6 dicas para um melhor controle de custos na indústria de TI

À medida que a maioria dos setores continua passando por mudanças digitais, a forma como as empresas abordam o gerenciamento de custos está passando por uma reviravolta radical. As empresas não priorizam mais o custo acima de qualquer outra coisa. O novo tipo de controle de custos é uma estratégia híbrida que enfatiza o gerenciamento de custos e o crescimento.

Embora a maioria das organizações deteste o orçamento, a redução de custos por si só não é mais suficiente. Se as organizações desejam maximizar as receitas, melhorar os orçamentos e garantir a sustentabilidade financeira de longo prazo, elas devem priorizar o contexto.

O controle de custos é a estimativa de despesas para o planejamento e ajuste do orçamento. Todos os custos devem ser rastreados e as empresas devem gerenciar os gastos para contabilizar as mudanças e previsões precisas de custos.

As empresas devem manter métodos adequados de controle de custos. Vamos discutir o controle de custos e seus inúmeros componentes.

O que é controle de custos?

O Controle de Custos está minimizando os gastos corporativos por meio da gestão e análise de dados financeiros. As empresas podem desenvolver estimativas mais precisas e informadas coletando despesas consolidadas, identificando áreas onde podem minimizar custos e identificando gastos excessivos.

Melhorar suas interações com fornecedores pode resultar em economias de custos consideráveis ​​para sua organização. Portanto, não é surpresa que esses dois objetivos normalmente andem de mãos dadas para manter o controle de custos. Simplificar as renegociações de contratos de fixação de preços é uma estratégia, estabelecer conexões de longo prazo com fornecedores e consumidores é outra e formar colaborações mutuamente benéficas ainda é outra.

Afinal, o objetivo do controle de custos é fornecer ao seu negócio uma estrutura robusta, projetada para aumentar a visibilidade e mantê-lo no controle dos gastos.

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Por que o controle de custos é importante?

As empresas podem dividir os cronogramas do projeto em componentes e fases. A maioria dos gerentes de projeto distribui o orçamento total para cada elemento com base em seus requisitos. Os esforços para controlar os custos oferecem os seguintes benefícios:

• Quando as despesas aumentam excessivamente, monitore o progresso e os KPIs (indicadores-chave de desempenho) e implemente medidas corretivas.
• Manter as margens de lucro previstas.
• Estabeleça expectativas claras e evite a expansão do escopo.
• Alcançar a abertura com a gestão, constituintes e clientes.
• Gere métricas úteis para gerenciamento de projetos futuros.

É impossível fazer escolhas importantes como quem contratar, o que construir e quanto tempo dedicar a cada aspecto de um projeto sem um plano financeiro sólido. Um orçamento bem mantido que segue os princípios de negócios de uma organização indica para onde o projeto está indo e onde terminará. Nesse caso, o desempenho do projeto está intimamente relacionado ao seu orçamento.

As distinções entre controle de custos e redução de custos são as seguintes:

O controle de custos refere-se a manter as despesas dentro de limites predeterminados. A redução de custos é o processo de redução de custos unitários através da aplicação de técnicas de fabricação inovadoras que não prejudiquem a qualidade do produto.

Ao contrário da redução de custos, o controle de custos não participa da manutenção da qualidade padrão.

6 dicas para melhor controle de custos no setor de TI

O corte de gastos que não são necessários deve ser sempre mantido em mente. No entanto, o foco principal de muitos CIOs é e deve ser o fornecimento de vantagens competitivas tecnológicas para a empresa. A seguir estão seis abordagens diferentes para cortar custos no setor de TI. Isso permite que seus departamentos distribuam uma quantidade mais considerável de seus orçamentos para a compra de tecnologias inovadoras que ajudam a expandir os negócios.

1. Reduzir o custo do licenciamento de software

De acordo com uma pesquisa da Computer Weekly, 50% dos tomadores de decisão de TI da empresa se sentiram compelidos a adotar uma abordagem de nuvem proposta por um provedor. É necessário reconceber essas interações transacionais como parcerias para avançar. Considere usar uma solução de gerenciamento de ativos de software (SAM) para reduzir custos se um fornecedor não permitir essa parceria. Você deve continuar trabalhando com o fornecedor, pois ele fornece o produto mais adequado às suas necessidades.

Jochen Hagenlocher, da Novartis, observou em 2017 em uma conferência organizada pela ITAM Review que “90% das auditorias podem ser evitadas por contratação inteligente, gerenciamento de relacionamento ou compra antecipada”.

Ele encorajou os CIOs de TI corporativos a combater qualquer tentativa de executar esses scripts, pois eles constituem um risco de segurança e podem danificar equipamentos de TI corporativos frágeis. Os provedores de software às vezes tentam executar seus escritos nas redes de seus clientes para descobrir um abuso do software.

Além disso, ele sugeriu abordar os fornecedores de software com a exigência de que eles assinassem um contrato de responsabilidade ilimitada. Isso exigiria que eles assumissem total responsabilidade por qualquer dano que seus scripts pudessem causar. Ao reduzir o número total de licenças em uso, pode ser possível economizar dinheiro em custos de manutenção.

Fortes habilidades de gerenciamento de licenciamento de software são um dos métodos mais excelentes para uma empresa minimizar despesas com software desperdiçado e multas legais evitáveis. É uma das formas mais aceitáveis. O gerenciamento de ativos de software (SAM) inclui o termo “gerenciamento de licença de software”, também conhecido como “SLM”.

Envolve maximizar, registrar e gerenciar os custos totais de tecnologia da informação. Leia mais em Zluri para entender melhor o SLM. Todas as licenças de software da organização são monitoradas e mantidas com a ajuda de um sistema de Gerenciamento de Licença de Software (SLM).

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2. Reduza a complexidade do armazenamento

Pode ser conveniente que as empresas trabalhem com apenas um fornecedor para todas as suas necessidades. Mas fazer isso com frequência resulta em aumento de custos para o negócio. Em vez disso, para reduzir custos e melhorar seu plano de TI corporativo, muitas empresas trabalham com diversos provedores diferentes em várias outras plataformas. As empresas também podem escolher o produto que oferece o melhor desempenho para cada finalidade, combinando sua base de fornecedores.

A grande maioria das organizações de TI de negócios de hoje usa uma combinação de armazenamento em nuvem pública e privada e métodos de armazenamento convencionais. A complexidade resultante do gerenciamento de uma ampla gama de bens e sistemas pode levar a encargos financeiros significativos. A utilização de um mecanismo de metadados para vincular os diferentes sistemas de armazenamento é uma abordagem para solucionar esse desafio. Isso também pode levar a economias de custos substanciais.

Por meio da virtualização, um mecanismo de metadados isola o caminho de dados do caminho de metadados. Isso torna viável conectar vários tipos de armazenamento a um único namespace global. Isso envolve a incorporação do armazenamento em nuvem como uma camada adicional de armazenamento de dados. Isso possibilita que as equipes de TI de negócios atribuam objetivos aos dados, estabelecendo os critérios para o desempenho e preservação dos dados, conforme afirma David Flynn, diretor de tecnologia de dados primários.

Ele também permite avaliar se essas metas estão sendo cumpridas ou não e oferece uma alternativa à transferência automática de dados para manter a conformidade. Isso inclui dados em camadas em vários dispositivos de armazenamento para atender aos critérios de desempenho, custo ou confiabilidade.

3. Virtualize bancos de dados

O compartilhamento de recursos físicos é uma forma de reduzir custos e melhorar a eficiência da TI empresarial, e a virtualização de seus bancos de dados é uma forma de aproveitar essa oportunidade. Além disso, existe a possibilidade de que isso possa aumentar a flexibilidade e a produtividade.

Por exemplo, os desenvolvedores podem salvar uma imagem de um banco de dados, iniciar um ciclo de teste, identificar e corrigir problemas e, em seguida, reverter para a imagem do banco de dados inicialmente salva para testes adicionais. Para começar, você deve virtualizar seus bancos de dados com menos perigo, como seus bancos de dados LDAP de desenvolvimento e produção. A partir daí, você operará bancos de dados virtualizados, que podem parecer mais complicados. Ainda assim, as melhorias de flexibilidade e produtividade que ele oferece ajudam na redução de custos e superam quaisquer desvantagens para muitas empresas de tecnologia da informação corporativa.

4. Controle seus custos de nuvem

De acordo com a pesquisa anual State of the Cloud da RightScale, as empresas estão jogando fora cerca de 35% do capital que gastam em serviços de nuvem. O que faz com que isso aconteça? Os usuários começarão a gerar recursos, mas depois os esquecerão. Além disso, há falta de visibilidade. Os departamentos frequentemente categorizam a nuvem e ninguém acompanha o valor total gasto na nuvem.

Além disso, as instâncias de nuvem são fornecidas com uma quantidade excessiva de recursos. A RightScale relata que 39% do custo total da instância está em máquinas virtuais (VMs) operando com menos de 40% de sua capacidade de CPU e memória.

Uma ferramenta de gerenciamento de custos em nuvem é uma opção para o seu negócio se houver uma visão insuficiente da quantidade de dinheiro gasto em serviços de nuvem.

5. Reduza seus gastos com o uso de serviços gerenciados

A obtenção da assistência de um provedor de serviços gerenciados (MSP) às vezes pode ser benéfica para as empresas em termos de redução de custos.

Isso é especialmente verdadeiro quando a organização de TI de uma empresa não possui a mão de obra especializada necessária em áreas específicas, como administração de rede. A utilização dos serviços de um MSP também é uma solução econômica para empresas que não têm trabalho suficiente para justificar a contratação de um profissional em tempo parcial para lidar com isso.

De acordo com o relatório anual Trends in Managed Services realizado pela CompTIA, o principal fator motivador para trabalhar com um MSP para 56% das organizações com 100 ou mais funcionários e 47% das empresas com menos de 100 funcionários é aumentar a eficiência e a confiabilidade.

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6. Construa da maneira certa desde o início

A ideia de que você deve DRIFT (Do It Right The First Time) pode parecer simples. Mas para que seja genuinamente eficaz, precisa estar enraizado em toda a cultura da sua empresa. Fazer as coisas certas da primeira vez pode ser muito mais desafiador do que nunca nos dias de hoje, quando todos esperam que tudo seja feito ontem. Parece que acelerar um projeto pode economizar dinheiro no curto prazo. Mas, a longo prazo, leva as empresas a perder dinheiro.

Quando se trata de codificação ou programação, incentivar o uso de atalhos em vez de aderir a práticas padrão, como teste de usuário e revisão de código, pode levar a dificuldades caras no futuro, quando um aplicativo de negócios crucial sofrer uma falha. O custo típico do tempo de inatividade para uma organização de tamanho médio é superior a US$ 5.600 por minuto. Isso se tornará pior à medida que mais e mais objetos forem conectados à Internet (IoT).

A execução das coisas de acordo com as melhores práticas não apenas interrompe o tempo de inatividade, mas também reduz a quantidade de dívida de tecnologia e libera o tempo dos desenvolvedores para se concentrar em iniciativas que economizarão dinheiro e gerarão mais receita.

 Este artigo é escrito por Fatema Aliasgar. Fatema é escritora e editora sediada em Mumbai, Índia. Ela tem 7 anos de experiência escrevendo blogs e artigos. Ela gosta de ler não-ficção e jogar jogos de tabuleiro com seus filhos durante seu tempo livre.