企業の規模に関係なく、買掛金 (AP) 部門は、組織の業務全体において重要な役割を果たします。

これらのチームメンバーは、ビジネスがサプライヤーまたは債権者から商品を購入し、わずかな時間内に残高を返済することを保証します. 企業が買掛金を滞納し、請求書を期限内に処理できない場合、延滞料金が発生するリスクがあります。

さらに悪いことに、サプライヤーや債権者への支払いを怠った過去があると、事業を成功させるために依存している事業体との関係が損なわれる可能性があります。 多くの企業は、自動化によって買掛金の課題を克服する機会を模索しています。

買掛金の自動化とは何ですか?

買掛金 (AP) の自動化は、技術的な会計および財務ソフトウェア ソリューションのカテゴリであり、通常は時間がかかり手作業で行われる多くのタスクとプロセスを合理化することに重点を置いています。

この種の自動化には、企業の財務に対する可視性を向上させる大きな可能性もあります。 たとえば、従業員が請求書を紛失した場合に生じる可能性のある大惨事を想像することができます。 自動化されたソリューションの多くは、財務記録をデジタル システムに自動的にインポートします。 そうすれば、従業員は紛失したり誤って破棄したりしやすい書類を扱う必要がなくなります。

AP 自動化に最適なプロセスはどのようなものですか?

ご想像のとおり、買掛金管理チームが自動化できるプロセスはたくさんあります。 ビジネスの意思決定者は、理想的には、現在の財務上の義務のうち、最も時間がかかっているもの、または最もエラーが多いものを判断する必要があります。 以下は、最も一般的に自動化された AP の責任の一部です。

請求書/注文書の承認

自動化により、設定した特定のパラメーターに該当する請求書または注文書を自動的に承認することが容易になります。 または、特定のチーム メンバーが会社の請求書または発注書の処理を許可する唯一の責任者である場合、自動化されたシステムがこれらのドキュメントを遅滞なく適切な担当者にルーティングできます。

請求書のステータス チェック

AP 自動化分野の大手プロバイダーのほとんどは、ユーザーがすべての未払いの請求書のステータスを即座に確認できるようにしています。 ユーザーは、請求書を顧客、未払いの日数、未払い額などで並べ替えることができます。

到着時の請求書分類

サプライヤーは、デジタル形式で情報を表示するいくつかの異なるフォントと方法を使用しながら、多種多様なファイル形式で請求書を送信できます。 これらのバリエーションにより、請求書から必要な情報を抽出して適切に分類することが難しくなる可能性があります。 光学式文字認識 (OCR) ツールは、請求書のテキストを理解し、ドキュメントが到着したときに必要に応じて並べ替えることができます。

請求書の確認

買掛金自動化は、従業員の情報をシステムに設定されたパラメーターと照合することで、従業員の時間を節約することもできます。 問題が発生した場合、自動化ツールは責任者に警告し、適切な個人または企業に連絡して不一致に対処するよう促します。

請求書支払いの承認と処理

指定された担当者が請求書の支払いを承認すると、自動化されたシステムにより、資金が正しい日に正しい関係者に送られるようになります。 これらの利点により、意図せずに請求書の支払いが遅れる可能性がある人的ミスを防ぐことができます。

これらは、買掛金部門で自動化できるタスクの一部にすぎません。 ただし、それらを調べてみると、この種の自動化が魅力的な理由と、時間とお金を節約できる方法がわかります。

AP の自動化にはどのようなメリットがありますか?

企業が買掛金プロセスを自動化する方法をいくつか知ったので、おそらく、そのオプションが会社にどのような利益をもたらすか疑問に思っているでしょう。 手始めに、処理する紙の請求書の数を減らすことができます。

手作りのスキンケアと化粧品を専門とする Lush は、北米部門で毎月処理される 120,000 通の請求書を印刷して配布していました。 しかし、そのために従業員が書類を置き忘れたり、各個人が対応するまでに時間がかかりすぎたりすることがよくありました。 今では、自動化されたシステムが請求書の 92% を本来あるべき場所に送信し、費やされる全体的な時間を削減しています。

また、買掛金プロセスにより、従業員はよりやりがいのあるタスクに時間を費やすことができます。 フロリダ大学は、50,000 以上のベンダーから毎年約 180,000 件の請求書を受け取りました。 自動化システムへの移行には 1 年近くかかりました。 これにより、組織のワークフローのバランスが劇的に改善されました。 一部のベンダーは、以前は毎月 3,000 件の請求書を送信しており、従業員が手動で処理していました。 オートメーションはスケジュールを開きました。

自動化された AP 処理は、大量の場合にもうまく機能します。 PepsiCo はまた、いくつかの海外オフィスで AP プロセスを自動化したいと考えていました。 しかし、そのためには、キリル文字だけでなく、複数の言語を読み取るシステムを見つける必要がありました。 このブランドは、請求書から情報を取得して検証のために送信できる OCR ソリューションを手に入れました。 このツールは、最初の 3 か月の使用で問題なく 21,000 を超えるドキュメントと約 40,000 ページを処理しました。

AP 自動化に関する Business Insider Intelligence のレポートによると、デジタル決済プラットフォームを利用している B2B 企業は、処理コストが 81% 削減され、処理サイクル時間が 73% 削減されていることに気付いています。

他の証拠は、買掛金勘定を自動化することで、請求書にアクセスできる従業員の数を減らすことで、内部不正の事例を減らすことができることを示唆しています.

AP 自動化の開始

ここまでで、ビジネスの意思決定者の多くが、特に業務の規模が拡大するにつれて、AP 自動化を必須のオプションと見なしている理由が明らかになったはずです。 アカウントを自動化すると会社がどうなるかを知りたい場合は、最も時間のかかるプロセスを調査することから始めてください。

一例として、Quickfire Restaurants は 90 件の請求書を手動で管理するために、週に数時間を費やしていました。 買掛金勘定を自動化した後、これらの時間はわずか 30 分に短縮され、スタッフは勤務時間を最大限に活用できるようになりました。 時間をかけて従業員と話し、どのタスクを実行するのに最も時間がかかるか、またはどの職務が最もエラーを起こしやすいかについて彼らの意見を聞きます。

サプライヤーに耳を傾け、より具体的には、彼らが持っている苦情に耳を傾けます。 請求書のステータスを確認するのに時間がかかりすぎると頻繁に連絡がありますか? もしそうなら、自動化が役に立ちます。 解決すべき問題や買掛金自動化で改善したい状況の完全なリストができたら、それらのニーズに合ったソリューション、またはそれらに合わせて適応できるソリューションを探します。

予算を設定し、買掛金の自動化を進めるのに役立つ企業と話し始めるときに、それらの数値を提供する準備をしてください。 毎月の請求書を支払うか、延長契約にサインアップできるかを確認してください。 また、特別な機能を追加料金で利用できる場合があるため、予算に応じてそれらに対応する必要がある場合があることに注意してください.

最後に、買掛金自動化が期待どおりに機能しているかどうかを判断するために使用できるいくつかの指標を選択します。 それらは、費やされた時間、節約された時間、処理された請求書の数、およびビジネスにとって意味のあるその他の統計に関連している可能性があります. データを頻繁に (毎月など) チェックして、状況がどのように変化するかを確認し、結果を改善するために調整が必要かどうかを判断します。

AP オートメーションの将来像

買掛金の自動化をまだ決めていない多くの人は、この種の技術進歩は単なる一時的なものではないかと思うかもしれません。 しかし、市場分析はそうではないことを示しています。 たとえば、MarketsAndMarkets は、買掛金自動化市場が 2019 年から 2024 年までの年平均成長率を合わせて 11% を示すと推定しています。同社の分析では、北米市場だけでなく、消費財や小売部門も、指定された期間中の大幅な成長。

AP 自動化でビジネスの成功を支援

上記の例が示すように、買掛金部門は通常、多くの手動プロセスに対処する必要があり、そのすべてが請求書の紛失やサプライヤの不満につながる可能性があります。 買掛金の自動化は、会社がこれらの課題を克服し、ビジネスの成長を促進するためにより多くの時間を費やすことを可能にする、すぐに利用できるオプションです。