12 Software per la generazione di documenti per ottimizzare i processi

Una cosa è coerente nelle operazioni aziendali: il requisito per la generazione di documenti.

Nell'era della tecnologia, le aziende sono passate dai documenti cartacei ai file elettronici basati sul cloud che non solo riducono il consumo di carta, ma ottimizzano anche il processo di generazione dei documenti.

I tuoi processi di lavoro quotidiani dipenderanno ancora di più dalla generazione di documenti se lavori nei settori legale, assicurativo o bancario.

Fatture, proposte, contratti, presentazioni ai clienti, budget e dichiarazioni politiche interne sono documenti cruciali su cui la tua azienda farà sempre affidamento per eseguire le sue operazioni e comunicare con clienti, personale e fornitori.

Dovrai lavorare rapidamente per preparare e consegnare documenti politici, divulgazioni di account, documenti giudiziari e altre comunicazioni cruciali.

In questo articolo spiegheremo perché la generazione di documenti è essenziale e come può aiutarti ad aumentare l'efficienza della tua azienda. Quindi iniziamo subito senza ulteriori indugi!

Perché hai bisogno di un software per la generazione di documenti

L'utilizzo di software per la generazione di documenti è diventato fondamentale per le aziende per i seguenti motivi.

Il tuo team beneficerà del risparmio di tempo

La progettazione, la modifica, la creazione e l'importazione di documenti sono solo alcune delle attività velocizzate da un eccellente sistema di generazione automatica dei documenti. Ciò libera risorse umane critiche e riduce la necessità di costringere il team di sviluppo a creare e risolvere i problemi del processo.

Elimina errori e omissioni

L'automazione di qualsiasi procedura che includa numerosi passaggi manuali di immissione dei dati riduce automaticamente la probabilità di un errore umano. Lo stesso vale per la creazione di documenti.

I dipendenti imparano più rapidamente e possono produrre regolarmente carte di calibro superiore quando all'interno della piattaforma di vendita viene offerta una soluzione di facile utilizzo per creare documenti di alta qualità.

Il tuo marchio diventa coerente

Un aspetto e un'atmosfera uniformi in tutte le comunicazioni aziendali sono essenziali per un marchio aziendale efficace. Questo vale per la documentazione cartacea ed elettronica della tua azienda, non solo per i materiali di marketing.

I dipendenti possono produrre risultati altamente personalizzabili per un cliente specifico mantenendo un'immagine aziendale coerente utilizzando un sistema di generazione di documenti valido.

Caratteristiche del software per la generazione di documenti

Un buon software per la generazione di documenti include le seguenti caratteristiche:

Formattazione automatica e formattazione multipla

Puoi modificare rapidamente qualsiasi documento per alterare il carattere, le dimensioni o il tipo di documento (PDF, Docx, CSV) e ciò non comprometterà l'integrità del documento.

Poiché molti clienti hanno preferenze specifiche sul tipo di formato del documento che utilizzano, questa è una funzione cruciale. Assicurati che la soluzione selezionata offra un'ampia gamma di scelte di formattazione.

Integrazione semplice

Puoi unire rapidamente documenti da molte app diverse, inclusi JSON e XML, e integrarli con altri programmi che usi frequentemente.

Di conseguenza, l'instradamento dei dati diventa più superficiale e veloce ed è più facile produrre un prodotto finito sapendo che tutto è stato fatto correttamente.

Contenuto dinamico

Uno degli elementi cruciali di uno strumento di creazione di documenti è la capacità di combinare intervalli dinamici per creare il tuo documento. Per personalizzare il messaggio secondo necessità e raggiungere il pubblico giusto, dovresti optare per uno strumento per raccogliere i dati corretti e includerli nel tuo documento.

Conformità e sicurezza

Le migliori soluzioni offriranno la scelta di protocolli di sicurezza e conformità in base alle necessità o per documento. Assicurati che la soluzione scelta utilizzi connessioni SSL sicure e firewall affidabili.

Ora che sai che aspetto ha un sofisticato software di generazione di documenti, di seguito è riportato un elenco di alcune delle piattaforme di generazione di documenti ampiamente utilizzate dalle aziende.

Documenti intelligenti

Cominciamo con SmartDocuments, una piattaforma automatizzata per la creazione di documenti che consente l'implementazione di modelli intelligenti in grado di innovare il flusso di lavoro dei documenti, migliorando così la produttività.

Può essere facilmente integrato con Microsoft Teams e Sharepoint e salva automaticamente il documento.

SmartDocuments è in grado di inserire automaticamente i dati del cliente e del prodotto da SAP nei documenti riducendo una notevole quantità di tempo.

Utilizzando il pratico strumento SmartWizard, puoi creare e gestire facilmente i modelli di documento standard, inserire i dati da sistemi esterni e rafforzare la tua identità aziendale.

Grazie alle capacità di creazione di documenti e gestione dei modelli, la piattaforma trova il suo utilizzo in diversi settori come il governo, il legale e il reclutamento per ridurre i tempi e i rischi coinvolti nella creazione di documenti.

Docmosi

Docmosis fornisce un processo di generazione dei documenti veloce, affidabile e scalabile utilizzando l'approccio basato su modelli intelligenti. Puoi utilizzare le funzionalità della piattaforma per creare lettere, fatture, proposte, contratti, estratti conto e report personalizzati in formato PDF e Word.

È dotato di un motore di generazione di documenti self-hosted che si integra con successo con applicazioni software personalizzate e app di terze parti. Docmosis offre una serie di funzionalità per semplificare il processo di creazione di strutture di documenti complesse.

• Usa Microsoft Word o LibreOffice Writer per i modelli di documento.
• Digita o aggiungi segnaposto di testo normale per tutto il contenuto dinamico.
• Aggiungi testo, immagini e tabelle, codice a barre, codice QR e altro ancora.
• Aggiungi report personalizzabili ai modelli.

fastdok

Fastdok è un software versatile per la creazione di documenti che trova impiego in vari settori, tra cui IT, Business, Istruzione, Risorse umane e altro, per la creazione dei documenti necessari.

Questo software di generazione di documenti basato su cloud è veloce e facile e si dimostra efficace nella creazione di documenti per scopi diversi.

La particolarità di Fastdok è il suo processo di automazione che ti presenta documenti pronti per l'uso basati sull'elenco di domande a cui rispondi.

Fastdok guida il processo di documentazione digitale fornendo una serie di questionari mirati, una serie chiara di esempi e spiegazioni con l'intento di aiutarti a generare i documenti nel modo più semplice possibile.

Edocgen

Edocgen fornisce un processo flessibile di generazione dei documenti supportando l'automazione dei documenti basata sui dati e offrendo una gamma di modelli da semplici a complessi per migliorare la produttività del team.

Questo software di generazione di documenti è intuitivo e garantisce di trasformare il processo di creazione dei documenti, fornendo comunicazioni ed esperienza migliori ai clienti.

Le caratteristiche principali di Edocgen sono le seguenti:

• Genera migliaia di documenti in blocco popolando i dati da diverse origini come JSON/XML/Excel, database e altro.
• Genera automaticamente moduli Web da modelli per creare documenti.
• Supporta la generazione su richiesta utilizzando l'API REST e scarica le istruzioni in tempo reale.
• Può essere facilmente distribuito in locale o nel cloud per essere eseguito su Azure, GCP o AWS.
• Fornisce modelli di documenti in formato PPTX, Microsoft Word, PDF compilabile ed Excel.

Casella di controllo

Scelto da nomi come Deloitte, KPMG e BMW, Checkbox è un potente software all-in-one per la creazione e la gestione dei documenti che semplifica il noioso processo di creazione dei documenti riducendo efficacemente il tempo dedicato alla stesura e alla gestione manuale dei documenti, consentendo alla direzione di concentrarsi su lavori più importanti legati alla strategia.

Checkbox esamina ed elimina gli eventuali errori nel documento convalidandolo rispetto ai modelli standardizzati. Checkbox ti consente inoltre di ottenere informazioni immediate, visualizzare lo stato di approvazione, ottenere firme elettroniche e ricevere risultati automatici relativi al documento appena creato.

Lo strumento facilita anche la negoziazione e il processo di accesso, migliorando i tempi di consegna del documento e aiutando a prendere decisioni basate sui dati.

Docshifter

Docshifter è un software centralizzato di automazione dei documenti che aiuta a gestire tutti i documenti basati su modelli e li converte in formato PDF.

Lo strumento è veloce, scalabile e conforme e il processo automatizzato elimina la necessità di copiare e incollare i dati nei modelli di documento e salva il tuo valore.

Docshifter non è solo una piattaforma per la creazione di documenti; è anche un software di conversione PDF che prende più formati di file dall'azienda come input, arricchisce i file e li converte in PDF. Alcune delle celebri caratteristiche di Docshifter sono le seguenti:

• Conversione PDF 10 volte più veloce con costi di licenza e infrastruttura ridotti
• Può integrarsi con strumenti esistenti utilizzando connettori nativi o API Rest
• Progetta i modelli in Microsoft Word per ridurre i costi.

Templafy

Templafy è lo strumento che devi implementare per gestire tutte le attività relative ai documenti della tua azienda. La piattaforma offre una serie di moduli e modelli che possono essere utilizzati anche per progettare una soluzione che soddisfi le esigenze della tua azienda.

Templafy offre un solido centro di amministrazione per le aziende per gestire tutti gli aspetti del processo di creazione dei documenti aziendali. Facilita la facile gestione e distribuzione di modelli predefiniti, risorse di documenti, caratteri e firme di posta elettronica.

Rafforza le infrastrutture IT e offri più valore con integrazioni sicure alle applicazioni di contenuto dei documenti esistenti. Templafy fornisce alle aziende il seguente set di funzionalità per soddisfare le esigenze individuali delle aziende:

• Una ricca libreria di modelli aziendali e risorse all'interno delle app per documenti.
• Tecnica di automazione intelligente per aiutare la creazione dinamica e accurata di documenti.
• Scansiona automaticamente i documenti e le presentazioni per scoprire contenuti obsoleti e verificarne la conformità alle regole.
• Condividi, collabora e accedi a informazioni utili per ottimizzare le prestazioni dei documenti.

Nintex

Passa a Nintex per creare e condividere automaticamente tutti i documenti relativi all'azienda come contratti, ordini di lavoro e fatture direttamente da Salesforce o Office 365. Ciò elimina la necessità di copiare e incollare i dati e riduce al minimo gli errori, fornendo così documenti precisi e conformi a i destinatari previsti.

Nintex ti aiuta ad automatizzare il processo di creazione dei documenti offrendo le seguenti funzionalità:

• Automatizza la creazione di documenti senza scrivere codice per migliorare l'efficienza.
• Utilizza modelli predefiniti in diverse lingue per creare documenti nei formati di file Word, Excel, PowerPoint e PDF.
• Semplifica la generazione delle revisioni interne e il processo di firma dei documenti automatizzando l'instradamento dei documenti.
• Associa dinamicamente i dati da qualsiasi origine utilizzando modelli di documenti e soluzioni di archiviazione cloud come Salesforce, SharePoint e Box.

Pandadoc

Pandadoc è il software su cui dovresti fare affidamento per creare, inviare e gestire documenti conformi a HIPAA, FERPA e GDPR senza perdere molto tempo. Questo strumento fai-da-te offre tonnellate di modelli con marchio e temi personalizzati per accelerare il processo di creazione di documenti importanti.

Pandadoc si impegna a semplificare il processo di generazione dei documenti e, allo stesso tempo, assicura che la voce e lo stile del marchio vengano mantenuti.

Presta particolare attenzione alla creatività e ai dettagli e, quindi, offre modelli con marchio e temi personalizzati, insieme all'integrazione di Canva che ti consente di trascinare e rilasciare elementi di design straordinari con facilità.

Pandadoc ti consente di incorporare video sbalorditivi, GIF animate e una tabella dei prezzi intelligente che conferisce al cliente il potere di scegliere i servizi a cui desidera iscriversi.

Documenti semplificati

Basato su Salesforce, Docs Made Easy ti consente di creare documenti solidi, sofisticati e dinamici che accelerano il processo di creazione dei documenti nella tua organizzazione.

La piattaforma consente di creare presentazioni, report, preventivi, fatture, contatti e molto altro trasferendo i dati da un oggetto standard a modelli preformattati.

Docs Made Easy migliora la produttività dei professionisti conferendo loro il potere di creare documenti efficienti utilizzando le seguenti funzionalità.

• Sincronizza elegantemente i dati della forza vendita per automatizzare la generazione dei documenti.
• Estrae i dati da CRM e oggetti personalizzati e li unisce a modelli preformattati.
• Trasporta e consegna senza problemi documenti dall'aspetto professionale in modo rapido e semplice in pochi clic.
• Ricevi una notifica istantanea quando un cliente interagisce con il tuo documento.

Modulo

Formstack è un'altra opzione da verificare per automatizzare il processo di generazione dei documenti per la tua organizzazione. Lo strumento riduce al minimo i requisiti di scartoffie per la creazione di documenti professionali ed esteticamente accattivanti che possono essere facilmente inviati praticamente ovunque.

Grazie al semplice creatore ed editor di documenti che supporta il trascinamento della selezione, puoi creare innumerevoli documenti, come proposte, applicazioni, accordi e contatti, in pochi minuti. Formstack ti consente di accedere alle seguenti funzionalità:

• Aggiungi sezioni condizionali per mostrare o nascondere il contenuto per lo spettatore.
• Genera più documenti da un'unica origine dati.
• Condividi i documenti ovunque o caricali su un'altra app direttamente dall'interfaccia di Formstack.
• Utilizza i modelli predefiniti dalla libreria per progettare rapidamente documenti aziendali.

SDocs

Infine, nell'elenco, abbiamo SDocs, un software di generazione di documenti incredibilmente veloce e facile basato su Salesforce che offre sicurezza affidabile alle organizzazioni. Lo strumento è utilizzato da diverse aziende per migliorare l'efficienza, ridurre gli errori ed eliminare il noioso lavoro relativo ai documenti.

Poiché SDocs è una soluzione nativa per la creazione di documenti per Salesforce, i dati non lasciano mai l'ecosistema, garantendo maggiore sicurezza e una consegna più rapida dei servizi. È anche possibile modificare le impostazioni di visibilità dei documenti dei profili utente e filtrare i documenti che possono creare.

La piattaforma è ricca di funzionalità con tutte le funzionalità di cui avrai bisogno per semplificare il processo di automazione dei documenti. L'editor di documenti integrato è facile da usare, semplice da usare e facile da usare senza richiedere formazione aggiuntiva per completare le attività.

Conclusione

L'articolo fa luce su alcuni dei solidi strumenti di creazione di documenti disponibili sul mercato. Quando ne scegli uno per la tua organizzazione, è meglio analizzare i requisiti della tua azienda e quindi confrontare gli strumenti e le funzionalità offerti da questi strumenti di automazione dei documenti.

È interessante notare che la maggior parte delle opzioni elencate qui offrono una prova gratuita che puoi utilizzare per comprendere se forniscono o meno quanto promesso.