Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, il reparto contabilità fornitori (AP) svolge un ruolo essenziale all'interno delle operazioni complessive dell'organizzazione.

Questi membri del team garantiscono che l'azienda acquisti beni da un fornitore o creditore e ripaghi il saldo entro un breve lasso di tempo. Se un'azienda è in ritardo con i suoi obblighi di contabilità fornitori e non è in grado di elaborare le fatture in tempo, rischia di incorrere in commissioni di ritardo.

Ancora peggio, una storia di mancato pagamento di fornitori o creditori potrebbe danneggiare il rapporto di un'azienda con le entità da cui dipende per funzionare con successo. Molte aziende stanno esplorando l'opportunità di vincere le sfide della contabilità fornitori con l'automazione.

Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori?

L'automazione della contabilità fornitori (AP) è una categoria di soluzioni software tecnologiche di contabilità e finanza che si concentra sulla razionalizzazione di molte delle attività e dei processi che in genere richiedono molto tempo e vengono eseguiti manualmente.

Questo tipo di automazione ha anche un potenziale significativo per migliorare la visibilità delle finanze di un'azienda. Puoi immaginare le catastrofi che potrebbero derivare se un dipendente perde una fattura, ad esempio. Molte soluzioni automatizzate importano automaticamente i record finanziari in un sistema digitale. Quindi, i lavoratori non devono più occuparsi di scartoffie che è facile perdere o addirittura scartare erroneamente.

Che tipo di processi sono più adatti per l'automazione AP?

Come probabilmente puoi immaginare, ci sono molti processi che un team di contabilità fornitori potrebbe automatizzare. I responsabili delle decisioni aziendali dovrebbero idealmente determinare quali delle loro attuali attività finanziarie richiedono più tempo o sono più soggette a errori. Ecco alcune delle responsabilità AP automatizzate più comunemente.

Approvazioni fattura/ordine di acquisto

L'automazione facilita l'approvazione automatica di fatture o ordini di acquisto che rientrano nei parametri particolari impostati. Oppure, se un membro specifico del team è l'unico responsabile per consentire l'elaborazione della fattura o dell'ordine di acquisto di un'azienda, un sistema automatizzato può inoltrare tali documenti alla persona giusta senza ritardi.

Verifiche dello stato della fattura

La maggior parte dei fornitori leader nello spazio di automazione AP consente agli utenti di vedere istantaneamente lo stato di tutte le fatture in sospeso. Gli utenti possono anche ordinare le fatture per cliente, il numero di giorni non pagati, l'importo dovuto e altro.

Classificazione della fattura all'arrivo

I fornitori possono inviare le loro fatture in un'ampia varietà di formati di file diversi, utilizzando diversi tipi di carattere e modalità di visualizzazione delle informazioni in un formato digitale. Tali variazioni possono rendere difficile estrarre le informazioni desiderate da una fattura per classificarla correttamente. Gli strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) possono comprendere il testo di una fattura e ordinarlo secondo necessità all'arrivo del documento.

Verifica fattura

L'automazione della contabilità fornitori può anche far risparmiare tempo ai tuoi dipendenti controllando le informazioni su di loro rispetto ai parametri impostati nel tuo sistema. In caso di problemi, lo strumento di automazione può avvisare la persona responsabile, invitandola a contattare la persona o l'azienda giusta per risolvere la discrepanza.

Approvazioni ed elaborazione del pagamento delle fatture

Una volta che la persona designata approva una fattura per il pagamento, un sistema automatizzato può garantire che i fondi vadano alla parte corretta alla data giusta. Questi vantaggi possono prevenire errori umani che potrebbero comportare il pagamento involontario di una fattura in ritardo.

Queste sono solo alcune delle attività che potresti automatizzare nel reparto contabilità fornitori. Tuttavia, esaminarli ti darà un'idea del perché questo tipo di automazione è così attraente e di come potrebbe far risparmiare tempo e denaro.

Quali vantaggi derivano dall'automazione AP?

Ora che conosci alcuni dei modi in cui le aziende automatizzano il processo di contabilità fornitori, probabilmente ti starai chiedendo in che modo questa opzione potrebbe avvantaggiare la tua azienda. Per cominciare, potrebbe ridurre il numero di fatture cartacee gestite.

Lush, l'azienda specializzata in prodotti per la cura della pelle e cosmetici fatti a mano, stampava e distribuiva ciascuna delle 120.000 fatture gestite mensilmente dalla sua divisione nordamericana. Tuttavia, ciò ha spesso portato i dipendenti a smarrire i documenti o a lasciar passare troppo tempo prima che le rispettive persone se ne occupassero. Ora, un sistema automatizzato invia il 92% delle fatture dove dovrebbero andare, riducendo il tempo totale speso.

I processi di contabilità fornitori possono anche consentire ai dipendenti di dedicare il loro tempo a compiti più gratificanti. L'Università della Florida ha ricevuto circa 180.000 fatture all'anno da oltre 50.000 fornitori. Ci è voluto quasi un anno per passare a un sistema automatizzato. Ciò ha riequilibrato drasticamente il flusso di lavoro dell'istituto. Alcuni fornitori in precedenza inviavano 3.000 fatture al mese, gestite manualmente dai dipendenti. L'automazione ha aperto i loro programmi.

L'elaborazione AP automatizzata può funzionare bene anche a grandi volumi. PepsiCo voleva anche automatizzare i suoi processi AP in alcuni dei suoi uffici internazionali. Tuttavia, ciò significava trovare un sistema in grado di leggere più lingue, oltre al testo cirillico. Il marchio ha ottenuto una soluzione OCR in grado di prendere informazioni dalle fatture e inviarle per la verifica. Lo strumento ha gestito senza problemi oltre 21.000 documenti e quasi 40.000 pagine nei primi tre mesi di utilizzo.

Un rapporto di Business Insider Intelligence sull'automazione AP indica anche che le aziende B2B che utilizzano piattaforme di pagamento digitali notano costi di elaborazione inferiori dell'81% e una riduzione del 73% dei tempi del ciclo di elaborazione.

Altre prove suggeriscono che l'automazione della contabilità fornitori può ridurre i casi di frode interna riducendo il numero di dipendenti che possono accedere alle fatture.

Iniziare con l'automazione AP

A questo punto, dovrebbe essere chiaro per te perché molti decisori nel mondo degli affari considerano l'automazione AP come un'opzione indispensabile, in particolare quando le loro operazioni aumentano. Se sei interessato a vedere cosa può accadere per la tua azienda se automatizzi i tuoi account, inizia esaminando i processi che richiedono più tempo.

In un esempio, Quickfire Restaurants ha dedicato diverse ore alla settimana a gestire manualmente 90 fatture. Dopo aver automatizzato la contabilità fornitori, quelle ore si sono ridotte a soli 30 minuti, consentendo al personale di massimizzare il tempo disponibile sull'orologio. Dedica del tempo a parlare con i tuoi dipendenti e ad ottenere il loro contributo su quali attività richiedono più tempo per essere eseguite o quali attività sono più soggette a errori.

Ascolta i tuoi fornitori e, più specificamente, i loro reclami. Ti contattano spesso dicendoti che ci vuole troppo tempo per controllare lo stato di una fattura? Se è così, l'automazione potrebbe aiutare. Una volta che hai un elenco completo dei problemi da risolvere o delle situazioni che speri di migliorare con l'automazione della contabilità fornitori, cerca le soluzioni che si adattano a tali esigenze o che potresti adattare per soddisfarle.

Stabilisci un budget e preparati a fornire quelle cifre quando inizi a parlare con le aziende che possono aiutarti ad andare avanti con l'automazione della contabilità fornitori. Scopri se puoi pagare la bolletta al mese o sottoscrivere un contratto prolungato. Inoltre, tieni presente che potrebbero essere disponibili funzionalità specializzate a un costo aggiuntivo, quindi il tuo budget potrebbe doverle adattare.

Infine, scegli alcune metriche che puoi utilizzare per capire se l'automazione della contabilità fornitori funziona come speravi. Potrebbero riguardare il tempo speso, il tempo risparmiato, il numero di fatture elaborate e altre statistiche che hanno senso per la tua attività. Controlla spesso i dati (come ogni mese) per vedere come cambiano le cose e decidi se è necessario apportare modifiche per migliorare i risultati.

Come sarà il futuro dell'automazione AP

Molte persone che non hanno ancora deciso di automatizzare la contabilità fornitori potrebbero chiedersi se questo tipo di progresso tecnologico sia una semplice moda passeggera. Tuttavia, le analisi di mercato indicano che non lo è. Ad esempio, MarketsAndMarkets stima che il mercato dell'automazione della contabilità fornitori mostri un tasso di crescita annuale combinato dell'11% dal 2019 al 2024. L'analisi dell'azienda sottolinea inoltre che è probabile che il mercato nordamericano, così come i settori dei beni di consumo e della vendita al dettaglio, mostreranno crescita sostanziale nel periodo di tempo specificato.

Aiuta la tua azienda a prosperare con l'automazione AP

Come mostrano gli esempi precedenti, i reparti di contabilità fornitori in genere devono affrontare molti processi manuali, che potrebbero comportare la perdita di fatture e fornitori scontenti. L'automazione della contabilità fornitori è un'opzione prontamente disponibile che potrebbe consentire alla tua azienda di superare queste sfide e dedicare più tempo a stimolare la crescita aziendale.