無論公司的規模如何，應付賬款 (AP) 部門在組織的整體運營中都發揮著重要作用。

這些團隊成員確保企業從供應商或債權人那裡購買商品，並在很短的時間內償還餘額。 如果公司拖欠應付賬款義務並且無法及時處理髮票，則可能會產生滯納金。

更糟糕的是，不向供應商或債權人付款的歷史可能會損害企業與其成功運營所依賴的實體的關係。 許多公司正在探索通過自動化來克服應付賬款挑戰的機會。

什麼是應付賬款自動化？

應付賬款 (AP) 自動化是一類技術會計和財務軟件解決方案，專注於簡化許多通常耗時且手工完成的任務和流程。

這種自動化還具有提高公司財務可視性的巨大潛力。 例如，您可以想像如果員工丟失發票可能導致的災難。 許多自動化解決方案會自動將財務記錄導入數字系統。 然後，工人不再處理容易丟失甚至錯誤丟棄的文書工作。

什麼樣的流程最適合 AP 自動化？

正如您可能想像的那樣，應付賬款團隊可以自動化許多流程。 理想情況下，業務決策者應該確定他們當前的哪些財務職責花費的時間最多，或者最容易出錯。 以下是一些最常見的自動化 AP 職責。

發票/採購訂單審批

自動化有助於自動批准屬於您設置的特定參數的發票或採購訂單。 或者，如果某個特定的團隊成員是允許處理公司發票或採購訂單的唯一責任方，那麼自動化系統可以將這些文檔發送給正確的人，而不會延誤。

發票狀態檢查

AP 自動化領域的大多數領先提供商都使用戶能夠立即查看所有未結髮票的狀態。 用戶還可以按客戶、未付天數、到期金額等對發票進行分類。

抵達時的發票分類

供應商可以以多種不同的文件格式發送他們的發票，同時使用幾種不同的字體和以數字格式顯示信息的方式。 這些變化可能會使從發票中提取所需信息以對其進行正確分類變得困難。 光學字符識別 (OCR) 工具可以理解發票上的文本，並在文檔到達時根據需要對其進行分類。

發票驗證

應付賬款自動化還可以通過根據系統中設置的參數檢查員工信息來節省員工時間。 如果出現問題，自動化工具可以提醒負責人，提示他們聯繫正確的個人或公司以解決差異。

發票付款審批和處理

一旦指定人員批准付款發票，自動化系統可以確保資金在正確的日期到達正確的一方。 這些好處可以防止可能導致發票意外延遲付款的人為錯誤。

這些只是您可以在應付賬款部門自動執行的部分任務。 但是，查看這些內容會讓您了解為什麼這種自動化如此吸引人，以及它如何節省時間和金錢。

AP自動化有什麼好處？

既然您了解了公司自動化其應付賬款流程的一些方法，您可能想知道該選項如何使您的公司受益。 首先，它可能會減少您處理的紙質發票數量。

Lush 是一家專門生產手工護膚品和化妝品的公司，它過去常常打印和分發其北美部門每月處理的 120,000 張發票中的每一張。 然而，這經常導致員工放錯文件或在各自的個人處理文件之前留出太多時間。 現在，一個自動化系統將 92% 的發票發送到他們應該去的地方，從而減少了總體花費的時間。

應付賬款流程還可以讓員工將時間花在更有價值的任務上。 佛羅里達大學每年從 50,000 多家供應商處收到大約 180,000 張發票。 它花了將近一年的時間才過渡到自動化系統。 這樣做極大地重新平衡了該機構的工作流程。 一些供應商以前每月發送 3,000 張發票，由員工手動處理。 自動化打開了他們的日程安排。

自動化的 AP 處理也可以很好地處理大量數據。 PepsiCo 還希望在其一些國際辦事處實現其 AP 流程的自動化。 但是，這樣做意味著要找到一個可以讀取多種語言以及西里爾文文本的系統。 該品牌有一個 OCR 解決方案，可以從發票中獲取信息並將其發送以進行驗證。 該工具在使用的前三個月處理了超過 21,000 個文檔和近 40,000 頁，沒有出現任何問題。

關於 AP 自動化的 Business Insider Intelligence 報告還表明，使用數字支付平台的 B2B 公司注意到處理成本降低了 81%，處理週期時間減少了 73%。

其他證據表明，自動化應付賬款可以通過減少可以訪問發票的員工數量來減少內部欺詐事件。

AP自動化入門

到目前為止，您應該清楚為什麼許多商業決策者將 AP 自動化視為必備選項，尤其是隨著他們的業務規模擴大。 如果您有興趣了解自動化帳戶會對您的公司產生什麼影響，請從調查最耗時的流程開始。

在一個示例中，Quickfire 餐廳每週花費數小時手動管理 90 份發票。 在自動化應付賬款後，這些時間減少到只有 30 分鐘，讓員工最大限度地利用他們的可用時間。 花時間與您的員工交談，並聽取他們的意見，了解哪些任務需要他們最長時間才能完成，或者哪些職責最容易出錯。

傾聽您的供應商——更具體地說——傾聽他們的任何投訴。 他們是否經常與您聯繫並說檢查發票狀態需要很長時間？ 如果是這樣，自動化可能會有所幫助。 一旦您有了完整的問題清單或希望通過應付賬款自動化改進的情況，請尋找適合這些需求或您可以適應這些需求的解決方案。

當您開始與可以幫助您推進應付賬款自動化的企業交談時，設定預算並準備好提供這些數字。 了解您是否可以每月支付賬單或簽署延長合同。 另外，請記住，您可能需要支付額外費用才能使用特殊功能，因此您的預算可能需要容納這些功能。

最後，選​​擇一些可用於確定應付賬款自動化是否如您所願工作的指標。 它們可能與花費的時間、節省的時間、處理的發票數量以及對您的業務有意義的其他統計數據有關。 經常檢查數據（比如每個月），看看情況如何變化，並決定是否需要進行調整以改善結果。

AP自動化的未來是什麼樣的

許多尚未決定實現應付賬款自動化的人可能會懷疑這種技術進步是否只是一種時尚。 然而，市場分析表明事實並非如此。 例如，MarketsAndMarkets 估計，從 2019 年到 2024 年，應付賬款自動化市場的複合年增長率將達到 11%。該公司的分析還指出，北美市場以及消費品和零售行業可能會顯示在規定的時間內大幅增長。

通過 AP 自動化幫助您的業務蓬勃發展

如上述示例所示，應付賬款部門通常必須處理大量手動流程，所有這些都可能導致發票丟失和供應商不滿。 自動化應付賬款是一種現成的選擇，可以使您的公司克服這些挑戰並花更多時間刺激業務增長。