12 программ для создания документов для оптимизации ваших процессов

Одна вещь неизменна в ваших бизнес-операциях — требование создания документов.

В эпоху высоких технологий компании перешли от бумажных документов к облачным электронным файлам, которые не только сокращают потребление бумаги, но и оптимизируют процесс создания документов.

Ваши повседневные рабочие процессы будут еще больше зависеть от создания документов, если вы работаете в юридической, страховой или банковской сфере.

Счета-фактуры, предложения, контракты, презентации для клиентов, бюджеты и заявления о внутренней политике являются важнейшими документами, на которые ваша компания всегда будет полагаться при выполнении своих операций и общении с клиентами, персоналом и поставщиками.

Вам нужно будет работать быстро, чтобы подготовить и доставить политические документы, раскрытие информации о счетах, судебные иски и другие важные сообщения.

В этой статье мы объясним, почему генерация документов так важна и как она может помочь вам повысить эффективность вашей компании. Итак, давайте начнем прямо сейчас без дальнейших церемоний!

Зачем вам нужно программное обеспечение для создания документов

Использование программного обеспечения для генерации документов стало жизненно важным для бизнеса по следующим причинам.

Ваша команда выиграет от экономии времени

Проектирование, редактирование, создание и импорт документов — это всего лишь несколько задач, ускоренных превосходной автоматизированной системой генерации документов. Это высвобождает критически важные человеческие ресурсы и уменьшает потребность в принуждении команды разработчиков к созданию и устранению неполадок в процессе.

Исключает ошибки и пропуски

Автоматизация любых процедур, включающих многочисленные этапы ручного ввода данных, автоматически снижает вероятность человеческой ошибки. То же самое верно и для создания документа.

Сотрудники быстрее учатся и могут регулярно создавать документы более высокого качества, когда на платформе продаж предлагается удобное решение для создания высококачественных документов.

Ваш брендинг становится последовательным

Единый внешний вид и ощущение во всех корпоративных коммуникациях необходимы для эффективного брендинга компании. Это относится к печатной и электронной документации вашей компании, а не только к маркетинговым материалам.

Сотрудники могут создавать настраиваемые выходные данные для конкретного клиента, сохраняя при этом согласованный корпоративный имидж, используя надежную систему создания документов.

Особенности программного обеспечения для создания документов

Хорошее программное обеспечение для создания документов включает в себя следующие функции:

Автоформатирование и множественное форматирование

Вы можете быстро изменить любой документ, изменив шрифт, размер или тип документа (PDF, Docx, CSV), и это не повлияет на целостность документа.

Поскольку у многих клиентов есть определенные предпочтения в отношении используемого ими формата документа, это очень важная функция. Убедитесь, что выбранное вами решение предоставляет широкий спектр вариантов форматирования.

Простая интеграция

Вы можете быстро объединять документы из разных приложений, включая JSON и XML, и интегрировать их с другими часто используемыми программами.

В результате маршрутизация данных становится более поверхностной и быстрой, и легче производить готовый продукт, зная, что все сделано правильно.

Динамический контент

Одним из важнейших элементов инструмента для создания документов является возможность комбинировать динамические диапазоны для создания документа. Чтобы настроить сообщение по мере необходимости и охватить нужную аудиторию, вам следует выбрать инструмент для сбора правильных данных и включения их в ваш документ.

Соответствие и безопасность

Лучшие решения будут предлагать выбор протоколов безопасности и соответствия по мере необходимости или для каждого документа. Убедитесь, что выбранное вами решение использует безопасные соединения SSL и надежные, заслуживающие доверия брандмауэры.

Теперь, когда вы знаете, как выглядит сложное программное обеспечение для создания документов, ниже приведен список некоторых широко используемых компаниями платформ для создания документов.

SmartDocuments

Начнем со SmartDocuments, платформы для автоматизированного создания документов, которая позволяет внедрять интеллектуальные шаблоны, способные вносить новшества в документооборот, тем самым повышая производительность.

Его можно легко интегрировать с Microsoft Teams и Sharepoint, и он автоматически сохраняет документ.

SmartDocuments может автоматически вставлять данные о клиентах и ​​продуктах из SAP в документы, что значительно сокращает время.

Используя удобный инструмент SmartWizard, вы можете легко создавать стандартные шаблоны документов и управлять ими, вставлять данные из внешних систем и укреплять свой фирменный стиль.

Благодаря возможностям создания документов и управления шаблонами платформа находит применение в различных отраслях, таких как правительство, юриспруденция и подбор персонала, для сокращения времени и рисков, связанных с созданием документов.

докмоз

Docmosis обеспечивает быстрый, надежный и масштабируемый процесс создания документов с использованием интеллектуального подхода на основе шаблонов. Вы можете использовать функции платформы для создания персонализированных писем, счетов, предложений, договоров, заявлений и отчетов в форматах PDF и Word.

Он оснащен собственным механизмом генерации документов, который успешно интегрируется с программными приложениями, созданными на заказ, и сторонними приложениями. Docmosis предоставляет множество функций для оптимизации процесса создания сложных структур документов.

• Используйте Microsoft Word или LibreOffice Writer для шаблонов документов.
• Введите или добавьте заполнители в виде обычного текста для всего динамического содержимого.
• Добавьте текст, изображения и таблицы, штрих-код, QR-код и многое другое.
• Добавляйте настраиваемые отчеты в шаблоны.

Фастдок

Fastdok — это универсальное программное обеспечение для создания документов, которое находит применение в различных секторах, включая ИТ, бизнес, образование, управление персоналом и т. д., для создания необходимых документов.

Это облачное программное обеспечение для создания документов является быстрым и простым и доказало свою эффективность при создании документов для различных целей.

Что уникально в Fastdok, так это процесс автоматизации, который предоставляет вам готовые к использованию документы на основе списка вопросов, на которые вы отвечаете.

Fastdok направляет процесс цифровой документации, предоставляя набор целевых вопросников, четкий набор примеров и пояснений, чтобы помочь вам создать документы максимально простым способом.

Эдокген

Edocgen обеспечивает гибкий процесс создания документов, поддерживая автоматизацию документов на основе данных и предлагая ряд простых и сложных шаблонов для повышения производительности команды.

Это программное обеспечение для создания документов является удобным для пользователя и обещает преобразовать процесс создания документов, обеспечивая лучшее общение и опыт для клиентов.

Ключевые особенности Edocgen заключаются в следующем:

• Он генерирует тысячи документов, заполняя данные из нескольких источников, таких как JSON/XML/Excel, базы данных и т. д.
• Автоматически создает веб-формы из шаблонов для создания документов.
• Поддерживает генерацию по запросу с использованием REST API и загружает отчеты в режиме реального времени.
• Его можно легко развернуть локально или в облаке для работы в Azure, GCP или AWS.
• Предоставляет шаблоны документов в формате PPTX, Microsoft Word, заполняемый PDF и Excel.

Флажок

Checkbox, которому доверяют такие имена, как Deloitte, KPMG и BMW, представляет собой мощное универсальное программное обеспечение для создания и управления документами, которое упрощает утомительный процесс создания документов, эффективно сокращая время, затрачиваемое на ручное составление документов и управление ими, позволяя руководству сосредоточиться на более важной работе, связанной со стратегией.

Флажок проверяет и устраняет ошибки, если таковые имеются, в документе, сверяя его со стандартными шаблонами. Флажок также позволяет вам получать мгновенную информацию, просматривать статус утверждения, получать электронные подписи и получать автоматические результаты в отношении только что созданного документа.

Инструмент также упрощает процесс согласования и входа в систему, сокращая время обработки документа и помогая принимать решения на основе данных.

докшифтер

Docshifter — это централизованное программное обеспечение для автоматизации документов, которое помогает управлять всеми документами на основе шаблонов и преобразовывает их в формат PDF.

Инструмент быстрый, масштабируемый и совместимый, а автоматизированный процесс устраняет необходимость копирования и вставки данных в шаблоны документов и сохраняет вашу ценность.

Docshifter — это не только платформа для создания документов; это также программное обеспечение для преобразования PDF-файлов, которое принимает несколько форматов файлов предприятия в качестве входных данных, обогащает файлы и преобразует их в PDF. Вот некоторые из знаменитых особенностей Docshifter:

• Преобразование PDF в 10 раз быстрее с меньшими затратами на лицензирование и инфраструктуру
• Может интегрироваться с существующими инструментами с помощью собственных коннекторов или Rest API.
• Создавайте шаблоны в Microsoft Word, чтобы сократить расходы.

Шаблон

Templafy — это инструмент, который вам необходимо развернуть для управления всей деятельностью вашего предприятия, связанной с документами. Платформа предлагает набор модулей и шаблонов, которые также можно использовать для разработки решения, отвечающего потребностям вашего предприятия.

Templafy предлагает надежный центр администрирования для предприятий, позволяющий управлять всеми аспектами процесса создания бизнес-документов. Это упрощает управление и распространение предварительно разработанных шаблонов, ресурсов документов, шрифтов и подписей электронной почты.

Укрепляйте ИТ-инфраструктуру и повышайте эффективность благодаря безопасной интеграции с существующими приложениями для работы с документами. Templafy предоставляет компаниям следующий набор функций для удовлетворения индивидуальных потребностей бизнеса:

• Богатая библиотека шаблонов и ресурсов компании в приложениях для документов.
• Интеллектуальная техника автоматизации помогает динамичному и точному созданию документов.
• Автоматически сканируйте документы и презентации, чтобы обнаружить устаревшее содержимое и проверить соответствие правилам.
• Делитесь, сотрудничайте и получайте полезную информацию для оптимизации производительности документов.

Нинтекс

Переключитесь на Nintex, чтобы автоматически создавать и обмениваться всеми корпоративными документами, такими как контракты, рабочие задания и счета, непосредственно из Salesforce или Office 365. предполагаемые получатели.

Nintex помогает автоматизировать процесс создания документов, предлагая следующие функции:

• Автоматизируйте создание документов без написания кода для повышения эффективности.
• Используйте готовые шаблоны на разных языках для создания документов в форматах Word, Excel, PowerPoint и PDF.
• Оптимизируйте процесс создания внутреннего рецензирования и подписания документов за счет автоматизации маршрутизации документов.
• Динамически связывайте данные из любого источника, используя шаблоны документов и решения для облачного хранения, такие как Salesforce, SharePoint и Box.

Пандадок

Pandadoc — это программное обеспечение, на которое вы можете положиться при создании, отправке и управлении документами в соответствии с HIPAA, FERPA и GDPR, не тратя много времени. Этот инструмент «Сделай сам» предлагает множество фирменных шаблонов и настраиваемых тем для ускорения процесса создания важных документов.

Pandadoc стремится упростить процесс создания документов и в то же время гарантирует сохранение голоса и стиля бренда.

Он уделяет особое внимание творчеству и деталям и, следовательно, предлагает фирменные шаблоны и специально разработанные темы, а также интеграцию с Canva, которая позволяет с легкостью перетаскивать потрясающие элементы дизайна.

Pandadoc позволяет вставлять великолепные видеоролики, анимированные GIF-файлы и интеллектуальную таблицу цен, которая дает клиенту возможность выбирать услуги, на которые он хочет подписаться.

Документы стали проще

Docs Made Easy на базе Salesforce позволяет создавать надежные, сложные и динамичные документы, которые ускоряют процесс создания документов в вашей организации.

Платформа позволяет создавать презентации, отчеты, предложения, счета-фактуры, контакты и многое другое путем переноса данных из стандартного объекта в предварительно отформатированные шаблоны.

Docs Made Easy повышает производительность профессионалов, предоставляя им возможность создавать эффективные документы, используя следующие возможности.

• Элегантно синхронизирует данные отдела продаж для автоматизации создания документов.
• Извлекает данные из CRM и пользовательских объектов и объединяет их с предварительно отформатированными шаблонами.
• Быстро и легко переносит и легко доставляет профессионально выглядящие документы всего за несколько кликов.
• Получайте мгновенные уведомления, когда клиент взаимодействует с вашим документом.

Формстак

Formstack — это еще один вариант автоматизации процесса создания документов для вашей организации. Инструмент минимизирует требования к бумажной работе для создания профессиональных и эстетически привлекательных документов, которые можно легко отправить практически куда угодно.

Благодаря простому средству создания и редактирования документов, поддерживающему жесты перетаскивания, вы можете создавать бесчисленное количество документов, таких как предложения, заявки, соглашения и контакты, всего за несколько минут. Formstack позволяет получить доступ к следующим функциям:

• Добавьте условные разделы, чтобы показать или скрыть содержимое для зрителя.
• Создание нескольких документов из одного источника данных.
• Делитесь документами где угодно или загружайте их в другое приложение прямо из интерфейса Formstack.
• Используйте готовые шаблоны из библиотеки для быстрого создания бизнес-документов.

SDocs

Наконец, в списке у нас есть SDocs, невероятно быстрое и простое программное обеспечение для создания документов, созданное на основе Salesforce, которое обеспечивает надежную защиту для организаций. Этот инструмент используется несколькими предприятиями для повышения эффективности, уменьшения количества ошибок и устранения утомительной работы с документами.

Поскольку SDocs — это собственное решение для создания документов для Salesforce, данные никогда не покидают экосистему, обеспечивая большую безопасность и более быстрое предоставление услуг. Также можно настроить параметры видимости документов профилей пользователей и отфильтровать документы, которые им разрешено создавать.

Платформа оснащена всеми функциями, которые вам когда-либо потребуются для оптимизации процесса автоматизации документов. Встроенный редактор документов удобен и прост в использовании, а также прост в использовании, не требуя дополнительного обучения для выполнения задач.

Вывод

Статья проливает свет на некоторые надежные инструменты для создания документов, доступные на рынке. При выборе одного из них для вашей организации лучше всего проанализировать требования вашего бизнеса, а затем сравнить инструменты и функции, предлагаемые этими инструментами автоматизации документов.

Интересно, что большинство из перечисленных здесь вариантов предлагают бесплатную пробную версию, которую вы можете использовать, чтобы понять, выполняют ли они обещанное или нет.