在远程工作环境中保持沟通的 13 种方法

公司走向远程的趋势将继续存在。

远程工作并不是什么新鲜事，但许多公司正在采用它作为他们工作机会的新补充。 事实上，自 2005 年以来，在家工作的人数增加了 173%，超过 470 万名员工有一半的时间在家工作——如果不是更多的话。

虽然越来越多的公司正在向远程工作过渡，以获得更少的开销、更广泛的人才库可用性以及员工的工作与生活平衡等好处，但这种过渡也带来了一系列挑战。 通信已被列为远程工作公司面临的最大挑战之一。 事实上，2019 年有 83% 的公司因沟通问题而失去客户、错过重要期限或解雇员工。

你怎么知道人们在做什么，你如何协作，以及当你看不见对方时，你如何让公司里的每个人保持一致？

与远程团队沟通的 4 种方式

当员工彼此在同一个办公室工作时，团队沟通会比远程工作更有机地进行。 当您在午餐时间与其他部门的同事聊天或在饮水机旁闲聊时，很容易了解公司的发展方向以及面临的主要挑战。 对于远程公司而言，让员工了解公司方向和面临的主要挑战需要刻意努力和重复。

1. 每月举行一次虚拟全体会议

为了帮助保持关于公司方向的沟通，每月进行一次虚拟全体人员对保持一致至关重要。 虚拟全体会议是将公司中的每个人聚集在一起并重复公司愿景和长期目标、公司正在努力克服的关键挑战以及每个部门和/或团队如何发挥作用的绝佳机会在推动公司前进的过程中。

全体会议通常是一小时的会议，最好将这些会议记录下来，以便任何无法观看并了解公司方向的人。 全体员工也是向团队介绍新员工并分享其他重要的人力资源相关更新和新闻的绝佳机会。

当然，为了促进虚拟会议，您需要拥有合适的视频会议软件。 这个软件有很多选择——一些是免费的，一些是付费的。 大众会议软件示例包括 Skype、Google Hangouts、GoToMeeting 和 Zoom。 无论您选择哪个选项，都可能取决于特定的功能要求和您的预算。

2. 发送每月公司通讯

虽然有些人是听觉学习者，每月一次的全员帮助他们消化有关公司方向的信息，但其他人通过阅读或直观地看到进展可以更好地学习并记住更多信息。 每月的公司通讯可以帮助重复和加强公司的方向、关键优先事项以及公司为实现这些目标而集体取得的进展。

这有助于在员工进行日常活动时将公司方向放在首位。 公司通讯也是一个很好的机会，可以重复和强调公司的核心价值观、公司提供的新工作机会，以及分享关键优先事项进展的详细信息和统计数据。

3. 使用虚拟协作工作区

关于公司选择优先事项和重点的决定应记录在案并与公司共享，以帮助保持一致性。 对于在办公室工作的公司，这通常在白板、海报或电视屏幕上的仪表板上完成，供所有员工查看和跟踪。 对于远程公司，这需要通过另一种方法来完成，以便每个人都可以看到它，无论他们在哪里。

解决方案？ 使用虚拟协作空间或 wiki，其中记录和共享员工手册和公司流程等内容。 公司可以在他们的 wiki 上创建一个空间来记录公司在年度和季度中关注的关键优先事项，以及围绕优先事项的重要决策和背景。 这样，员工可以在有问题时查看该空间，并且大多数 wiki 工具都允许发表评论，以便员工可以提出问题以澄清或关注优先事项。

对于管理层来说，wiki 上发布的评论和问题可以作为洞察力，了解可以在以下全体人员或公司通讯中进一步解释的内容，以保持与整个公司的沟通和协调。 如果一个人问一个问题，很可能还有其他人想知道同样的事情。

4. 每周举行一次虚拟团队会议

虽然每月的全体员工、公司通讯和记录的优先事项有助于为员工提供有关公司方向的背景信息，但每周重复可以帮助员工在日常工作中将公司方向放在首位。

通过每周在每个部门会议开始时重复公司的首要任务，经理们能够加强他们的团队在公司优先事项中所扮演的角色，并帮助他们的团队专注于最重要的事情，并帮助他们更好地确定自己的优先级任务与公司方向保持一致。 为了保持沟通并与公司方向保持一致，重复是关键。

4种沟通项目的方式

当您与同事密切合作时，可以更轻松地了解项目的最新进展并就想法进行协作，因为您可以谈论您的进度和下一步计划。 为了使项目在远程公司中顺利运行，需要结合会议和工具来有效地沟通和协作以按时完成工作。

1.举行虚拟项目会议

项目很少完全按计划进行。 瓶颈出现，火灾出现，扳手经常被扔进混合物中。 要按时完成项目，保持沟通是关键，这就是为什么远程团队每周与每个部门举行一次虚拟会议以及与所有管理人员每周举行一次会议是一个好主意。

这次会议不仅重申了上述公司的方向，而且还可以用作脉搏检查，以确保项目按计划进行，如果没有，则提供合作、做出决策和委派行动项目的机会，以便获得项目重回正轨。

2.使用项目和任务管理软件

项目和任务管理软件可以为团队和公司节省大量时间，并且比依赖电子表格和电子邮件更顺畅地跟踪、委派和保持更新。 这对于需要协作和委派工作的远程团队尤其重要。 有许多可用的任务和项目管理软件选项，其价格范围取决于各个行业和企业所需的特定功能。 任务和项目管理软件的一些示例包括 Asana、Monday、Trello、Daylite 和 Basecamp。

3.使用内部消息软件

虽然项目和任务管理软件可以更轻松地协作和协调项目和任务，但仍然经常需要进行可能涉及一个人或一组人的讨论。 为了促进快速讨论、决策和更新，即时通讯软件是关键。 商业即时通讯软件的示例包括 Slack、Microsoft Teams、Telegram 和 Google Hangouts Chat。

4. 召开项目回顾会议

为了改善围绕项目的沟通和流程，最好在每个完成的项目之后进行事后分析。 项目事后分析是一个会议，您作为一个团队或部门讨论项目应该发生的事情、发生的事情、进展顺利的事情以及进展不顺利的事情/可以改进的事情。 这使员工有机会提出问题和想法，并提出创造性的问题解决方案和应急计划，以使未来项目的沟通顺利进行。

对于这些会议，记录哪些方面进展顺利以及可以改进哪些方面是一个好主意，这样这些知识就不会在未来的项目中被遗忘。 如果它包含捕获此信息并将其连接到未来项目的功能，则可以使用 wiki 或在您的项目管理软件中完成此操作。

2 与客户和潜在客户沟通的方式

当您需要知道某人上次与客户交谈的时间或讨论了哪些细节时，在办公室可以让您选择与坐在您旁边的同事核对。 虽然这不是最有效的方法，因为它会导致中断，但它仍然是一种选择。 对于远程公司来说，让彼此了解客户和潜在客户需要一个更简化的流程，并在员工之间共享。

1.使用CRM软件

通过电子邮件和电子表格管理有关客户的沟通和详细信息可能会变得繁琐和混乱，从而导致时间浪费、效率低下和错误。 当团队需要协作和合作以完成交易或执行客户项目时，CRM 软件可以改善与客户和潜在客户的沟通。 CRM 软件有许多不同的选项，价格不等，适用于不同的行业、平台和业务规模。

2.举行虚拟更新和签到会议

每周一次的虚拟会议再次获胜！ 为了保持与客户和潜在客户的沟通，每周例会有助于重复客户反馈中的常见趋势、阻碍人们完成交易的瓶颈以及客户提出的需要讨论的问题。 为了最好地利用每周的部门会议，首先要重复公司的首要任务、这些和任何瓶颈的统计数据、讨论客户反馈，最后通过捕获行动项目以及谁负责以及何时负责结束。

员工绩效沟通的 3 种方式

公司在远程工作时必须克服的一个常见障碍是相信员工会明智地度过他们的时间。 当员工在办公室可见时，很容易识别员工何时迟到或在工作时间偷懒。 对于远程公司而言，拥有适当的流程和工具以确保员工达到绩效预期并有机会在执行者的指导下获得指导尤为重要。

1. 解释每个角色的 KPI 和能力

当期望和结果没有明确概述时，员工和他们的经理之间经常会发生关于期望的错误沟通。 为了保持预期一致，让员工为成功做好准备，并避免对成功的不必要误解，为每个角色明确定义关键绩效指标 (KPI) 和核心能力是关键。

通常被称为工作记分卡或绩效记分卡，这份概述预期 KPI 和核心能力的文档有助于消除对期望的任何误解。 记分卡与工作描述有很大不同。 职位描述概述了活动和技能组合，记分卡概述了特定角色需要实现的预期结果。 记分卡既是经理指导员工的工具，也是让员工清楚地了解对他们的期望的工具。

2. 每月进行绩效考核

一旦员工有了记分卡，就他们的绩效保持沟通就归结为安排和遵守纪律使用记分卡来评估员工的绩效。 这可以通过视频会议软件促进的每月审查来完成，或者每季度一次，具体取决于业务。

这些虚拟绩效会议的目的是与员工 KPI 的当前状态保持一致，表扬他们做得好的地方，并讨论他们可以改进的地方。 始终如一地这样做有助于提高围绕员工绩效的沟通质量，这对于并不总是知道员工白天在做什么的远程公司尤其重要。 记分卡和定期审查流程有助于在远程工作环境中建立自主权和信任。

3. 每周举行 1:1 会议和签到

每周或每两周为每位员工与他们的经理进行虚拟一对一，这是一个很好的主意，可以保持关于员工绩效的沟通，并重新承诺让员工承担责任。 与其等到下一次每月或每季度的审查，不如每周或每两周检查一次（需要 15 到 30 分钟），这创造了一个额外的机会，可以确保员工专注于最重要的事情，从而使公司实现其目标。

最后的想法

对于远程公司来说，保持沟通归根结底是拥有正确的工具和流程，这有助于确保信息在组织中流动，每个人都知道公司的发展方向并可以协作解决问题。 通过建立正确的会议节奏和适当的工具，您可以确保您正在努力保持远程公司的沟通和一致性。

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