Jak zapewnić najlepszą obsługę klienta dla wszystkich rodzajów firm

Jak wszyscy wiemy, obsługa klienta jest istotną częścią każdej firmy, aby osiągnąć wyższy wzrost i sukces.

Na tym blogu omówimy spostrzeżenia na temat tego, w jaki sposób możesz zwiększyć zadowolenie klientów i zatrzymać je, aby pomóc Ci w rozwoju firmy. Świetna obsługa klienta wiąże się z najlepszymi praktykami.

Oto 7 sposobów, za pomocą których możesz zachwycić swoich klientów doskonałą obsługą klienta:

1. Aktywnie słuchaj swoich klientów

Słuchaj, co klient ma do powiedzenia, nie przerywając własnymi przewidywaniami. Jak mówi powiedzenie: „Słuchanie jest często jedyną rzeczą potrzebną, aby komuś pomóc”.

Podczas rozmowy telefonicznej używaj zwrotów takich jak Pozwól mi upewnić się, że dobrze zrozumiałem i powtórz problem, aby dać im znać, że go słyszałeś.

Wykaż się umiejętnością aktywnego słuchania i pamiętaj o stanie emocjonalnym swoich klientów, co skutkuje skutecznym rozwiązywaniem problemów i szczęśliwszymi klientami.

2. Bądź empatyczny wobec swoich klientów

Jest to kluczowa umiejętność obsługi klienta.

Po wysłuchaniu zapytania klienta musisz nauczyć się rozwiązywać jego problem jako swój własny. Okazywanie empatii naprawdę ma znaczenie i zwiększa szanse na przyjemne doświadczenie klienta.

Firmy z podejściem zorientowanym na klienta są o 70 procent bardziej zyskowne niż firmy, które tego nie robią.

Spraw, aby doświadczenie było osobiste, okazując empatię, aby klient dotknął go i poczuł, że tak, mogę na nim polegać. Zwiększa wskaźnik retencji klientów, dzięki czemu możesz zyskać lojalnych klientów.

3. Zapewnij szybsze rozwiązania

W tym super szybkim pokoleniu u większości z nich brakuje cierpliwości.

Oczekiwania klientów są bardzo wysokie, ponieważ oczekują, że w krótkim czasie rozwiążesz ich komplikacje. Oprogramowanie typu Help Desk, które zapewnia klientom i personelowi wsparcia tę samą moc, co zapewnia szybszą reakcję.

Agenci powinni być dobrze zorientowani w wiedzy o produkcie, aby mogli skrócić czas rozwiązywania zgłoszeń klientów. Firmy mogą zwiększyć swój FCR i zmniejszyć TAT, jeśli agenci mają ogólną wiedzę o produkcie.

Twoi klienci są integralną częścią Twojej firmy, więc nie każ im czekać. Doceń CZAS swoich klientów, zachowując przyjemną postawę i spełniając ich oczekiwania.

Nie zapominaj, że czas to pieniądz , a czas to twój największy atut, i dlatego używaj go mądrze.

4. Wyposaż agentów w narzędzia, aby pracować wydajniej i wydajniej

Jeśli Twoja firma ma wewnętrzny CRM ze wspaniałymi narzędziami, które pomagają agentom w rozwiązywaniu zapytań klientów bez żadnych przeszkód, mogą z łatwością odpowiedzieć na pytania podczas pierwszej rozmowy. Takie jak rozmowy poboczne, pomoc dla agentów, wsparcie dla kanałów Omni, widok 360 stopni klienta, system zgłoszeń B2B, baza wiedzy, pojedyncze logowanie, system zarządzania nauką, raporty i analizy i wiele więcej.

Zanim zaspokoisz doświadczenie klienta, poproś swoich agentów o to, co im się podoba. Byłaby to sytuacja korzystna dla obu stron.

5. Przewiduj potrzeby klientów

Przewidywanie potrzeb klientów oznacza proaktywną obsługę klienta . Badasz, przewidujesz i analizujesz potrzeby klientów, a także aktywnie do nich docierasz, zamiast czekać na kontakt z pomocą techniczną.

Zbadaj swoich klientów, przeprowadzając intensywne badania rynku.

Poznaj swoich klientów, kontaktując się z nimi osobiście lub wirtualnie (poprzez ankiety online, kwestionariusze, konkursy, zapisy transakcji itp.).

Gdy będziesz świadomy ich oczekiwań, możesz to wykorzystać, przekształcając problem w szansę, opracowując nowe funkcje/produkty. To prowadzi Cię daleko przed konkurencją.

6. Bądź proaktywnie przemyślany, wspierający i zobowiązujący

Będąc rozważnym, możesz często zażegnać problemy, zanim jeszcze się zaczną. Zanim klient zacznie narzekać, proponujesz rozwiązanie jego problemu poprzez zrozumienie i wsparcie. Oszczędza czas zarówno dla zespołu obsługi klienta, jak i samego klienta.

Gdy skończysz rozwiązywać problemy klientów, powinieneś proaktywnie zapytać ich, czy potrzebują innej pomocy niż problem, który zgłosił. Są szanse, że mogą mieć inne problemy.

Może się też zdarzyć, że agent będzie wiedział, że w przyszłości wystąpi jakikolwiek inny problem z tym konkretnym zapytaniem, więc tutaj każdy agent może poinformować klienta o tym samym, dostarczając mu przydatnych informacji i rozwiązując dwa problemy razem. Prowadzi to do zadowolenia klientów i zmniejszenia liczby biletów w jeden sposób.

Ostatni, ale nie mniej ważny,

7. Wzmocnij swoich klientów, aby mogli sobie pomóc

Spróbuj zbudować narzędzia, które umożliwią klientom samodzielne rozwiązywanie ich problemów. Możesz to zrobić, opracowując portal, który pomoże im uzyskać odpowiedzi na często zadawane pytania.

Możesz wzmocnić swoich klientów, prowadząc fora, zapewniając dostęp do bota AI Chat z wielojęzycznymi funkcjami czatu, czatu na żywo z ekspertami i możesz dodać do listy.

Empowering pomaga w zmniejszeniu liczby zgłoszeń, a klienci nie muszą się stresować kontaktowaniem się z agentami obsługi klienta. Pojawiają się funkcje omnichannel, które odgrywają tutaj istotną rolę.

Możesz obsługiwać swoich klientów wybranym przez nich kanałem.

Klienci będą docierać na różne sposoby za pośrednictwem mediów społecznościowych, spotkań twarzą w twarz, rozmów telefonicznych itp. Spraw, aby Twoi klienci czuli się komfortowo, docierając do nich w preferowanych przez nich kanałach i środkach komunikacji.

„Ułatw swoim klientom, a Ty uspokój się”.

Dodatkowe wskazówki, które można dodać do doskonałej obsługi klienta

• Zbieraj informacje zwrotne od klientów i działaj na ich podstawie.
• Zawsze doceniaj swoich klientów za wysiłek w dotarciu do Ciebie.
• Bądź grzeczny, przyjazny i okazuj uprzejmość swoim klientom.
• Zawsze bądź uczciwy w stosunku do klientów, nawet niewielka błędna interpretacja wpływa na Twoją firmę, ponieważ istnieje możliwość utraty lojalnego klienta.
• Daj klientom wybór i elastyczność, aby mogli poczuć obecność i skuteczność.