كيفية تقديم أفضل خدمة عملاء لجميع أنواع الأعمال

كما نعلم جميعًا ، تعد خدمة العملاء جزءًا أساسيًا لأي عمل تجاري لتحقيق مستويات أعلى من النمو والنجاح.

في هذه المدونة ، سنناقش رؤى حول كيفية زيادة رضا العملاء والاحتفاظ بهم حتى تساعدك على تنمية أعمالك. تأتي خدمة العملاء الرائعة مع أفضل الممارسات.

فيما يلي الطرق السبعة التي يمكنك متابعتها لإسعاد عملائك بخدمة عملاء ممتازة:

1. استمع بنشاط إلى عملائك

استمع إلى ما يقوله العميل دون مقاطعة توقعاتك. كما يقول المثل ، "الاستماع غالبًا هو الشيء الوحيد المطلوب لمساعدة شخص ما".

أثناء التحدث في مكالمة ، استخدم عبارات مثل دعني أتأكد من أنني فهمتها بشكل صحيح وكرر مشكلتهم لإعلامهم أنك سمعتهم.

أظهر مهارات الاستماع النشط وكن على دراية بالحالة العاطفية لعملائك والتي تؤدي إلى حل فعال للمشكلات وعملاء أكثر سعادة.

2. كن متعاطفًا مع عملائك

إنها مهارة خدمة العملاء الحاسمة.

بعد الاستماع إلى استعلام العميل ، يجب أن تتعلم كيفية حل مشكلتهم على أنها مشكلتك. إظهار التعاطف مهم حقًا ويعزز فرص تجربة العملاء الممتعة.

الشركات التي تتبع نهجًا يركز على العملاء هي أكثر ربحية بنسبة 70 في المائة من الشركات التي ليست كذلك.

اجعل التجربة شخصية من خلال التعاطف حتى يحصل العميل على لمسة وسيشعر أنه نعم يمكنني الاعتماد عليهم. إنه يزيد من معدل الاحتفاظ بالعملاء وبالتالي يمكنك كسب العملاء المخلصين.

3. توفير قرارات أسرع

في هذا الجيل الفائق السرعة ، يفتقر معظمهم إلى الصبر.

توقعات العملاء عالية جدًا حيث يتوقعون منك حل مضاعفاتهم في فترة قصيرة. برنامج مكتب مساعدة يمنح العملاء وموظفي الدعم نفس القوة من أجل استجابة أسرع.

يجب أن يكون الوكلاء على دراية جيدة بمعرفة المنتج حتى يتمكنوا من تقليل الوقت لحل تذاكر العملاء. يمكن للشركات زيادة معدل التحويل المالي (FCR) وتقليل TAT إذا كان لدى الوكلاء معرفة شاملة بالمنتج.

عملاؤك هم جزء لا يتجزأ من عملك ، لذلك لا تجعلهم ينتظرون. قدّر وقت عملائك من خلال التحلي بسلوك لطيف وتلبية توقعاتهم.

لا تنسى ، الوقت هو المال والوقت هو أعظم ما تملكه ، وبالتالي استخدمه بحكمة.

4. تزويد الوكلاء بأدوات للعمل بكفاءة وفعالية أكبر

إذا كان عملك يحتوي على CRM داخلي مع أدوات رائعة تساعد الوكلاء في حل استفسارات العميل دون أي عقبات ، فيمكنهم بسهولة حل الاستفسارات في مكالمتهم الأولى. مثل المحادثات الجانبية ، مساعدة الوكلاء ، دعم قناة Omni ، رؤية 360 درجة للعملاء ، نظام تذاكر B2B ، قاعدة المعرفة ، تسجيل الدخول الفردي ، نظام إدارة التعلم ، التقارير والتحليلات وغير ذلك الكثير.

قبل إرضاء تجربة العميل ، يرجى إرضاء وكلائك بالأشياء التي يحبونها. سيكون وضعًا مربحًا للجانبين.

5. توقع احتياجات العملاء

يعني توقع احتياجات العملاء أن تكون استباقيًا مع خدمة دعم العملاء . أنت تبحث عن احتياجات العملاء وتتنبأ بها وتحللها وتتواصل معهم بشكل استباقي ، بدلاً من انتظارهم للاتصال بالدعم.

ادرس عملائك من خلال إجراء بحث مكثف عن السوق.

تعرف على عملائك من خلال التواصل معهم شخصيًا أو افتراضيًا (من خلال الاستطلاعات عبر الإنترنت والاستبيانات والمسابقات وسجلات المعاملات وما إلى ذلك).

بمجرد أن تكون على دراية بتوقعاتهم ، يمكنك الاستفادة من ذلك عن طريق تحويل المشكلة إلى فرصة من خلال تطوير ميزات / منتجات جديدة. هذا يقودك إلى الأمام بفارق كبير عن منافسيك.

6. كن مدروسًا بشكل استباقي ، داعمًا وملزمًا

من خلال التفكير مليًا ، يمكنك في كثير من الأحيان تجنب المشكلات قبل أن تبدأ. قبل أن يبدأ العميل في الشكوى ، فإنك تعرض حل مشكلته من خلال التفاهم وتقديم الدعم. يوفر الوقت لكل من فريق دعم العملاء والعميل نفسه.

بمجرد الانتهاء من التعامل مع مشاكل العملاء ، يجب أن تسألهم بشكل استباقي عما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة أخرى غير المشكلة التي ذكروها. من المحتمل أن يكون لديهم عقبات أخرى.

أو قد يحدث أن يكون الوكيل على علم في المستقبل بأي مشكلة أخرى ستحدث مع هذا الاستعلام المحدد ، لذلك هنا يمكن لأي وكيل إبلاغ العميل بنفس الشيء من خلال تزويدهم بمعلومات مفيدة وحل مشكلتين معًا. يؤدي هذا إلى رضا العملاء وتقليل حجم التذاكر بطريقة واحدة.

أخيرا وليس آخرا،

7. قم بتمكين عملائك حتى يتمكنوا من مساعدة أنفسهم

حاول بناء أدوات من شأنها تمكين العملاء من حل مشاكلهم بأنفسهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق تطوير بوابة تساعدهم في الحصول على إجابات لأسئلتهم المتداولة.

يمكنك تمكين عملائك من خلال إدارة المنتديات ، وتوفير الوصول إلى برنامج AI Chat مع ميزات الدردشة متعددة اللغات ، والدردشة الحية مع الوكلاء الخبراء ، ويمكنك إضافة إلى القائمة.

يساعد التمكين في تقليل حجم التذاكر ولا يضطر العملاء إلى الضغط على التواصل مع وكلاء دعم العملاء. تظهر ميزات Omnichannel في الصورة ، لأنها تلعب دورًا حيويًا هنا.

يمكنك خدمة عملائك بالقناة التي يختارونها.

سيتواصل العملاء بوسائل مختلفة من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والاجتماعات وجهًا لوجه والمكالمات وما إلى ذلك. اجعل عملائك يشعرون بالراحة من خلال التواصل معهم في قنواتهم ووسائل الاتصال المفضلة لديهم.

"اجعل الأمر سهلاً على عملائك بينما تأخذ الأمر ببساطة."

نصائح إضافية للإضافة إلى خدمة العملاء الممتازة

• خذ ردود الفعل من العملاء واعمل على ذلك.
• نقدر دائمًا عملاءك لبذل جهد للوصول إليك.
• كن مهذبًا وودودًا ولطفًا تجاه عملائك.
• كن دائمًا صادقًا مع العملاء ، حتى التفسير الخاطئ الطفيف يؤثر على عملك حيث قد يكون هناك احتمال لفقدان عميل مخلص.
• امنح العملاء الاختيار والمرونة حتى يشعروا بالحضور والفعالية.