プロセスを合理化する 12 のドキュメント生成ソフトウェア

公開: 2022-11-14

ビジネスオペレーションで一貫していることの 1 つは、ドキュメント生成の要件です。

テクノロジー主導の時代に、企業は紙ベースのドキュメントから、紙の消費を削減するだけでなく、ドキュメント生成プロセスを合理化するクラウドベースの電子ファイルに移行しました。

法律、保険、または銀行業界で働いている場合、日々の作業プロセスはドキュメント生成にさらに依存します。

請求書、提案書、契約書、顧客へのプレゼンテーション、予算、および内部ポリシーステートメントは、企業が業務を遂行し、クライアント、スタッフ、およびサプライヤーと通信するために常に依存する重要なドキュメントです。

ポリシー文書、アカウントの開示、裁判所への提出書類、およびその他の重要なコミュニケーションを準備して提供するために、迅速に作業する必要があります。

この記事では、ドキュメントの生成が不可欠な理由と、それが会社の効率を高めるのにどのように役立つかについて説明します。それでは、これ以上苦労せずに今すぐ始めましょう。

ドキュメント生成ソフトウェアが必要な理由

ドキュメント生成ソフトウェアの使用は、次の理由により、ビジネスにとって不可欠になっています。

あなたのチームは時間の節約から利益を得ます

ドキュメントの設計、編集、作成、およびインポートは、優れた自動ドキュメント生成システムによって高速化されたタスクのほんの一部です。これにより、重要な人的資源が解放され、開発チームにプロセスの作成とトラブルシューティングを強制する必要性が軽減されます。

エラーや漏れをなくす

多数の手動データ入力ステップを含む手順を自動化すると、人的ミスの可能性が自動的に低下します。書類作成も同様です。

高品質の文書を作成するためのユーザーフレンドリーなソリューションが販売プラットフォーム内で提供されると、従業員はより迅速に学習し、定期的により優れた文書を作成できます。

ブランディングが一貫する

効果的な企業ブランディングには、すべての企業コミュニケーションにおいて統一された外観と雰囲気が不可欠です。これは、マーケティング資料だけでなく、会社のハードコピーおよび電子文書にも当てはまります。

従業員は、健全なドキュメント生成システムを使用して、一貫した企業イメージを維持しながら、特定のクライアント向けに高度にカスタマイズ可能な出力を生成できます。

ドキュメント作成ソフトの特徴

優れたドキュメント生成ソフトウェアには、次の機能が含まれています。

自動書式設定と複数の書式設定

ドキュメントをすばやく変更して、フォント、サイズ、またはドキュメントの種類 (PDF、Docx、CSV) を変更でき、ドキュメントの整合性が損なわれることはありません。

多くの顧客は、使用するドキュメント形式の種類について特定の好みを持っているため、これは重要な機能です。選択したソリューションが幅広いフォーマットの選択肢を提供していることを確認してください。

シンプルな統合

JSON や XML など、さまざまなアプリのドキュメントをすばやくマージし、頻繁に使用する他のプログラムと統合できます。

その結果、データルーティングはより表面的かつ迅速になり、すべてが正しく行われたことを知っている完成品をより簡単に作成できます.

動的コンテンツ

ドキュメント作成ツールの重要な要素の 1 つは、ダイナミックレンジを組み合わせてドキュメントを作成する機能です。必要に応じてメッセージをカスタマイズし、適切な対象者に届けるには、正しいデータを収集してドキュメントに含めるツールを選択する必要があります。

コンプライアンスとセキュリティ

最高のソリューションは、必要に応じて、またはドキュメントごとに、セキュリティとコンプライアンスのプロトコルを選択できるようにします。選択したソリューションが、安全な SSL 接続と信頼できる信頼できるファイアウォールを採用していることを確認してください。

洗練されたドキュメント生成ソフトウェアがどのようなものかがわかったので、以下は、企業によって広く使用されているドキュメント生成プラットフォームの一部のリストです。

SmartDocuments

SmartDocuments から始めましょう。SmartDocuments は、ドキュメントワークフローを革新できるスマートテンプレートの実装を可能にする自動ドキュメント作成プラットフォームであり、それによって生産性を向上させます。

Microsoft Teams や Sharepoint と簡単に統合でき、ドキュメントを自動的に保存します。

SmartDocuments は、SAP からの顧客および製品データをドキュメントに自動的に挿入することができ、かなりの時間を短縮できます。

便利な SmartWizard ツールを使用すると、標準のドキュメントテンプレートを簡単に作成および管理し、外部システムからデータを挿入して、企業のアイデンティティを強化できます。

ドキュメント作成およびテンプレート管理機能のおかげで、このプラットフォームは、ドキュメント作成に伴う時間とリスクを削減するために、政府、法務、採用などのさまざまな業界で使用されています。

ドコモシス

Docmosis は、スマートテンプレートベースのアプローチを使用して、高速で信頼性が高く、スケーラブルなドキュメント生成プロセスを提供します。プラットフォームの機能を利用して、パーソナライズされたレター、請求書、提案書、契約書、明細書、およびレポートを PDF および Word 形式で作成できます。

カスタムビルドのソフトウェアアプリケーションやサードパーティ製アプリとうまく統合できる自己ホスト型のドキュメント生成エンジンが搭載されています。 Docmosis は、複雑なドキュメント構造を作成するプロセスを合理化するための多数の機能を提供します。

ドキュメントテンプレートには、Microsoft Word または LibreOffice Writer を使用します。
すべての動的コンテンツにプレーンテキストのプレースホルダーを入力または追加します。
テキスト、画像、表、バーコード、QR コードなどを追加します。
テンプレートにカスタマイズ可能なレポートを追加します。

ファストドック

Fastdok は、必要なドキュメントを作成するために、IT、ビジネス、教育、人事など、さまざまな分野で使用される汎用性の高いドキュメント作成ソフトウェアです。

このクラウドベースのドキュメント生成ソフトウェアは、高速かつ簡単で、さまざまな目的のドキュメントを作成するのに効果的であることが証明されています.

Fastdok のユニークな点は、回答した質問のリストに基づいて、すぐに使用できるドキュメントを提示する自動化プロセスです。

Fastdok は、可能な限り簡単な方法でドキュメントを生成できるように、焦点を絞った一連のアンケート、明確な例、および説明を提供することにより、デジタルドキュメントプロセスをガイドします。

エドジェン

Edocgen は、データ駆動型のドキュメントの自動化をサポートし、チームの生産性を向上させるために単純なものから複雑なものまでさまざまなテンプレートを提供することで、柔軟なドキュメント生成プロセスを提供します。

このドキュメント生成ソフトウェアはユーザーフレンドリーであり、ドキュメント作成プロセスを変革することを保証し、顧客により良いコミュニケーションとエクスペリエンスを提供します。

Edocgen の主な機能は次のとおりです。

JSON/XML/Excel、データベースなどの複数のソースからデータを入力することで、何千ものドキュメントをまとめて生成します。
テンプレートから Web フォームを自動生成し、ドキュメントを作成します。
REST API を使用したオンデマンド生成をサポートし、ステートメントをリアルタイムでダウンロードします。
オンプレミスまたはクラウドに簡単にデプロイして、Azure、GCP、または AWS で実行できます。
PPTX、Microsoft Word、入力可能な PDF、および Excel 形式のドキュメントテンプレートを提供します。

チェックボックス

Deloitte、KPMG、BMW などの名前から信頼されている Checkbox は、強力なオールインワンのドキュメント作成および管理ソフトウェアであり、手動でドキュメントの作成と管理に費やす時間を効果的に削減することで、面倒なドキュメント作成プロセスを簡素化し、管理者が次のことを行えるようにします。より重要な戦略関連の作業に集中します。

Checkbox は、標準化されたテンプレートに対してドキュメントを検証することにより、ドキュメントにエラーがあればそれを調べて排除します。チェックボックスを使用すると、作成したばかりのドキュメントに関する即時の洞察の取得、承認ステータスの表示、電子署名の取得、および自動化された結果の受信も可能になります.

このツールはまた、交渉とサインインのプロセスを容易にし、ドキュメントのターンアラウンドタイムを改善し、データ駆動型の意思決定を支援します。

ドックシフター

Docshifter は、すべてのテンプレートベースのドキュメントを管理し、それらを PDF 形式に変換するのに役立つ集中ドキュメント自動化ソフトウェアです。

このツールは高速でスケーラブルで準拠しており、自動化されたプロセスにより、データをドキュメントテンプレートにコピーアンドペーストする必要がなくなり、貴重なデータを節約できます。

Docshifter は単なるドキュメント作成プラットフォームではありません。また、企業から複数のファイル形式を入力として受け取り、ファイルを充実させ、PDF に変換する PDF 変換ソフトウェアでもあります。 Docshifter の有名な機能のいくつかは次のとおりです。

ライセンスとインフラストラクチャのコストを削減し、PDF 変換を 10 倍高速化
ネイティブコネクタまたは REST API を使用して既存のツールと統合できます
コストを削減するために、Microsoft Word でテンプレートを設計します。

テンプレート

Templafy は、企業のドキュメント関連のアクティビティ全体を管理するために展開する必要があるツールです。このプラットフォームは、企業のニーズを満たすソリューションの設計にも使用できる一連のモジュールとテンプレートを提供します。

Templafy は、企業がビジネスドキュメント作成プロセスのすべての側面を管理するための堅牢な管理センターを提供します。事前に設計されたテンプレート、ドキュメント資産、フォント、電子メールの署名を簡単に管理および配布できます。

既存のドキュメントコンテンツアプリケーションへの安全な統合により、IT インフラストラクチャを強化し、より多くの価値を提供します。 Templafy は、企業の個々のニーズを満たすために、次の機能セットを企業に提供します。

ドキュメントアプリ内の会社のテンプレートとアセットの豊富なライブラリ。
ドキュメントの動的かつ正確な作成を支援するスマートな自動化技術。
ドキュメントとプレゼンテーションを自動スキャンして、古いコンテンツを見つけ、ルールに対するコンプライアンスを確認します。
ドキュメントのパフォーマンスを最適化するために、実用的な洞察を共有、コラボレーション、アクセスします。

ニンテックス

Nintex に切り替えて、Salesforce または Office 365 から直接、契約書、作業指示書、請求書などのすべてのエンタープライズ関連ドキュメントを自動的に作成および共有します。これにより、データをコピーして貼り付ける必要がなくなり、エラーが最小限に抑えられ、正確で準拠したドキュメントが意図した受信者。

Nintex は、次の機能を提供することにより、ドキュメント作成プロセスを自動化するのに役立ちます。

コードを記述せずにドキュメント作成を自動化して、効率を向上させます。
さまざまな言語であらかじめデザインされたテンプレートを使用して、Word、Excel、PowerPoint、および PDF ファイル形式でドキュメントを作成します。
ドキュメントのルーティングを自動化することで、内部レビューの生成とドキュメントの署名プロセスを合理化します。
ドキュメントテンプレートと、Salesforce、SharePoint、Box などのクラウドストレージソリューションを使用して、任意のソースからのデータを動的に関連付けます。

パンダドック

Pandadoc は、多くの時間を費やすことなく、HIPAA、FERPA、および GDPR 準拠のドキュメントを作成、送信、および管理するための信頼できるソフトウェアです。この日曜大工ツールは、ブランド化されたテンプレートとカスタマイズされたテーマを大量に提供し、重要なドキュメントの作成プロセスを加速します。

Pandadoc は、ドキュメント生成プロセスを簡素化すると同時に、ブランドの声とスタイルが維持されるように努めています。

創造性と細部に細心の注意を払っているため、ブランドのテンプレートとカスタムデザインのテーマが提供され、見事なデザイン要素を簡単にドラッグアンドドロップできるCanva統合が提供されます.

Pandadoc を使用すると、魅力的なビデオ、アニメーション GIF、スマートな価格表を埋め込むことができ、顧客がサインアップしたいサービスを選択できるようになります。

ドキュメントを簡単に

Salesforce を利用した Docs Made Easy を使用すると、堅牢で洗練された動的なドキュメントを作成して、組織内のドキュメント作成プロセスを加速できます。

このプラットフォームを使用すると、標準オブジェクトからフォーマット済みのテンプレートにデータを転送することで、プレゼンテーション、レポート、見積もり、請求書、連絡先などを作成できます。

Docs Made Easy は、次の機能を使用して効率的なドキュメントを作成できるようにすることで、専門家の生産性を向上させます。

Salesforce データをエレガントに同期して、ドキュメント生成を自動化します。
CRM およびカスタムオブジェクトからデータを抽出し、事前にフォーマットされたテンプレートとマージします。
数回クリックするだけで、プロフェッショナルな外観のドキュメントをすばやく簡単に転送し、シームレスに配信します。
顧客がドキュメントを操作するとすぐに通知を受け取ります。

フォームスタック

Formstack は、組織のドキュメント生成プロセスを自動化するためにチェックアウトする別のオプションです。このツールは、事実上どこにでも簡単に送信できる、プロフェッショナルで美的に魅力的なドキュメントを作成するための事務処理の要件を最小限に抑えます。

ドラッグアンドドロップジェスチャをサポートするシンプルなドキュメントクリエータおよびエディタのおかげで、提案書、申請書、契約書、連絡先など、数え切れないほどのドキュメントを数分で作成できます。 Formstack を使用すると、次の機能にアクセスできます。

条件付きセクションを追加して、ビューアのコンテンツを表示または非表示にします。
1 つのデータソースから複数のドキュメントを生成します。
ドキュメントをどこでも共有したり、Formstack インターフェイスから直接別のアプリにアップロードしたりできます。
ライブラリから事前にデザインされたテンプレートを使用して、ビジネスドキュメントをすばやくデザインします。

SDoc

最後に、SDocs があります。これは、組織に信頼性の高いセキュリティを提供する、Salesforce 上に構築された非常に高速で簡単なドキュメント生成ソフトウェアです。このツールは、効率を改善し、エラーを減らし、面倒なドキュメント関連の作業を排除するために、いくつかの企業で利用されています。

SDocs は Salesforce のネイティブドキュメント作成ソリューションであるため、データがエコシステムを離れることはなく、セキュリティが強化され、サービスがより迅速に提供されます。ユーザープロファイルのドキュメントの表示設定を微調整して、作成を許可するドキュメントをフィルタリングすることもできます。

このプラットフォームには、ドキュメントの自動化プロセスを合理化するために必要なすべての機能が搭載されています。組み込みのドキュメントエディターはユーザーフレンドリーで簡単に使用でき、タスクを完了するために追加のトレーニングを必要とせずに簡単に使用できます。

結論

この記事では、市場で入手可能な堅牢なドキュメント作成ツールのいくつかに光を当てています。組織に最適なものを選択する場合は、ビジネスの要件を分析してから、これらのドキュメント自動化ツールが提供するツールと機能を比較することをお勧めします。

興味深いことに、ここにリストされているオプションのほとんどは、約束されたものを提供するかどうかを理解するために利用できる無料の試用版を提供します.