฏิสัมพันธ์ทางธุรกรรมเหล่านี้อีกครั้งในฐานะหุ้นส่วนเพื่อก้าวไปข้างหน้า พิจารณาใช้โซลูชันการจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (SAM) เพื่อลดต้นทุนหากผู้ขายไม่อนุญาตให้เป็นหุ้นส่วนนี้ คุณต้องทำงานกับผู้ขายต่อไป เนื่องจากพวกเขาจัดหาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

Jochen Hagenlocher จาก Novartis ตั้งข้อสังเกตในปี 2017 ในการประชุมที่จัดโดย ITAM Review ว่า "90% ของการตรวจสอบอาจหลีกเลี่ยงได้โดยการทำสัญญาที่ชาญฉลาด การจัดการความสัมพันธ์ หรือหากคุณซื้อก่อนกำหนด"

เขาสนับสนุนให้ซีไอโอด้านไอทีขององค์กรต่อสู้กับความพยายามใดๆ ในการรันสคริปต์เหล่านี้ เนื่องจากสคริปต์เหล่านี้มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและอาจเป็นอันตรายต่ออุปกรณ์ไอทีขององค์กรที่เปราะบาง ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บางครั้งพยายามเรียกใช้งานเขียนบนเครือข่ายของลูกค้าเพื่อค้นหาการใช้ซอฟต์แวร์ในทางที่ผิด

นอกจากนี้ เขายังแนะนำให้เข้าหาผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์โดยต้องการให้พวกเขาลงนามในข้อตกลงความรับผิดแบบไม่จำกัด สิ่งนี้จะทำให้พวกเขาต้องรับผิดชอบโดยสมบูรณ์สำหรับอันตรายใด ๆ ที่สคริปต์ของพวกเขาอาจก่อให้เกิด การลดจำนวนสิทธิ์การใช้งานทั้งหมดอาจช่วยประหยัดเงินค่าบำรุงรักษาได้

ทักษะการจัดการลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่แข็งแกร่งเป็นหนึ่งในวิธีการที่ยอดเยี่ยมที่สุดสำหรับบริษัทในการลดค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ที่สูญเปล่าและค่าปรับทางกฎหมายที่หลีกเลี่ยงได้ เป็นวิธีที่ยอมรับได้มากที่สุดวิธีหนึ่ง การจัดการสินทรัพย์ซอฟต์แวร์ (SAM) รวมถึงคำว่า "การจัดการสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์" หรือที่เรียกว่า "SLM"

มันเกี่ยวข้องกับการเพิ่มสูงสุด การบันทึก และการจัดการต้นทุนเทคโนโลยีสารสนเทศทั้งหมด อ่านเพิ่มเติมที่ Zluri เพื่อทำความเข้าใจ SLM ให้ดียิ่งขึ้น ใบอนุญาตซอฟต์แวร์ขององค์กรทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบและบำรุงรักษาโดยใช้ระบบ Software License Management (SLM)

คุณอาจชอบ: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการย้ายข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ

2. ลดความซับซ้อนของการจัดเก็บ

อาจสะดวกสำหรับบริษัทที่จะทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพียงรายเดียวสำหรับความต้องการทั้งหมดของพวกเขา แต่การทำเช่นนี้บ่อยครั้งส่งผลให้ต้นทุนของธุรกิจเพิ่มขึ้น เพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงแผนไอทีขององค์กร บริษัทหลายแห่งทำงานร่วมกับผู้ให้บริการต่างๆ บนแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่หลากหลาย บริษัทอาจเลือกผลิตภัณฑ์ที่ให้ประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ด้วยการผสมผสานฐานผู้ขายของตน

องค์กรธุรกิจไอทีในปัจจุบันส่วนใหญ่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สาธารณะและส่วนตัวผสมกัน และวิธีการจัดเก็บข้อมูลทั่วไป ความซับซ้อนที่เกิดจากการจัดการสินค้าและระบบที่หลากหลายสามารถนำไปสู่ภาระทางการเงินที่สำคัญได้ การใช้กลไกจัดการข้อมูลเมตาเพื่อเชื่อมโยงระบบจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นแนวทางหนึ่งในการแก้ปัญหานี้ ซึ่งอาจนำไปสู่การประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก

กลไกข้อมูลเมตาจะแยกเส้นทางข้อมูลออกจากเส้นทางข้อมูลเมตาผ่านการจำลองเสมือน ทำให้เป็นไปได้ในการเชื่อมต่อที่เก็บข้อมูลหลายประเภทกับเนมสเปซเดียวทั่วโลก สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรวมที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นระดับเพิ่มเติมของการจัดเก็บข้อมูล ทำให้ทีมไอทีธุรกิจสามารถแนบวัตถุประสงค์กับข้อมูล โดยกำหนดเกณฑ์สำหรับประสิทธิภาพและการเก็บรักษาข้อมูล ตามที่ David Flynn หัวหน้าเจ้าหน้าที่เทคโนโลยีของ Primary Data กล่าว

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประเมินว่าบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่ และให้ทางเลือกแก่คุณในการถ่ายโอนข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อรักษาความสอดคล้อง ซึ่งรวมถึงการจัดระดับข้อมูลในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลหลายเครื่องเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์ด้านประสิทธิภาพ ต้นทุน หรือความน่าเชื่อถือ

3. จำลองฐานข้อมูล

การแบ่งปันทรัพยากรทางกายภาพเป็นวิธีหนึ่งในการลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพในธุรกิจ IT และการจำลองฐานข้อมูลของคุณเป็นวิธีหนึ่งในการใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ นอกจากนั้น ยังมีความเป็นไปได้ที่อาจเพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาสามารถบันทึกรูปภาพของฐานข้อมูล เริ่มรอบการทดสอบ ระบุและแก้ไขปัญหา จากนั้นเปลี่ยนกลับเป็นรูปภาพของฐานข้อมูลในขณะที่บันทึกในตอนแรกสำหรับการทดสอบเพิ่มเติม ในการเริ่มต้น คุณควรจำลองฐานข้อมูลของคุณเสมือนโดยมีอันตรายน้อยกว่า เช่น ฐานข้อมูล LDAP การพัฒนาและการใช้งานจริง จากที่นั่น คุณจะใช้งานฐานข้อมูลเสมือนจริง ซึ่งอาจดูซับซ้อนกว่า ถึงกระนั้น ความยืดหยุ่นและการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานก็ช่วยลดต้นทุนและแซงหน้าข้อเสียใดๆ สำหรับธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศระดับองค์กรจำนวนมาก

4. ควบคุมค่าใช้จ่ายระบบคลาวด์ของคุณ

จากผลสำรวจ State of the Cloud ประจำปีของ RightScale พบว่าธุรกิจต่างๆ ทิ้งเงินทุนไปประมาณ 35% ของทุนที่พวกเขาใช้จ่ายไปกับบริการคลาวด์ อะไรเป็นสาเหตุให้เกิดสิ่งนี้ ผู้ใช้จะเริ่มปั่นทรัพยากรแต่ลืมไปได้เลย นอกจากนี้ ยังขาดการมองเห็น แผนกต่างๆ มักจัดหมวดหมู่ระบบคลาวด์ และไม่มีใครติดตามจำนวนเงินโดยรวมที่ใช้บนคลาวด์

นอกจากนี้ อินสแตนซ์คลาวด์ยังมีทรัพยากรจำนวนมากเกินไป RightScale รายงานว่า 39% ของต้นทุนอินสแตนซ์ทั้งหมดอยู่บนเครื่องเสมือน (VM) ที่ทำงานโดยมี CPU และหน่วยความจำน้อยกว่า 40%

เครื่องมือการจัดการต้นทุนระบบคลาวด์เป็นตัวเลือกสำหรับธุรกิจของคุณ หากมีข้อมูลเชิงลึกไม่เพียงพอเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ใช้ไปกับบริการคลาวด์

5. ลดค่าใช้จ่ายของคุณผ่านการใช้บริการที่มีการจัดการ

การจัดหาความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการที่มีการจัดการ (MSP) บางครั้งอาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในแง่ของการประหยัดต้นทุน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรไอทีของบริษัทไม่มีแรงงานเฉพาะทางที่จำเป็นในพื้นที่เฉพาะ เช่น การบริหารเครือข่าย การใช้บริการของ MSP ยังเป็นโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับธุรกิจที่มีงานไม่เพียงพอที่จะจ้างผู้เชี่ยวชาญแบบพาร์ทไทม์มาจัดการ

ตามรายงาน Trends in Managed Services ประจำปีที่จัดทำโดย CompTIA ปัจจัยกระตุ้นหลักสำหรับการทำงานกับ MSP สำหรับ 56% ขององค์กรที่มีพนักงาน 100 คนขึ้นไป และ 47% ของบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า 100 คนกำลังเพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือ

คุณอาจชอบ: ไฟร์วอลล์ของบริษัท: ควรใช้หรือไม่

6. สร้างอย่างถูกวิธีตั้งแต่เริ่มต้น

แนวคิดที่ว่าคุณควร DRIFT (Do It Right The First Time) อาจดูเหมือนตรงไปตรงมา แต่การจะได้ผลอย่างแท้จริง จำเป็นต้องฝังแน่นในวัฒนธรรมของบริษัทคุณ การทำสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้องในครั้งแรกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าที่เคยในยุคนี้ ซึ่งทุกคนคาดหวังทุกอย่างที่ทำเมื่อวานนี้ ดูเหมือนว่าการเร่งผ่านโครงการสามารถประหยัดเงินได้ในระยะสั้น แต่ในระยะยาวจะทำให้ธุรกิจสูญเสียเงิน

เมื่อพูดถึงการเขียนโปรแกรมหรือการเขียนโปรแกรม การสนับสนุนให้ใช้ทางลัดแทนที่จะปฏิบัติตามหลักปฏิบัติมาตรฐาน เช่น การทดสอบผู้ใช้และการตรวจสอบโค้ด อาจนำไปสู่ปัญหาราคาแพงในอนาคตเมื่อแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่สำคัญประสบกับความล้มเหลว ค่าใช้จ่ายทั่วไปของการหยุดทำงานสำหรับองค์กรที่มีขนาดเฉลี่ยมากกว่า 5600 ดอลลาร์ต่อนาที สิ่งนี้จะยิ่งแย่ลงเมื่อมีวัตถุเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต (IoT) มากขึ้นเรื่อยๆ

การดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่เพียงแต่จะหยุดการหยุดทำงาน แต่ยังช่วยลดปริมาณหนี้ด้านเทคโนโลยีและช่วยให้นักพัฒนามีเวลามากขึ้นในการจดจ่อกับความคิดริเริ่มที่จะประหยัดเงินและสร้างรายได้มากขึ้น

 บทความนี้เขียนโดย Fatema Aliasgar Fatema เป็นนักเขียนและบรรณาธิการในเมืองมุมไบ ประเทศอินเดีย เธอมีประสบการณ์ 7 ปีในการเขียนบล็อกและบทความ เธอชอบอ่านสารคดีและเล่นเกมกระดานกับลูกๆ ในช่วงเวลาว่าง