برنامج رائع لإدارة المشاريع من مشروع ProProfs - مراجعة

ProProfs Project هو برنامج بسيط لإدارة المشاريع يلبي احتياجات جميع المؤسسات بجميع الأحجام وحتى المستقلين. مباشرة من هدف المشروع والتعريف الموضوعي لإغلاق المشروع ، يعد مشروع ProProfs هو الحل المثالي لتنفيذ كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع بسهولة. إلى جانب التنفيذ المثالي للمشروع ، يتيح لك برنامج إدارة المشاريع هذا أيضًا التعاون مع فرقك بسهولة ومراقبة أدائهم وفواتير لعملائك أثناء التنقل. يمكنك أن تفعل كل شيء باستخدام مشروع ProProfs.

فيما يلي قائمة بالميزات التي تساعدك على تحقيق إدارة مثالية للمشروع وتعاون الفريق والجوانب الأخرى المرتبطة بتنفيذ المشاريع في المؤسسة:

1. سهلة الاستخدام واجهة المستخدم

ProProfs Project هو برنامج رائع وبسيط لإدارة المشاريع يمكن حتى للمستخدمين لأول مرة التجول فيه بسهولة. على الرغم من تحميل البرنامج بميزات بسيطة ومتقدمة تنفذ منهجيات إدارة المشاريع ، إلا أنه من السهل جدًا فهمها واستخدامها. عادة ، كل ما عليك فعله هو النقر على زر لتنشيط أو استخدام ميزة معينة. وفويلا ، تم ذلك! يتوفر ProProfs Project أيضًا في إصدار Android و iOS ، لذلك يمكنك استخدامه على أي جهاز محمول باليد. كما تم تحسين واجهات المستخدم لهذه الأجهزة بشكل جيد حقًا ، مما يجعلها سهلة الاستخدام من أي مكان وفي أي وقت!

 موصى به لك: 10 أنواع من الرسوم البيانية / الرسوم البيانية لإدارة أفضل للمشروع.

2. لوحة قيادة واحدة

المشكلة الوحيدة التي يواجهها معظم المديرين هي أنهم لا يستطيعون الوصول إلى جميع مشاريعهم أو إدارتها في عرض واحد. ولكن مع ProProfs Project ، فإنه سهل حقًا. يوفر برنامج إدارة المشاريع البسيط عرض لوحة معلومات واحد ، مما يسهل معرفة من يعمل على ماذا ، وما إذا كان تنفيذ المهمة على المسار الصحيح ، ومقدار الوقت المستغرق في كل مشروع ، وتاريخي البدء والانتهاء لكل مهمة أو مشروع . هذا لا يجعل من السهل عليك فقط الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك بسهولة ، ولكنه يضمن أيضًا أن مشروعك لا يتجاوز الميزانية. يمكنك عرض جميع تفاصيل كل مشروع تم تعيينه لك في لوحة معلومات واحدة. ومع إصدارات الأجهزة المحمولة ، فهي ميزة ملائمة تساعدك على تتبع جميع أعمالك على منصة واحدة ، في عرض واحد!

3. عرض التقويم

يجد العديد من المديرين صعوبة في الحفاظ على شفافية الأمور وإعطاء جميع أعضاء الفريق النظرة الفعلية لتنفيذ المشروع والمواعيد النهائية. يتم حل هذه المشكلة عن طريق ميزة التقويم المشترك لمشروع ProProfs. باستخدام طريقة عرض تقويم ProProfs Project ، يمكنك عرض جميع المهام والمشاريع والمهام الفرعية في عرض تقويم واحد. أليس هذا رائعًا؟ يمكنك إنشاء ملاحظات وتعيين المهام وتعديل تواريخ بدء المهمة وانتهائها في طريقة العرض هذه بمجرد النقر فوق المهمة التي ترغب في تحريرها وإجراء التغييرات في الإعدادات. انه من السهل! إنه تقويم مشترك ، لذا يمكنك التخطيط لتنفيذ المشروع والتعاون مع الفرق في الوقت الفعلي. تسهل طريقة العرض هذه التخطيط لكيفية تنفيذ مهمة واحدة بشكل مثالي للوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع بسهولة.

4. تعليقات المهمة

من الصعب إبقاء الفرق على اطلاع فيما يتعلق بتنفيذ المشروع ، خاصة إذا لم يكن لديك برنامج في المكان. يقدم مشروع ProProfs العديد من ميزات تعاون الفريق ، من بينها تعليقات المهام. يمكنك التعليق على المهام وتمييز أعضاء الفريق الآخرين في حال احتجت إلى مساعدتهم في إكمال المهمة. يمكنك أيضًا مشاركة الملفات في تعليقات المهام ، أو تقديم ملاحظات لأعضاء الفريق ، أو السماح للجميع بمعرفة أن المهمة قد اكتملت. بمجرد إسقاط تعليق على مهمة ما ، يتلقى جميع أعضاء الفريق المرتبطين بمهمة إعلامات بالبريد الإلكتروني بخصوص التعليق. إنها طريقة رائعة لإبقاء كل عضو في الفريق على اطلاع دائم ، مما يضمن أن يعرف الجميع مكان كل مشروع.

5. ملف تقاسم

أليس من المتاعب إدارة جميع ملفات المشروع يدويًا؟ كيف تديرهم؟ تخزينها؟ فهرستها ليسهل الوصول إليها؟ حسنًا ، مع برنامج إدارة المشاريع مثل ProProfs Project ، يتم حل كل هذه المشكلات. يسمح لك مشروع ProProfs بإنشاء الملفات وتخزينها ومشاركتها مع أعضاء فريقك بسهولة. سواء كنت ترغب في مشاركة التقارير أو العروض التقديمية أو الصور أو ملفات المستندات - يدعم هذا البرنامج جميع تنسيقات الملفات. فهو لا يجعل من السهل مشاركة الملفات مع فرقك فحسب ، بل إنه يجعل من السهل للغاية تتبع المستندات والعثور عليها بسهولة. قم بإدارة جميع ملفاتك على نظام أساسي واحد بسهولة باستخدام مشروع ProProfs.

6. الإخطارات

كما تمت مناقشته من قبل ، فإن إبقاء جميع أعضاء فريقك في حلقة من حيث يقف المشروع أو المهمة أمر صعب. باستخدام ميزة الإشعار بالبريد الإلكتروني الخاصة بمشروع ProProfs ، يمكن لأعضاء الفريق والمديرين وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع تلقي إشعارات على بريدهم الإلكتروني على الفور. هذا يضمن أن كل شخص مرتبط بالمشروع على اطلاع دائم بتحديثات المشروع ويعرف بالضبط مكان المشروع. تضمن إخطارات البريد الإلكتروني أيضًا شفافية الفريق والمشروع الكامل. إلى جانب ذلك ، يمكن أيضًا أن يتم إخطارك بما إذا كان العملاء يتألمون في الوقت المحدد أو أين تم استلام مدفوعاتك في الوقت المناسب. هذه الإخطارات مفيدة لأن ProProfs Project به إصدارات للهاتف المحمول أيضًا ، مما يسهل عليك تلقي تحديثات المشروع في أي وقت وفي أي مكان!

 قد يعجبك: 5 أسباب لماذا يحتاج عملك إلى CRM.

7. تتبع الوقت

يعد الوفاء بالمواعيد النهائية والتأكد من تسليم جميع المشاريع في الوقت المحدد من أصعب المهام ولكنها حاسمة في المنظمة. تتمثل إحدى طرق التأكد من استيفاء جميع المواعيد النهائية للمشروع في تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة في المشروع. يوفر مشروع ProProfs ميزة تتبع الوقت سهلة الاستخدام والتي تساعدك على حساب مقدار الوقت الذي يقضيه عضو الفريق في مهمة ما. بهذه الطريقة يمكنك تقييم من يستغرق وقتًا أطول في إكمال المهمة ولماذا.

8. تبعيات المهام

لا يستطيع البشر القيام بمهام متعددة - فهذه حقيقة لا يمكن لأحد الدفاع عنها. لكن العديد من أعضاء الفريق يعتبرون هذا أمرًا مفروغًا منه للغاية ويحاولون إكمال مهام متعددة في إطار زمني محدد. هذا لا يقلل من جودة العمل فحسب ، بل يستنزف أيضًا إرادة أعضاء الفريق في العمل. إذن ما الحل؟ حسنًا ، يجلب لك مشروع ProProfs تبعيات المهام. تبعيات المهام هي ميزة مهمة حقًا يقدمها مشروع ProProfs. باستخدام هذه الميزة ، تتأكد من أن أحد أعضاء الفريق يقوم أولاً بإكمال مهمة معينة وعندها فقط يمكنه الانتقال إلى المهمة التالية. يضمن ذلك عدم تكديس الفرق للمهام وإكمال مهام متعددة في منتصف الطريق - وهذا يؤثر على المواعيد النهائية لجميع هذه المهام. لذلك ، مع تبعيات المهام ، يمكنك التأكد من الوفاء بجميع المواعيد النهائية دون عناء وعدم انتقال أي عضو من الفريق إلى المهمة التالية ، تاركًا المهمة السابقة في منتصف الطريق.

9. إدخال الجدول الزمني

تعتبر إدارة الموارد مهمة حقًا عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. تفشل معظم المشاريع بسبب سوء إدارة الموارد نتيجة لتجاوزات الميزانية أو تأجيل المواعيد النهائية. يوفر مشروع ProProfs إدخال الجدول الزمني الذي يسمح للمستخدمين بإدخال الوقت الذي يقضونه في مشروع أو مهمة. يساعد هذا في تقييم الوقت الذي يقضيه كل مشروع ، ولكنه يساعد أيضًا في تجنب سوء إدارة الموارد.

10. أذونات المهام

ميزة جديدة في مشروع ProProfs هي أذونات المهام. عند تعيين مهمة للفرق ، يمكنك الآن تحديد أعضاء الفريق بشكل فردي الذين تريد ربطهم بهذا المشروع أو المهمة. فقط أعضاء الفريق الذين لديهم إذن لمهمة معينة أو مشروع معين يتلقون إعلامات بخصوص أي تحديثات أو مواعيد نهائية. لذلك ، إذا أسقطت تعليقًا ، أو أنشأت مهمة جديدة ، أو أكملت مهمة حالية - فسيتم تقديم كل تحديث صغير فقط إلى "المستخدمين" أو "المتابعين" لهذا المشروع بعينه. إذا لم تحدد أحد أعضاء الفريق في مشروع ما كمستخدم أو تابع ، فلن يتلقى أي تحديثات للمشروع.

11. إنشاء التقرير

تعد مراقبة إنتاجية الفريق أمرًا ضروريًا لضمان وتحسين الأداء التنظيمي العام. يساعدك مشروع ProProfs على تحقيق ذلك من خلال ميزة إنشاء التقارير الخاصة به. بنقرة واحدة فقط ، يمكنك إنشاء تقارير ثاقبة ومفصلة تتضمن معلومات مثل الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق الفرديون في كل مهمة ، وعدد المشاريع المعلقة ، وعدد المشاريع التي تم إكمالها خلال الموعد النهائي المحدد ، ومعلومات مهمة أخرى. باستخدام التقارير ، يمكنك تحليل نقاط ضعف الفريق وتحسين إنتاجيته الإجمالية من خلال توفير التدريب المناسب.

12. إنشاء الفاتورة

عادةً ما يكون تتبع مدفوعات العملاء والتأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح أمرًا صعبًا للغاية بدون وجود برامج. مع مشروع ProProfs ، يصبح كل شيء سهلًا وفعالًا وسريعًا حقًا! يمكنك إنشاء فواتير دقيقة ومشاركتها مع العملاء بسهولة باستخدام ميزة الفوترة. أفضل جزء هو أنه يمكنك أتمتة عملية الفواتير بحيث يتم إنشاء الفواتير تلقائيًا ومشاركتها مع العميل في الوقت المناسب.

 قد يعجبك أيضًا: كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في مشروع بدء التشغيل الخاص بك؟

ما الذي يجعل مشروع ProProfs الأفضل: الخلاصة

يعد ProProfs Project أحد أبسط برامج إدارة المشاريع التي لا تحتاج إلى أي تدريب مسبق لاستخدام البرنامج. إنه حل مثالي للعاملين لحسابهم الخاص ، والمصممين ، والفرق الإبداعية ، والمطورين ، وفرق تكنولوجيا المعلومات ، وفرق التسويق ، وفرق أخرى متنوعة من أقسام مختلفة تعمل في مؤسسة صغيرة أو كبيرة الحجم.

يوفر برنامج إدارة المشاريع البسيط جميع الميزات اللازمة لتحسين إدارة المشروع وإدارة الموارد والتعاون الجماعي وإنتاج الفريق وإدارة العملاء بسهولة. كما أن لديها ميزات للحفاظ على شفافية الفريق ومراقبة أداء الفريق بسهولة. نتيجة لذلك ، لا يمكنك فقط تحسين إنتاجية الفريق ولكن أيضًا تحسين الأداء التنظيمي العام.

اعرف المزيد عن مشروع ProProfs