ما هو التدقيق عبر الإنترنت؟ - 6 خطوات لمراجعة أسرع للمحتوى

التدقيق عبر الإنترنت هو عملية مشاركة المحتوى للتعليق والموافقة. إنه شائع لدى أقسام التسويق والوكالات واستوديوهات التصميم وشركات إنتاج الفيديو ، وهو مفيد بشكل خاص للفرق الموزعة التي تقوم بتدقيق العمل الإبداعي.

ولكن قبل أن نتعمق في العملية وكيف تعمل ، دعونا نلقي نظرة على المشكلات التي يساعد التدقيق عبر الإنترنت في حلها. ومن أجل ذلك ، نحتاج إلى إرجاع عقارب الساعة إلى الوراء قليلاً.

التدقيق التقليدي مقابل التدقيق عبر الإنترنت: ما الفرق؟

بالعودة إلى الستينيات ، عندما كان Adland مليئًا بالبدلات ، والدهن ، والويسكي ، كانت الطريقة الوحيدة لتقديم ملاحظات حول العمل الإبداعي هي الطباعة والإشارة. بعد ذلك ، مع نمو شبكات الوكالات وفتح الشركات مكاتب في جميع أنحاء العالم ، جاء البريد الإلكتروني لإنقاذ الموقف.

إلا أنه لم يحدث.

إذا سبق لك مراجعة العمل عبر البريد الإلكتروني ، فستعرف مدى الألم الذي يمكن أن يكون عليه. يتم تجاهل طلبات التعليقات وتنتهي مهلة روابط النقل. وعندما تصل التعليقات أخيرًا ، فإنها مليئة بالتعارضات ، لذا عليك الاتصال باجتماع على أي حال لجعل الجميع متفقين.

أوه ، من فضلك اجعلها تتوقف!

لذا فقد اتفقنا جميعًا الآن على أن التدقيق التقليدي هو كابوس حي ، فلنلقِ نظرة على الاختلافات بين التدقيق التقليدي والإثبات عبر الإنترنت.

كيف يعمل التدقيق عبر الإنترنت في ست خطوات

إن مفتاح عملية التدقيق عبر الإنترنت الناجحة هو ، كما خمنت ، برنامج التدقيق عبر الإنترنت. باستخدام النظام الأساسي المناسب ، يمكنك الجمع بين جميع مشاريعك وملفاتك وإصداراتك وزملائك في الفريق وأصحاب المصلحة و (الأهم) التعليقات - كل ذلك في مكان واحد.

دعنا نلقي نظرة على الخطوات الست لنقل عملك من الإصدار 1 إلى الموافقة!

1. إنشاء مشروع

في Filestage ، يشبه المشروع لوحة تحكم لعملية المراجعة بأكملها. يمكنك تسميته وإضافته إلى مجلد للحفاظ على تنظيم الأشياء. ويمكنك دعوة زملائك في الفريق كمتعاونين حتى يتمكنوا أيضًا من إدارة مشروعك.

بمجرد تشغيل مشروعك ، ستظهر لك لوحة التحكم أشياء مثل:

• من وافق على كل ملف
• كم عدد الإصدارات التي تمت مشاركتها
• الملفات التي تحتوي على ملاحظات جاهزة للعمل عليها
• كم عدد التعليقات التي أضيفت
• الذي لا يزال بحاجة إلى تقديم قرار المراجعة

2. قم بإعداد خطوات المراجعة ودعوة المراجعين

الآن بعد أن أنشأت مشروعًا ومنحته اسمًا ، فأنت جاهز لإعداد عملية تدقيق المحتوى. في Filestage ، تسمى هذه خطوات المراجعة.

تمثل كل خطوة مراجعة مجموعة من أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى مراجعة عملك والموافقة عليه. يمكن تخصيصها لكل مشروع ، مما يساعد على إبقاء المناقشات مركزة على مواضيع محددة.

هناك طريقتان رئيسيتان لتنفيذ خطوات المراجعة:

1. في تسلسل - تحصل على التعليقات والموافقة من خطوة المراجعة الأولى (مثل Creative) ثم تنتقل إلى الخطوة التالية (مثل فريق الحساب)
2. بالتوازي - تحصل على تعليقات من مجموعات متعددة في وقت واحد ، ثم تطبق جميع التغييرات في نفس الوقت

بمجرد إنشاء خطوة المراجعة الخاصة بك وتسميتها ، يمكنك دعوة المراجعين إلى كل خطوة. سيتم بعد ذلك إخطارهم تلقائيًا في كل مرة تبدأ فيها مراجعة جديدة. ويمكنك أن تطمئن إلى أن كل ملف سيوافق عليه الأشخاص المناسبون في طريقه إلى خط النهاية.

3. تحميل الملفات وتحديد تواريخ الاستحقاق

لقد قمت بإنشاء مشروع وقمت بإعداد عملية تدقيق إبداعي عبر الإنترنت يمكن لفريقك بأكمله الوصول إليها. حان الوقت الآن لبدء مشاركة بعض المحتوى.

باستخدام Filestage ، يمكنك مشاركة:

• أشرطة فيديو
• الصور
• تصميمات
• وثائق
• ملفات PDF
• المواقع الحية
• تفاعلية HTML
• صوتي

يمكنك بعد ذلك إضافة تاريخ استحقاق لكل ملف وخطوة المراجعة ، حتى يعرف الجميع متى تكون ملاحظاتهم ضرورية لمواصلة المضي قدمًا. وإذا لم يقدم الأشخاص بعد قرار المراجعة في اليوم السابق لتاريخك ، فسوف يرسل لهم Filestage تذكيرًا تلقائيًا حتى تتمكن من التركيز على أن تكون منتجًا.

4. جمع التعليقات من المراجعين

حسنًا - المرحلة جاهزة! لقد قمت بإعداد خطوات المراجعة الخاصة بك ، وتحميل المحتوى الخاص بك ، وتعيين تواريخ الاستحقاق الخاصة بك. حان الوقت للجلوس والاسترخاء أثناء بدء التعليقات.

في Filestage ، تعد إضافة التعليقات سهلة مثل النقر فوق شيء تريد تغييره وكتابة تعليق - حتى بالنسبة لمقاطع الفيديو. هذا يجعل التجربة أبسط وأسرع وأكثر إمتاعًا من كتابة أوصاف طويلة ورموز زمنية عبر البريد الإلكتروني.

فيما يلي بعض أدوات التدقيق عبر الإنترنت في Filestage والتي تجعل الملاحظات سريعة وسهلة:

• التعليقات التوضيحية - استند إلى المحتوى لإضفاء المزيد من الوضوح على تعليقاتك
• المرفقات - مشاركة المراجع أو الملفات المهمة مثل الخطوط والشعارات
• النقاط البارزة - حدد كلمات وجمل معينة تحتاج إلى تعديل
• Strikeouts - حدد أجزاء المستند التي تريد حذفها

ونظرًا لأن كل شخص في كل خطوة من خطوات المراجعة يقدم ملاحظات في نفس المكان ، فمن السهل الرد ووضع علامة على زملائه لجعل الجميع يتماشى معهم قبل البدء في الإصدار التالي.

5. تعاون حتى تحصل على الموافقة

هذا هو المكان الذي يأتي فيه التدقيق عبر الإنترنت حقًا.

لديك ملاحظات حول جميع الإصدارات الأولى من المحتوى الخاص بك. وعادة ما يكون هذا هو الوقت الذي ستغرق فيه عملية التدقيق الإبداعي في الفوضى. لحسن الحظ ، لدى Filestage مجموعة من الحيل للمساعدة في ذلك.

فيما يلي ثلاث طرق تساعدك على التدقيق عبر الإنترنت في التعاون على المحتوى الخاص بك:

• قوائم المهام - يتضاعف الشريط الجانبي للتعليقات كقائمة مهام للمبدعين ، حتى يتمكنوا من وضع علامة على التعليقات واحدة تلو الأخرى للتأكد من أنهم تناولوا ملاحظات الجميع
• قارن الإصدارات - اعرض نسختين من المحتوى الخاص بك جنبًا إلى جنب حتى تتمكن من التحقق بسرعة من التعليقات السابقة ومعرفة ما هو جديد
• مراجعة القرارات - يمكن للمراجعين اختيار "الموافقة" على ملف أو "طلب التغييرات" حتى تكون دائمًا واضحًا بشأن حالة المحتوى الخاص بك

6. كرر الخطوات المتبقية للمراجعة

إذا كنت ترغب في تشغيل عملية تدقيق المحتوى بالتسلسل (مثل Creative وفريق الحساب والعميل) ، فإن الشيء الوحيد المتبقي هو الحصول على الموافقة في خطوات المراجعة المتبقية.

ما عليك سوى النقر على "بدء المراجعة" لبدء خطوة المراجعة التالية. سيؤدي هذا تلقائيًا إلى مشاركة أحدث إصدار من المحتوى الخاص بك مع الأشخاص في خطوة المراجعة هذه. ثم اجمع التعليقات وتعاون وكرر حتى تحصل على الموافقة في جميع خطوات المراجعة الخاصة بك.

افكار اخيرة

تم تصميم التدقيق عبر الإنترنت لحل كل مشكلة واجهتها على الإطلاق عند إثبات العمل الإبداعي. التعليقات المتضاربة ، المراجعين يطلبون تغييرات على نسخة قديمة ، والقائمة تطول.

إذا كنت تحب ما تراه وتشعر أن Filestage يمكن أن يفيد فريقك ، فلماذا لا تطلب تجربة وتجربتها؟