بغض النظر عن حجم الشركة ، يؤدي قسم الحسابات الدائنة (AP) دورًا أساسيًا في عمليات المنظمة الإجمالية.

يضمن أعضاء الفريق هؤلاء أن الشركة تشتري البضائع من مورد أو دائن وتدفع الرصيد مرة أخرى في غضون فترة زمنية صغيرة. إذا تأخرت الشركة في التزامات حساباتها المستحقة الدفع ولم تتمكن من معالجة الفواتير في الوقت المناسب ، فإنها تخاطر بتكبد رسوم متأخرة.

والأسوأ من ذلك ، أن تاريخ عدم الدفع للموردين أو الدائنين يمكن أن يضر بعلاقة الشركة مع الكيانات التي تعتمد عليها لتعمل بنجاح. تستكشف العديد من الشركات الفرصة للتغلب على تحديات الحسابات الدائنة بالأتمتة.

ما هي أتمتة الحسابات الدائنة؟

أتمتة الحسابات الدائنة (AP) هي فئة من حلول برامج المحاسبة والتمويل التكنولوجية التي تركز على تبسيط العديد من المهام والعمليات التي عادةً ما تستغرق وقتًا طويلاً ويتم إنجازها يدويًا.

يتمتع هذا النوع من الأتمتة أيضًا بإمكانية كبيرة لتحسين الرؤية في الشؤون المالية للشركة. يمكنك أن تتخيل الكوارث التي يمكن أن تنتج إذا فقد موظف فاتورة ، على سبيل المثال. تستورد العديد من الحلول الآلية السجلات المالية تلقائيًا إلى نظام رقمي. بعد ذلك ، لم يعد العمال يتعاملون مع الأعمال الورقية التي يسهل فقدانها أو حتى تجاهلها عن طريق الخطأ.

ما نوع العمليات الأنسب لأتمتة AP؟

كما يمكنك أن تتخيل على الأرجح ، هناك الكثير من العمليات التي يمكن لفريق الحسابات الدائنة أتمتة. يجب على صانعي القرار في مجال الأعمال أن يحددوا بشكل مثالي أي واجباتهم المالية الحالية تستغرق معظم الوقت أو هي الأكثر عرضة للأخطاء. فيما يلي بعض مسؤوليات AP التلقائية الأكثر شيوعًا.

الموافقات على الفاتورة / أوامر الشراء

تسهل الأتمتة الموافقة تلقائيًا على الفواتير أو أوامر الشراء التي تقع ضمن المعلمات المعينة التي تقوم بتعيينها. أو إذا كان أحد أعضاء الفريق هو المسؤول الوحيد عن السماح بمعالجة فاتورة الشركة أو أمر الشراء ، فيمكن للنظام الآلي توجيه هذه المستندات إلى الشخص المناسب دون تأخير.

فحص حالة الفاتورة

يمكّن معظم المزودين الرائدين في مجال أتمتة AP المستخدمين من رؤية حالة جميع الفواتير المستحقة على الفور. يمكن للمستخدمين أيضًا فرز الفواتير حسب العميل وعدد الأيام غير المسددة والمبلغ المستحق والمزيد.

تصنيف الفاتورة عند الوصول

قد يرسل الموردون فواتيرهم في مجموعة متنوعة من تنسيقات الملفات المختلفة أثناء استخدام عدة خطوط وطرق مختلفة لعرض المعلومات بتنسيق رقمي. يمكن أن تجعل هذه الاختلافات من الصعب استخراج المعلومات المطلوبة من فاتورة لتصنيفها بشكل صحيح. يمكن لأدوات التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) فهم النص الموجود على الفاتورة وفرزه حسب الحاجة عند وصول المستند.

تأكيد فاتورة

يمكن أن توفر أتمتة الحسابات الدائنة أيضًا وقت موظفيك عن طريق التحقق من المعلومات المتعلقة بهم مقابل المعلمات التي تم إعدادها في نظامك. في حالة ظهور مشكلات ، يمكن لأداة التشغيل الآلي تنبيه الشخص المسؤول ، ومطالبتهم بالاتصال بالفرد أو الشركة المناسبة لمعالجة التناقض.

الموافقات على دفع الفواتير ومعالجتها

بمجرد موافقة الشخص المعين على فاتورة الدفع ، يمكن للنظام الآلي التأكد من أن الأموال تذهب إلى الطرف الصحيح في التاريخ الصحيح. يمكن أن تمنع هذه الفوائد الأخطاء البشرية التي قد تؤدي إلى تأخر الفاتورة عن غير قصد.

هذه ليست سوى بعض المهام التي يمكنك أتمتتها في قسم الحسابات الدائنة. ومع ذلك ، فإن النظر في هذه الأمور سيمنحك فكرة عن سبب جاذبية هذا النوع من الأتمتة وكيف يمكن أن يوفر الوقت والمال.

ما الفوائد التي تأتي من أتمتة AP؟

الآن بعد أن عرفت بعض الطرق التي تعمل بها الشركات على أتمتة عملية حسابات الدفع الخاصة بها ، ربما تتساءل كيف يمكن لهذا الخيار أن يفيد شركتك. بالنسبة للمبتدئين ، يمكن أن يقلل من عدد الفواتير الورقية التي تتعامل معها.

Lush ، الشركة المتخصصة في العناية بالبشرة ومستحضرات التجميل المصنوعة يدويًا ، تستخدم لطباعة وتوزيع كل من 120.000 فاتورة يتم التعامل معها شهريًا من قبل قسم أمريكا الشمالية. ومع ذلك ، فقد أدى ذلك في كثير من الأحيان إلى وضع الموظفين للوثائق في غير محلها أو السماح بمرور الكثير من الوقت قبل أن يتعامل الأفراد المعنيون معها. الآن ، يرسل نظام آلي 92٪ من الفواتير إلى حيث يجب أن تذهب ، مما يقلل من إجمالي الوقت الذي يقضيه.

يمكن لعمليات الحسابات الدائنة أيضًا أن تحرر الموظفين لقضاء وقتهم في مهام أكثر مكافأة. تلقت جامعة فلوريدا ما يقرب من 180.000 فاتورة سنويًا من أكثر من 50000 بائع. أمضت ما يقرب من عام للانتقال إلى نظام آلي. أدى القيام بذلك إلى إعادة التوازن بشكل كبير لسير عمل المؤسسة. أرسل بعض البائعين في السابق 3000 فاتورة شهريًا ، والتي تعامل معها الموظفون يدويًا. فتحت الأتمتة جداولها.

يمكن أيضًا أن تعمل معالجة AP المؤتمتة بشكل جيد بأحجام كبيرة. أرادت شركة PepsiCo أيضًا أتمتة عمليات AP الخاصة بها في بعض مكاتبها الدولية. ومع ذلك ، فإن القيام بذلك يعني العثور على نظام يقرأ لغات متعددة ، بالإضافة إلى النص السيريلي. حصلت العلامة التجارية على حل OCR يمكنه أخذ المعلومات من الفواتير وإرسالها للتحقق منها. تعاملت الأداة مع أكثر من 21000 مستند وما يقرب من 40000 صفحة في الأشهر الثلاثة الأولى من استخدامها دون مشاكل.

يشير تقرير Business Insider Intelligence حول أتمتة AP أيضًا إلى أن شركات B2B التي تستخدم منصات الدفع الرقمية تلاحظ انخفاض تكاليف المعالجة بنسبة 81 ٪ وانخفاضًا بنسبة 73 ٪ في أوقات دورات المعالجة.

تشير أدلة أخرى إلى أن أتمتة الحسابات الدائنة يمكن أن تقلل من حالات الاحتيال الداخلي عن طريق تقليل عدد الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى الفواتير.

الشروع في العمل مع أتمتة AP

الآن ، يجب أن يكون واضحًا لك سبب اعتبار العديد من صانعي القرار في مجال الأعمال أتمتة AP كخيار لا بد منه ، لا سيما مع زيادة عملياتهم. إذا كنت مهتمًا بمعرفة ما يمكن أن يحدث لشركتك إذا قمت بأتمتة حساباتك ، فابدأ بالتحقيق في العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً.

في أحد الأمثلة ، كرست مطاعم Quickfire عدة ساعات في الأسبوع لإدارة 90 فاتورة يدويًا. بعد أتمتة الحسابات الدائنة ، قلصت تلك الساعات إلى 30 دقيقة فقط ، مما أتاح للموظفين زيادة وقتهم المتاح إلى أقصى حد على مدار الساعة. اقض وقتًا في التحدث إلى موظفيك والحصول على مدخلاتهم بشأن المهام التي تستغرق وقتًا أطول في القيام بها ، أو المهام الأكثر عرضة للأخطاء.

استمع إلى مورديك - وبشكل أكثر تحديدًا - أي شكاوى لديهم. هل يتصلون بك غالبًا ويقولون إن التحقق من حالة الفاتورة يستغرق وقتًا طويلاً؟ إذا كان الأمر كذلك ، يمكن أن تساعد الأتمتة. بمجرد أن يكون لديك قائمة شاملة بالمشكلات التي يجب حلها أو المواقف التي تأمل في تحسينها باستخدام أتمتة الحسابات الدائنة ، ابحث عن الحلول التي تناسب تلك الاحتياجات أو التي يمكنك تكييفها لتناسبها.

حدد ميزانية وكن مستعدًا لإعطاء هذه الأرقام عند بدء التحدث إلى الشركات التي يمكن أن تساعدك على المضي قدمًا في أتمتة الحسابات الدائنة. اكتشف ما إذا كان يمكنك دفع فاتورتك شهريًا أو التسجيل للحصول على عقد ممتد. أيضًا ، ضع في اعتبارك أنه قد تكون هناك ميزات متخصصة متاحة لك بتكلفة إضافية ، لذلك قد تحتاج ميزانيتك إلى استيعاب هذه الميزات.

أخيرًا ، اختر بعض المقاييس التي يمكنك استخدامها لمعرفة ما إذا كانت أتمتة الحسابات الدائنة تعمل كما كنت تأمل. يمكن أن تتعلق بالوقت الذي تقضيه والوقت الذي تم توفيره وعدد الفواتير التي تمت معالجتها والإحصاءات الأخرى التي تناسب عملك. تحقق من البيانات كثيرًا (مثل كل شهر) لترى كيف تتغير الأشياء وتقرر ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات لتحسين النتائج.

كيف يبدو مستقبل أتمتة AP

قد يتساءل الكثير من الأشخاص الذين لم يقرروا بعد أتمتة الحسابات الدائنة ما إذا كان هذا النوع من التقدم التكنولوجي مجرد بدعة. ومع ذلك ، تشير تحليلات السوق إلى أنها ليست كذلك. على سبيل المثال ، تقدر MarketsAndMarkets سوق أتمتة الحسابات الدائنة لإظهار معدل نمو سنوي مجمع بنسبة 11٪ من 2019 إلى 2024. ويشير تحليل الشركة أيضًا إلى أن سوق أمريكا الشمالية ، وكذلك قطاعي السلع الاستهلاكية والتجزئة ، من المرجح أن تظهر نمو كبير خلال الإطار الزمني المحدد.

ساعد عملك على الازدهار مع أتمتة AP

كما توضح الأمثلة المذكورة أعلاه ، يتعين على إدارات الحسابات الدائنة عادةً التعامل مع الكثير من العمليات اليدوية ، والتي قد تؤدي جميعها إلى فواتير مفقودة وموردين ساخطين. تعد أتمتة الحسابات الدائنة خيارًا متاحًا بسهولة يمكن أن يمكّن شركتك من التغلب على تلك التحديات وقضاء المزيد من الوقت في تحفيز نمو الأعمال.