6 Tips untuk Pengendalian Biaya yang Lebih Baik di Industri TI

Karena sebagian besar sektor terus mengalami perubahan digital, cara perusahaan mendekati manajemen biaya mengalami pergolakan radikal. Perusahaan tidak lagi memprioritaskan biaya di atas segalanya. Jenis baru pengendalian biaya adalah strategi hibrida yang menekankan manajemen biaya dan pertumbuhan.

Sementara sebagian besar organisasi membenci anggaran, pengurangan biaya saja tidak lagi cukup. Jika organisasi ingin memaksimalkan pendapatan, meningkatkan anggaran, dan memastikan keberlanjutan keuangan jangka panjang, mereka harus memprioritaskan konteks.

Pengendalian biaya adalah perkiraan pengeluaran untuk perencanaan dan penyesuaian anggaran. Semua biaya harus dilacak, dan perusahaan harus mengelola pengeluaran untuk memperhitungkan perubahan dan prediksi biaya yang tepat.

Perusahaan harus mempertahankan metode pengendalian biaya yang memadai. Mari kita bahas pengendalian biaya dan berbagai komponennya.

Apa itu pengendalian biaya?

Pengendalian Biaya meminimalkan pengeluaran perusahaan melalui pengelolaan dan analisis data keuangan. Perusahaan dapat mengembangkan perkiraan yang lebih tepat dan terinformasi dengan mengumpulkan biaya konsolidasi, mengidentifikasi area di mana mereka dapat meminimalkan biaya, dan menunjukkan pengeluaran yang berlebihan.

Meningkatkan interaksi Anda dengan vendor dapat menghasilkan penghematan biaya yang cukup besar untuk organisasi Anda. Jadi, tidak mengherankan jika kedua tujuan ini biasanya berjalan beriringan untuk mempertahankan pengendalian biaya. Menyederhanakan negosiasi ulang kontrak penguncian harga adalah salah satu strategi, membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok dan konsumen adalah hal lain dan membentuk kolaborasi yang saling menguntungkan adalah hal lain lagi.

Pada akhirnya, tujuan pengendalian biaya adalah untuk menyediakan bisnis Anda dengan struktur yang kuat yang dirancang untuk meningkatkan visibilitas dan membuat Anda tetap bertanggung jawab atas pengeluaran.

Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Cara Menggunakan SEO untuk Menumbuhkan Kesadaran Merek Perusahaan?

Mengapa pengendalian biaya itu penting?

Perusahaan dapat memecah jadwal proyek menjadi komponen dan fase. Sebagian besar manajer proyek mendistribusikan total anggaran ke setiap elemen berdasarkan kebutuhannya. Upaya untuk mengendalikan biaya menawarkan manfaat yang diberikan di bawah ini:

• Ketika pengeluaran meningkat secara berlebihan, pantau kemajuan dan KPI (indikator kinerja utama) dan terapkan tindakan korektif.
• Pertahankan margin keuntungan yang diharapkan.
• Tetapkan harapan yang jelas dan hindari perluasan ruang lingkup.
• Mencapai keterbukaan dengan manajemen, konstituen, dan pelanggan.
• Hasilkan metrik bermanfaat untuk manajemen proyek di masa mendatang.

Tidak mungkin membuat pilihan penting seperti siapa yang akan dipekerjakan, apa yang akan dibangun, dan berapa banyak waktu yang dicurahkan untuk setiap aspek proyek tanpa rencana keuangan yang solid. Anggaran yang terpelihara dengan baik yang mematuhi prinsip-prinsip bisnis organisasi menunjukkan ke mana arah proyek dan ke mana akan selesai. Dalam hal ini, kinerja proyek terkait erat dengan penganggarannya.

Perbedaan antara pengendalian biaya dan pengurangan biaya adalah sebagai berikut:

Pengendalian biaya mengacu pada mempertahankan biaya dalam batas-batas yang telah ditentukan. Pengurangan biaya adalah proses pengurangan biaya per unit dengan menerapkan teknik manufaktur inovatif yang tidak merusak kualitas produk.

Berlawanan dengan pengurangan biaya, pengendalian biaya tidak berpartisipasi dalam pemeliharaan kualitas standar.

6 tips untuk pengendalian biaya yang lebih baik di industri TI

Memotong pengeluaran yang tidak diperlukan harus selalu diingat. Namun, fokus utama banyak CIO adalah dan seharusnya memberikan keunggulan kompetitif teknologi kepada perusahaan. Berikut ini adalah enam pendekatan berbeda untuk memotong biaya di industri TI. Ini memungkinkan departemennya untuk mendistribusikan lebih banyak anggaran mereka untuk membeli teknologi inovatif yang membantu bisnis berkembang.

1. Mengurangi Biaya Lisensi Perangkat Lunak

Menurut jajak pendapat oleh Computer Weekly, 50% pembuat keputusan TI perusahaan merasa terdorong untuk merangkul pendekatan cloud yang diusulkan oleh penyedia. Penting untuk memahami kembali interaksi transaksional ini sebagai kemitraan untuk maju. Pertimbangkan untuk menggunakan solusi manajemen aset perangkat lunak (SAM) untuk memangkas biaya jika vendor tidak mengizinkan kemitraan ini. Anda harus terus bekerja dengan vendor karena mereka menyediakan produk yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jochen Hagenlocher dari Novartis mengatakan pada tahun 2017 di sebuah konferensi yang diselenggarakan oleh ITAM Review bahwa “90% audit dapat dihindari dengan kontrak cerdas, manajemen hubungan, atau jika Anda membeli lebih awal.”

Dia mendorong CIO TI perusahaan untuk melawan segala upaya untuk menjalankan skrip ini karena skrip tersebut merupakan risiko keamanan dan dapat membahayakan peralatan TI perusahaan yang rapuh. Penyedia perangkat lunak terkadang mencoba menjalankan tulisan mereka di jaringan pelanggan mereka untuk menemukan penyalahgunaan perangkat lunak.

Selain itu, ia menyarankan untuk mendekati vendor perangkat lunak dengan permintaan agar mereka menandatangani perjanjian kewajiban tak terbatas. Ini akan mengharuskan mereka untuk memikul tanggung jawab penuh atas segala kerusakan yang mungkin disebabkan oleh skrip mereka. Dengan mengurangi jumlah total lisensi yang digunakan, dimungkinkan untuk menghemat uang untuk biaya pemeliharaan.

Keterampilan manajemen lisensi perangkat lunak yang kuat adalah salah satu metode yang paling baik bagi perusahaan untuk meminimalkan biaya perangkat lunak yang terbuang dan denda hukum yang dapat dihindari. Itu salah satu cara yang paling bisa diterima. Manajemen aset perangkat lunak (SAM) termasuk istilah "manajemen lisensi perangkat lunak," juga disebut sebagai "SLM".

Ini melibatkan memaksimalkan, merekam, dan mengelola total biaya teknologi informasi. Baca lebih lanjut di Zluri untuk lebih memahami SLM. Semua lisensi perangkat lunak organisasi dipantau dan dipelihara dengan bantuan sistem Manajemen Lisensi Perangkat Lunak (SLM).

Anda mungkin menyukai: Panduan Lengkap untuk Migrasi Data Cloud untuk Bisnis.

2. Kurangi kerumitan penyimpanan

Mungkin nyaman bagi perusahaan untuk bekerja dengan hanya satu pemasok untuk semua kebutuhan mereka. Tetapi melakukan hal itu sering menghasilkan peningkatan biaya untuk bisnis. Sebagai gantinya, untuk memangkas biaya dan meningkatkan rencana TI perusahaan mereka, banyak perusahaan bekerja dengan berbagai penyedia berbeda di berbagai platform lain. Perusahaan juga dapat memilih produk yang memberikan kinerja optimal untuk setiap tujuan dengan memadukan basis vendor mereka.

Sebagian besar organisasi TI bisnis saat ini menggunakan campuran penyimpanan cloud publik dan pribadi dan metode penyimpanan konvensional. Kompleksitas yang dihasilkan dari pengelolaan beragam barang dan sistem dapat menyebabkan beban keuangan yang signifikan. Memanfaatkan mesin metadata untuk menghubungkan sistem penyimpanan yang berbeda adalah salah satu pendekatan untuk memecahkan tantangan ini. Hal ini juga dapat menyebabkan penghematan biaya yang besar.

Melalui virtualisasi, mesin metadata mengisolasi jalur data dari jalur metadata. Hal ini memungkinkan untuk menghubungkan beberapa jenis penyimpanan ke satu namespace global. Ini melibatkan penggabungan penyimpanan cloud sebagai tingkat penyimpanan data tambahan. Hal ini memungkinkan tim TI bisnis untuk melampirkan tujuan ke data, menetapkan kriteria untuk kinerja dan pelestarian data, seperti yang dinyatakan oleh David Flynn, Chief Technology Officer Data Primer.

Ini juga memungkinkan Anda untuk menilai apakah tujuan tersebut terpenuhi atau tidak dan memberi Anda alternatif untuk mentransfer data secara otomatis untuk menjaga kepatuhan. Ini termasuk data bertingkat di beberapa perangkat penyimpanan untuk memenuhi kriteria kinerja, biaya, atau keandalan.

3. Virtualisasi database

Berbagi sumber daya fisik adalah salah satu cara untuk memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi TI bisnis, dan memvirtualisasikan database Anda adalah salah satu cara untuk memanfaatkan peluang ini. Selain itu, ada kemungkinan bahwa hal ini dapat meningkatkan fleksibilitas dan produktivitas.

Misalnya, pengembang dapat menyimpan gambar database, memulai siklus pengujian, mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, dan kemudian kembali ke gambar database saat mereka awalnya menyimpannya untuk pengujian tambahan. Untuk memulai, Anda harus memvirtualisasikan database Anda dengan lebih sedikit bahaya, seperti database LDAP pengembangan dan produksi Anda. Dari sana, Anda akan mengoperasikan database virtual, yang mungkin tampak lebih rumit. Namun, fleksibilitas dan peningkatan produktivitas memberikan bantuan dalam pengurangan biaya dan melampaui kerugian bagi banyak bisnis teknologi informasi perusahaan.

4. Kontrol biaya cloud Anda

Menurut survei State of the Cloud tahunan RightScale, bisnis membuang sekitar 35% dari modal yang mereka keluarkan untuk layanan cloud. Apa yang menyebabkan hal ini terjadi? Pengguna akan mulai memutar sumber daya tetapi kemudian melupakannya. Selain itu, ada kurangnya visibilitas. Departemen sering mengkategorikan cloud, dan tidak ada yang melacak jumlah keseluruhan yang dihabiskan di cloud.

Selain itu, instans cloud disediakan dengan jumlah sumber daya yang berlebihan. RightScale melaporkan bahwa 39% dari total biaya instans ada pada mesin virtual (VM) yang beroperasi dengan kurang dari 40% kapasitas CPU dan memorinya.

Alat manajemen biaya cloud adalah opsi untuk bisnis Anda jika ada wawasan yang tidak memadai tentang jumlah uang yang dihabiskan untuk layanan cloud.

5. Kurangi pengeluaran Anda melalui penggunaan layanan terkelola

Mendapatkan bantuan dari Managed Service Provider (MSP) terkadang dapat bermanfaat bagi bisnis dalam hal mencapai penghematan biaya.

Hal ini terutama benar ketika organisasi TI perusahaan tidak memiliki tenaga kerja khusus yang dibutuhkan di area tertentu, seperti administrasi jaringan. Memanfaatkan layanan MSP juga merupakan solusi hemat biaya untuk bisnis yang tidak memiliki cukup pekerjaan untuk membenarkan mempekerjakan seorang profesional secara paruh waktu untuk menanganinya.

Menurut laporan tahunan Trends in Managed Services yang dilakukan oleh CompTIA, faktor motivasi utama untuk bekerja dengan MSP untuk 56% organisasi dengan 100 atau lebih pekerja dan 47% perusahaan dengan kurang dari 100 karyawan adalah meningkatkan efisiensi dan ketergantungan.

Anda mungkin juga menyukai: Firewall Perusahaan: Apakah Ini Benar-benar Ide yang Bagus untuk Digunakan?

6. Bangun dengan cara yang benar dari awal

Gagasan bahwa Anda harus DRIFT (Do It Right The First Time) mungkin tampak mudah. Tetapi agar benar-benar efektif, hal itu perlu tertanam di seluruh budaya perusahaan Anda. Menyelesaikan sesuatu dengan benar untuk pertama kalinya mungkin jauh lebih menantang daripada sebelumnya di zaman sekarang ini ketika semua orang mengharapkan segala sesuatunya selesai kemarin. Tampaknya mempercepat proyek dapat menghemat uang dalam jangka pendek. Namun, dalam jangka panjang, hal itu menyebabkan bisnis merugi.

Ketika berbicara tentang pengkodean atau pemrograman, mendorong penggunaan pintasan daripada mengikuti praktik standar seperti pengujian pengguna dan tinjauan kode dapat menyebabkan kesulitan yang mahal di masa depan ketika aplikasi bisnis penting mengalami kegagalan. Biasanya biaya downtime untuk organisasi dengan ukuran rata-rata lebih dari $5.600 per menit. Ini akan menjadi lebih buruk karena semakin banyak objek yang terhubung ke internet (IoT).

Tidak hanya menjalankan hal-hal sesuai dengan praktik terbaik menghentikan waktu henti, tetapi juga mengurangi jumlah utang teknologi dan membebaskan waktu pengembang untuk berkonsentrasi pada inisiatif yang akan menghemat uang dan menghasilkan lebih banyak pendapatan.

 Artikel ini ditulis oleh Fatema Aliasgar. Fatema adalah seorang penulis dan editor yang tinggal di Mumbai, India. Dia memiliki 7 tahun pengalaman menulis blog dan artikel. Dia suka membaca non-fiksi dan bermain permainan papan dengan anak-anaknya selama waktu luangnya.