6 suggerimenti per un migliore controllo dei costi nel settore IT

Poiché la maggior parte dei settori continua a subire cambiamenti digitali, il modo in cui le aziende affrontano la gestione dei costi sta subendo uno sconvolgimento radicale. Le aziende non danno più priorità ai costi rispetto a qualsiasi altra cosa. Il nuovo tipo di controllo dei costi è una strategia ibrida che enfatizza la gestione e la crescita dei costi.

Mentre la maggior parte delle organizzazioni detesta il superamento del budget, la sola riduzione dei costi non è più sufficiente. Se le organizzazioni vogliono massimizzare i ricavi, migliorare i budget e assicurare la sostenibilità finanziaria a lungo termine, devono invece dare priorità al contesto.

Il controllo dei costi è la stima delle spese per la pianificazione e l'adeguamento del budget. Tutti i costi devono essere monitorati e le aziende devono gestire la spesa per tenere conto delle modifiche e delle previsioni di costo precise.

Le aziende devono mantenere adeguati metodi di controllo dei costi. Parliamo del controllo dei costi e dei suoi numerosi componenti.

Che cos'è il controllo dei costi?

Cost Control riduce al minimo le spese aziendali attraverso la gestione e l'analisi dei dati finanziari. Le aziende possono elaborare stime più precise e informate raccogliendo le spese consolidate, identificando le aree in cui possono ridurre al minimo i costi e individuando le spese eccessive.

Il miglioramento delle interazioni con i fornitori può comportare notevoli risparmi sui costi per l'organizzazione. Quindi, non sorprende che questi due obiettivi in ​​genere vadano di pari passo per mantenere il controllo dei costi. Semplificare le rinegoziazioni dei contratti di blocco dei prezzi è una strategia, stabilire connessioni a lungo termine con fornitori e consumatori è un'altra e formare collaborazioni reciprocamente vantaggiose è un'altra ancora.

Alla fine, lo scopo del controllo dei costi è fornire alla tua azienda una struttura solida progettata per migliorare la visibilità e mantenerti al comando delle spese.

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Perché il controllo dei costi è importante?

Le aziende possono scomporre i programmi di progetto in componenti e fasi. La maggior parte dei project manager distribuisce il budget totale a ciascun elemento in base ai suoi requisiti. Gli sforzi per controllare i costi offrono i vantaggi di seguito indicati:

• Quando le spese aumentano eccessivamente, monitorare i progressi e i KPI (indicatori chiave di prestazione) e implementare misure correttive.
• Mantenere i margini di profitto previsti.
• Stabilire aspettative chiare ed evitare l'espansione dell'ambito.
• Raggiungi l'apertura con la direzione, i cittadini e i clienti.
• Genera metriche utili per la futura gestione dei progetti.

È impossibile fare scelte importanti come chi assumere, cosa costruire e quanto tempo dedicare a ogni aspetto di un progetto senza un solido piano finanziario. Un budget ben mantenuto che aderisce ai principi aziendali di un'organizzazione indica dove è diretto il progetto e dove finirà. In questo caso, la performance del progetto è strettamente correlata al suo budget.

Le distinzioni tra controllo dei costi e riduzione dei costi sono le seguenti:

Il controllo dei costi si riferisce al mantenimento delle spese entro limiti predeterminati. La riduzione dei costi è il processo di riduzione dei costi unitari mediante l'applicazione di tecniche di produzione innovative che non compromettono la qualità del prodotto.

Contrariamente alla riduzione dei costi, il controllo dei costi non partecipa al mantenimento della qualità standard.

6 suggerimenti per un migliore controllo dei costi nel settore IT

Bisogna sempre tenere a mente il taglio delle spese non necessarie. Tuttavia, l'obiettivo principale di molti CIO è e dovrebbe essere quello di fornire vantaggi competitivi tecnologici all'azienda. Di seguito sono riportati sei diversi approcci per ridurre i costi nel settore IT. Ciò consente ai suoi dipartimenti di distribuire una parte più considerevole dei loro budget per l'acquisto di tecnologie innovative che aiutano le aziende a espandersi.

1. Ridurre il costo delle licenze software

Secondo un sondaggio di Computer Weekly, il 50% dei decisori IT aziendali si è sentito in dovere di adottare un approccio cloud proposto da un provider. È necessario ripensare queste interazioni transazionali come partnership per andare avanti. Prendi in considerazione l'utilizzo di una soluzione di gestione delle risorse software (SAM) per ridurre i costi se un fornitore non consente questa partnership. Devi continuare a lavorare con il fornitore poiché fornisce il prodotto più adatto alle tue esigenze.

Jochen Hagenlocher di Novartis ha osservato nel 2017 in una conferenza ospitata da ITAM Review che "il 90% degli audit può essere evitato con contratti intelligenti, gestione delle relazioni o se acquisti in anticipo".

Ha incoraggiato i CIO IT aziendali a combattere qualsiasi tentativo di eseguire questi script poiché costituiscono un rischio per la sicurezza e possono danneggiare le fragili apparecchiature IT aziendali. I fornitori di software a volte cercano di eseguire i loro scritti sulle reti dei loro clienti per scoprire un abuso del software.

Inoltre, ha suggerito di rivolgersi ai fornitori di software chiedendo loro di firmare un accordo di responsabilità illimitata. Ciò richiederebbe loro di assumersi la completa responsabilità per qualsiasi danno che i loro script potrebbero causare. Riducendo il numero totale di licenze in uso, è possibile risparmiare sui costi di manutenzione.

Forti capacità di gestione delle licenze software sono uno dei metodi più eccellenti per un'azienda per ridurre al minimo le spese software sprecate e le sanzioni legali evitabili. È uno dei modi più accettabili. Software Asset Management (SAM) include il termine "gestione delle licenze software", indicato anche come "SLM".

Implica la massimizzazione, la registrazione e la gestione dei costi totali della tecnologia dell'informazione. Leggi di più su Zluri per comprendere meglio l'SLM. Tutte le licenze software dell'organizzazione vengono monitorate e mantenute con l'aiuto di un sistema di gestione delle licenze software (SLM).

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2. Ridurre la complessità dell'archiviazione

Può essere conveniente per le aziende lavorare con un solo fornitore per tutte le loro esigenze. Ma ciò comporta spesso un aumento dei costi per l'azienda. Invece, per ridurre i costi e migliorare il proprio piano IT aziendale, molte aziende lavorano con una varietà di fornitori diversi su una varietà di altre piattaforme. Le aziende possono anche scegliere il prodotto che fornisce le prestazioni ottimali per ogni scopo unendo la loro base di fornitori.

La stragrande maggioranza delle odierne organizzazioni IT aziendali utilizza un mix di storage su cloud pubblico e privato e metodi di storage convenzionali. La complessità derivante dalla gestione di un'ampia gamma di beni e sistemi può comportare notevoli oneri finanziari. L'utilizzo di un motore di metadati per collegare i diversi sistemi di storage è un approccio per risolvere questa sfida. Questo può anche portare a notevoli risparmi sui costi.

Attraverso la virtualizzazione, un motore di metadati isola il percorso dei dati dal percorso dei metadati. Ciò rende possibile connettere diversi tipi di storage a un unico spazio dei nomi globale. Ciò comporta l'integrazione dell'archiviazione cloud come livello aggiuntivo di archiviazione dei dati. Ciò consente ai team IT aziendali di allegare obiettivi ai dati, stabilendo i criteri per le prestazioni e la conservazione dei dati, come affermato da David Flynn, Chief Technology Officer di Primary Data.

Consente inoltre di valutare se tali obiettivi vengono raggiunti o meno e offre un'alternativa al trasferimento automatico dei dati per mantenere la conformità. Ciò include la suddivisione in livelli dei dati su più dispositivi di archiviazione per soddisfare criteri di prestazioni, costi o affidabilità.

3. Virtualizzare i database

La condivisione delle risorse fisiche è un modo per ridurre i costi e migliorare l'efficienza dell'IT aziendale e la virtualizzazione dei database è un modo per sfruttare questa opportunità. In aggiunta a ciò, esiste la possibilità che ciò possa aumentare la flessibilità e la produttività.

Ad esempio, gli sviluppatori possono salvare un'immagine di un database, avviare un ciclo di test, identificare e correggere i problemi e quindi ripristinare l'immagine del database come inizialmente salvata per ulteriori test. Per iniziare, dovresti virtualizzare i tuoi database con meno rischi, come i tuoi database LDAP di sviluppo e produzione. Da lì, gestirai database virtualizzati, che potrebbero sembrare più complicati. Tuttavia, i miglioramenti in termini di flessibilità e produttività che offre aiutano a ridurre i costi e superano qualsiasi svantaggio per molte aziende di tecnologia dell'informazione aziendale.

4. Controlla i costi del cloud

Secondo il sondaggio annuale sullo stato del cloud di RightScale, le aziende stanno buttando via circa il 35% del capitale che spendono per i servizi cloud. Cosa fa sì che ciò avvenga? Gli utenti inizieranno ad accumulare risorse ma poi se ne dimenticheranno. A ciò si aggiunge la mancanza di visibilità. I reparti classificano spesso il cloud e nessuno tiene traccia dell'importo complessivo speso nel cloud.

Inoltre, alle istanze cloud viene fornita una quantità eccessiva di risorse. RightScale segnala che il 39% del costo totale dell'istanza riguarda macchine virtuali (VM) che funzionano con meno del 40% della capacità di CPU e memoria.

Uno strumento di gestione dei costi del cloud è un'opzione per la tua azienda se non ci sono informazioni sufficienti sulla quantità di denaro speso per i servizi cloud.

5. Riduci le tue spese attraverso l'utilizzo di servizi gestiti

L'assistenza di un Managed Service Provider (MSP) a volte può essere vantaggioso per le aziende in termini di risparmio sui costi.

Ciò è particolarmente vero quando un'organizzazione IT aziendale non possiede la manodopera specializzata richiesta in aree specifiche, come l'amministrazione della rete. L'utilizzo dei servizi di un MSP è anche una soluzione conveniente per le aziende che non hanno abbastanza lavoro per giustificare l'assunzione di un professionista a tempo parziale per gestirlo.

Secondo il rapporto annuale Trends in Managed Services condotto da CompTIA, il principale fattore motivante per lavorare con un MSP per il 56% delle organizzazioni con 100 o più dipendenti e il 47% delle aziende con meno di 100 dipendenti è il miglioramento dell'efficienza e dell'affidabilità.

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6. Costruiscilo nel modo giusto dall'inizio

L'idea che dovresti DRIFT (Do It Right The First Time) potrebbe sembrare semplice. Ma per essere veramente efficace, deve essere radicato nella cultura della tua azienda. Fare le cose per bene la prima volta potrebbe essere molto più difficile che mai in questo giorno ed età in cui tutti si aspettano che tutto sia fatto ieri. Sembra che accelerare un progetto possa far risparmiare denaro a breve termine. Ma, a lungo termine, porta le aziende a perdere denaro.

Quando si tratta di codifica o programmazione, incoraggiare l'uso di scorciatoie piuttosto che aderire a pratiche standard come i test degli utenti e la revisione del codice potrebbe portare a difficoltà costose in futuro quando un'applicazione aziendale cruciale subisce un errore. Il costo tipico dei tempi di inattività per un'organizzazione di dimensioni medie è superiore a $ 5600 al minuto. La situazione peggiorerà man mano che sempre più oggetti si connettono a Internet (IoT).

Non solo l'esecuzione delle cose secondo le migliori pratiche interrompe i tempi di inattività, ma riduce anche l'ammontare del debito tecnologico e libera il tempo degli sviluppatori per concentrarsi su iniziative che faranno risparmiare denaro e porteranno più entrate.

 Questo articolo è stato scritto da Fatema Aliasgar. Fatema è una scrittrice ed editrice con sede a Mumbai, in India. Ha 7 anni di esperienza nella scrittura di blog e articoli. Le piace leggere saggistica e giocare a giochi da tavolo con i suoi figli durante il tempo libero.