Independientemente del tamaño de una empresa, el departamento de cuentas por pagar (AP) cumple un papel esencial dentro de las operaciones generales de la organización.

Esos miembros del equipo se aseguran de que la empresa compre bienes de un proveedor o acreedor y pague el saldo dentro de un pequeño período de tiempo. Si una empresa se atrasa con sus obligaciones de cuentas por pagar y no puede procesar las facturas a tiempo, corre el riesgo de incurrir en cargos por pagos atrasados.

Peor aún, un historial de no pagar a proveedores o acreedores podría dañar la relación de una empresa con las entidades de las que depende para funcionar con éxito. Muchas empresas están explorando la oportunidad de conquistar los desafíos de las cuentas por pagar con la automatización.

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?

La automatización de cuentas por pagar (AP) es una categoría de soluciones tecnológicas de software de contabilidad y finanzas que se enfoca en simplificar muchas de las tareas y procesos que normalmente consumen mucho tiempo y se realizan a mano.

Este tipo de automatización también tiene un potencial significativo para mejorar la visibilidad de las finanzas de una empresa. Puede imaginar las catástrofes que podrían resultar si un empleado pierde una factura, por ejemplo. Muchas soluciones automatizadas importan automáticamente registros financieros a un sistema digital. Entonces, los trabajadores ya no tienen que lidiar con papeleo que es fácil de perder o incluso desechar por error.

¿Qué tipo de procesos son los más adecuados para la automatización de AP?

Como probablemente pueda imaginar, hay muchos procesos que un equipo de cuentas por pagar podría automatizar. Idealmente, los tomadores de decisiones comerciales deberían determinar cuáles de sus deberes financieros actuales toman más tiempo o son los que tienen más errores. Estas son algunas de las responsabilidades de AP más comúnmente automatizadas.

Aprobaciones de facturas/órdenes de compra

La automatización facilita la aprobación automática de facturas u órdenes de compra que se encuentran dentro de los parámetros particulares que establezca. O si un miembro específico del equipo es el único responsable de permitir el procesamiento de la factura o la orden de compra de una empresa, un sistema automatizado puede enviar esos documentos a la persona adecuada sin demoras.

Comprobaciones del estado de la factura

La mayoría de los proveedores líderes en el espacio de automatización de AP permiten a los usuarios ver el estado de todas las facturas pendientes al instante. Los usuarios también pueden clasificar las facturas por cliente, la cantidad de días sin pagar, el monto adeudado y más.

Categorización de facturas a la llegada

Los proveedores pueden enviar sus facturas en una amplia variedad de formatos de archivo diferentes mientras usan varias fuentes y formas diferentes de mostrar la información en un formato digital. Esas variaciones pueden dificultar la extracción de la información deseada de una factura para categorizarla correctamente. Las herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pueden comprender el texto de una factura y clasificarlo según sea necesario a medida que llega el documento.

Verificación de factura

La automatización de cuentas por pagar también puede ahorrarle tiempo a sus empleados al verificar la información sobre ellos con los parámetros configurados en su sistema. Si surgen problemas, la herramienta de automatización puede alertar a la persona responsable y pedirle que se comunique con la persona o empresa adecuada para abordar la discrepancia.

Aprobaciones y procesamiento de pagos de facturas

Una vez que la persona designada aprueba el pago de una factura, un sistema automatizado puede garantizar que los fondos vayan a la parte correcta en la fecha correcta. Estos beneficios pueden evitar errores humanos que podrían resultar en que una factura se pague involuntariamente con retraso.

Esas son solo algunas de las tareas que podría automatizar en el departamento de cuentas por pagar. Sin embargo, revisarlos le dará una idea de por qué este tipo de automatización es tan atractivo y cómo podría ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué beneficios se obtienen con la automatización de AP?

Ahora que conoce algunas de las formas en que las empresas automatizan su proceso de cuentas por pagar, probablemente se esté preguntando cómo esa opción podría beneficiar a su empresa. Para empezar, podría disminuir la cantidad de facturas en papel que maneja.

Lush, la empresa especializada en cosmética y cuidado de la piel artesanal, imprimía y distribuía cada una de las 120.000 facturas que gestiona mensualmente su división norteamericana. Sin embargo, eso a menudo llevó a que los empleados extraviaran documentos o dejaran pasar demasiado tiempo antes de que las personas respectivas se ocuparan de ellos. Ahora, un sistema automatizado envía el 92 % de las facturas a donde deben ir, lo que reduce el tiempo total invertido.

Los procesos de cuentas por pagar también pueden liberar a los empleados para que dediquen su tiempo a tareas más gratificantes. La Universidad de Florida recibió aproximadamente 180 000 facturas al año de más de 50 000 proveedores. Pasó casi un año para hacer la transición a un sistema automatizado. Hacerlo reequilibró drásticamente el flujo de trabajo de la institución. Algunos proveedores enviaban anteriormente 3000 facturas mensuales, que los empleados manejaban manualmente. La automatización abrió sus horarios.

El procesamiento de AP automatizado también puede funcionar bien en grandes volúmenes. PepsiCo también quería automatizar sus procesos de AP en algunas de sus oficinas internacionales. Sin embargo, hacerlo significaba encontrar un sistema que leyera varios idiomas, así como texto cirílico. La marca obtuvo una solución de OCR que podía tomar información de las facturas y enviarlas para su verificación. La herramienta manejó más de 21 000 documentos y casi 40 000 páginas en sus primeros tres meses de uso sin problemas.

Un informe de Business Insider Intelligence sobre la automatización de AP también indica que las empresas B2B que utilizan plataformas de pago digital notan un 81 % menos de costos de procesamiento y una reducción del 73 % en los tiempos del ciclo de procesamiento.

Otra evidencia sugiere que la automatización de las cuentas por pagar puede reducir los casos de fraude interno al reducir la cantidad de empleados que pueden acceder a las facturas.

Primeros pasos con la automatización de AP

A estas alturas, debería estar claro por qué muchas personas que toman decisiones en el negocio ven la automatización de AP como una opción imprescindible, particularmente a medida que aumentan sus operaciones. Si está interesado en ver qué puede pasarle a su empresa si automatiza sus cuentas, comience investigando los procesos que consumen más tiempo.

En un ejemplo, Quickfire Restaurants dedicó varias horas a la semana a administrar 90 facturas manualmente. Después de automatizar las cuentas por pagar, esas horas se redujeron a solo 30 minutos, lo que permitió al personal maximizar su tiempo disponible en el reloj. Dedique tiempo a hablar con sus empleados y obtener su opinión sobre qué tareas les lleva más tiempo hacer o qué deberes son los más propensos a errores.

Escuche a sus proveedores, y más específicamente, cualquier queja que tengan. ¿Con frecuencia se comunican con usted y le dicen que lleva demasiado tiempo verificar el estado de una factura? Si es así, la automatización podría ayudar. Una vez que tenga una lista completa de problemas para resolver o situaciones que espera mejorar con la automatización de cuentas por pagar, busque soluciones que se ajusten a esas necesidades o que pueda adaptar para satisfacerlas.

Establece un presupuesto y prepárate para dar esas cifras cuando empieces a hablar con empresas que puedan ayudarte a avanzar con la automatización de las cuentas por pagar. Averigüe si puede pagar su factura por mes o contratar un contrato extendido. Además, tenga en cuenta que puede haber funciones especializadas disponibles a un costo adicional, por lo que es posible que su presupuesto deba acomodarlas.

Finalmente, elija algunas métricas que pueda usar para averiguar si la automatización de cuentas por pagar está funcionando tan bien como esperaba. Podrían relacionarse con el tiempo dedicado, el tiempo ahorrado, la cantidad de facturas procesadas y otras estadísticas que tengan sentido para su negocio. Verifique los datos con frecuencia (por ejemplo, todos los meses) para ver cómo cambian las cosas y decidir si necesita hacer ajustes para mejorar los resultados.

Cómo se ve el futuro de la automatización de AP

Muchas personas que aún no han decidido automatizar las cuentas por pagar pueden preguntarse si este tipo de avance tecnológico es una mera moda pasajera. Sin embargo, los análisis de mercado indican que no lo es. Por ejemplo, MarketsAndMarkets estima que el mercado de automatización de cuentas por pagar mostrará una tasa de crecimiento anual combinada del 11 % entre 2019 y 2024. El análisis de la empresa también señala que es probable que el mercado norteamericano, así como los sectores minorista y de bienes de consumo, muestren crecimiento sustancial durante el período de tiempo especificado.

Ayude a su negocio a prosperar con la automatización de AP

Como muestran los ejemplos anteriores, los departamentos de cuentas por pagar generalmente tienen que lidiar con muchos procesos manuales, todo lo cual podría resultar en facturas perdidas y proveedores descontentos. La automatización de las cuentas por pagar es una opción fácilmente disponible que podría permitirle a su empresa superar esos desafíos y dedicar más tiempo a estimular el crecimiento del negocio.