Qu'est-ce que la vérification en ligne ? – 6 étapes pour des révisions de contenu plus rapides

La vérification en ligne est le processus de partage de contenu pour commentaires et approbation. Il est populaire auprès des services marketing, des agences, des studios de conception et des sociétés de production vidéo, et est particulièrement utile pour les équipes réparties qui vérifient le travail créatif.

Mais avant de nous plonger dans le processus et son fonctionnement, examinons les problèmes que l'épreuvage en ligne aide à résoudre. Et pour cela, nous devons reculer un peu le temps.

Épreuvage traditionnel ou en ligne : quelle est la différence ?

Dans les années 60, quand l'adland était inondé de costumes, de pommades et de whisky, la seule façon de donner son avis sur le travail créatif était d'imprimer et de pointer. Puis, alors que les réseaux d'agences se développaient et que les entreprises ouvraient des bureaux dans le monde entier, le courrier électronique est arrivé pour sauver la situation.

Sauf que non.

Si vous avez déjà examiné le travail par e-mail, vous saurez à quel point cela peut être pénible. Les demandes de commentaires sont ignorées et les liens de transfert expirent. Et quand les commentaires arrivent enfin, c'est plein de conflits, donc vous devez quand même convoquer une réunion pour que tout le monde soit aligné.

Oh, s'il te plait, arrête ça !

Alors maintenant, nous sommes tous d'accord sur le fait que l'épreuvage traditionnel est un cauchemar vivant, examinons les différences entre l'épreuvage traditionnel et en ligne.

Fonctionnement de la vérification en ligne en six étapes

La clé d'un processus de vérification en ligne réussi est, vous l'avez deviné, un logiciel de vérification en ligne. Avec la bonne plateforme, vous pouvez rassembler tous vos projets, fichiers, versions, coéquipiers, parties prenantes et (surtout) commentaires, le tout au même endroit.

Examinons les six étapes pour faire passer votre travail de la v1 à l'approbation !

1. Créer un projet

Dans Filestage, un projet est comme un tableau de bord pour l'ensemble de votre processus de révision. Vous pouvez lui donner un nom et l'ajouter à un dossier pour garder les choses organisées. Et vous pouvez inviter des coéquipiers en tant que collaborateurs afin qu'ils puissent également gérer votre projet.

Une fois que votre projet est opérationnel, votre tableau de bord vous montrera des choses comme :

• Qui a approuvé chaque dossier
• Combien de versions ont été partagées
• Quels fichiers contiennent des commentaires prêts à être traités
• Combien de commentaires ont été ajoutés
• Qui doit encore soumettre une décision de révision

2. Configurez les étapes de révision et invitez les réviseurs

Maintenant que vous avez créé un projet et que vous lui avez donné un nom, vous êtes prêt à configurer votre processus de vérification de contenu. Dans Filestage, ces étapes sont appelées étapes de révision.

Chaque étape de révision représente un groupe de parties prenantes qui doivent réviser et approuver votre travail. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour chaque projet, aidant à garder les discussions concentrées sur des sujets spécifiques.

Il existe deux manières principales d'exécuter vos étapes de révision :

1. Dans une séquence - vous obtenez des commentaires et une approbation dès la première étape de révision (par exemple, la création), puis vous passez à l'étape suivante (par exemple, l'équipe de compte)
2. En parallèle - vous obtenez des commentaires de plusieurs groupes à la fois, puis appliquez tous les changements en même temps

Une fois que vous avez créé et nommé votre étape de révision, vous pouvez inviter vos réviseurs à chaque étape. Ils seront ensuite avertis automatiquement chaque fois que vous lancerez une nouvelle évaluation. Et vous pouvez être assuré que chaque dossier sera approuvé par les bonnes personnes jusqu'à la ligne d'arrivée.

3. Téléchargez des fichiers et fixez des dates d'échéance

Vous avez créé un projet et mis en place un processus de vérification créative en ligne auquel toute votre équipe peut accéder. Il est maintenant temps de commencer à partager du contenu.

Avec Filestage, vous pouvez partager :

• Vidéos
• Images
• Dessins
• Documents
• PDF
• Sites Web en direct
• HTML interactif
• l'audio

Vous pouvez ensuite ajouter une date d'échéance pour chaque fichier et étape de révision, afin que chacun sache quand ses commentaires sont nécessaires pour faire avancer les choses. Et si les gens n'ont toujours pas soumis de décision de révision la veille de votre rendez-vous, Filestage leur enverra automatiquement un rappel afin que vous puissiez vous concentrer sur votre productivité.

4. Recueillez les commentaires des examinateurs

OK - le décor est planté ! Vous avez configuré vos étapes de révision, téléchargé votre contenu et défini vos dates d'échéance. Il est temps de s'asseoir et de se détendre pendant que les commentaires arrivent.

Dans Filestage, ajouter des commentaires est aussi simple que de cliquer sur quelque chose que vous souhaitez modifier et d'écrire un commentaire, même pour les vidéos. Cela rend l'expérience beaucoup plus simple, plus rapide et plus agréable que d'écrire de longues descriptions et des codes temporels par e-mail.

Voici quelques outils de vérification en ligne dans Filestage qui facilitent et accélèrent les commentaires :

• Annotations – puisez dans le contenu pour ajouter de la clarté à vos commentaires
• Pièces jointes – partagez des références ou des fichiers importants comme des polices et des logos
• Faits saillants - sélectionnez des mots et des phrases spécifiques qui doivent être modifiés
• Barrés - sélectionnez les parties d'un document que vous souhaitez supprimer

Et parce que tout le monde à chaque étape de révision donne son avis au même endroit, il est facile de répondre et de taguer les coéquipiers pour aligner tout le monde avant de commencer la prochaine version.

5. Collaborez jusqu'à ce que vous obteniez l'approbation

C'est là que l'épreuvage en ligne prend tout son sens.

Vous avez des retours sur toutes les premières versions de votre contenu. Et généralement, c'est à peu près le moment où votre processus d'épreuvage créatif sombrerait dans le chaos. Heureusement, Filestage a un tas d'astuces pour vous aider.

Voici trois façons dont la vérification en ligne vous aide à collaborer sur votre contenu :

• Listes de tâches - la barre latérale des commentaires sert également de liste de tâches pour les créatifs, afin qu'ils puissent cocher les commentaires un par un pour s'assurer qu'ils ont répondu aux commentaires de tout le monde
• Comparez les versions - affichez deux versions de votre contenu côte à côte afin de pouvoir vérifier rapidement les commentaires précédents et voir les nouveautés
• Décisions de révision - les réviseurs peuvent choisir d'"approuver" un fichier ou de "demander des modifications" afin que vous soyez toujours clair sur l'état de votre contenu

6. Répétez l'opération pour les étapes de révision restantes

Si vous souhaitez exécuter votre processus de vérification de contenu dans l'ordre (par exemple, création, équipe de compte et client), la seule chose qui reste à faire est d'obtenir l'approbation dans les étapes de révision restantes.

Appuyez simplement sur "Démarrer l'examen" pour lancer la prochaine étape d'examen. Cela partagera automatiquement la dernière version de votre contenu avec les personnes de cette étape de révision. Recueillez ensuite des commentaires, collaborez et répétez jusqu'à ce que vous obteniez l'approbation de toutes vos étapes de révision.

Dernières pensées

L'épreuvage en ligne est conçu pour résoudre tous les problèmes que vous avez rencontrés lors de l'épreuvage d'un travail créatif. Commentaires contradictoires, réviseurs demandant des modifications sur une ancienne version, la liste est longue.

Si vous aimez ce que vous voyez et pensez que Filestage pourrait profiter à votre équipe, pourquoi ne pas demander un essai et l'essayer ?