회사의 규모에 관계없이 AP(Account Payable) 부서는 조직의 전체 운영에서 필수적인 역할을 수행합니다.

이러한 팀 구성원은 비즈니스가 공급업체나 채권자로부터 상품을 구매하고 짧은 시간 내에 잔액을 상환하도록 합니다. 회사가 미지급금 의무를 이행하지 못하고 제 시간에 송장을 처리할 수 없는 경우 연체료가 발생할 위험이 있습니다.

설상가상으로 공급업체나 채권자에게 비용을 지불하지 않은 이력은 비즈니스를 성공적으로 운영하기 위해 의존하는 기업과의 관계를 손상시킬 수 있습니다. 많은 기업이 자동화를 통해 미지급금 문제를 극복할 수 있는 기회를 모색하고 있습니다.

미지급금 자동화란 무엇입니까?

AP(Account Payable) 자동화는 일반적으로 시간이 많이 걸리고 수작업으로 수행되는 많은 작업과 프로세스를 간소화하는 데 중점을 둔 기술 회계 및 재무 소프트웨어 솔루션 범주입니다.

이러한 종류의 자동화는 또한 회사 재무에 대한 가시성을 향상시킬 수 있는 상당한 잠재력을 가지고 있습니다. 예를 들어 직원이 송장을 분실한 경우 발생할 수 있는 재앙을 상상할 수 있습니다. 많은 자동화 솔루션이 재무 기록을 디지털 시스템으로 자동으로 가져옵니다. 그러면 직원들은 더 이상 잃어버리거나 실수로 버리기 쉬운 서류를 처리하지 않습니다.

AP 자동화에 가장 적합한 프로세스는 무엇입니까?

상상할 수 있듯이 외상매입금 팀이 자동화할 수 있는 프로세스가 많이 있습니다. 비즈니스 의사 결정자는 현재 재정 업무 중 가장 시간이 많이 걸리거나 오류가 가장 많이 발생하는 업무를 이상적으로 결정해야 합니다. 다음은 가장 일반적으로 자동화된 AP 책임 중 일부입니다.

송장/구매 주문 승인

자동화를 통해 설정한 특정 매개변수에 속하는 송장 또는 구매 주문을 자동으로 승인할 수 있습니다. 또는 특정 팀 구성원이 회사의 송장 또는 구매 주문 처리를 허용하는 유일한 책임자인 경우 자동화 시스템이 해당 문서를 지체 없이 적절한 사람에게 전달할 수 있습니다.

인보이스 상태 확인

AP 자동화 분야의 주요 제공업체 대부분은 사용자가 모든 미결제 인보이스의 상태를 즉시 확인할 수 있도록 합니다. 사용자는 또한 고객, 미지불 일수, 미납 금액 등을 기준으로 송장을 정렬할 수 있습니다.

도착 시 인보이스 분류

공급업체는 다양한 글꼴과 정보를 디지털 형식으로 표시하는 방법을 사용하면서 다양한 파일 형식으로 송장을 보낼 수 있습니다. 이러한 변형으로 인해 송장에서 원하는 정보를 추출하여 적절하게 분류하기가 어려울 수 있습니다. 광학 문자 인식(OCR) 도구는 송장의 텍스트를 이해하고 문서가 도착하면 필요에 따라 정렬할 수 있습니다.

인보이스 확인

미지급금 자동화는 직원의 정보를 시스템에 설정된 매개변수와 대조하여 직원의 시간을 절약할 수도 있습니다. 문제가 발생하면 자동화 도구가 책임자에게 경고하여 불일치를 해결하기 위해 적절한 개인이나 회사에 연락하도록 요청할 수 있습니다.

인보이스 결제 승인 및 처리

지정된 사람이 지불을 위해 송장을 승인하면 자동화된 시스템이 자금이 정확한 날짜에 올바른 당사자에게 전달되도록 할 수 있습니다. 이러한 이점을 통해 의도치 않게 대금이 늦게 지급되는 인보이스로 이어질 수 있는 인적 오류를 방지할 수 있습니다.

이는 미지급금 부서에서 자동화할 수 있는 작업 중 일부일 뿐입니다. 그러나 이러한 유형의 자동화가 왜 그렇게 매력적인지, 그리고 어떻게 시간과 비용을 절약할 수 있는지에 대한 아이디어를 얻을 수 있습니다.

AP 자동화의 이점은 무엇입니까?

이제 회사가 미지급금 프로세스를 자동화하는 방법 중 일부를 알았으므로 해당 옵션이 회사에 어떤 이점이 있는지 궁금할 것입니다. 우선 처리하는 종이 송장의 수를 줄일 수 있습니다.

수제 스킨케어 및 화장품 전문 회사인 Lush는 북미 지부가 매월 처리하는 120,000개의 송장을 인쇄하여 배포했습니다. 그러나 이로 인해 직원이 문서를 잘못 배치하거나 각 개인이 문서를 처리하기까지 너무 많은 시간이 소요되는 경우가 많았습니다. 이제 자동화된 시스템이 송장의 92%를 어디로 가야 하는지 보내어 전체 소요 시간을 줄입니다.

미지급금 프로세스는 직원들이 보다 보람 있는 작업에 시간을 할애할 수 있도록 합니다. University of Florida는 50,000개 이상의 공급업체로부터 연간 약 180,000개의 송장을 받았습니다. 자동화 시스템으로 전환하는 데 거의 1년이 걸렸습니다. 그렇게 함으로써 기관의 워크플로를 극적으로 재조정했습니다. 일부 공급업체는 이전에 직원이 수동으로 처리한 월 3,000개의 송장을 보냈습니다. 자동화가 일정을 열었습니다.

자동화된 AP 처리는 대용량에서도 잘 작동합니다. PepsiCo는 또한 일부 국제 사무소에서 AP 프로세스를 자동화하기를 원했습니다. 그러나 그렇게 하는 것은 키릴 문자뿐만 아니라 여러 언어를 읽는 시스템을 찾는 것을 의미했습니다. 이 브랜드는 인보이스에서 정보를 가져와 확인을 위해 보낼 수 있는 OCR 솔루션을 얻었습니다. 이 도구는 사용 첫 3개월 동안 21,000개 이상의 문서와 거의 40,000페이지를 문제 없이 처리했습니다.

AP 자동화에 대한 Business Insider Intelligence 보고서에 따르면 디지털 결제 플랫폼을 활용하는 B2B 기업은 처리 비용이 81%, 처리 주기가 73% 감소했습니다.

다른 증거에 따르면 미지급금을 자동화하면 송장에 액세스할 수 있는 직원 수를 줄여 내부 사기 사례를 줄일 수 있습니다.

AP 자동화 시작하기

지금쯤이면 비즈니스의 많은 의사 결정권자들이 AP 자동화를 특히 운영 규모가 커짐에 따라 필수 옵션으로 보는 이유가 분명해질 것입니다. 계정을 자동화하면 회사에 어떤 일이 일어날 수 있는지 알고 싶다면 가장 시간이 많이 걸리는 프로세스부터 조사하십시오.

일례로, Quickfire 레스토랑은 90개의 송장을 수동으로 관리하는 데 일주일에 몇 시간을 할애했습니다. 미지급금을 자동화한 후, 그 시간은 단 30분으로 줄어들어 직원들이 24시간 가용 시간을 최대화할 수 있게 되었습니다. 시간을 할애하여 직원들과 이야기하고 어떤 작업이 가장 오래 걸리는지 또는 어떤 작업이 가장 오류가 발생하기 쉬운지에 대한 정보를 얻으십시오.

공급업체, 특히 공급업체의 불만 사항에 귀를 기울이십시오. 그들은 종종 귀하에게 연락하여 인보이스 상태를 확인하는 데 너무 오래 걸린다고 말합니까? 그렇다면 자동화가 도움이 될 수 있습니다. 해결해야 할 문제 또는 외상매입금 자동화로 개선하고자 하는 상황의 전체 목록이 있으면 해당 요구 사항에 적합하거나 그에 맞게 조정할 수 있는 솔루션을 찾으십시오.

미지급금 자동화를 진행하는 데 도움이 될 수 있는 비즈니스와 대화를 시작할 때 예산을 설정하고 해당 수치를 제공할 준비를 하십시오. 월별 청구서를 지불할 수 있는지 또는 연장 계약을 신청할 수 있는지 알아보십시오. 또한 추가 비용으로 사용할 수 있는 특수 기능이 있을 수 있으므로 예산에서 이러한 기능을 수용해야 할 수도 있습니다.

마지막으로 미지급금 자동화가 원하는 대로 작동하는지 파악하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 지표를 선택하십시오. 소요 시간, 절약된 시간, 처리된 인보이스 수 및 비즈니스에 적합한 기타 통계와 관련될 수 있습니다. 데이터를 자주(예: 매월) 확인하여 상황이 어떻게 변하는지 확인하고 결과를 개선하기 위해 조정이 필요한지 여부를 결정하십시오.

AP 자동화의 미래 모습

아직 미지급금을 자동화하기로 결정하지 않은 많은 사람들은 이러한 종류의 기술 발전이 단순한 유행인지 궁금해 할 것입니다. 그러나 시장 분석은 그렇지 않다는 것을 나타냅니다. 예를 들어, MarketsAndMarkets는 미지급금 자동화 시장이 2019년부터 2024년까지 11%의 연간 성장률을 보일 것으로 추정합니다. 회사의 분석은 또한 북미 시장뿐만 아니라 소비재 및 소매 부문도 다음과 같이 나타날 가능성이 있다고 지적합니다. 지정된 기간 동안 상당한 성장.

AP 자동화로 비즈니스가 번창하도록 지원

위의 예에서 볼 수 있듯이 미지급금 부서는 일반적으로 많은 수동 프로세스를 처리해야 하며 이 모든 과정에서 송장 분실 및 공급업체 불만이 발생할 수 있습니다. 미지급금 자동화는 회사가 이러한 문제를 극복하고 비즈니스 성장을 촉진하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하는 즉시 사용 가능한 옵션입니다.