12 برنامجًا لإنشاء المستندات لتبسيط عملياتك

هناك شيء واحد متسق في عمليات عملك - وهو مطلب إنشاء المستندات.

في عصر التكنولوجيا ، انتقلت الشركات من المستندات الورقية إلى الملفات الإلكترونية المستندة إلى السحابة التي لا تقلل من استهلاك الورق فحسب ، بل تبسط أيضًا عملية إنشاء المستندات.

ستعتمد عمليات عملك اليومية بشكل أكبر على إنشاء المستندات إذا كنت تعمل في الصناعات القانونية أو التأمينية أو المصرفية.

الفواتير والعروض والعقود والعروض التقديمية للعملاء والميزانيات وبيانات السياسة الداخلية هي مستندات مهمة ستعتمد عليها شركتك دائمًا لتشغيل عملياتها والتواصل مع العملاء والموظفين والموردين.

ستحتاج إلى العمل بسرعة لإعداد وتسليم مستندات السياسة ، والإفصاح عن الحساب ، وإيداع المحكمة ، وغيرها من الاتصالات الهامة.

في هذه المقالة ، سنشرح سبب أهمية إنشاء المستندات وكيف يمكن أن يساعدك على زيادة الكفاءة في شركتك. لذلك دعونا نبدأ مباشرة الآن دون مزيد من اللغط!

لماذا تحتاج إلى برنامج إنشاء المستندات

أصبح استخدام برامج إنشاء المستندات أمرًا حيويًا للشركات نظرًا للأسباب التالية.

سيستفيد فريقك من توفير الوقت

يعد تصميم المستندات وتحريرها وإنشائها واستيرادها مجرد مهام قليلة يتم تسريعها بواسطة نظام إنشاء مستندات آلي ممتاز. هذا يحرر الموارد البشرية الهامة ويقلل من الحاجة إلى إجبار فريق التطوير على إنشاء العملية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها.

يزيل الأخطاء والسهو

تعمل أتمتة أي إجراءات تتضمن العديد من خطوات إدخال البيانات يدويًا على تقليل احتمالية حدوث خطأ بشري تلقائيًا. وينطبق الشيء نفسه على إنشاء الوثيقة.

يتعلم الموظفون بسرعة أكبر ويمكنهم إنتاج أوراق من عيار أعلى بانتظام عندما يتم تقديم حل سهل الاستخدام لإنشاء مستندات عالية الجودة داخل منصة المبيعات.

تصبح علامتك التجارية متسقة

يعد المظهر والشعور الموحد في جميع اتصالات الشركة أمرًا ضروريًا للعلامة التجارية الفعالة للشركة. هذا ينطبق على الوثائق المطبوعة والإلكترونية لشركتك ، وليس فقط المواد التسويقية.

يمكن للموظفين إنتاج مخرجات قابلة للتخصيص بدرجة عالية لعميل معين مع الاحتفاظ بصورة متسقة للشركة باستخدام نظام سليم لتوليد المستندات.

ميزات برنامج إنشاء المستندات

يتضمن برنامج إنشاء المستندات الجيد الميزات التالية:

التنسيق التلقائي والتنسيق المتعدد

يمكنك تعديل أي مستند بسرعة لتغيير الخط أو الحجم أو نوع المستند (PDF ، Docx ، CSV) ، ولن يؤثر ذلك على سلامة المستند.

نظرًا لأن العديد من العملاء لديهم تفضيلات محددة حول نوع تنسيق المستند الذي يستخدمونه ، فهذه وظيفة مهمة. تأكد من أن الحل الذي تحدده يوفر نطاقًا واسعًا من خيارات التنسيق.

تكامل بسيط

يمكنك دمج المستندات بسرعة من العديد من التطبيقات المختلفة ، بما في ذلك JSON و XML ، ودمجها مع البرامج الأخرى التي تستخدمها بشكل متكرر.

نتيجة لذلك ، يصبح توجيه البيانات أكثر سطحية وأسرع ، ومن الأسهل إنتاج منتج نهائي مع العلم أن كل شيء قد تم بشكل صحيح.

محتوى ديناميكي

أحد العناصر الأساسية لأداة إنشاء المستندات هو القدرة على دمج النطاقات الديناميكية لإنشاء مستندك. لتخصيص الرسالة حسب الضرورة والوصول إلى الجمهور المناسب ، يجب عليك اختيار أداة لجمع البيانات الصحيحة وتضمينها في المستند الخاص بك.

الامتثال والأمن

ستوفر أفضل الحلول اختيار بروتوكولات الأمان والامتثال حسب الحاجة أو على أساس كل مستند. تأكد من أن الحل الذي اخترته يستخدم اتصالات SSL آمنة وجدران حماية موثوقة وجديرة بالثقة.

الآن بعد أن عرفت كيف تبدو برامج إنشاء المستندات المعقدة ، فيما يلي قائمة ببعض أنظمة إنشاء المستندات المستخدمة على نطاق واسع من قبل الشركات.

المستندات الذكية

لنبدأ بـ SmartDocuments ، وهو نظام أساسي لإنشاء المستندات آليًا يسمح بتنفيذ قوالب ذكية قادرة على ابتكار سير عمل المستندات ، وبالتالي تحسين الإنتاجية.

يمكن دمجه بسهولة مع Microsoft Teams و Sharepoint ويحفظ المستند تلقائيًا.

SmartDocuments قادر على إدراج بيانات العميل والمنتج تلقائيًا من SAP في المستندات مما يقلل قدرًا كبيرًا من الوقت.

باستخدام أداة SmartWizard سهلة الاستخدام ، يمكنك بسهولة إنشاء وإدارة قوالب المستندات القياسية وإدراج البيانات من الأنظمة الخارجية وتقوية هوية شركتك.

بفضل إمكانات إنشاء المستندات وإدارة القوالب ، يجد النظام الأساسي استخدامه في صناعات مختلفة مثل الحكومة والقانون والتوظيف لتقليل الوقت والمخاطر التي ينطوي عليها إنشاء المستندات.

دوكموسيس

يوفر Docmosis عملية إنشاء مستندات سريعة وموثوقة وقابلة للتطوير باستخدام نهج قائم على القوالب الذكية. يمكنك الاستفادة من ميزات النظام الأساسي لإنشاء خطابات وفواتير وعروض وعقود وكشوف وتقارير مخصصة بتنسيقات PDF و Word.

إنه مزود بمحرك إنشاء مستندات مستضاف ذاتيًا يتكامل بنجاح مع تطبيقات البرامج المصممة خصيصًا وتطبيقات الطرف الثالث. يوفر Docmosis عددًا كبيرًا من الميزات لتبسيط عملية إنشاء هياكل المستندات المعقدة.

• استخدم Microsoft Word أو LibreOffice Writer لقوالب المستندات.
• اكتب أو أضف عناصر نائبة للنص العادي لكل المحتوى الديناميكي.
• أضف نصًا وصورًا وجداول ورمز شريطي ورمز QR والمزيد.
• أضف تقارير قابلة للتخصيص إلى القوالب.

فاستدوك

Fastdok هو برنامج إنشاء مستندات متعدد الاستخدامات يجد استخدامه في مختلف القطاعات ، بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات ، والأعمال التجارية ، والتعليم ، والموارد البشرية ، وغير ذلك ، لإنشاء المستندات الضرورية.

يعد برنامج إنشاء المستندات المستند إلى مجموعة النظراء سريعًا وسهلاً ويثبت فعاليته في إنشاء المستندات لأغراض مختلفة.

ما يميز Fastdok هو عملية التشغيل الآلي التي تقدم لك مستندات جاهزة للاستخدام بناءً على قائمة الأسئلة التي تجيب عليها.

يوجه Fastdok عملية التوثيق الرقمي من خلال توفير مجموعة من الاستبيانات المركزة ومجموعة واضحة من الأمثلة والتوضيحات بهدف مساعدتك في إنشاء المستندات بأسهل طريقة ممكنة.

إيدوكجين

يوفر Edocgen عملية إنشاء مستندات مرنة من خلال دعم أتمتة المستندات المستندة إلى البيانات وتقديم مجموعة من القوالب البسيطة إلى المعقدة لتحسين إنتاجية الفريق.

يعد برنامج إنشاء المستندات هذا سهل الاستخدام ويضمن تحويل عملية إنشاء المستندات ، مما يوفر اتصالات وتجربة أفضل للعملاء.

الميزات الرئيسية لـ Edocgen هي كما يلي:

• يقوم بإنشاء آلاف المستندات بشكل مجمّع عن طريق ملء البيانات من عدة مصادر مثل JSON / XML / Excel وقواعد البيانات والمزيد.
• يولد نماذج الويب تلقائيًا من القوالب لإنشاء المستندات.
• يدعم الإنشاء عند الطلب باستخدام REST API وتنزيل البيانات في الوقت الفعلي.
• يمكن نشره بسهولة محليًا أو في السحابة لتشغيله على Azure أو GCP أو AWS.
• يوفر قوالب المستندات بتنسيق PPTX و Microsoft Word و Fillable PDF و Excel.

خانة اختيار

موثوق به من قبل أسماء مثل Deloitte و KPMG و BMW ، يعتبر Checkbox برنامجًا قويًا لإنشاء المستندات وإدارتها في جهاز واحد يسهل عملية إنشاء المستندات المملة عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه في صياغة المستندات يدويًا وإدارتها ، مما يسمح للإدارة التركيز على العمل الأكثر أهمية المتعلق بالاستراتيجية.

تقوم خانة الاختيار بفحص الأخطاء وإزالتها ، إن وجدت ، في المستند عن طريق التحقق من صحتها مقابل القوالب الموحدة. يتيح لك Checkbox أيضًا الحصول على رؤى فورية وعرض حالة الموافقة والحصول على التوقيعات الإلكترونية وتلقي النتائج التلقائية فيما يتعلق بالمستند الذي أنشأته للتو.

تسهل الأداة أيضًا عملية التفاوض وتسجيل الدخول ، وتحسين الوقت المستغرق للوثيقة والمساعدة في اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

دوكشيفتر

Docshifter هو برنامج مركزي لأتمتة المستندات يساعد في إدارة جميع المستندات القائمة على القوالب وتحويلها إلى تنسيق PDF.

الأداة سريعة وقابلة للتطوير ومتوافقة ، وتغني العملية التلقائية عن الحاجة إلى نسخ البيانات ولصقها في قوالب المستندات وحفظ القيمة الخاصة بك.

Docshifter ليس مجرد نظام أساسي لإنشاء المستندات ؛ إنه أيضًا برنامج تحويل PDF يأخذ تنسيقات ملفات متعددة من المؤسسة كمدخلات ويثري الملفات ويحولها إلى PDF. بعض الميزات الشهيرة لـ Docshifter هي كما يلي:

• 10x تحويل أسرع لملفات PDF مع تقليل تكاليف الترخيص والبنية التحتية
• يمكن أن تتكامل مع الأدوات الحالية باستخدام الموصلات الأصلية أو Rest API
• صمم القوالب في Microsoft Word لتقليل التكلفة.

تمبلافي

Templafy هي الأداة التي تحتاج إلى نشرها لإدارة الأنشطة المتعلقة بالمستندات بالكامل لمؤسستك. تقدم المنصة مجموعة من الوحدات والقوالب التي يمكن استخدامها أيضًا لتصميم حل يلبي احتياجات مؤسستك.

يوفر Templafy مركزًا إداريًا قويًا للمؤسسات لإدارة جميع جوانب عملية إنشاء مستندات الأعمال. يسهل إدارة وتوزيع القوالب المصممة مسبقًا وأصول المستندات والخطوط وتوقيعات البريد الإلكتروني المصممة مسبقًا.

تعزيز البنى التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتقديم المزيد من القيمة من خلال عمليات التكامل الآمنة لتطبيقات محتوى المستندات الحالية. يوفر Templafy مجموعة الميزات التالية للشركات لتلبية الاحتياجات الفردية للشركات:

• مكتبة غنية من قوالب الشركة وأصولها داخل تطبيقات المستندات.
• تقنية أتمتة ذكية للمساعدة في إنشاء المستندات بشكل ديناميكي ودقيق.
• امسح المستندات والعروض التقديمية ضوئيًا تلقائيًا لاكتشاف المحتوى القديم والتحقق من الامتثال للقواعد.
• شارك ، وتعاون ، واحصل على رؤى قابلة للتنفيذ لتحسين أداء المستند.

نينتكس

قم بالتبديل إلى Nintex لإنشاء ومشاركة جميع المستندات المتعلقة بالمؤسسة تلقائيًا مثل العقود وأوامر العمل والفواتير مباشرة من Salesforce أو Office 365. وهذا يساعد على التخلص من الحاجة إلى نسخ ولصق البيانات وتقليل الخطأ ، وبالتالي تقديم مستندات دقيقة ومتوافقة إلى المستلمين المقصودين.

تساعدك Nintex على أتمتة عملية إنشاء المستندات من خلال تقديم الميزات التالية:

• أتمتة إنشاء المستندات دون كتابة تعليمات برمجية لتحسين الكفاءة.
• استخدم القوالب المصممة مسبقًا بلغات مختلفة لإنشاء مستندات بتنسيقات ملفات Word و Excel و PowerPoint و PDF.
• تبسيط عملية إنشاء المراجعة الداخلية وتوقيع المستندات عن طريق أتمتة توجيه المستندات.
• ربط البيانات ديناميكيًا من أي مصدر باستخدام قوالب المستندات وحلول التخزين السحابي مثل Salesforce و SharePoint و Box.

باندادوك

Pandadoc هو البرنامج الذي يجب أن تعتمد عليه لإنشاء وإرسال وإدارة المستندات المتوافقة مع HIPAA و FERPA و GDPR دون قضاء الكثير من الوقت. توفر أداة Do-It-Yourself هذه عددًا كبيرًا من القوالب ذات العلامات التجارية والسمات المخصصة لتسريع عملية إنشاء المستندات المهمة.

تسعى Pandadoc جاهدة لتبسيط عملية إنشاء المستندات وفي نفس الوقت ، تضمن الاحتفاظ بصوت العلامة التجارية وأسلوبها.

إنه يولي اهتمامًا إضافيًا للإبداع والتفاصيل ، وبالتالي يقدم قوالب ذات علامة تجارية وموضوعات مصممة خصيصًا ، إلى جانب تكامل Canva الذي يتيح لك سحب عناصر التصميم المذهلة وإفلاتها بسهولة.

يسمح لك Pandadoc بتضمين مقاطع فيديو رائعة وصور GIF متحركة وجدول تسعير ذكي يمنح العميل قدرة على اختيار الخدمات التي يريد التسجيل فيها.

أصبحت المستندات سهلة

يُمكّنك تطبيق Docs Made Easy ، المدعوم من Salesforce ، من إنشاء مستندات قوية ومتطورة وديناميكية تسرع عملية إنشاء المستندات في مؤسستك.

يمكّنك النظام الأساسي من إنشاء عروض تقديمية وتقارير وعروض أسعار وفواتير وجهات اتصال وغير ذلك الكثير عن طريق نقل البيانات من كائن قياسي إلى قوالب منسقة مسبقًا.

يعمل تطبيق Docs Made Easy على تحسين إنتاجية المحترفين من خلال منحهم القدرة على إنشاء مستندات فعالة باستخدام الإمكانات التالية.

• يقوم بمزامنة بيانات فريق المبيعات بأناقة لأتمتة إنشاء المستندات.
• يستخرج البيانات من CRM والعنصر المخصص ويدمج مع القوالب المنسقة مسبقًا.
• ينقل المستندات ذات المظهر الاحترافي وتسلمها بسلاسة بسرعة وسهولة ببضع نقرات.
• احصل على إشعار على الفور عندما يتفاعل العميل مع المستند الخاص بك.

فورمستاك

Formstack هو خيار آخر بالنسبة لك للتحقق من أتمتة عملية إنشاء المستندات لمؤسستك. تقلل الأداة من متطلبات الأعمال الورقية لإنشاء مستندات احترافية وجذابة من الناحية الجمالية يمكن إرسالها بسهولة إلى أي مكان تقريبًا.

بفضل منشئ ومحرر المستندات البسيط الذي يدعم إيماءة السحب والإفلات ، يمكنك إنشاء مستندات لا حصر لها ، مثل المقترحات والتطبيقات والاتفاقيات وجهات الاتصال ، في غضون بضع دقائق. يتيح لك Formstack الوصول إلى الميزات التالية:

• أضف أقسامًا شرطية لإظهار أو إخفاء المحتوى للمشاهد.
• إنشاء مستندات متعددة من مصدر بيانات واحد.
• شارك المستندات في أي مكان أو قم بتحميلها إلى تطبيق مختلف مباشرةً من واجهة Formstack.
• استخدم القوالب المصممة مسبقًا من المكتبة لتصميم مستندات الأعمال بسرعة.

SDocs

أخيرًا ، لدينا في القائمة SDocs ، وهو برنامج إنشاء مستندات سريع وسهل بشكل لا يصدق مبني على Salesforce الذي يوفر أمانًا موثوقًا للمؤسسات. تعتمد العديد من الشركات على الأداة لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء والقضاء على العمل الشاق المرتبط بالمستندات.

نظرًا لأن SDocs هو حل أصلي لإنشاء المستندات لـ Salesforce ، فإن البيانات لا تترك النظام البيئي أبدًا ، مما يضمن مزيدًا من الأمان وتسليم الخدمات بشكل أسرع. من الممكن أيضًا تعديل إعدادات رؤية المستند لملفات تعريف المستخدمين وتصفية المستندات المسموح لهم بإنشائها.

النظام الأساسي مليء بالطاقة بجميع الميزات التي ستحتاجها لتبسيط عملية أتمتة المستندات. محرر المستندات المدمج سهل الاستخدام ومباشر للاستخدام وسهل الاستخدام دون الحاجة إلى تدريب إضافي لإكمال المهام.

استنتاج

تلقي المقالة الضوء على بعض أدوات إنشاء المستندات القوية المتوفرة في السوق. عند اختيار واحد لمؤسستك ، من الأفضل تحليل متطلبات عملك ثم مقارنة الأدوات والميزات التي توفرها أدوات أتمتة المستندات هذه.

ومن المثير للاهتمام ، أن معظم الخيارات المدرجة هنا تقدم نسخة تجريبية مجانية يمكنك الاستفادة منها سواء كانت تقدم الوعد أم لا.