无论公司的规模如何，应付账款 (AP) 部门在组织的整体运营中都发挥着重要作用。

这些团队成员确保企业从供应商或债权人那里购买商品，并在很短的时间内偿还余额。 如果公司拖欠应付账款义务并且无法及时处理发票，则可能会产生滞纳金。

更糟糕的是，不向供应商或债权人付款的历史可能会损害企业与其成功运营所依赖的实体的关系。 许多公司正在探索通过自动化来克服应付账款挑战的机会。

什么是应付账款自动化？

应付账款 (AP) 自动化是一类技术会计和财务软件解决方案，专注于简化许多通常耗时且手工完成的任务和流程。

这种自动化还具有提高公司财务可视性的巨大潜力。 例如，您可以想象如果员工丢失发票可能导致的灾难。 许多自动化解决方案会自动将财务记录导入数字系统。 然后，工人不再处理容易丢失甚至错误丢弃的文书工作。

什么样的流程最适合 AP 自动化？

正如您可能想象的那样，应付账款团队可以自动化许多流程。 理想情况下，业务决策者应该确定他们当前的哪些财务职责花费的时间最多，或者最容易出错。 以下是一些最常见的自动化 AP 职责。

发票/采购订单审批

自动化有助于自动批准属于您设置的特定参数的发票或采购订单。 或者，如果某个特定的团队成员是允许处理公司发票或采购订单的唯一责任方，那么自动化系统可以将这些文档发送给正确的人，而不会延误。

发票状态检查

AP 自动化领域的大多数领先提供商都使用户能够立即查看所有未结发票的状态。 用户还可以按客户、未付天数、到期金额等对发票进行分类。

抵达时的发票分类

供应商可以以多种不同的文件格式发送他们的发票，同时使用几种不同的字体和以数字格式显示信息的方式。 这些变化可能会使从发票中提取所需信息以对其进行正确分类变得困难。 光学字符识别 (OCR) 工具可以理解发票上的文本，并在文档到达时根据需要对其进行分类。

发票验证

应付账款自动化还可以通过根据系统中设置的参数检查员工信息来节省员工时间。 如果出现问题，自动化工具可以提醒负责人，提示他们联系正确的个人或公司以解决差异。

发票付款审批和处理

一旦指定人员批准付款发票，自动化系统可以确保资金在正确的日期到达正确的一方。 这些好处可以防止可能导致发票意外延迟付款的人为错误。

这些只是您可以在应付账款部门自动执行的部分任务。 但是，查看这些内容会让您了解为什么这种自动化如此吸引人，以及它如何节省时间和金钱。

AP自动化有什么好处？

既然您了解了公司自动化其应付账款流程的一些方法，您可能想知道该选项如何使您的公司受益。 首先，它可能会减少您处理的纸质发票数量。

Lush 是一家专门生产手工护肤品和化妆品的公司，它过去常常打印和分发其北美部门每月处理的 120,000 张发票中的每一张。 然而，这经常导致员工放错文件或在各自的个人处理文件之前留出太多时间。 现在，一个自动化系统将 92% 的发票发送到他们应该去的地方，从而减少了总体花费的时间。

应付账款流程还可以让员工将时间花在更有价值的任务上。 佛罗里达大学每年从 50,000 多家供应商处收到大约 180,000 张发票。 它花了将近一年的时间才过渡到自动化系统。 这样做极大地重新平衡了该机构的工作流程。 一些供应商以前每月发送 3,000 张发票，由员工手动处理。 自动化打开了他们的日程安排。

自动化的 AP 处理也可以很好地处理大量数据。 PepsiCo 还希望在其一些国际办事处实现其 AP 流程的自动化。 但是，这样做意味着要找到一个可以读取多种语言以及西里尔文文本的系统。 该品牌有一个 OCR 解决方案，可以从发票中获取信息并将其发送以进行验证。 该工具在使用的前三个月处理了超过 21,000 个文档和近 40,000 页，没有出现任何问题。

关于 AP 自动化的 Business Insider Intelligence 报告还表明，使用数字支付平台的 B2B 公司注意到处理成本降低了 81%，处理周期时间减少了 73%。

其他证据表明，自动化应付账款可以通过减少可以访问发票的员工数量来减少内部欺诈事件。

AP自动化入门

到目前为止，您应该清楚为什么许多商业决策者将 AP 自动化视为必备选项，尤其是随着他们的业务规模扩大。 如果您有兴趣了解自动化帐户会对您的公司产生什么影响，请从调查最耗时的流程开始。

在一个示例中，Quickfire 餐厅每周花费数小时手动管理 90 份发票。 在自动化应付账款后，这些时间减少到只有 30 分钟，让员工最大限度地利用他们的可用时间。 花时间与您的员工交谈，并听取他们的意见，了解哪些任务需要他们最长时间才能完成，或者哪些职责最容易出错。

倾听您的供应商——更具体地说——倾听他们的任何投诉。 他们是否经常与您联系并说检查发票状态需要很长时间？ 如果是这样，自动化可能会有所帮助。 一旦您有了完整的问题清单或希望通过应付账款自动化改进的情况，请寻找适合这些需求或您可以适应这些需求的解决方案。

当您开始与可以帮助您推进应付账款自动化的企业交谈时，设定预算并准备好提供这些数字。 了解您是否可以每月支付账单或签署延长合同。 另外，请记住，您可能需要支付额外费用才能使用特殊功能，因此您的预算可能需要容纳这些功能。

最后，选择一些可用于确定应付账款自动化是否如您所愿工作的指标。 它们可能与花费的时间、节省的时间、处理的发票数量以及对您的业务有意义的其他统计数据有关。 经常检查数据（比如每个月），看看情况如何变化，并决定是否需要进行调整以改善结果。

AP自动化的未来是什么样的

许多尚未决定实现应付账款自动化的人可能会怀疑这种技术进步是否只是一种时尚。 然而，市场分析表明事实并非如此。 例如，MarketsAndMarkets 估计，从 2019 年到 2024 年，应付账款自动化市场的复合年增长率将达到 11%。该公司的分析还指出，北美市场以及消费品和零售行业可能会显示在规定的时间内大幅增长。

通过 AP 自动化帮助您的业务蓬勃发展

如上述示例所示，应付账款部门通常必须处理大量手动流程，所有这些都可能导致发票丢失和供应商不满。 自动化应付账款是一种现成的选择，可以使您的公司克服这些挑战并花更多时间刺激业务增长。