การพิสูจน์อักษรออนไลน์คืออะไร? – 6 ขั้นตอนเพื่อการรีวิวเนื้อหาที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

การพิสูจน์อักษรออนไลน์เป็นกระบวนการแบ่งปันเนื้อหาเพื่อขอความคิดเห็นและการอนุมัติ เป็นที่นิยมสำหรับแผนกการตลาด เอเจนซี่ สตูดิโอออกแบบ และบริษัทผลิตวิดีโอ และมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่กระจายตัวเพื่อพิสูจน์งานสร้างสรรค์

แต่ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไปในกระบวนการและวิธีการทำงาน มาดูปัญหาที่การพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยแก้กันก่อนดีกว่า และสำหรับสิ่งนั้น เราจำเป็นต้องหมุนนาฬิกากลับเล็กน้อย

การพิสูจน์อักษรแบบดั้งเดิมกับแบบออนไลน์: ความแตกต่างคืออะไร

ย้อนกลับไปในยุค 60 เมื่อแอดแลนด์เต็มไปด้วยชุดสูท น้ำมันใส่ผม และวิสกี้ วิธีเดียวที่จะให้คำติชมเกี่ยวกับงานสร้างสรรค์คือการพิมพ์และชี้ จากนั้น เมื่อเครือข่ายเอเจนซีเติบโตขึ้นและบริษัทต่างๆ เปิดสำนักงานทั่วโลก อีเมลก็เข้ามาช่วยกอบกู้โลก

ยกเว้นมันไม่ได้

หากคุณเคยตรวจสอบงานผ่านอีเมล คุณจะรู้ว่ามันเจ็บปวดเพียงใด คำขอความคิดเห็นจะถูกละเว้นและหมดเวลาโอนลิงก์ และเมื่อข้อเสนอแนะมาถึงในที่สุด มันเต็มไปด้วยความขัดแย้ง ดังนั้นคุณต้องเรียกประชุมต่อไปเพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกัน

โอ้ ได้โปรดหยุดเถอะ!

ตอนนี้ เราทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่าการพิสูจน์อักษรแบบดั้งเดิมเป็นฝันร้ายที่มีชีวิต มาดูความแตกต่างระหว่างการพิสูจน์อักษรแบบดั้งเดิมและแบบออนไลน์กัน

การพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำงานอย่างไรในหกขั้นตอน

กุญแจสู่กระบวนการพิสูจน์อักษรออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จคือ คุณเดาได้ว่าซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ ด้วยแพลตฟอร์มที่เหมาะสม คุณสามารถรวบรวมโครงการ ไฟล์ เวอร์ชัน เพื่อนร่วมทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และข้อเสนอแนะ (ที่สำคัญที่สุด) ทั้งหมดไว้ในที่เดียว

มาดูหกขั้นตอนในการนำงานของคุณจาก v1 ไปสู่การอนุมัติกัน!

1. สร้างโครงการ

ใน Filestage โปรเจ็กต์เป็นเหมือนแดชบอร์ดสำหรับกระบวนการตรวจสอบทั้งหมดของคุณ คุณสามารถตั้งชื่อและเพิ่มลงในโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบสิ่งต่างๆ และคุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมทีมเป็นผู้ทำงานร่วมกันเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการโครงการของคุณได้

เมื่อโปรเจ็กต์ของคุณเริ่มทำงานแล้ว แดชบอร์ดจะแสดงข้อมูลต่างๆ เช่น

• ใครอนุมัติแต่ละไฟล์
• มีการแชร์กี่เวอร์ชัน
• ไฟล์ใดมีคำติชมที่พร้อมทำงาน
• มีการเพิ่มความคิดเห็นกี่รายการ
• ใครยังต้องส่งคำตัดสินให้พิจารณา

2. ตั้งค่าขั้นตอนการตรวจสอบและเชิญผู้ตรวจสอบ

เมื่อคุณได้สร้างโครงการและตั้งชื่อแล้ว คุณก็พร้อมที่จะตั้งค่ากระบวนการพิสูจน์อักษรเนื้อหาของคุณแล้ว ใน Filestage สิ่งเหล่านี้เรียกว่าขั้นตอนการตรวจสอบ

ขั้นตอนการตรวจสอบแต่ละขั้นตอนแสดงถึงกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องการตรวจสอบและอนุมัติงานของคุณ สิ่งเหล่านี้สามารถกำหนดเองได้สำหรับแต่ละโครงการ ช่วยให้การอภิปรายเน้นไปที่หัวข้อเฉพาะ

มีสองวิธีหลักในการรันขั้นตอนการตรวจทานของคุณ:

1. ตามลำดับ – คุณจะได้รับคำติชมและการอนุมัติจากขั้นตอนการตรวจสอบครั้งแรก (เช่น Creative) จากนั้นไปยังขั้นตอนต่อไป (เช่น ทีมบัญชี)
2. ควบคู่กันไป – คุณจะได้รับคำติชมจากหลายกลุ่มพร้อมกัน จากนั้นจึงใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดพร้อมกัน

เมื่อคุณสร้างและตั้งชื่อขั้นตอนการตรวจทานแล้ว คุณสามารถเชิญผู้ตรวจสอบให้เข้าร่วมแต่ละขั้นตอนได้ พวกเขาจะได้รับแจ้งโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเริ่มการตรวจสอบใหม่ และคุณสามารถวางใจได้ว่าทุกไฟล์จะได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสมเพื่อไปยังเส้นชัย

3. อัปโหลดไฟล์และกำหนดวันครบกำหนด

คุณได้สร้างโครงการและตั้งค่ากระบวนการพิสูจน์อักษรออนไลน์ที่ทั้งทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ ตอนนี้ได้เวลาเริ่มแบ่งปันเนื้อหาบางส่วนแล้ว

ด้วย Filestage คุณสามารถแบ่งปัน:

• วิดีโอ
• รูปภาพ
• การออกแบบ
• เอกสาร
• PDFs
• เว็บไซต์สด
• HTML เชิงโต้ตอบ
• เครื่องเสียง

จากนั้นคุณสามารถเพิ่มวันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละไฟล์และขั้นตอนการตรวจทาน เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเมื่อใดที่จำเป็นต้องมีคำติชมเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินต่อไป และหากคนอื่นๆ ยังไม่ได้ส่งคำตัดสินให้พิจารณาในวันก่อนวันที่ของคุณ Filestage จะส่งการเตือนความจำโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่การทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล

4. รวบรวมคำติชมจากผู้วิจารณ์

โอเค – เวทีพร้อมแล้ว! คุณได้ตั้งค่าขั้นตอนการตรวจสอบ อัปโหลดเนื้อหา และกำหนดวันครบกำหนด ถึงเวลานั่งพักผ่อนในขณะที่ข้อเสนอแนะเข้ามา

ใน Filestage การเพิ่มคำติชมนั้นง่ายดายพอๆ กับการคลิกสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและเขียนความคิดเห็น แม้แต่ในวิดีโอ สิ่งนี้ทำให้ประสบการณ์ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และสนุกกว่าการเขียนคำอธิบายยาวๆ และไทม์โค้ดผ่านอีเมล

ต่อไปนี้คือเครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์บางส่วนใน Filestage ที่ให้คำติชมอย่างรวดเร็วและง่ายดาย:

• คำอธิบายประกอบ – วาดเนื้อหาเพื่อเพิ่มความชัดเจนให้กับความคิดเห็นของคุณ
• ไฟล์แนบ – แชร์ข้อมูลอ้างอิงหรือไฟล์สำคัญ เช่น ฟอนต์และโลโก้
• ไฮไลท์ – เลือกคำและประโยคเฉพาะที่ต้องการแก้ไข
• Strikeouts – เลือกส่วนใดของเอกสารที่คุณต้องการลบ

และเนื่องจากทุกคนในแต่ละขั้นตอนการตรวจสอบให้ข้อเสนอแนะในที่เดียวกัน การตอบกลับและแท็กเพื่อนร่วมทีมจึงเป็นเรื่องง่ายเพื่อให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกันก่อนที่จะเริ่มในเวอร์ชันถัดไป

5. ทำงานร่วมกันจนกว่าคุณจะได้รับการอนุมัติ

นี่คือจุดเริ่มต้นของการพิสูจน์อักษรออนไลน์

คุณได้รับคำติชมเกี่ยวกับเนื้อหาเวอร์ชันแรกทั้งหมดของคุณ และโดยปกติ นี่เป็นช่วงเวลาที่กระบวนการพิสูจน์อักษรสร้างสรรค์ของคุณจะตกอยู่ในความโกลาหล โชคดีที่ Filestage มีเทคนิคมากมายที่จะช่วยคุณได้

การพิสูจน์อักษรออนไลน์สามวิธีช่วยให้คุณทำงานร่วมกันในเนื้อหาของคุณ:

• รายการสิ่งที่ต้องทำ – แถบด้านข้างความคิดเห็นทำหน้าที่เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับครีเอทีฟโฆษณา ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถทำเครื่องหมายความคิดเห็นทีละรายการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ตอบกลับความคิดเห็นของทุกคนแล้ว
• เปรียบเทียบเวอร์ชัน – ดูเนื้อหาของคุณสองเวอร์ชันเคียงข้างกัน เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบความคิดเห็นก่อนหน้าและดูว่ามีอะไรใหม่ได้อย่างรวดเร็ว
• การตัดสินใจในการตรวจสอบ – ผู้ตรวจสอบสามารถเลือกที่จะ “อนุมัติ” ไฟล์หรือ “ร้องขอการเปลี่ยนแปลง” เพื่อให้คุณทราบสถานะเนื้อหาของคุณได้ชัดเจนอยู่เสมอ

6. ทำซ้ำสำหรับขั้นตอนการตรวจสอบที่เหลือ

หากคุณต้องการใช้กระบวนการพิสูจน์อักษรเนื้อหาของคุณตามลำดับ (เช่น ครีเอทีฟ ทีมงานบัญชี และลูกค้า) สิ่งเดียวที่ต้องทำคือได้รับการอนุมัติในขั้นตอนการตรวจสอบที่เหลือ

เพียงกด "เริ่มการตรวจสอบ" เพื่อเริ่มขั้นตอนการตรวจสอบถัดไป การดำเนินการนี้จะแชร์เนื้อหาเวอร์ชันล่าสุดของคุณกับผู้คนในขั้นตอนการตรวจสอบนั้นโดยอัตโนมัติ จากนั้นรวบรวมความคิดเห็น ทำงานร่วมกัน และทำซ้ำจนกว่าคุณจะได้รับการอนุมัติในทุกขั้นตอนการตรวจสอบของคุณ

ความคิดสุดท้าย

การพิสูจน์อักษรออนไลน์ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาทุกอย่างที่คุณเคยประสบเมื่อพิสูจน์อักษรงานสร้างสรรค์ ความคิดเห็นที่ขัดแย้งกัน ผู้ตรวจสอบที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันเก่า รายการดำเนินต่อไป

ถ้าคุณชอบสิ่งที่คุณเห็นและรู้สึกว่า Filestage จะเป็นประโยชน์กับทีมของคุณ ทำไมไม่ลองขอทดลองใช้งานและลองเล่นดูล่ะ