Süreçlerinizi Kolaylaştıracak 12 Belge Oluşturma Yazılımı

İş faaliyetlerinizde tutarlı olan bir şey var: belge oluşturma gereksinimi.

Teknoloji odaklı çağda şirketler, yalnızca kağıt tüketimini azaltmakla kalmayan, aynı zamanda belge oluşturma sürecini de kolaylaştıran kağıt tabanlı belgelerden bulut tabanlı elektronik dosyalara geçiş yaptı.

Yasal, sigorta veya bankacılık sektörlerinde çalışıyorsanız, günlük iş süreçleriniz daha da fazla belge oluşturmaya bağlı olacaktır.

Faturalar, teklifler, sözleşmeler, müşteri sunumları, bütçeler ve iç politika beyanları, şirketinizin faaliyetlerini yürütmek ve müşteriler, personel ve tedarikçilerle iletişim kurmak için her zaman güveneceği çok önemli belgelerdir.

Politika belgelerini, hesap açıklamalarını, mahkeme başvurularını ve diğer önemli iletişimleri hazırlamak ve teslim etmek için hızlı bir şekilde çalışmanız gerekecektir.

Bu yazıda, belge oluşturmanın neden önemli olduğunu ve şirketinizde verimliliği artırmanıza nasıl yardımcı olabileceğini açıklayacağız. O halde lafı daha fazla uzatmadan hemen başlayalım!

Belge Oluşturma Yazılımına Neden İhtiyaç Duyarsınız?

Belge oluşturma yazılımı kullanmak, aşağıdaki nedenlerden dolayı işletmeler için hayati hale geldi.

Ekibiniz zaman tasarrufundan yararlanacak

Belge tasarlama, düzenleme, oluşturma ve içe aktarma, mükemmel bir otomatikleştirilmiş belge oluşturma sistemi tarafından hızlandırılan görevlerden yalnızca birkaçıdır. Bu, kritik insan kaynaklarını serbest bırakır ve geliştirme ekibini süreci oluşturmaya ve sorun gidermeye zorlama ihtiyacını azaltır.

Hataları ve eksiklikleri ortadan kaldırır

Çok sayıda manuel veri girişi adımını içeren prosedürlerin otomatikleştirilmesi, bir insan hatası olasılığını otomatik olarak azaltır. Aynısı belge oluşturma için de geçerlidir.

Satış platformunda yüksek kaliteli belgeler oluşturmak için kullanıcı dostu bir çözüm sunulduğunda, çalışanlar daha hızlı öğrenir ve düzenli olarak daha yüksek kalitede kağıtlar üretebilir.

Markanız tutarlı hale gelir

Etkili şirket markalaşması için tüm kurumsal iletişimlerde tek tip bir görünüm ve his esastır. Bu, yalnızca pazarlama materyalleri için değil, şirketinizin basılı kopyası ve elektronik belgeleri için de geçerlidir.

Çalışanlar, sağlam bir belge oluşturma sistemi kullanarak tutarlı bir kurumsal imajı korurken, belirli bir müşteri için son derece özelleştirilebilir çıktılar üretebilir.

Belge Oluşturma Yazılımının Özellikleri

İyi bir belge oluşturma yazılımı aşağıdaki özellikleri içerir:

Otomatik biçimlendirme ve çoklu biçimlendirme

Yazı tipini, boyutunu veya belge türünü (PDF, Docx, CSV) değiştirmek için herhangi bir belgeyi hızlı bir şekilde değiştirebilirsiniz ve bu, belgenin bütünlüğünden ödün vermez.

Birçok müşterinin kullandıkları belge formatı türü hakkında özel tercihleri ​​olduğundan, bu çok önemli bir işlevdir. Seçtiğiniz çözümün çok çeşitli biçimlendirme seçenekleri sağladığından emin olun.

Basit entegrasyon

JSON ve XML dahil birçok farklı uygulamadaki belgeleri hızla birleştirebilir ve sık kullandığınız diğer programlarla entegre edebilirsiniz.

Sonuç olarak, veri yönlendirme daha yüzeysel ve daha hızlı hale gelir ve her şeyin doğru yapıldığını bilerek bitmiş bir ürün üretmek daha kolaydır.

dinamik içerik

Bir belge oluşturma aracının en önemli unsurlarından biri, belgenizi oluşturmak için dinamik aralıkları birleştirme yeteneğidir. Mesajı gerektiği gibi özelleştirmek ve doğru hedef kitleye ulaşmak için doğru verileri toplayacak ve belgenize dahil edecek bir araç seçmelisiniz.

Uyumluluk ve güvenlik

En iyi çözümler, ihtiyaca göre veya belge bazında güvenlik ve uyumluluk protokolleri seçeneği sunacaktır. Seçtiğiniz çözümün güvenli SSL bağlantıları ve güvenilir, güvenilir güvenlik duvarları kullandığından emin olun.

Artık karmaşık belge oluşturma yazılımlarının neye benzediğini bildiğinize göre, aşağıda şirketler tarafından yaygın olarak kullanılan bazı belge oluşturma platformlarının bir listesi bulunmaktadır.

Akıllı Belgeler

Belge iş akışını yenileyebilen ve böylece üretkenliği artıran akıllı şablonların uygulanmasına izin veren otomatik bir belge oluşturma platformu olan SmartDocuments ile başlayalım.

Microsoft Teams ve Sharepoint ile kolayca entegre edilebilir ve belgeyi otomatik olarak kaydeder.

SmartDocuments, SAP'den gelen müşteri ve ürün verilerini otomatik olarak belgelere ekleyerek önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar.

Kullanışlı SmartWizard aracını kullanarak standart belge şablonlarını kolayca oluşturabilir ve yönetebilir, harici sistemlerden veri ekleyebilir ve kurumsal kimliğinizi güçlendirebilirsiniz.

Doküman oluşturma ve şablon yönetimi yetenekleri sayesinde platform, doküman oluşturmaya ilişkin zamanı ve riskleri azaltmak için devlet, Hukuk ve İşe Alım gibi farklı sektörlerde kullanım alanı bulmaktadır.

Docmoz

Docmosis, akıllı şablon tabanlı yaklaşımı kullanarak hızlı, güvenilir ve ölçeklenebilir bir belge oluşturma süreci sağlar. PDF ve Word formatlarında kişiselleştirilmiş mektuplar, faturalar, teklifler, sözleşmeler, beyannameler ve raporlar oluşturmak için platform özelliklerini kullanabilirsiniz.

Özel olarak oluşturulmuş yazılım uygulamaları ve üçüncü taraf uygulamalarıyla başarılı bir şekilde bütünleşen, kendi kendine barındırılan bir belge oluşturma motoruyla donatılmıştır. Docmosis, karmaşık belge yapıları oluşturma sürecini kolaylaştırmak için bir dizi özellik sağlar.

• Belge şablonları için Microsoft Word veya LibreOffice Writer kullanın.
• Tüm dinamik içerik için düz metin yer tutucuları yazın veya ekleyin.
• Metin, resim ve tablolar, barkod, QR kodu ve daha fazlasını ekleyin.
• Şablonlara özelleştirilebilir raporlar ekleyin.

fastdok

Fastdok, gerekli belgeleri oluşturmak için BT, İş, Eğitim, İnsan Kaynakları ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde kullanım alanı bulan çok yönlü bir belge oluşturma yazılımıdır.

Bu bulut tabanlı belge oluşturma yazılımı, hızlı ve kolaydır ve farklı amaçlar için belgeler oluşturmada etkilidir.

Fastdok'u benzersiz kılan, yanıtladığınız soru listesine göre size kullanıma hazır belgeler sunan otomasyon sürecidir.

Fastdok, belgeleri mümkün olan en kolay şekilde oluşturmanıza yardımcı olmak amacıyla bir dizi odaklanmış anket, net örnekler ve açıklamalar sağlayarak dijital belgeleme sürecine rehberlik eder.

Edocgen

Edocgen, veriye dayalı belge otomasyonunu destekleyerek ve ekip üretkenliğini artırmak için basitten karmaşığa bir dizi şablon sunarak esnek bir belge oluşturma süreci sağlar.

Bu belge oluşturma yazılımı kullanıcı dostudur ve belge oluşturma sürecini dönüştürerek müşterilere daha iyi iletişim ve deneyim sağlamayı garanti eder.

Edocgen'in temel özellikleri aşağıdaki gibidir:

• JSON/XML/Excel, veritabanları ve daha fazlası gibi çeşitli kaynaklardan gelen verileri doldurarak toplu olarak binlerce belge oluşturur.
• Belge oluşturmak için şablonlardan otomatik olarak web formları oluşturur.
• REST API kullanarak İsteğe Bağlı oluşturmayı destekler ve ifadeleri gerçek zamanlı olarak indirir.
• Azure, GCP veya AWS'de çalışacak şekilde şirket içinde veya bulutta kolayca dağıtılabilir.
• PPTX, Microsoft Word, Doldurulabilir PDF ve Excel biçiminde belge şablonları sağlar.

onay kutusu

Deloitte, KPMG ve BMW gibi isimler tarafından güvenilen Checkbox, belgeleri manuel olarak hazırlamak ve yönetmek için harcanan zamanı etkili bir şekilde azaltarak sıkıcı belge oluşturma sürecini kolaylaştıran, güçlü, hepsi bir arada bir belge oluşturma ve yönetim yazılımıdır. stratejiyle ilgili daha önemli işlere odaklanın.

Checkbox, belgeyi standartlaştırılmış şablonlara göre doğrulayarak belgedeki varsa hataları inceler ve ortadan kaldırır. Onay kutusu ayrıca yeni oluşturduğunuz belgeyle ilgili anlık içgörüler almanıza, onay durumunu görüntülemenize, e-imza almanıza ve otomatik sonuçlar almanıza olanak tanır.

Araç ayrıca müzakere ve oturum açma sürecini kolaylaştırarak belgenin geri dönüş süresini iyileştirir ve veriye dayalı kararlar alınmasına yardımcı olur.

Docshifter

Docshifter, tüm şablon tabanlı belgeleri yönetmeye ve bunları PDF formatına dönüştürmeye yardımcı olan merkezi bir belge otomasyon yazılımıdır.

Araç hızlı, ölçeklenebilir ve uyumludur ve otomatik işlem, verileri belge şablonlarına kopyalayıp yapıştırma ihtiyacını ortadan kaldırır ve değerli belgelerinizi korur.

Docshifter yalnızca bir belge oluşturma platformu değildir; aynı zamanda kurumdan birden çok dosya formatını girdi olarak alan, dosyaları zenginleştiren ve PDF'e dönüştüren bir PDF dönüştürme yazılımıdır. Docshifter'ın ünlü özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Azaltılmış lisanslama ve altyapı maliyetleriyle 10 kat daha hızlı PDF dönüştürme
• Yerel bağlayıcılar veya Rest API kullanarak mevcut araçlarla entegre olabilir
• Maliyeti azaltmak için şablonları Microsoft Word'de tasarlayın.

şablon

Templafy, kuruluşunuzun belgelerle ilgili tüm etkinliklerini yönetmek için dağıtmanız gereken bir araçtır. Platform, işletmenizin ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm tasarlamak için de kullanılabilen bir dizi modül ve şablon sunar.

Templafy, işletmelerin iş belgesi oluşturma sürecinin tüm yönlerini yönetmeleri için güçlü bir yönetici merkezi sunar. Önceden tasarlanmış şablonların, belge varlıklarının, yazı tiplerinin ve e-posta imzalarının kolay yönetimini ve dağıtımını kolaylaştırır.

BT altyapılarını güçlendirin ve mevcut belge içerik uygulamalarına güvenli entegrasyonlarla daha fazla değer sunun. Templafy, işletmelerin bireysel ihtiyaçlarını karşılamak için şirketlere aşağıdaki özellik setini sağlar:

• Belge uygulamalarının içindeki şirket şablonları ve varlıklarından oluşan zengin bir kitaplık.
• Belgelerin dinamik ve doğru şekilde oluşturulmasına yardımcı olan akıllı otomasyon tekniği.
• Eski içeriği bulmak ve kurallara uygunluğu kontrol etmek için belgeleri ve sunumları otomatik olarak tarayın.
• Belge performansını optimize etmek için eyleme geçirilebilir içgörüleri paylaşın, işbirliği yapın ve bunlara erişin.

Nintex

Doğrudan Salesforce veya Office 365'ten sözleşmeler, iş emirleri ve faturalar gibi kurumla ilgili tüm belgeleri otomatik olarak oluşturmak ve paylaşmak için Nintex'e geçin. amaçlanan alıcılar.

Nintex, aşağıdaki özellikleri sunarak belge oluşturma sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olur:

• Verimliliği artırmak için kod yazmadan belge oluşturmayı otomatikleştirin.
• Word, Excel, PowerPoint ve PDF dosya biçimlerinde belgeler oluşturmak için farklı dillerde önceden tasarlanmış şablonları kullanın.
• Belge yönlendirmeyi otomatikleştirerek dahili inceleme oluşturma ve belge imzalama sürecini kolaylaştırın.
• Belge şablonlarını ve Salesforce, SharePoint ve Box gibi bulut depolama çözümlerini kullanarak verileri herhangi bir kaynaktan dinamik olarak ilişkilendirin.

Pandadoc

Pandadoc, çok fazla zaman harcamadan HIPAA, FERPA ve GDPR uyumlu belgeler oluşturmak, göndermek ve yönetmek için güvenmeniz gereken bir yazılımdır. Bu Kendin Yap aracı, önemli belgeler oluşturma sürecini hızlandırmak için tonlarca markalı şablon ve özelleştirilmiş tema sunar.

Pandadoc, belge oluşturma sürecini basitleştirmeye çalışır ve aynı zamanda markanın sesinin ve stilinin korunmasını sağlar.

Yaratıcılığa ve ayrıntılara ekstra önem verir ve bu nedenle çarpıcı tasarım öğelerini kolayca sürükleyip bırakmanıza olanak tanıyan Canva entegrasyonunun yanı sıra markalı şablonlar ve özel tasarlanmış temalar sunar.

Pandadoc, göz kamaştırıcı videolar, animasyonlu GIF'ler ve müşteriye kaydolmak istedikleri hizmetleri seçme gücü veren akıllı bir fiyatlandırma tablosu yerleştirmenize olanak tanır.

Dokümanlar Kolaylaştırıldı

Salesforce tarafından desteklenen Docs Made Easy, kuruluşunuzda belge oluşturma sürecini hızlandıran sağlam, sofistike ve dinamik belgeler oluşturmanıza olanak tanır.

Platform, verileri standart bir nesneden önceden biçimlendirilmiş şablonlara aktararak sunumlar, raporlar, fiyat teklifleri, faturalar, ilgili kişiler ve çok daha fazlasını oluşturmanıza olanak tanır.

Docs Made Easy, profesyonellere aşağıdaki yetenekleri kullanarak verimli belgeler oluşturma gücü vererek üretkenliğini artırır.

• Belge oluşturmayı otomatikleştirmek için satış gücü verilerini zarif bir şekilde senkronize eder.
• CRM'den ve özel nesneden veri çıkarır ve önceden biçimlendirilmiş şablonlarla birleştirir.
• Profesyonel görünümlü belgeleri yalnızca birkaç tıklamayla hızlı ve kolay bir şekilde taşır ve sorunsuz bir şekilde sunar.
• Bir müşteri belgenizle etkileşime geçtiğinde anında bildirim alın.

Form yığını

Formstack, kuruluşunuz için belge oluşturma sürecini otomatikleştirmek için kontrol etmeniz gereken başka bir seçenektir. Araç, neredeyse her yere kolayca gönderilebilen profesyonel ve estetik açıdan çekici belgeler oluşturmak için evrak gereksinimlerini en aza indirir.

Sürükle ve bırak hareketini destekleyen basit belge oluşturucu ve düzenleyici sayesinde, birkaç dakika içinde teklifler, başvurular, sözleşmeler ve kişiler gibi sayısız belge oluşturabilirsiniz. Formstack, aşağıdaki özelliklere erişmenizi sağlar:

• Görüntüleyici için içeriği göstermek veya gizlemek için koşullu bölümler ekleyin.
• Tek bir veri kaynağından birden çok belge oluşturun.
• Belgeleri herhangi bir yerde paylaşın veya doğrudan Formstack arayüzünden farklı bir uygulamaya yükleyin.
• İş belgelerini hızla tasarlamak için kitaplıktan önceden tasarlanmış şablonları kullanın.

SDoc'lar

Listede son olarak, kuruluşlara güvenilir güvenlik sunan, Salesforce üzerinde oluşturulmuş inanılmaz derecede hızlı ve kolay bir belge oluşturma yazılımı olan SDocs var. Araç, verimliliği artırmak, hataları azaltmak ve sıkıcı belgelerle ilgili işleri ortadan kaldırmak için birçok işletme tarafından güvenilmektedir.

SDocs, Salesforce için yerel bir belge oluşturma çözümü olduğundan, veriler ekosistemden asla ayrılmaz, bu da daha fazla güvenlik ve daha hızlı hizmet sunumu sağlar. Kullanıcı profillerinin belge görünürlük ayarlarını değiştirmek ve oluşturmalarına izin verilen belgeleri filtrelemek de mümkündür.

Platform, belge otomasyon sürecini kolaylaştırmak için ihtiyaç duyacağınız tüm özelliklerle dolu. Yerleşik belge düzenleyici, kullanıcı dostudur ve kullanımı basittir ve görevleri tamamlamak için ek eğitim gerektirmeden kullanımı kolaydır.

Çözüm

Makale, piyasada bulunan sağlam belge oluşturma araçlarından bazılarına ışık tutuyor. Kuruluşunuz için bir araç seçerken, işletmenizin gereksinimlerini analiz etmek ve ardından bu belge otomasyon araçlarının sunduğu araçları ve özellikleri karşılaştırmak en iyisidir.

İlginç bir şekilde, burada listelenen seçeneklerin çoğu, söz verilenleri yerine getirip getirmediklerini anlamak için kullanabileceğiniz ücretsiz bir deneme sunuyor.