12 Perangkat Lunak Pembuatan Dokumen untuk Merampingkan Proses Anda
Diterbitkan: 2022-11-14Satu hal yang konsisten dalam operasi bisnis Anda—persyaratan untuk pembuatan dokumen.
Di era yang digerakkan oleh teknologi, perusahaan telah beralih dari dokumen berbasis kertas ke file elektronik berbasis cloud yang tidak hanya mengurangi konsumsi kertas tetapi juga merampingkan proses pembuatan dokumen.
Proses kerja Anda sehari-hari akan lebih bergantung pada pembuatan dokumen jika Anda bekerja di industri yang sah, asuransi, atau perbankan.
Faktur, proposal, kontrak, presentasi pelanggan, anggaran, dan pernyataan kebijakan internal adalah dokumen penting yang akan selalu diandalkan perusahaan Anda untuk menjalankan operasinya dan berkomunikasi dengan klien, staf, dan pemasok.

Anda harus bekerja dengan cepat untuk mempersiapkan dan mengirimkan dokumen kebijakan, pengungkapan akun, pengajuan pengadilan, dan komunikasi penting lainnya.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengapa pembuatan dokumen itu penting dan bagaimana hal itu dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi di perusahaan Anda. Jadi mari kita mulai sekarang tanpa basa-basi lagi!
Mengapa Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Pembuatan Dokumen

Menggunakan perangkat lunak pembuatan dokumen telah menjadi penting untuk bisnis karena alasan berikut.
Tim Anda akan mendapat manfaat dari penghematan waktu
Merancang, mengedit, membuat, dan mengimpor dokumen hanyalah beberapa tugas yang dipercepat oleh sistem pembuatan dokumen otomatis yang sangat baik. Ini membebaskan sumber daya manusia yang kritis dan mengurangi kebutuhan untuk memaksa tim pengembangan untuk membuat dan memecahkan masalah proses.
Menghilangkan kesalahan dan kelalaian
Mengotomatiskan setiap prosedur yang menyertakan banyak langkah entri data manual secara otomatis menurunkan kemungkinan kesalahan manusia. Hal yang sama berlaku untuk pembuatan dokumen.
Karyawan belajar lebih cepat dan dapat secara teratur menghasilkan kertas dengan kaliber lebih tinggi ketika solusi ramah pengguna untuk membuat dokumen berkualitas tinggi ditawarkan dalam platform penjualan.
Branding Anda menjadi konsisten
Penampilan dan nuansa yang seragam dalam semua komunikasi korporat sangat penting untuk branding perusahaan yang efektif. Ini berlaku untuk hard-copy dan dokumentasi elektronik perusahaan Anda, bukan hanya materi pemasaran.
Karyawan dapat menghasilkan keluaran yang sangat dapat disesuaikan untuk klien tertentu sambil mempertahankan citra perusahaan yang konsisten menggunakan sistem pembuatan dokumen yang baik.
Fitur Perangkat Lunak Pembuatan Dokumen

Perangkat lunak pembuatan dokumen yang baik mencakup beberapa fitur berikut:
Pemformatan otomatis dan banyak pemformatan
Anda dapat dengan cepat mengubah dokumen apa pun untuk mengubah font, ukuran, atau jenis dokumen (PDF, Docx, CSV), dan tidak akan membahayakan integritas dokumen.
Karena banyak pelanggan memiliki preferensi khusus tentang jenis format dokumen yang mereka gunakan, ini adalah fungsi yang sangat penting. Pastikan bahwa solusi yang Anda pilih menyediakan berbagai pilihan pemformatan.
Integrasi sederhana
Anda dapat dengan cepat menggabungkan dokumen dari berbagai aplikasi, termasuk JSON dan XML, dan mengintegrasikannya dengan program lain yang sering Anda gunakan.
Akibatnya, perutean data menjadi lebih dangkal dan lebih cepat, dan lebih mudah untuk menghasilkan produk jadi dengan mengetahui bahwa semuanya telah dilakukan dengan benar.
Konten dinamis
Salah satu elemen penting dari alat pembuatan dokumen adalah kemampuan untuk menggabungkan rentang dinamis untuk membuat dokumen Anda. Untuk menyesuaikan pesan seperlunya dan menjangkau audiens yang tepat, Anda harus memilih alat untuk mengumpulkan data yang benar dan memasukkannya ke dalam dokumen Anda.
Kepatuhan dan keamanan
Solusi terbaik akan menawarkan pilihan protokol keamanan dan kepatuhan berdasarkan kebutuhan atau per dokumen. Pastikan solusi yang Anda pilih menggunakan koneksi SSL yang aman dan firewall yang andal dan tepercaya.
Nah, setelah Anda mengetahui seperti apa software pembuat dokumen yang canggih, di bawah ini adalah daftar beberapa platform pembuat dokumen yang banyak digunakan oleh perusahaan.
Dokumen Cerdas
Mari kita mulai dengan SmartDocuments, platform pembuatan dokumen otomatis yang memungkinkan penerapan template cerdas yang mampu berinovasi dalam alur kerja dokumen, sehingga meningkatkan produktivitas.
Itu dapat dengan mudah diintegrasikan dengan Microsoft Teams dan Sharepoint dan secara otomatis menyimpan dokumen.
SmartDocuments mampu secara otomatis memasukkan data pelanggan dan produk dari SAP ke dalam dokumen yang mengurangi banyak waktu.
Menggunakan alat SmartWizard yang praktis, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengelola templat dokumen standar, menyisipkan data dari sistem eksternal, dan memperkuat identitas korporat Anda.
Berkat kemampuan pembuatan dokumen dan manajemen templat, platform ini menemukan kegunaannya di berbagai industri seperti pemerintah, Hukum, dan Rekrutmen untuk mengurangi waktu dan risiko yang terlibat dalam pembuatan dokumen.
Docmosis
Docmosis menyediakan proses pembuatan dokumen yang cepat, andal, dan dapat diskalakan menggunakan pendekatan berbasis template cerdas. Anda dapat memanfaatkan fitur platform untuk membuat surat, faktur, proposal, kontrak, pernyataan, dan laporan yang dipersonalisasi dalam format PDF dan Word.
Itu dilengkapi dengan mesin pembuatan dokumen yang dihosting sendiri yang berhasil diintegrasikan dengan aplikasi perangkat lunak yang dibuat khusus dan aplikasi pihak ketiga. Docmosis menyediakan banyak fitur untuk merampingkan proses pembuatan struktur dokumen yang kompleks.
- Gunakan Microsoft Word atau LibreOffice Writer untuk templat dokumen.
- Ketik atau tambahkan placeholder teks biasa untuk semua konten dinamis.
- Tambahkan teks, gambar dan tabel, kode batang, kode QR, dan lainnya.
- Tambahkan laporan yang dapat disesuaikan ke template.
Fastdok
Fastdok adalah perangkat lunak pembuatan dokumen serbaguna yang menemukan kegunaannya di berbagai sektor, termasuk IT, Bisnis, Pendidikan, Sumber Daya Manusia, dan banyak lagi, untuk membuat dokumen yang diperlukan.
Perangkat lunak pembuatan dokumen berbasis cloud ini cepat dan mudah serta terbukti efektif dalam membuat dokumen untuk berbagai keperluan.
Yang unik dari Fastdok adalah proses otomatisasinya yang menghadirkan dokumen siap pakai berdasarkan daftar pertanyaan yang Anda jawab.
Fastdok memandu proses dokumentasi digital dengan menyediakan satu set kuesioner terfokus, satu set contoh yang jelas, dan penjelasan dengan tujuan membantu Anda menghasilkan dokumen dengan cara termudah.
Edokgen
Edocgen menyediakan proses pembuatan dokumen yang fleksibel dengan mendukung otomatisasi dokumen berbasis data dan menawarkan berbagai template sederhana hingga kompleks untuk meningkatkan produktivitas tim.
Perangkat lunak pembuatan dokumen ini ramah pengguna dan menjamin untuk mengubah proses pembuatan dokumen, memberikan komunikasi dan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan.

Fitur utama Edocgen adalah sebagai berikut:
- Ini menghasilkan ribuan dokumen secara massal dengan mengisi data dari beberapa sumber seperti JSON/XML/Excel, database, dan banyak lagi.
- Secara otomatis menghasilkan formulir web dari templat untuk membuat dokumen.
- Mendukung pembuatan On-Demand menggunakan REST API dan mendownload pernyataan secara real-time.
- Itu dapat dengan mudah diterapkan di tempat atau di cloud untuk dijalankan di Azure, GCP, atau AWS.
- Menyediakan templat dokumen dalam format PPTX, Microsoft Word, PDF yang Dapat Diisi, dan Excel.
Kotak centang
Dipercaya oleh nama-nama seperti Deloitte, KPMG, dan BMW, Checkbox adalah perangkat lunak pembuatan dan manajemen dokumen all-in-one yang kuat yang memudahkan proses pembuatan dokumen yang membosankan dengan secara efektif mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyusun dan mengelola dokumen secara manual, memungkinkan manajemen untuk fokus pada pekerjaan terkait strategi yang lebih penting.

Kotak centang memeriksa dan menghilangkan kesalahan, jika ada, dalam dokumen dengan memvalidasinya dengan templat standar. Kotak centang juga memungkinkan Anda mendapatkan wawasan instan, melihat status persetujuan, mendapatkan tanda tangan elektronik, dan menerima hasil otomatis terkait dokumen yang baru saja Anda buat.

Alat ini juga memfasilitasi proses negosiasi dan masuk, meningkatkan waktu penyelesaian dokumen, dan membantu membuat keputusan berdasarkan data.
Pemindah dokumen
Docshifter adalah perangkat lunak otomatisasi dokumen terpusat yang membantu mengelola semua dokumen berbasis template dan mengubahnya menjadi format PDF.
Alat ini cepat, dapat diskalakan, dan sesuai, dan proses otomatis menghilangkan kebutuhan untuk menyalin-menempel data ke dalam templat dokumen dan menyimpan data berharga Anda.
Docshifter bukan hanya platform pembuatan dokumen; itu juga merupakan perangkat lunak konversi PDF yang mengambil banyak format file dari perusahaan sebagai input, memperkaya file, dan mengubahnya menjadi PDF. Beberapa fitur terkenal dari Docshifter adalah sebagai berikut:
- Konversi PDF 10x lebih cepat dengan pengurangan biaya lisensi dan infrastruktur
- Dapat berintegrasi dengan alat yang ada menggunakan konektor asli atau Rest API
- Rancang templat di Microsoft Word untuk mengurangi biaya.
Templat
Templafy adalah alat yang Anda perlukan untuk mengelola seluruh aktivitas terkait dokumen perusahaan Anda. Platform ini menawarkan sekumpulan modul dan template yang juga dapat digunakan untuk merancang solusi yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Templafy menawarkan pusat admin yang tangguh bagi perusahaan untuk mengelola semua aspek proses pembuatan dokumen bisnis. Ini memfasilitasi pengelolaan dan distribusi yang mudah dari templat yang telah dirancang sebelumnya, aset dokumen, font, dan tanda tangan email.
Perkuat infrastruktur TI dan berikan nilai lebih dengan integrasi yang aman ke aplikasi konten dokumen yang ada. Templafy menyediakan set fitur berikut kepada perusahaan untuk memenuhi kebutuhan individu bisnis:
- Pustaka kaya template dan aset perusahaan di dalam aplikasi dokumen.
- Teknik otomasi pintar untuk membantu pembuatan dokumen yang dinamis dan akurat.
- Pindai otomatis dokumen dan presentasi untuk menemukan konten yang sudah usang dan periksa kepatuhan terhadap aturan.
- Bagikan, berkolaborasi, dan akses wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mengoptimalkan kinerja dokumen.
Nintex
Beralih ke Nintex untuk secara otomatis membuat dan membagikan semua dokumen terkait perusahaan seperti kontrak, perintah kerja, dan faktur langsung dari Salesforce atau Office 365. Ini membantu menghilangkan kebutuhan untuk menyalin-tempel data dan meminimalkan kesalahan, sehingga mengirimkan dokumen yang tepat dan sesuai ke penerima yang dituju.
Nintex membantu Anda mengotomatiskan proses pembuatan dokumen dengan menawarkan fitur-fitur berikut:
- Otomatiskan pembuatan dokumen tanpa menulis kode untuk meningkatkan efisiensi.
- Gunakan templat pradesain dalam berbagai bahasa untuk membuat dokumen dalam format file Word, Excel, PowerPoint, dan PDF.
- Sederhanakan pembuatan tinjauan internal dan proses penandatanganan dokumen dengan mengotomatiskan perutean dokumen.
- Kaitkan data secara dinamis dari sumber mana pun menggunakan templat dokumen dan solusi penyimpanan cloud seperti Salesforce, SharePoint, dan Box.
Pandadoc
Pandadoc adalah perangkat lunak yang harus Anda andalkan untuk membuat, mengirim, dan mengelola dokumen yang sesuai dengan HIPAA, FERPA, dan GDPR tanpa menghabiskan banyak waktu. Alat Do-It-Yourself ini menawarkan banyak templat bermerek dan tema khusus untuk mempercepat proses pembuatan dokumen penting.

Pandadoc berusaha untuk menyederhanakan proses pembuatan dokumen dan pada saat yang sama, memastikan bahwa suara dan gaya merek dipertahankan.
Ini memberi perhatian ekstra pada kreativitas dan detail dan, karenanya menawarkan templat bermerek dan tema yang dirancang khusus, bersama dengan integrasi Canva yang memungkinkan Anda menarik dan melepaskan elemen desain yang menakjubkan dengan mudah.
Pandadoc memungkinkan Anda untuk menyematkan video yang memesona, GIF animasi, dan tabel harga cerdas yang memberi pelanggan kemampuan untuk memilih layanan yang ingin mereka daftarkan.
Dokumen Menjadi Mudah
Didukung oleh Salesforce, Docs Made Easy memberdayakan Anda untuk membuat dokumen yang kuat, canggih, dan dinamis yang mempercepat proses pembuatan dokumen di organisasi Anda.
Platform ini memungkinkan Anda membuat presentasi, laporan, kutipan, faktur, kontak, dan banyak lagi lainnya dengan mentransfer data dari objek standar ke dalam templat yang telah diformat sebelumnya.
Docs Made Easy meningkatkan produktivitas para profesional dengan memberi mereka kekuatan untuk membuat dokumen yang efisien menggunakan kemampuan berikut.
- Menyinkronkan data tenaga penjualan dengan elegan untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen.
- Mengekstrak data dari CRM dan objek kustom dan digabungkan dengan template yang telah diformat sebelumnya.
- Mengangkut dan mengirimkan dokumen yang terlihat profesional dengan cepat dan mudah hanya dengan beberapa klik.
- Dapatkan pemberitahuan secara instan saat pelanggan berinteraksi dengan dokumen Anda.
Formstack
Formstack adalah opsi lain untuk Anda periksa untuk mengotomatiskan proses pembuatan dokumen untuk organisasi Anda. Alat ini meminimalkan persyaratan dokumen untuk membuat dokumen yang profesional dan menarik secara estetika yang dapat dengan mudah dikirim ke mana saja.
Berkat pembuat dan editor dokumen sederhana yang mendukung gerakan seret dan lepas, Anda dapat membuat banyak dokumen, seperti proposal, aplikasi, perjanjian, dan kontak, dalam beberapa menit. Formstack memungkinkan Anda untuk mengakses fitur-fitur berikut:
- Tambahkan bagian bersyarat untuk menampilkan atau menyembunyikan konten untuk pemirsa.
- Hasilkan banyak dokumen dari satu sumber data.
- Bagikan dokumen di mana saja atau unggah ke aplikasi lain langsung dari antarmuka Formstack.
- Gunakan templat pradesain dari pustaka untuk mendesain dokumen bisnis dengan cepat.
SDocs
Terakhir, dalam daftar, kami memiliki SDocs, perangkat lunak pembuatan dokumen yang sangat cepat dan mudah dibangun di atas Salesforce yang menawarkan keamanan andal untuk organisasi. Alat ini diandalkan oleh beberapa bisnis untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menghilangkan pekerjaan terkait dokumen yang membosankan.
Karena SDocs adalah solusi pembuatan dokumen asli untuk Salesforce, data tidak pernah meninggalkan ekosistem, memastikan lebih banyak keamanan dan pengiriman layanan yang lebih cepat. Dimungkinkan juga untuk men-tweak pengaturan visibilitas dokumen dari profil pengguna dan memfilter dokumen yang diizinkan untuk dibuat.
Platform ini penuh daya dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk merampingkan proses otomatisasi dokumen. Editor dokumen bawaan mudah digunakan dan mudah digunakan serta mudah digunakan tanpa memerlukan pelatihan tambahan untuk menyelesaikan tugas.
Kesimpulan
Artikel ini menyoroti beberapa alat pembuatan dokumen canggih yang tersedia di pasar. Saat memilih salah satu untuk organisasi Anda, sebaiknya analisis persyaratan bisnis Anda lalu bandingkan alat dan fitur yang ditawarkan alat otomatisasi dokumen ini.
Menariknya, sebagian besar opsi yang tercantum di sini menawarkan uji coba gratis yang dapat Anda manfaatkan untuk mengetahui apakah mereka memberikan yang dijanjikan atau tidak.