프로세스를 간소화하는 12가지 문서 생성 소프트웨어

비즈니스 운영에서 일관된 한 가지는 문서 생성에 대한 요구 사항입니다.

기술 주도 시대에 기업들은 종이 기반 문서에서 종이 소비를 줄일 뿐만 아니라 문서 생성 프로세스를 간소화하는 클라우드 기반 전자 파일로 전환했습니다.

법률, 보험 또는 은행 업계에서 일하는 경우 일상 업무 프로세스는 문서 생성에 더욱 의존하게 됩니다.

송장, 제안서, 계약서, 고객 프레젠테이션, 예산 및 내부 정책 문서는 회사가 운영을 실행하고 고객, 직원 및 공급업체와 소통하기 위해 항상 의존하는 중요한 문서입니다.

정책 문서, 계정 공개, 법원 제출 및 기타 중요한 커뮤니케이션을 준비하고 전달하려면 신속하게 작업해야 합니다.

이 기사에서는 문서 생성이 필수적인 이유와 이것이 회사의 효율성을 높이는 데 어떻게 도움이 되는지 설명합니다. 이제 더 이상 고민하지 않고 바로 시작하겠습니다!

문서 생성 소프트웨어가 필요한 이유

다음과 같은 이유로 문서 생성 소프트웨어를 사용하는 것이 비즈니스에 필수적이 되었습니다.

팀은 시간 절약의 이점을 누릴 수 있습니다.

문서 디자인, 편집, 작성 및 가져오기는 탁월한 자동 문서 생성 시스템으로 가속화되는 몇 가지 작업에 불과합니다. 이를 통해 중요한 인적 자원을 확보하고 개발 팀이 프로세스를 만들고 문제를 해결하도록 강제할 필요성을 줄입니다.

오류 및 누락 제거

수많은 수동 데이터 입력 단계를 포함하는 모든 절차를 자동화하면 사람의 실수 가능성이 자동으로 낮아집니다. 문서 작성도 마찬가지입니다.

직원들은 고품질 문서를 ​​생성할 수 있는 사용자 친화적인 솔루션이 영업 플랫폼 내에서 제공될 때 더 빨리 배우고 더 높은 품질의 문서를 정기적으로 생산할 수 있습니다.

브랜딩이 일관됩니다.

모든 기업 커뮤니케이션에서 일관된 모양과 느낌은 효과적인 회사 브랜딩에 필수적입니다. 이는 마케팅 자료뿐만 아니라 회사의 인쇄본 및 전자 문서에도 적용됩니다.

직원은 건전한 문서 생성 시스템을 사용하여 일관된 기업 이미지를 유지하면서 특정 고객을 위해 고도로 사용자 정의 가능한 출력을 생성할 수 있습니다.

문서 생성 소프트웨어의 특징

좋은 문서 생성 소프트웨어에는 다음 기능이 포함됩니다.

자동 서식 및 다중 서식 지정

모든 문서를 빠르게 수정하여 글꼴, 크기 또는 문서 유형(PDF, Docx, CSV)을 변경할 수 있으며 문서의 무결성이 손상되지 않습니다.

많은 고객이 사용하는 문서 형식의 종류에 대해 특정한 선호도를 가지고 있기 때문에 이것은 중요한 기능입니다. 선택한 솔루션이 다양한 형식 선택을 제공하는지 확인하십시오.

간단한 통합

JSON 및 XML을 비롯한 다양한 앱의 문서를 빠르게 병합하고 자주 사용하는 다른 프로그램과 통합할 수 있습니다.

결과적으로 데이터 라우팅이 더 피상적이고 빨라지고 모든 것이 올바르게 수행되었음을 알고 완제품을 생산하는 것이 더 쉬워집니다.

동적 콘텐츠

문서 작성 도구의 중요한 요소 중 하나는 동적 범위를 결합하여 문서를 작성하는 기능입니다. 필요에 따라 메시지를 사용자 지정하고 올바른 청중에게 도달하려면 올바른 데이터를 수집하고 문서에 포함하는 도구를 선택해야 합니다.

규정 준수 및 보안

최상의 솔루션은 필요에 따라 또는 문서별로 보안 및 규정 준수 프로토콜을 선택할 수 있도록 합니다. 선택한 솔루션이 안전한 SSL 연결과 신뢰할 수 있는 방화벽을 사용하는지 확인하십시오.

이제 정교한 문서 생성 소프트웨어가 어떤 것인지 알았으므로 아래는 회사에서 널리 사용되는 문서 생성 플랫폼 목록입니다.

스마트문서

문서 워크플로우를 혁신하여 생산성을 향상시킬 수 있는 스마트 템플릿을 구현할 수 있는 자동 문서 작성 플랫폼인 SmartDocuments부터 시작하겠습니다.

Microsoft Teams 및 Sharepoint와 쉽게 통합할 수 있으며 문서를 자동으로 저장합니다.

SmartDocuments는 SAP의 고객 및 제품 데이터를 문서에 자동으로 삽입하여 상당한 시간을 단축할 수 있습니다.

편리한 SmartWizard 도구를 사용하여 표준 문서 템플릿을 쉽게 생성 및 관리하고, 외부 시스템의 데이터를 삽입하고, 기업의 정체성을 강화할 수 있습니다.

문서 작성 및 템플릿 관리 기능 덕분에 이 플랫폼은 문서 작성과 관련된 시간과 위험을 줄이기 위해 정부, 법률 및 채용과 같은 다양한 산업에서 사용됩니다.

문서증

Docmosis는 스마트 템플릿 기반 접근 방식을 사용하여 빠르고 안정적이며 확장 가능한 문서 생성 프로세스를 제공합니다. 플랫폼 기능을 활용하여 개인화된 편지, 송장, 제안서, 계약서, 명세서 및 보고서를 PDF 및 Word 형식으로 작성할 수 있습니다.

맞춤형 소프트웨어 애플리케이션 및 타사 앱과 성공적으로 통합되는 자체 호스팅 문서 생성 엔진이 장착되어 있습니다. Docmosis는 복잡한 문서 구조를 만드는 프로세스를 간소화하기 위한 다양한 기능을 제공합니다.

• 문서 템플릿에는 Microsoft Word 또는 LibreOffice Writer를 사용하십시오.
• 모든 동적 콘텐츠에 대한 일반 텍스트 자리 표시자를 입력하거나 추가합니다.
• 텍스트, 이미지 및 표, 바코드, QR 코드 등을 추가합니다.
• 템플릿에 사용자 지정 가능한 보고서를 추가합니다.

패스트독

Fastdok은 필요한 문서를 작성하기 위해 IT, 비즈니스, 교육, 인사 등 다양한 분야에서 사용되는 다목적 문서 작성 소프트웨어입니다.

이 클라우드 기반 문서 생성 소프트웨어는 빠르고 쉬우며 다양한 목적으로 문서를 만드는 데 효과적입니다.

Fastdok의 독특한 점은 답변한 질문 목록을 기반으로 바로 사용할 수 있는 문서를 제공하는 자동화 프로세스입니다.

Fastdok은 가장 쉬운 방법으로 문서를 생성할 수 있도록 일련의 집중적인 질문지, 명확한 예제 및 설명을 제공하여 디지털 문서화 프로세스를 안내합니다.

에도겐

Edocgen은 데이터 기반 문서 자동화를 지원하고 팀 생산성을 향상시키기 위해 다양한 단순 템플릿부터 복잡한 템플릿까지 제공함으로써 유연한 문서 생성 프로세스를 제공합니다.

이 문서 생성 소프트웨어는 사용자 친화적이며 문서 생성 프로세스를 변환하여 고객에게 더 나은 커뮤니케이션과 경험을 제공합니다.

Edocgen의 주요 기능은 다음과 같습니다.

• JSON/XML/Excel, 데이터베이스 등과 같은 여러 소스의 데이터를 채워 수천 개의 문서를 대량으로 생성합니다.
• 템플릿에서 웹 양식을 자동으로 생성하여 문서를 만듭니다.
• REST API를 이용한 On-Demand 생성을 지원하고 실시간으로 명세서를 다운로드합니다.
• 온프레미스 또는 클라우드에 쉽게 배포하여 Azure, GCP 또는 AWS에서 실행할 수 있습니다.
• PPTX, Microsoft Word, Fillable PDF 및 Excel 형식의 문서 템플릿을 제공합니다.

체크박스

Deloitte, KPMG 및 BMW와 같은 이름에서 신뢰하는 Checkbox는 강력한 올인원 문서 생성 및 관리 소프트웨어로, 수동으로 문서를 작성하고 관리하는 데 소요되는 시간을 효과적으로 줄임으로써 지루한 문서 생성 프로세스를 용이하게 합니다. 보다 중요한 전략 관련 작업에 집중하십시오.

확인란은 표준화된 템플릿에 대해 유효성을 검사하여 문서의 오류를 검사하고 제거합니다. 체크박스를 사용하면 즉각적인 통찰력을 얻고, 승인 상태를 보고, 전자 서명을 받고, 방금 만든 문서에 대한 자동화된 결과를 받을 수 있습니다.

이 도구는 또한 협상 및 로그인 프로세스를 용이하게 하여 문서 처리 시간을 개선하고 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

닥시프터

Docshifter는 모든 템플릿 기반 문서를 관리하고 PDF 형식으로 변환하는 데 도움이 되는 중앙 집중식 문서 자동화 소프트웨어입니다.

이 도구는 빠르고 확장 가능하며 규정을 준수하며 자동화된 프로세스를 통해 데이터를 문서 템플릿에 복사하여 붙여넣을 필요가 없으므로 귀중한 데이터를 절약할 수 있습니다.

Docshifter는 단순한 문서 작성 플랫폼이 아닙니다. 또한 기업에서 여러 파일 형식을 입력으로 받아 파일을 보강하고 PDF로 변환하는 PDF 변환 소프트웨어입니다. Docshifter의 유명한 기능 중 일부는 다음과 같습니다.

• 라이선스 및 인프라 비용 절감으로 10배 빠른 PDF 변환
• 기본 커넥터 또는 Rest API를 사용하여 기존 도구와 통합 가능
• 비용을 줄이기 위해 Microsoft Word에서 템플릿을 디자인합니다.

템플릿

Templafy는 기업의 전체 문서 관련 활동을 관리하기 위해 배포해야 하는 도구입니다. 이 플랫폼은 기업의 요구 사항을 충족하는 솔루션을 설계하는 데 사용할 수 있는 일련의 모듈 및 템플릿을 제공합니다.

Templafy는 기업이 비즈니스 문서 작성 프로세스의 모든 측면을 관리할 수 있는 강력한 관리 센터를 제공합니다. 미리 디자인된 템플릿, 문서 자산, 글꼴 및 전자 메일 서명을 쉽게 관리하고 배포할 수 있습니다.

기존 문서 콘텐츠 애플리케이션과 안전하게 통합하여 IT 인프라를 강화하고 더 많은 가치를 제공합니다. Templafy는 비즈니스의 개별 요구 사항을 충족하기 위해 회사에 다음과 같은 기능 세트를 제공합니다.

• 문서 앱 내부의 풍부한 회사 템플릿 및 자산 라이브러리.
• 동적이고 정확한 문서 작성을 도와주는 스마트한 자동화 기술.
• 문서 및 프리젠테이션을 자동 스캔하여 오래된 콘텐츠를 찾고 규칙 준수 여부를 확인합니다.
• 실행 가능한 통찰력을 공유, 협업 및 액세스하여 문서 성능을 최적화합니다.

닌텍스

Nintex로 전환하여 Salesforce 또는 Office 365에서 직접 계약서, 작업 주문 및 송장과 같은 모든 기업 관련 문서를 자동으로 생성하고 공유하십시오. 이렇게 하면 데이터를 복사하여 붙여넣을 필요가 없고 오류가 최소화되어 정확하고 규정을 준수하는 문서를 제공할 수 있습니다. 대상 수신자.

Nintex는 다음 기능을 제공하여 문서 작성 프로세스를 자동화하도록 도와줍니다.

• 코드를 작성하지 않고 문서 생성을 자동화하여 효율성을 높입니다.
• 다양한 언어로 미리 디자인된 템플릿을 사용하여 Word, Excel, PowerPoint 및 PDF 파일 형식으로 문서를 만듭니다.
• 문서 라우팅을 자동화하여 내부 검토 생성 및 문서 서명 프로세스를 간소화합니다.
• Salesforce, SharePoint 및 Box와 같은 문서 템플릿 및 클라우드 스토리지 솔루션을 사용하여 모든 소스의 데이터를 동적으로 연결합니다.

판다독

Pandadoc은 많은 시간을 들이지 않고 HIPAA, FERPA 및 GDPR 준수 문서를 작성, 전송 및 관리하기 위해 의존해야 하는 소프트웨어입니다. 이 Do-It-Yourself 도구는 중요한 문서 작성 프로세스를 가속화하기 위해 수많은 브랜드 템플릿과 사용자 지정 테마를 제공합니다.

Pandadoc은 문서 생성 프로세스를 단순화하는 동시에 브랜드의 목소리와 스타일이 유지되도록 노력합니다.

독창성과 세부 사항에 특별히 주의를 기울이므로 멋진 디자인 요소를 쉽게 드래그 앤 드롭할 수 있는 Canva 통합과 함께 브랜드 템플릿과 맞춤형 디자인 테마를 제공합니다.

Pandadoc을 사용하면 눈부신 비디오, 애니메이션 GIF 및 고객이 가입하려는 서비스를 선택할 수 있는 스마트 가격표를 포함할 수 있습니다.

간편한 문서 작성

Salesforce에서 제공하는 Docs Made Easy를 사용하면 조직의 문서 작성 프로세스를 가속화하는 강력하고 정교하며 동적인 문서를 만들 수 있습니다.

이 플랫폼을 사용하면 표준 개체의 데이터를 미리 서식이 지정된 템플릿으로 전송하여 프레젠테이션, 보고서, 견적서, 송장, 연락처 등을 만들 수 있습니다.

Docs Made Easy는 다음 기능을 사용하여 효율적인 문서를 만들 수 있는 권한을 부여하여 전문가의 생산성을 향상시킵니다.

• Salesforce 데이터를 우아하게 동기화하여 문서 생성을 자동화합니다.
• CRM 및 사용자 정의 개체에서 데이터를 추출하고 미리 서식이 지정된 템플릿과 병합합니다.
• 몇 번의 클릭만으로 전문가 수준의 문서를 빠르고 쉽게 전송하고 원활하게 제공합니다.
• 고객이 문서와 상호 작용할 때 즉시 알림을 받습니다.

폼 스택

Formstack은 조직의 문서 생성 프로세스를 자동화하기 위해 체크아웃할 수 있는 또 다른 옵션입니다. 이 도구는 거의 모든 곳으로 쉽게 보낼 수 있는 전문적이고 미학적으로 매력적인 문서를 작성하기 위한 서류 작업 요구 사항을 최소화합니다.

드래그 앤 드롭 제스처를 지원하는 간단한 문서 작성기 및 편집기 덕분에 몇 분 안에 제안서, 응용 프로그램, 계약 및 연락처와 같은 수많은 문서를 만들 수 있습니다. Formstack을 사용하면 다음 기능에 액세스할 수 있습니다.

• 뷰어의 콘텐츠를 표시하거나 숨기려면 조건부 섹션을 추가하세요.
• 단일 데이터 소스에서 여러 문서를 생성합니다.
• 문서를 어디에서나 공유하거나 Formstack 인터페이스에서 바로 다른 앱에 업로드하세요.
• 라이브러리에서 미리 디자인된 템플릿을 사용하여 비즈니스 문서를 빠르게 디자인합니다.

SDocs

마지막으로 목록에는 조직에 안정적인 보안을 제공하는 Salesforce 기반의 매우 빠르고 쉬운 문서 생성 소프트웨어인 SDocs가 있습니다. 이 도구는 여러 비즈니스에서 효율성을 개선하고 오류를 줄이며 지루한 문서 관련 작업을 제거하는 데 사용됩니다.

SDocs는 Salesforce용 기본 문서 생성 솔루션이므로 데이터가 에코시스템을 떠나지 않아 보안이 강화되고 서비스 제공 속도가 빨라집니다. 사용자 프로필의 문서 가시성 설정을 조정하고 생성이 허용된 문서를 필터링하는 것도 가능합니다.

이 플랫폼에는 문서 자동화 프로세스를 간소화하는 데 필요한 모든 기능이 포함되어 있습니다. 내장된 문서 편집기는 사용자 친화적이고 사용하기 쉽고 작업을 완료하기 위한 추가 교육 없이도 사용하기 쉽습니다.

결론

이 기사는 시장에서 사용할 수 있는 몇 가지 강력한 문서 작성 도구에 대해 설명합니다. 조직을 위해 하나를 선택할 때 비즈니스 요구 사항을 분석한 다음 이러한 문서 자동화 도구가 제공하는 도구와 기능을 비교하는 것이 가장 좋습니다.

흥미롭게도 여기에 나열된 대부분의 옵션은 약속을 제공하는지 여부를 이해할 수 있는 무료 평가판을 제공합니다.