Uzak Bir Çalışma Ortamında İletişimi Sürdürmenin 13 Yolu

Uzaklaşan şirketlerin eğilimi burada kalmaya devam ediyor.

Uzaktan çalışma tam olarak yeni değil, ancak birçok şirket bunu iş tekliflerine yeni bir ek olarak benimsiyor. Aslında, evden çalışma 2005'ten bu yana %173 arttı ve 4,7 milyondan fazla çalışan yarı zamanlı olarak evden çalışıyor - hatta daha fazla.

Daha fazla şirket, daha az ek yük, daha geniş yetenek havuzu mevcudiyeti ve çalışanlar için daha fazla iş-yaşam dengesi gibi avantajlar için uzaktan çalışmaya geçiş yaparken, bu geçiş kendi zorluklarıyla birlikte geliyor. İletişim, uzaktan çalışan şirketler için en büyük zorluklardan biri olarak listelenmiştir. Aslında, şirketlerin %83'ü 2019'da bir iletişim sorunu nedeniyle bir müşterisini kaybetti, önemli bir son teslim tarihini kaçırdı veya bir çalışanını işten çıkardı.

İnsanların ne üzerinde çalıştığını nereden biliyorsunuz, nasıl işbirliği yapıyorsunuz ve birbirinizi görmediğinizde şirketteki herkesi nasıl hizada tutuyorsunuz?

Uzak ekiplerle iletişim kurmanın 4 yolu

Çalışanlar birbirleriyle aynı ofiste çalışırken, ekip iletişimi uzaktan çalışmaya göre daha organik olarak gerçekleşir. Öğle yemeğinde diğer departmanlardan iş arkadaşlarınızla sohbet ederken veya su soğutucusuna yetişirken, şirketin nereye gittiği ve karşılaştığınız temel zorluklar hakkında bir fikir edinmek kolaydır. Uzak şirketler için, çalışanları şirketin gidişatı ve karşılaşılan temel zorluklar hakkında bilgilendirmek, bilinçli bir çaba ve tekrar gerektirir.

1. Aylık sanal herkesin katıldığı toplantılar düzenleyin

Şirketin yönü hakkında iletişimi sürdürmeye yardımcı olmak için, ayda bir kez sanal bir elinizin altında olması, uyumu korumak için kritik olabilir. Sanal her şey, şirketteki herkesi bir araya getirmek ve şirket vizyonunu ve uzun vadeli hedeflerini tekrarlamak, şirketin üstesinden gelmeye çalıştığı temel zorluklar ve her bir departmanın ve/veya ekibin nasıl bir rol oynadığını tekrarlamak için mükemmel bir fırsattır. şirketi ileriye taşımak için.

Herkesin katıldığı toplantılar genellikle bir saat süren toplantılardır ve bunları kaydedemeyen herkesin şirketin yönü hakkında bilgi sahibi olabilmesi için bunları kaydetmesi en iyisidir. Ayrıca, yeni çalışanları ekibe tanıtmak ve İK ile ilgili diğer önemli güncellemeleri ve haberleri paylaşmak için her şey mükemmel bir fırsattır.

Elbette sanal toplantıları kolaylaştırmak için uygun video konferans yazılımına sahip olmanız gerekir. Bu yazılım için bazıları ücretsiz, bazıları ücretli birçok seçenek vardır. Popüler toplantı yazılımı örnekleri arasında Skype, Google Hangouts, GoToMeeting ve Zoom bulunur. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, belirli işlevsellik gereksinimlerine ve bütçenize uygun olabilir.

2. Aylık şirket bültenleri gönderin

Bazı insanlar işitsel öğreniciler ve aylık all-hands, şirketin yönü hakkında bilgileri sindirmelerine yardımcı olurken, diğerleri daha iyi öğrenir ve ilerlemeyi okuyarak veya görsel olarak görerek daha fazla bilgi hatırlar. Aylık bir şirket bülteni, şirketin yönünü, temel öncelikleri ve şirketin toplu olarak bu hedeflere yönelik kaydettiği ilerlemeyi tekrarlamaya ve güçlendirmeye yardımcı olabilir.

Bu, çalışanların günlük aktivitelerinde çalışırken şirketin yönünü akıllarında tutmaya yardımcı olur. Şirket haber bültenleri ayrıca şirketin temel değerlerini, şirkette mevcut olan yeni iş fırsatlarını ve ayrıca temel önceliklerdeki ilerlemeyi paylaşmak için ayrıntılar ve istatistikleri tekrarlamak ve vurgulamak için harika bir fırsattır.

3. Sanal bir işbirliği çalışma alanı kullanın

Şirketin neye öncelik vermeyi ve neye odaklanmayı seçtiğine ilişkin kararlar, uyumun korunmasına yardımcı olmak için belgelenmeli ve şirketle paylaşılmalıdır. Bir ofiste çalışan şirketler için bu, genellikle tüm çalışanların görmesi ve izlemesi için beyaz tahtalarda, posterlerde veya TV ekranlarındaki panolarda yapılır. Uzak şirketler için bunun başka bir yöntemle yapılması gerekiyor, böylece nerede olurlarsa olsunlar herkes bunu görebilir.

Çözüm? Çalışan el kitabı ve şirket süreçleri gibi şeylerin belgelendiği ve paylaşıldığı sanal bir işbirliği alanı veya bir wiki kullanın. Şirketler, wiki'lerinde, şirketin yıl ve çeyrek için odaklandığı temel önceliklerin yanı sıra önemli kararları ve öncelikleri çevreleyen bağlamı belgelemek için bir alan oluşturabilir. Bu şekilde çalışanlar soruları olduğunda bu alanı gözden geçirebilir ve çoğu wiki aracı, çalışanların açıklama veya önceliklerle ilgili endişeler için sorular sorabilmeleri için yorumlara izin verir.

Yönetim için, wiki'de yayınlanan yorumlar ve sorular, tüm şirketle iletişimi ve uyumu sürdürmek için aşağıdaki kapsamlı veya şirket bülteninde daha ayrıntılı olarak nelerin açıklanabileceğine dair içgörüler olarak kullanılabilir. Bir kişi bir soru sorarsa, muhtemelen aynı şeyi merak eden başkaları da vardır.

4. Haftalık sanal ekip toplantıları yapın

Aylık her şey, şirket haber bültenleri ve belgelenmiş öncelikler, çalışanlara şirketin yönü ile ilgili bağlam sağlamaya yardımcı olurken, haftalık olarak tekrarlama, çalışanların günlük işlerini yaparken şirket yönünü akıllarında tutmalarına yardımcı olabilir.

Yöneticiler, her hafta departman toplantısının başında şirket için en yüksek önceliği tekrarlayarak, ekiplerinin şirket önceliğinde oynadığı rolü uygulayabilir ve ekiplerinin en önemli olana odaklanmasına yardımcı olur ve kendi önceliklerini daha iyi belirlemelerine yardımcı olur. şirket yönü ile uyumlu hale getirmek için görevler. İletişimi sürdürmek ve şirket yönüne uyum sağlamak için tekrarlama çok önemlidir.

Projeler hakkında iletişim kurmanın 4 yolu

Bir projede neler yapıldığı hakkında güncel bilgi almak ve fikirler üzerinde işbirliği yapmak, iş arkadaşlarınızla yakın bir şekilde çalıştığınızda ilerlemeniz ve sırada ne olduğu hakkında sohbet edebileceğiniz için daha kolaydır. Projelerin uzak şirketlerde sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için, işi zamanında bitirmek için etkin bir şekilde iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için toplantı ve araçların bir kombinasyonu gerekir.

1. Sanal proje toplantıları yapın

Projeler nadiren tam olarak planlandığı gibi gider. Darboğazlar ortaya çıkıyor, yangınlar çıkıyor ve genellikle karışıma anahtarlar atılıyor. Projeleri zamanında tamamlamak için iletişimi sürdürmek çok önemlidir, bu nedenle uzak ekiplerin her departmanla haftalık bir sanal toplantının yanı sıra tüm yönetimle haftalık bir toplantı yapması harika bir fikirdir.

Bu toplantı sadece yukarıda bahsedildiği gibi şirketin yönünü tekrarlamakla kalmaz, aynı zamanda projelerin yolunda olduğundan emin olmak için bir nabız kontrolü olarak da kullanılabilir ve eğer değilse, işbirliği yapma, kararlar alma ve elde etmek için eylem öğelerini devretme fırsatı verir. proje tekrar rayına oturuyor.

2. Proje ve görev yönetimi yazılımı kullanın

Proje ve görev yönetimi yazılımı, ekiplere ve şirketlere çok fazla zaman kazandırabilir ve elektronik tablolara ve e-postaya güvenmekten çok daha sorunsuz bir şekilde izleme, yetkilendirme ve şeyler hakkında güncel kalmayı sağlayabilir. Bu, özellikle işbirliği yapması ve işi devretmesi gereken uzak ekipler için önemlidir. Çeşitli endüstriler ve işletmeler için ihtiyaç duyulan belirli özelliklere bağlı olarak fiyatları değişen birçok görev ve proje yönetimi yazılımı seçeneği bulunmaktadır. Görev ve proje yönetimi yazılımının bazı örnekleri Asana, Monday, Trello, Daylite ve Basecamp'tır.

3. Dahili mesajlaşma yazılımını kullanın

Proje ve görev yönetimi yazılımı, projeleri ve görevleri işbirliğini ve koordine etmeyi kolaylaştırabilse de, genellikle bir kişi veya insan gruplarını içerebilecek tartışmak için yapılması gereken iletişim vardır. Hızlı tartışmaları, kararları ve güncellemeleri kolaylaştırmak için anlık mesajlaşma yazılımı çok önemlidir. Kurumsal anlık mesajlaşma yazılımı örnekleri Slack, Microsoft Teams, Telegram ve Google Hangouts Chat'tir.

4. Proje otopsi toplantıları yapın

Projelerle ilgili iletişimi ve süreçleri iyileştirmek için, tamamlanan her projeden sonra otopsi yapmak iyi bir fikirdir. Bir proje otopsisi, bir ekip veya departman olarak projede ne olması gerektiğini, ne olduğunu, nelerin iyi gittiğini ve nelerin iyi gitmediğini/nelerin iyileştirilebileceğini tartıştığınız bir toplantıdır. Bu, çalışanlara sorunları ve fikirleri dile getirme ve sorunlara yaratıcı çözümler bulma ve gelecekteki projeler için acil durum planları ile iletişim kurma fırsatı verir.

Bu toplantılar için, nelerin iyi gittiğini ve nelerin geliştirilebileceğini belgelemek iyi bir fikirdir, böylece bu öğrenmeler gelecekteki projeler için unutulmaz. Bu, bir wiki kullanılarak veya bu bilgiyi yakalayacak ve gelecekteki projelere bağlayacak özellikler içeriyorsa proje yönetimi yazılımınız içinde yapılabilir.

Müşteriler ve potansiyel müşterilerle iletişim kurmanın 2 yolu

Birinin bir müşteriyle en son ne zaman konuştuğunu veya hangi ayrıntıların tartışıldığını bilmeniz gerektiğinde, ofiste olmak size, yanınızda oturan iş arkadaşınızı kontrol etme seçeneği sunar. Kesintilere neden olduğu için bu en etkili yöntem olmasa da yine de bir seçenektir. Uzak şirketler için, müşteriler ve potansiyel müşteriler konusunda birbirlerini döngüde tutmak, çalışanlar arasında paylaşılan daha akıcı bir süreç gerektirir.

1. CRM yazılımı kullanın

Müşterilerle ilgili iletişimi ve ayrıntıları e-posta ve elektronik tablolar aracılığıyla yönetmek hantal ve kaotik hale gelebilir ve bu da zaman kaybına, verimsizliğe ve hatalara yol açar. CRM yazılımı, ekiplerin anlaşmaları kapatmak veya müşteri projelerinde yürütmek için işbirliği yapması ve birlikte çalışması gerektiğinde müşteriler ve potansiyel müşteriler hakkındaki iletişimi iyileştirebilir. Fiyat aralığında değişen ve farklı sektörlere, platformlara ve işletme boyutlarına yönelik birçok farklı CRM yazılımı seçeneği vardır.

2. Sanal güncellemeler ve check-in toplantıları düzenleyin

Tekrar kazanmak için haftalık sanal toplantılar! Müşteriler ve potansiyel müşteriler hakkında iletişimi sürdürmek için haftalık toplantı, müşteri geri bildirimlerindeki ortak eğilimleri, insanların anlaşmaları kapatmasını engelleyen darboğazları ve müşterilerin gündeme getirdiği ve tartışılması gereken sorunları tekrarlamak için faydalı olabilir. Haftalık departman toplantısından en iyi şekilde yararlanmak için, şirketin en önemli önceliklerini, bunların istatistiklerini ve tüm darboğazları tekrarlayarak başlayın, müşteri geri bildirimlerini tartışın ve kimin ve ne zaman sorumlu olduğu ile birlikte eylem öğelerini yakalayarak bitirin.

Çalışan performansı hakkında iletişim kurmanın 3 yolu

Şirketlerin uzaktan çalışırken üstesinden gelmek zorunda oldukları ortak bir engel, çalışanlarına zamanlarını akıllıca harcayacaklarına güvenmek. Çalışanların ne zaman geç geldiklerini veya mesai saatlerinde ofiste görünür olduklarında tembellik yaptıklarını belirlemek kolaydır. Uzak şirketler için, çalışanların performans beklentilerini karşıladığından ve performansın altında koçluk fırsatlarına sahip olduğundan emin olmak için süreçlere ve araçlara sahip olmak özellikle önemlidir.

1. Her rol için KPI'ları ve yetkinlikleri açıklayın

Beklentiler ve sonuçlar açıkça belirtilmediğinde, genellikle bir çalışan ve yöneticisi arasında beklentilerle ilgili yanlış iletişim olur. Beklentilere uyumu sürdürmek, çalışanları başarıya hazırlamak ve başarının gereksiz yanlış yorumlarından kaçınmak için, açıkça tanımlanmış temel performans göstergelerine (KPI'ler) ve her bir rol için temel yetkinliklere sahip olmak çok önemlidir.

Genellikle iş puan kartı veya performans puan kartı olarak anılan, ana hatlarıyla belirtilen beklenen KPI'ları ve temel yetkinlikleri içeren bu belge, beklentilerle ilgili tüm yanlış anlamaların ortadan kaldırılmasına yardımcı olur. Bir puan kartı, bir iş tanımından çok farklıdır. Bir iş tanımının faaliyetleri ve beceri setlerini özetlediği durumlarda, bir puan kartı belirli bir rol için elde edilmesi gereken beklenen sonuçların ana hatlarını verir. Puan kartları, hem yöneticilerin çalışanlara koçluk yapması hem de çalışanların kendilerinden ne beklendiği konusunda netlik kazanmaları için bir araçtır.

2. Aylık performans incelemeleri yapın

Çalışanlar bir puan kartına sahip olduklarında, performansları hakkında iletişimi sürdürmek, çalışanın performansını değerlendirmek için puan kartını kullanmak için zamanlamaya ve disiplinli olmaya gelir. Bu, video konferans yazılımı tarafından kolaylaştırılan aylık incelemelerle veya işletmeye bağlı olarak üç ayda bir yapılabilir.

Bu sanal performans toplantılarının amacı, çalışanın KPI'larının mevcut durumuna uyum sağlamak, iyi yaptıkları şeyler için onları övmek ve iyileştirebilecekleri fırsatları tartışmaktır. Bunu sürekli olarak yapmak, çalışanlarının gün içinde neler yaptığını her zaman bilemeyen uzak şirketler için özellikle önemli olan çalışan performansıyla ilgili iletişim kalitesini artırmaya yardımcı olur. Düzenli incelemeler için bir puan kartı ve süreç, uzak bir çalışma ortamında özerklik ve güven oluşturmaya yardımcı olur.

3. Haftalık 1:1 toplantılar ve check-in'ler yapın

Her çalışan için yöneticisiyle haftalık veya iki haftada bir sanal bire bir görüşme yapmak, çalışan performansı hakkında iletişimi sürdürmek ve çalışanları sorumlu tutma taahhütlerine geri dönmek için iyi bir fikirdir. Bir sonraki aylık veya üç aylık incelemeye kadar beklemek yerine, 15 ila 30 dakika süren haftalık veya iki haftalık bir kontrol, şirketin hedeflerine ulaşması için çalışanların en önemli şeylere odaklanmasını sağlamak için ek bir fırsat yaratır.

Son düşünceler

Uzak şirketler için iletişimi sürdürmek, doğru araçlara ve süreçlere sahip olmaya bağlıdır ve bilginin kuruluş içinde akmasını sağlamaya yardımcı olur ve herkes şirketin nereye gittiğini bilir ve sorunları çözmek için işbirliği yapabilir. Doğru toplantı ritimlerini ve uygun araçları kurarak, uzaktaki şirketinizde iletişimi ve uyumu sürdürmek için bilinçli bir çaba gösterdiğinizden emin olabilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz ve daha fazla uzaktan çalışma içeriği istiyorsanız, bir düzineden fazla kaynağa sahip ana merkezden çalışmamızın tamamına göz atın.