Komunikacja wewnętrzna: dlaczego jest ważna dla sukcesu?

Komunikacja wewnętrzna jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej w utrzymywaniu firm razem. Według kilku badań, silna strategia komunikacji wewnętrznej w firmie zwiększa sukces biznesowy. Chociaż samo to jest znaczącą korzyścią, nie jest to jedyna korzyść z efektywnej komunikacji wewnętrznej. Oto powody, dla których komunikacja wewnętrzna ma kluczowe znaczenie w dzisiejszym zmieniającym się miejscu pracy.

1. Komunikacja wewnętrzna daje pracownikom poczucie kierunku.

Jako pracownicy chcemy wiedzieć, jakie są nasze cele, jak je osiągniemy i jak ważny jest nasz wkład w te cele. Chcemy być szanowani, wysłuchani i częścią zespołu. Dotyczy to szczególnie milenialsów i pokolenia Z, które doceniają informacje zwrotne i interakcję twarzą w twarz. Odkąd dorastali w cyfrowej erze mediów społecznościowych, są przyzwyczajeni do ciągłego strumienia komentarzy, dzielenia się i krytyki.

Oferując to potwierdzające doświadczenie pracowników, regularne publikowanie informacji o sukcesach zespołu lub firmy jest zarówno korzystne, jak i inspirujące. Poczucie pracy zespołowej i postępu sprzyja osiąganiu określonych celów w grupie. Pod względem wartości ekonomicznej, 73% pracowników, którzy twierdzą, że pracują dla firmy „zorientowanej na cel”, jest zaangażowanych. Dla porównania tylko 23% z nich twierdzi, że nie.

2. Zapewnia całkowitą kontrolę nad przekazem.

Pracownicy nigdy nie powinni polegać na zewnętrznym źródle w przypadku krytycznych informacji organizacyjnych. Aby kontrolować narrację korporacyjną, wiadomości wewnętrzne powinny być dostarczane przez cały czas, nie tylko w czasach kryzysu.

Niezależnie od platformy, aby wszyscy pracownicy mogli uzyskać informacje, muszą zostać spełnione dwa kluczowe elementy:

Szybka i elastyczna autoryzacja

Dostępna jest elastyczna i szybka metoda edycji z krótkim łańcuchem autoryzacji. Stworzenie takiego systemu jest podobne do wyzwania, przed którym stanęły firmy, gdy zostały zmuszone do odpowiedzi na coraz częstsze udostępnianie wiadomości w mediach społecznościowych lata temu. Odkryli, że ważne jest odpowiadanie na posty w ciągu kilku minut lub godzin, a nie dni.

Dostęp przez całą planszę

Każdy pracownik ma dostęp do kanałów, które są zarówno angażujące, jak i niezawodne. Zamiast ujawniać kluczowe informacje hakerom, organizacje mogą zachować kontrolę nad wysyłaną przez siebie komunikacją.

3. Zwiększa siłę średniego kierownictwa.

Większość hierarchii firm działa na zasadzie przekazywania informacji z góry. Z drugiej strony, ta strużka informacji zazwyczaj skutkuje opóźnieniami, ograniczonymi informacjami zwrotnymi i całkowitym poleganiem na każdej osobie w działaniach komunikacyjnych sieci.

Zdecentralizowane lub specyficzne dla lokalizacji kanały komunikacji ułatwiają przepływ informacji z centrali do pracowników pierwszej linii, wzmacniając kierownictwo średniego szczebla. Pozwala to na efektywniejsze rozpowszechnianie wiedzy, a także możliwość doskonalenia umiejętności zarządzania i przywództwa. Jest to szczególnie ważne dla millenialsów i pokolenia Z, które często czują się nieprzygotowane na nowe obowiązki.

4. Pomaga w dotrzymaniu obietnicy marki

O reputacji firmy decyduje obietnica marki. W każdym punkcie styku klienci mogą oczekiwać, że otrzymają tę wartość lub doświadczenie. W jaki sposób duże, rozproszone firmy z tysiącami menedżerów średniego szczebla mogą dotrzymać spójnej obietnicy marki?

Komunikacja wewnętrzna z pracownikami pierwszej linii to najlepsza opcja dla udanego doświadczenia klienta. Pracownicy są tymi, którzy najprawdopodobniej zaangażują się w kontakt z Twoimi klientami, więc uzbrój ich i przygotuj do zaangażowania i realizacji obietnicy marki poprzez bardziej efektywną komunikację. Jasne cele, dobrze wyszkoleni pracownicy i przyjazne twarze znacznie poprawią doświadczenie klienta i zwiększą dochody.

5. Znaczenie komunikacji wewnętrznej w sytuacji kryzysowej jest nie do pomylenia

Aby uniknąć eskalacji kryzysu, szybka i uważna komunikacja z pracownikami i zewnętrznymi interesariuszami ma kluczowe znaczenie. Jednak wewnętrzne badania komunikacji kryzysowej ujawniły, że podczas kryzysu menedżerowie mieli znacznie mniej interakcji z pracownikami.

Komunikacja wewnętrzna pomaga zarówno w krótko- i długoterminowym zarządzaniu kryzysowym, jak i wpływaniu na narrację w sytuacjach kryzysowych. Zarządzanie krótkoterminowe dotyczy problemu, podczas gdy plany długoterminowe są bardziej związane z zachowaniem wizerunku firmy i wprowadzeniem środków zapobiegających powtarzaniu się złych sytuacji. Komunikacja wewnętrzna przygotowuje Twoją firmę na każdą sytuację, niezależnie od jej wielkości, reputacji czy branży, poprzez ustalenie struktury organizacyjnej, celów i kanałów przed kryzysem.

Numery telefonów służbowych są używane do komunikacji wewnętrznej częściej niż kiedykolwiek wcześniej. Zazwyczaj do tworzenia tych aplikacji używany jest React JS. Wszystkim zainteresowanym tworzeniem tych aplikacji i zrozumieniem języka Java Script zaleca się przeczytanie pytań z rozmowy kwalifikacyjnej React.

6. Pomaga w zatrzymywaniu utalentowanych pracowników

W 2018 r. średni wskaźnik obrotu w Stanach Zjednoczonych wyniósł 22 proc., z czego 15 proc. przypisano obrotom dobrowolnym. Ponadto zdecydowana większość pracowników, którzy dobrowolnie odeszli (81%) zrobiła to w poszukiwaniu lepszych możliwości zatrudnienia. W szczególności milenialsi są znani z często zmieniających się zawodów. W ciągu najbliższych dwóch lat nawet 40% respondentów deklaruje, że jest otwarci na zmianę kariery.

Komunikatory wewnętrzne są odpowiedzialne za zmniejszenie tych liczb i poprawę retencji pracowników poprzez zapewnianie ciągłych informacji zwrotnych i możliwości zaangażowania dla pracowników, co pomaga zminimalizować wskaźniki odejścia. Niezależnie od tego, czy chcesz zatrudnić nowych członków zespołu, czy zatrzymać dotychczasowych pracowników, pracownicy muszą wiedzieć, dla kogo pracują i wiedzieć, że są cenieni. Prawidłowo działający system komunikacji wewnętrznej, a także sprzyjające mu otwarte środowisko pracy zapewnią Twojej firmie przewagę na dzisiejszym coraz bardziej konkurencyjnym rynku.

7. Poprawiona przejrzystość.

Komunikacja nieformalna ma zarówno zalety, jak i wady. Poczta pantoflowa firmy Grapevine regularnie dociera do osób, które w innym przypadku mogłyby przegapić pierwszą transmisję. Ponadto jest bardziej wszechstronna niż tradycyjna komunikacja wewnętrzna. Co więcej, winorośl może pomóc wzmocnić relacje z pracownikami i przekazać informacje wewnętrzne, które mogą poprawić produktywność. Z drugiej strony komunikacja nieformalna ma możliwość zmiany sposobu interpretacji danych. Promuje plotki i błędne wyobrażenia, które trudno jest rozwiać, gdy już się zajmą.

Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, budowanie zaufania jest niezbędne.

Solidne i formalne podejścia do komunikacji wewnętrznej mogą pomóc zwiększyć korzyści płynące z komunikacji nieformalnej. Pomoże na przykład w zrozumieniu informacji i stłumieniu plotek.

Pracownicy przywiązują dużą wagę do przejrzystości w kontaktach ze wszystkimi szczeblami zarządzania, zaliczając ją do najważniejszych czynników decydujących o ich satysfakcji i spełnieniu w pracy. Zapewnienie obu tych elementów — środowiska wolnego od plotek i przejrzystości — ma kluczowe znaczenie dla pokolenia pracowników sceptycznie nastawionych do rdzenia. Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, bardzo ważne jest zbudowanie zaufania.