12 種文檔生成軟件可簡化您的流程

有一件事在您的業務運營中是一致的——文檔生成的要求。

在技​​術驅動的時代，企業已經從紙質文檔過渡到基於雲的電子文件，不僅減少了紙張消耗，還簡化了文檔生成過程。

如果您在法律、保險或銀行行業工作，您的日常工作流程將更多地依賴於文檔生成。

發票、提案、合同、客戶演示文稿、預算和內部政策聲明是貴公司運行運營以及與客戶、員工和供應商溝通時始終依賴的重要文件。

您需要迅速準備並交付保單文件、賬戶披露、法庭文件和其他重要通信。

在本文中，我們將解釋為什麼文檔生成必不可少，以及它如何幫助您提高公司效率。 因此，讓我們立即開始吧，不用多說！

為什麼需要文檔生成軟件

由於以下原因，使用文檔生成軟件對企業來說變得至關重要。

您的團隊將受益於節省的時間

設計、編輯、創建和導入文檔只是出色的自動文檔生成系統加速的幾項任務。 這釋放了關鍵的人力資源，並減少了強制開發團隊創建流程和排除流程故障的需要。

消除錯誤和遺漏

自動化任何包含大量手動數據輸入步驟的程序會自動降低人為錯誤的可能性。 文檔創建也是如此。

當銷售平台內提供用戶友好的創建高質量文檔的解決方案時，員工可以更快地學習並定期製作更高質量的論文。

您的品牌變得一致

所有企業傳播中統一的外觀和感覺對於有效的公司品牌推廣至關重要。 這適用於貴公司的硬拷貝和電子文檔，而不僅僅是營銷材料。

員工可以為特定客戶生成高度可定制的輸出，同時使用聲音文檔生成系統保持一致的企業形象。

文檔生成軟件的特點

一個好的文檔生成軟件包括以下功能：

自動格式化和多重格式化

您可以快速修改任何文檔以更改字體、大小或文檔類型（PDF、Docx、CSV），並且不會損害文檔的完整性。

由於許多客戶對他們使用的文檔格式有特定的偏好，因此這是一項至關重要的功能。 確保您選擇的解決方案提供範圍廣泛的格式選擇。

簡單集成

您可以快速合併來自許多不同應用程序的文檔，包括 JSON 和 XML，並將它們與您經常使用的其他程序集成。

結果，數據路由變得更加膚淺和快速，並且在知道一切都已正確完成的情況下更容易生產成品。

動態內容

文檔創建工具的關鍵要素之一是能夠組合動態範圍來創建文檔。 要根據需要自定義消息並吸引合適的受眾，您應該選擇一種工具來收集正確的數據並將其包含在您的文檔中。

合規性和安全性

最好的解決方案將根據需要或按文檔提供安全性和合規性協議的選擇。 確保您選擇的解決方案採用安全的 SSL 連接和可靠、值得信賴的防火牆。

現在您已經了解了複雜的文檔生成軟件是什麼樣子的，下面列出了一些公司廣泛使用的文檔生成平台。

智能文檔

讓我們從 SmartDocuments 開始，這是一個自動文檔創建平台，允許實施能夠創新文檔工作流程的智能模板，從而提高生產力。

它可以輕鬆與 Microsoft Teams 和 Sharepoint 集成並自動保存文檔。

SmartDocuments 能夠自動將來自 SAP 的客戶和產品數據插入到文檔中，從而減少大量時間。

使用方便的 SmartWizard 工具，您可以輕鬆創建和管理標准文檔模板，從外部系統插入數據，並增強您的企業形象。

由於文檔創建和模板管理功能，該平台可用於政府、法律和招聘等不同行業，以減少創建文檔所涉及的時間和風險。

牙科病

Docmosis 使用基於模板的智能方法提供快速、可靠且可擴展的文檔生成過程。 您可以利用平台功能創建 PDF 和 Word 格式的個性化信件、發票、提案、合同、報表和報告。

它配備了一個自託管文檔生成引擎，可以成功地與定制軟件應用程序和第三方應用程序集成。 Docmosis 提供了大量功能來簡化創建複雜文檔結構的過程。

• 使用 Microsoft Word 或 LibreOffice Writer 作為文檔模板。
• 為所有動態內容鍵入或添加純文本佔位符。
• 添加文本、圖像和表格、條形碼、二維碼等。
• 將可自定義的報告添加到模板。

速賣通

Fastdok 是一款多功能文檔創建軟件，可用於各個領域，包括 IT、商業、教育、人力資源等，用於創建必要的文檔。

這種基於雲的文檔生成軟件快速簡便，並且在為不同目的創建文檔方面被證明是有效的。

Fastdok 的獨特之處在於它的自動化過程可以根據您回答的問題列表為您提供現成的文檔。

Fastdok 通過提供一組重點調查問卷、一組清晰的示例和解釋來指導數字文檔流程，旨在幫助您以最簡單的方式生成文檔。

埃多根

Edocgen 通過支持數據驅動的文檔自動化並提供一系列從簡單到復雜的模板來提高團隊生產力，從而提供靈活的文檔生成過程。

該文檔生成軟件是用戶友好的，並保證轉換文檔創建過程，為客戶提供更好的溝通和體驗。

Edocgen 的主要特點如下：

• 它通過填充來自多個來源（如 JSON/XML/Excel、數據庫等）的數據來批量生成數千個文檔。
• 從模板自動生成 Web 表單以創建文檔。
• 支持使用 REST API 按需生成並實時下載報表。
• 它可以輕鬆部署在本地或云中以在 Azure、GCP 或 AWS 上運行。
• 提供 PPTX、Microsoft Word、Fillable PDF 和 Excel 格式的文檔模板。

複選框

Checkbox 深受 Deloitte、KPMG 和 BMW 等品牌的信賴，是一款功能強大的一體式文檔創建和管理軟件，它通過有效減少手動起草和管理文檔所花費的時間來簡化繁瑣的文檔創建過程，使管理層能夠專注於更重要的戰略相關工作。

Checkbox 通過對照標準化模板驗證文檔來檢查並消除文檔中的錯誤（如果有）。 Checkbox 還允許您獲得即時見解、查看審批狀態、獲取電子簽名以及接收有關您剛剛創建的文檔的自動結果。

該工具還促進了協商和登錄過程，縮短了文檔的周轉時間並幫助做出數據驅動的決策。

文檔移位器

Docshifter 是一款集中式文檔自動化軟件，可幫助管理所有基於模板的文檔並將它們轉換為 PDF 格式。

該工具快速、可擴展且合規，自動化過程消除了將數據複製粘貼到文檔模板中的需要，並節省了您的寶貴資金。

Docshifter 不僅是一個文檔創建平台； 也是一款PDF轉換軟件，以企業多種文件格式為輸入，豐富文件，轉PDF。 Docshifter 的一些著名功能如下：

• PDF 轉換速度提高 10 倍，同時降低許可和基礎設施成本
• 可以使用本機連接器或 Rest API 與現有工具集成
• 在 Microsoft Word 中設計模板以降低成本。

模板化

Templafy 是您需要部署的工具，用於管理企業的整個文檔相關活動。 該平台提供了一組模塊和模板，也可用於設計滿足您企業需求的解決方案。

Templafy 為企業提供了一個強大的管理中心來管理業務文檔創建過程的各個方面。 它有助於輕鬆管理和分發預先設計的模板、文檔資產、字體和電子郵件簽名。

通過與現有文檔內容應用程序的安全集成，加強 IT 基礎架構並提供更多價值。 Templafy 為公司提供以下功能集，以滿足企業的個性化需求：

• 文檔應用程序中豐富的公司模板和資產庫。
• 智能自動化技術，幫助動態準確地創建文檔。
• 自動掃描文檔和演示文稿以找出過時的內容並檢查是否符合規則。
• 共享、協作和訪問可操作的見解以優化文檔性能。

寧德士

切換到 Nintex 以直接從 Salesforce 或 Office 365 自動創建和共享所有與企業相關的文檔，如合同、工作訂單和發票。這有助於消除複製粘貼數據的需要並最大限度地減少錯誤，從而將精確且合規的文檔交付給預期的收件人。

Nintex 通過提供以下功能幫助您自動化文檔創建過程：

• 自動創建文檔，無需編寫代碼，提高效率。
• 使用不同語言的預設計模板創建 Word、Excel、PowerPoint 和 PDF 文件格式的文檔。
• 通過自動化文檔路由來簡化內部審查生成和文檔簽名過程。
• 使用文檔模板和雲存儲解決方案（例如 Salesforce、SharePoint 和 Box）動態關聯來自任何來源的數據。

Pandadoc

Pandadoc 是您無需花費大量時間即可創建、發送和管理符合 HIPAA、FERPA 和 GDPR 的文檔的軟件。 這個 Do-It-Yourself 工具提供了大量品牌模板和自定義主題，以加速創建重要文檔的過程。

Pandadoc 努力簡化文檔生成過程，同時確保保留品牌的聲音和風格。

它特別注重創造力和細節，因此提供品牌模板和定制設計的主題，以及 Canva 集成，使您可以輕鬆拖放令人驚嘆的設計元素。

Pandadoc 允許您嵌入令人眼花繚亂的視頻、動畫 GIF 和智能定價表，賦予客戶選擇他們想要註冊的服務的權力。

文檔變得簡單

在 Salesforce 的支持下，Docs Made Easy 使您能夠製作強大、複雜和動態的文檔，從而加速組織中的文檔創建過程。

該平台使您能夠通過將數據從標準對像傳輸到預先格式化的模板來創建演示文稿、報告、報價單、發票、聯繫人等等。

Docs Made Easy 賦予專業人士使用以下功能製作高效文檔的能力，從而提高他們的工作效率。

• 優雅地同步 salesforce 數據以自動生成文檔。
• 從 CRM 和自定義對像中提取數據並與預先格式化的模板合併。
• 只需單擊幾下，即可快速輕鬆地傳輸和無縫交付具有專業外觀的文檔。
• 當客戶與您的文檔交互時立即收到通知。

表格堆棧

Formstack 是另一種可供您選擇的選項，可以為您的組織自動生成文檔。 該工具最大限度地減少了創建專業且美觀的文檔的文書工作要求，這些文檔幾乎可以輕鬆發送到任何地方。

得益於支持拖放手勢的簡單文檔創建器和編輯器，您可以在幾分鐘內創建無數文檔，例如提案、申請、協議和聯繫人。 Formstack 使您能夠訪問以下功能：

• 添加條件部分以顯示或隱藏查看器的內容。
• 從單個數據源生成多個文檔。
• 在任何地方共享文檔或直接從 Formstack 界面將它們上傳到不同的應用程序。
• 使用庫中預先設計的模板快速設計業務文檔。

文件

最後，在列表中，我們有 SDocs，這是一種基於 Salesforce 構建的非常快速和簡單的文檔生成軟件，可為組織提供可靠的安全性。 許多企業都依賴該工具來提高效率、減少錯誤並消除繁瑣的文檔相關工作。

由於 SDocs 是 Salesforce 的本地文檔創建解決方案，數據永遠不會離開生態系統，從而確保更高的安全性和更快的服務交付。 還可以調整用戶配置文件的文檔可見性設置並過濾允許他們創建的文檔。

該平台功能強大，具有您簡化文檔自動化流程所需的所有功能。 內置的文檔編輯器用戶友好且易於使用且易於使用，無需額外培訓即可完成任務。

結論

本文介紹了市場上一些強大的文檔創建工具。 在為您的組織選擇一個時，最好分析您的業務需求，然後比較這些文檔自動化工具提供的工具和功能。

有趣的是，這裡列出的大多數選項都提供免費試用，您可以使用它來了解它們是否實現了承諾。