Apa itu pemeriksaan online? – 6 langkah untuk ulasan konten yang lebih cepat

Pemeriksaan online adalah proses berbagi konten untuk umpan balik dan persetujuan. Ini populer di departemen pemasaran, agensi, studio desain, dan perusahaan produksi video, dan sangat berguna untuk tim terdistribusi yang memeriksa pekerjaan kreatif.

Tetapi sebelum kita menyelami proses dan cara kerjanya, mari kita lihat masalah yang bisa dipecahkan oleh pemeriksaan online. Dan untuk itu, kita perlu memutar waktu sedikit ke belakang.

Pemeriksaan tradisional vs. online: apa bedanya?

Kembali di tahun 60-an, ketika adland dibanjiri jas, pomade, dan wiski, satu-satunya cara untuk memberikan umpan balik tentang karya kreatif adalah dengan mencetak dan menunjuk. Kemudian, ketika jaringan agensi tumbuh dan perusahaan membuka kantor di seluruh dunia, email datang untuk menyelamatkan hari.

Kecuali, tidak.

Jika Anda pernah meninjau pekerjaan melalui email, Anda akan tahu betapa menyakitkannya itu. Permintaan untuk umpan balik diabaikan dan tautan transfer habis. Dan ketika umpan balik akhirnya tiba, itu penuh dengan konflik, jadi Anda harus tetap mengadakan rapat untuk membuat semua orang selaras.

Oh, tolong hentikan!

Jadi sekarang kita semua sepakat bahwa pemeriksaan tradisional adalah mimpi buruk yang hidup, mari kita lihat perbedaan antara pemeriksaan tradisional dan online.

Bagaimana pemeriksaan online bekerja dalam enam langkah

Kunci keberhasilan proses pemeriksaan online adalah, Anda dapat menebaknya, perangkat lunak pemeriksaan online. Dengan platform yang tepat, Anda dapat menyatukan semua proyek, file, versi, rekan tim, pemangku kepentingan, dan (yang paling penting) umpan balik – semuanya di satu tempat.

Mari kita lihat enam langkah untuk membuat pekerjaan Anda dari v1 disetujui!

1. Buat proyek

Di Filestage, sebuah proyek seperti dasbor untuk seluruh proses peninjauan Anda. Anda dapat memberinya nama dan menambahkannya ke folder untuk menjaga semuanya tetap teratur. Dan Anda dapat mengundang rekan satu tim sebagai kolaborator sehingga mereka juga dapat mengelola proyek Anda.

Setelah proyek Anda aktif dan berjalan, dasbor Anda akan menunjukkan hal-hal seperti:

• Siapa yang telah menyetujui setiap file
• Berapa banyak versi yang telah dibagikan
• File mana yang memiliki umpan balik yang siap untuk dikerjakan
• Berapa banyak komentar yang telah ditambahkan
• Siapa yang masih perlu mengajukan keputusan peninjauan

2. Siapkan langkah peninjauan dan undang pengulas

Sekarang setelah Anda membuat proyek dan memberinya nama, Anda siap untuk menyiapkan proses pemeriksaan konten Anda. Di Filestage, ini disebut langkah peninjauan.

Setiap langkah peninjauan mewakili sekelompok pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui pekerjaan Anda. Ini dapat disesuaikan untuk setiap proyek, membantu menjaga diskusi tetap fokus pada topik tertentu.

Ada dua cara utama untuk menjalankan langkah peninjauan Anda:

1. Secara berurutan – Anda mendapatkan umpan balik dan persetujuan dari langkah peninjauan pertama (mis. Kreatif) dan kemudian melanjutkan ke langkah berikutnya (mis. Tim akun)
2. Secara paralel – Anda mendapatkan umpan balik dari beberapa grup sekaligus, lalu menerapkan semua perubahan secara bersamaan

Setelah membuat dan menamai langkah peninjauan, Anda dapat mengundang pengulas ke setiap langkah. Mereka kemudian akan diberi tahu secara otomatis setiap kali Anda memulai tinjauan baru. Dan Anda dapat yakin bahwa setiap file akan disetujui oleh orang yang tepat dalam perjalanan ke garis finish.

3. Unggah file dan atur tanggal jatuh tempo

Anda telah membuat proyek dan menyiapkan proses pemeriksaan materi iklan online yang dapat diakses oleh seluruh tim Anda. Sekarang saatnya untuk mulai berbagi beberapa konten.

Dengan Filestage, Anda dapat berbagi:

• Video
• Gambar-gambar
• Desain
• Dokumen
• PDF
• Situs web langsung
• HTML Interaktif
• audio

Anda kemudian dapat menambahkan tenggat waktu untuk setiap file dan langkah peninjauan, sehingga semua orang tahu kapan umpan balik mereka diperlukan untuk membuat segala sesuatunya terus berjalan. Dan jika orang masih belum mengirimkan keputusan peninjauan sehari sebelum tanggal Anda, Filestage akan mengirimi mereka pengingat secara otomatis sehingga Anda dapat fokus untuk menjadi produktif.

4. Kumpulkan umpan balik dari pengulas

OK – panggung sudah siap! Anda telah menyiapkan langkah peninjauan, mengunggah konten, dan menetapkan tanggal jatuh tempo. Saatnya untuk duduk dan bersantai sementara umpan balik masuk.

Di Filestage, menambahkan umpan balik semudah mengklik sesuatu yang ingin Anda ubah dan menulis komentar – bahkan untuk video. Ini membuat pengalaman lebih sederhana, lebih cepat, dan lebih menyenangkan daripada menulis deskripsi panjang dan kode waktu melalui email.

Berikut adalah beberapa alat pemeriksaan online di Filestage yang membuat umpan balik menjadi cepat dan mudah:

• Anotasi – gambarkan konten untuk menambahkan kejelasan pada komentar Anda
• Lampiran – bagikan referensi atau file penting seperti font dan logo
• Sorotan – pilih kata dan kalimat tertentu yang perlu diedit
• Coret – pilih bagian mana dari dokumen yang ingin Anda hapus

Dan karena semua orang di setiap langkah peninjauan memberikan umpan balik di tempat yang sama, mudah untuk membalas dan menandai rekan satu tim agar semua orang selaras sebelum memulai versi berikutnya.

5. Berkolaborasi sampai Anda mendapatkan persetujuan

Di sinilah pemeriksaan online benar-benar menjadi miliknya.

Anda mendapat umpan balik tentang semua versi pertama konten Anda. Dan biasanya, inilah saatnya proses pembuktian kreatif Anda akan menjadi kacau balau. Untungnya, Filestage memiliki banyak trik untuk membantunya.

Berikut adalah tiga cara pemeriksaan online membantu Anda berkolaborasi pada konten Anda:

• Daftar tugas – bilah sisi komentar berfungsi ganda sebagai daftar tugas untuk materi iklan, sehingga mereka dapat menandai komentar satu per satu untuk memastikan mereka telah menanggapi masukan semua orang
• Bandingkan versi – lihat dua versi konten Anda secara berdampingan sehingga Anda dapat dengan cepat memeriksa komentar sebelumnya dan melihat apa yang baru
• Keputusan peninjauan – peninjau dapat memilih untuk “Menyetujui” file atau “Meminta perubahan” sehingga Anda selalu jelas tentang status konten Anda

6. Ulangi untuk langkah peninjauan yang tersisa

Jika Anda ingin menjalankan proses pemeriksaan konten secara berurutan (misalnya Materi Iklan, tim Akun, dan Klien), satu-satunya hal yang harus dilakukan adalah mendapatkan persetujuan di langkah peninjauan yang tersisa.

Cukup tekan "Mulai tinjauan" untuk memulai langkah tinjauan berikutnya. Ini akan secara otomatis membagikan versi terbaru konten Anda dengan orang-orang dalam langkah peninjauan tersebut. Kemudian kumpulkan umpan balik, berkolaborasi, dan ulangi hingga Anda mendapatkan persetujuan di semua langkah peninjauan Anda.

Pikiran terakhir

Pemeriksaan online dirancang untuk menyelesaikan setiap masalah yang pernah Anda hadapi saat memeriksa karya kreatif. Komentar yang bertentangan, pengulas meminta perubahan pada versi lama, daftarnya terus berlanjut.

Jika Anda menyukai apa yang Anda lihat dan rasakan bahwa Filestage dapat bermanfaat bagi tim Anda, mengapa tidak meminta uji coba dan mencobanya?