โดยไม่คำนึงถึงขนาดของบริษัท แผนกบัญชีเจ้าหนี้ (AP) จะทำหน้าที่สำคัญภายในการดำเนินงานโดยรวมขององค์กร

สมาชิกในทีมเหล่านั้นรับรองว่าธุรกิจซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์หรือเจ้าหนี้และชำระยอดคงเหลือภายในเวลาอันสั้น หากบริษัทมีภาระผูกพันด้านบัญชีเจ้าหนี้และไม่สามารถดำเนินการตามใบแจ้งหนี้ได้ทันเวลา อาจมีความเสี่ยงที่จะต้องเสียค่าธรรมเนียมล่าช้า

ที่แย่ไปกว่านั้น ประวัติการไม่จ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์หรือเจ้าหนี้อาจสร้างความเสียหายให้กับความสัมพันธ์ของธุรกิจกับหน่วยงานที่ต้องดำเนินการให้ประสบผลสำเร็จ หลายบริษัทกำลังสำรวจโอกาสที่จะเอาชนะความท้าทายด้านบัญชีเจ้าหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติ

ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นหมวดหมู่ของโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีและการเงินทางเทคโนโลยีที่มุ่งเน้นการปรับปรุงงานและกระบวนการจำนวนมากที่มักจะใช้เวลานานและสำเร็จด้วยมือ

ระบบอัตโนมัติประเภทนี้ยังมีศักยภาพที่สำคัญในการปรับปรุงการมองเห็นทางการเงินของบริษัท คุณสามารถจินตนาการถึงหายนะที่อาจเกิดขึ้นได้หากพนักงานทำใบแจ้งหนี้หาย เป็นต้น โซลูชันอัตโนมัติจำนวนมากนำเข้าบันทึกทางการเงินเข้าสู่ระบบดิจิทัลโดยอัตโนมัติ จากนั้นคนงานจะไม่จัดการกับเอกสารที่สูญหายง่ายหรือถูกทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจอีกต่อไป

กระบวนการประเภทใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติของ AP

อย่างที่คุณอาจจินตนาการได้ มีกระบวนการมากมายที่ทีมบัญชีเจ้าหนี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ ผู้มีอำนาจตัดสินใจทางธุรกิจควรพิจารณาว่าหน้าที่ทางการเงินในปัจจุบันของพวกเขาใช้เวลามากที่สุดหรือผิดพลาดมากที่สุด ต่อไปนี้คือความรับผิดชอบ AP แบบอัตโนมัติบางส่วนที่พบบ่อยที่สุด

การอนุมัติใบแจ้งหนี้/ใบสั่งซื้อ

ระบบอัตโนมัติอำนวยความสะดวกในการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติซึ่งอยู่ในพารามิเตอร์เฉพาะที่คุณกำหนด หรือหากสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งเป็นผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียวในการอนุญาตให้ประมวลผลใบแจ้งหนี้ของบริษัทหรือใบสั่งซื้อ ระบบอัตโนมัติสามารถกำหนดเส้นทางเอกสารเหล่านั้นไปยังบุคคลที่ใช่โดยไม่ชักช้า

การตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้

ผู้ให้บริการชั้นนำส่วนใหญ่ในพื้นที่ AP อัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้เห็นสถานะของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระทั้งหมดได้ทันที ผู้ใช้ยังสามารถจัดเรียงใบแจ้งหนี้ตามลูกค้า จำนวนวันที่ยังไม่ได้ชำระ จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระ และอื่นๆ

การจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้เมื่อมาถึง

ซัพพลายเออร์อาจส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบไฟล์ต่างๆ มากมาย ในขณะที่ใช้แบบอักษรและวิธีการแสดงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่หลากหลาย รูปแบบเหล่านั้นทำให้ยากต่อการดึงข้อมูลที่ต้องการจากใบแจ้งหนี้เพื่อจัดหมวดหมู่อย่างเหมาะสม เครื่องมือการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) สามารถทำความเข้าใจข้อความในใบแจ้งหนี้และจัดเรียงตามความจำเป็นเมื่อเอกสารมาถึง

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้

ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ยังช่วยประหยัดเวลาพนักงานของคุณด้วยการตรวจสอบข้อมูลกับพารามิเตอร์เหล่านี้กับพารามิเตอร์ที่ตั้งค่าไว้ในระบบของคุณ หากเกิดปัญหา เครื่องมืออัตโนมัติสามารถแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบ แจ้งให้ติดต่อบุคคลหรือบริษัทที่เหมาะสมเพื่อแก้ไขความคลาดเคลื่อน

การอนุมัติและดำเนินการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้

เมื่อบุคคลที่ได้รับมอบหมายอนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน ระบบอัตโนมัติสามารถมั่นใจได้ว่าเงินจะถูกส่งไปยังฝ่ายที่ถูกต้องในวันที่ถูกต้อง ประโยชน์เหล่านี้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดของมนุษย์ซึ่งอาจส่งผลให้ใบแจ้งหนี้ได้รับเงินล่าช้าโดยไม่ตั้งใจ

นี่เป็นเพียงงานบางส่วนที่คุณสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติในแผนกบัญชีเจ้าหนี้ อย่างไรก็ตาม การพิจารณาสิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณเข้าใจว่าเหตุใดระบบอัตโนมัติประเภทนี้จึงน่าสนใจ และจะช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างไร

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบอัตโนมัติของ AP คืออะไร?

เมื่อคุณทราบวิธีที่บริษัทต่างๆ ดำเนินการบัญชีเจ้าหนี้ให้เป็นแบบอัตโนมัติแล้ว คุณอาจสงสัยว่าตัวเลือกดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณอย่างไร สำหรับผู้เริ่มต้น อาจลดจำนวนใบกำกับสินค้าที่คุณจัดการได้

Lush ซึ่งเป็นบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ดูแลผิวและเครื่องสำอางทำมือ เคยพิมพ์และแจกจ่ายใบแจ้งหนี้ 120,000 ใบแต่ละใบที่ฝ่ายอเมริกาเหนือดูแลจัดการรายเดือน อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งส่งผลให้พนักงานวางเอกสารผิดที่หรือปล่อยให้เวลาผ่านไปนานเกินไปก่อนที่บุคคลที่เกี่ยวข้องจะจัดการกับพวกเขา ตอนนี้ระบบอัตโนมัติส่งใบแจ้งหนี้ถึง 92% ไปยังที่ที่ควรไป ช่วยลดเวลาที่ใช้ไปโดยรวม

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ยังช่วยให้พนักงานมีเวลาทำงานที่คุ้มค่ามากขึ้นอีกด้วย มหาวิทยาลัยฟลอริดาได้รับใบแจ้งหนี้ประมาณ 180,000 ใบต่อปีจากผู้ขายมากกว่า 50,000 ราย ใช้เวลาเกือบหนึ่งปีในการเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติ การทำเช่นนี้ช่วยปรับสมดุลเวิร์กโฟลว์ของสถาบันอย่างมาก ก่อนหน้านี้ผู้ขายบางรายส่งใบแจ้งหนี้ 3,000 ใบต่อเดือน ซึ่งพนักงานจัดการด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติเปิดตารางเวลาของพวกเขา

การประมวลผล AP อัตโนมัติยังทำงานได้ดีในปริมาณมาก PepsiCo ยังต้องการทำให้กระบวนการ AP เป็นไปโดยอัตโนมัติในสำนักงานระหว่างประเทศบางแห่ง อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้หมายถึงการค้นหาระบบที่อ่านได้หลายภาษา รวมถึงข้อความ Cyrillic แบรนด์ได้รับโซลูชัน OCR ที่สามารถนำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และส่งไปตรวจสอบได้ เครื่องมือนี้จัดการเอกสารมากกว่า 21,000 ฉบับและเกือบ 40,000 หน้าในสามเดือนแรกของการใช้งานโดยไม่มีปัญหา

รายงาน Business Insider Intelligence เกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของ AP ยังระบุด้วยว่าบริษัท B2B ที่ใช้แพลตฟอร์มการชำระเงินดิจิทัลสังเกตเห็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการลดลง 81% และรอบเวลาการประมวลผลลดลง 73%

หลักฐานอื่น ๆ ชี้ให้เห็นว่าระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถลดกรณีการฉ้อโกงภายในได้โดยการลดจำนวนพนักงานที่สามารถเข้าถึงใบแจ้งหนี้ได้

เริ่มต้นใช้งาน AP อัตโนมัติ

ถึงตอนนี้ คุณน่าจะเข้าใจได้ชัดเจนแล้วว่าทำไมผู้มีอำนาจตัดสินใจหลายคนในธุรกิจจึงมองว่าระบบอัตโนมัติของ AP เป็นตัวเลือกที่ต้องมี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการดำเนินงานขยายใหญ่ขึ้น หากคุณสนใจที่จะดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับบริษัทของคุณหากคุณทำให้บัญชีของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบกระบวนการที่ใช้เวลานานที่สุด

ในตัวอย่างหนึ่ง ร้านอาหาร Quickfire ได้ใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการใบแจ้งหนี้ 90 รายการด้วยตนเอง หลังจากทำให้บัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัติ ชั่วโมงเหล่านั้นก็ลดลงเหลือเพียง 30 นาที ทำให้พนักงานมีเวลาสูงสุดบนนาฬิกา ใช้เวลาพูดคุยกับพนักงานของคุณและหาข้อมูลว่างานใดใช้เวลาทำนานที่สุด หรือหน้าที่ใดที่มักเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายที่สุด

รับฟังซัพพลายเออร์ของคุณ – และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง – ข้อร้องเรียนใด ๆ ที่พวกเขามี พวกเขามักจะติดต่อคุณและบอกว่าการตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ใช้เวลานานเกินไปหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้ เมื่อคุณมีรายการปัญหาอย่างละเอียดที่ต้องแก้ไขหรือสถานการณ์ที่คุณหวังว่าจะปรับปรุงด้วยระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ ให้มองหาโซลูชันที่เหมาะสมกับความต้องการเหล่านั้นหรือที่คุณสามารถปรับให้เหมาะกับพวกเขาได้

กำหนดงบประมาณและเตรียมพร้อมที่จะให้ตัวเลขเหล่านั้นเมื่อคุณเริ่มพูดคุยกับธุรกิจที่สามารถช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าด้วยระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ ค้นหาว่าคุณสามารถชำระค่าใช้จ่ายต่อเดือนหรือลงชื่อสมัครใช้สัญญาขยายเวลาได้หรือไม่ นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าอาจมีคุณลักษณะพิเศษที่สามารถใช้ได้โดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ดังนั้นงบประมาณของคุณจึงอาจต้องรองรับคุณสมบัติเหล่านั้น

สุดท้าย เลือกเมตริกบางตัวที่คุณสามารถใช้เพื่อดูว่าระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ทำงานได้ดีตามที่คุณหวังไว้หรือไม่ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับเวลาที่ใช้ เวลาที่บันทึกไว้ จำนวนใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผล และสถิติอื่นๆ ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ตรวจสอบข้อมูลบ่อยๆ (เช่น ทุกเดือน) เพื่อดูว่าสิ่งต่างๆ เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องปรับแต่งเพื่อปรับปรุงผลลัพธ์หรือไม่

อนาคตของระบบอัตโนมัติ AP จะเป็นอย่างไร

หลายคนที่ยังไม่ได้ตัดสินใจทำบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติอาจสงสัยว่าความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีประเภทนี้เป็นเพียงแฟชั่นหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์ตลาดระบุว่าไม่ใช่ ตัวอย่างเช่น MarketsAndMarkets ประมาณการตลาดระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้เพื่อแสดงอัตราการเติบโตรวม 11% ต่อปีตั้งแต่ปี 2019 ถึง 2024 การวิเคราะห์ของบริษัทยังชี้ให้เห็นว่าตลาดอเมริกาเหนือ เช่นเดียวกับสินค้าอุปโภคบริโภคและการค้าปลีก มีแนวโน้มที่จะแสดง เติบโตอย่างมากในช่วงเวลาที่กำหนด

ช่วยให้ธุรกิจของคุณเจริญเติบโตด้วยระบบอัตโนมัติ AP

ตามตัวอย่างข้างต้น แผนกบัญชีเจ้าหนี้มักต้องจัดการกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองจำนวนมาก ซึ่งทั้งหมดอาจส่งผลให้ใบแจ้งหนี้สูญหายและซัพพลายเออร์ที่ไม่พอใจ ระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติเป็นตัวเลือกที่พร้อมใช้เพื่อช่วยให้บริษัทของคุณสามารถเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นและใช้เวลามากขึ้นในการกระตุ้นการเติบโตของธุรกิจ