在遠程工作環境中保持溝通的 13 種方法

公司走向遠程的趨勢將繼續存在。

遠程工作並不是什麼新鮮事，但許多公司正在採用它作為他們工作機會的新補充。 事實上，自 2005 年以來，在家工作的人數增加了 173%，超過 470 萬名員工有一半的時間在家工作——如果不是更多的話。

雖然越來越多的公司正在向遠程工作過渡，以獲得更少的開銷、更廣泛的人才庫可用性以及員工的工作與生活平衡等好處，但這種過渡也帶來了一系列挑戰。 通信已被列為遠程工作公司面臨的最大挑戰之一。 事實上，2019 年有 83% 的公司因溝通問題而失去客戶、錯過重要期限或解僱員工。

你怎麼知道人們在做什麼，你如何協作，以及當你看不見對方時，你如何讓公司裡的每個人保持一致？

與遠程團隊溝通的 4 種方式

當員工彼此在同一個辦公室工作時，團隊溝通會比遠程工作更有機地進行。 當您在午餐時間與其他部門的同事聊天或在飲水機旁閒聊時，很容易了解公司的發展方向以及面臨的主要挑戰。 對於遠程公司而言，讓員工了解公司方向和麵臨的主要挑戰需要刻意努力和重複。

1. 每月舉行一次虛擬全體會議

為了幫助保持關於公司方向的溝通，每月進行一次虛擬全體人員對保持一致至關重要。 虛擬全體會議是將公司中的每個人聚集在一起並重複公司願景和長期目標、公司正在努力克服的關鍵挑戰以及每個部門和/或團隊如何發揮作用的絕佳機會在推動公司前進的過程中。

全體會議通常是一小時的會議，最好將這些會議記錄下來，以便任何無法觀看並了解公司方向的人。 全體員工也是向團隊介紹新員工並分享其他重要的人力資源相關更新和新聞的絕佳機會。

當然，為了促進虛擬會議，您需要擁有合適的視頻會議軟件。 這個軟件有很多選擇——一些是免費的，一些是付費的。 大眾會議軟件示例包括 Skype、Google Hangouts、GoToMeeting 和 Zoom。 無論您選擇哪個選項，都可能取決於特定的功能要求和您的預算。

2. 發送每月公司通訊

雖然有些人是聽覺學習者，每月一次的全員幫助他們消化有關公司方向的信息，但其他人通過閱讀或直觀地看到進展可以更好地學習並記住更多信息。 每月的公司通訊可以幫助重複和加強公司的方向、關鍵優先事項以及公司為實現這些目標而集體取得的進展。

這有助於在員工進行日常活動時將公司方向放在首位。 公司通訊也是一個很好的機會，可以重複和強調公司的核心價值觀、公司提供的新工作機會，以及分享關鍵優先事項進展的詳細信息和統計數據。

3. 使用虛擬協作工作區

關於公司選擇優先事項和重點的決定應記錄在案並與公司共享，以幫助保持一致性。 對於在辦公室工作的公司，這通常在白板、海報或電視屏幕上的儀表板上完成，供所有員工查看和跟踪。 對於遠程公司，這需要通過另一種方法來完成，以便每個人都可以看到它，無論他們在哪裡。

解決方案？ 使用虛擬協作空間或 wiki，其中記錄和共享員工手冊和公司流程等內容。 公司可以在他們的 wiki 上創建一個空間來記錄公司在年度和季度中關注的關鍵優先事項，以及圍繞優先事項的重要決策和背景。 這樣，員工可以在有問題時查看該空間，並且大多數 wiki 工具都允許發表評論，以便員工可以提出問題以澄清或關注優先事項。

對於管理層來說，wiki 上發布的評論和問題可以作為洞察力，了解可以在以下全體人員或公司通訊中進一步解釋的內容，以保持與整個公司的溝通和協調。 如果一個人問一個問題，很可能還有其他人想知道同樣的事情。

4. 每週舉行一次虛擬團隊會議

雖然每月的全體員工、公司通訊和記錄的優先事項有助於為員工提供有關公司方向的背景信息，但每週重複可以幫助員工在日常工作中將公司方向放在首位。

通過每週在每個部門會議開始時重複公司的首要任務，經理們能夠加強他們的團隊在公司優先事項中所扮演的角色，並幫助他們的團隊專注於最重要的事情，並幫助他們更好地確定自己的優先級任務與公司方向保持一致。 為了保持溝通並與公司方向保持一致，重複是關鍵。

4種溝通項目的方式

當您與同事密切合作時，可以更輕鬆地了解項目的最新進展並就想法進行協作，因為您可以談論您的進度和下一步計劃。 為了使項目在遠程公司中順利運行，需要結合會議和工具來有效地溝通和協作以按時完成工作。

1.舉行虛擬項目會議

項目很少完全按計劃進行。 瓶頸出現，火災出現，扳手經常被扔進混合物中。 要按時完成項目，保持溝通是關鍵，這就是為什麼遠程團隊每週與每個部門舉行一次虛擬會議以及與所有管理人員每週舉行一次會議是一個好主意。

這次會議不僅重申了上述公司的方向，而且還可以用作脈搏檢查，以確保項目按計劃進行，如果沒有，則提供合作、做出決策和委派行動項目的機會，以便獲得項目重回正軌。

2.使用項目和任務管理軟件

項目和任務管理軟件可以為團隊和公司節省大量時間，並且比依賴電子表格和電子郵件更順暢地跟踪、委派和保持更新。 這對於需要協作和委派工作的遠程團隊尤其重要。 有許多可用的任務和項目管理軟件選項，其價格範圍取決於各個行業和企業所需的特定功能。 任務和項目管理軟件的一些示例包括 Asana、Monday、Trello、Daylite 和 Basecamp。

3.使用內部消息軟件

雖然項目和任務管理軟件可以更輕鬆地協作和協調項目和任務，但仍然經常需要進行可能涉及一個人或一組人的討論。 為了促進快速討論、決策和更新，即時通訊軟件是關鍵。 商業即時通訊軟件的示例包括 Slack、Microsoft Teams、Telegram 和 Google Hangouts Chat。

4. 召開項目回顧會議

為了改善圍繞項目的溝通和流程，最好在每個完成的項目之後進行事後分析。 項目事後分析是一個會議，您作為一個團隊或部門討論項目應該發生的事情、發生的事情、進展順利的事情以及進展不順利的事情/可以改進的事情。 這使員工有機會提出問題和想法，並提出創造性的問題解決方案和應急計劃，以使未來項目的溝通順利進行。

對於這些會議，記錄哪些方面進展順利以及可以改進哪些方面是一個好主意，這樣這些知識就不會在未來的項目中被遺忘。 如果它包含捕獲此信息並將其連接到未來項目的功能，則可以使用 wiki 或在您的項目管理軟件中完成此操作。

2 與客戶和潛在客戶溝通的方式

當您需要知道某人上次與客戶交談的時間或討論了哪些細節時，在辦公室可以讓您選擇與坐在您旁邊的同事核對。 雖然這不是最有效的方法，因為它會導致中斷，但它仍然是一種選擇。 對於遠程公司來說，讓彼此了解客戶和潛在客戶需要一個更簡化的流程，並在員工之間共享。

1.使用CRM軟件

通過電子郵件和電子表格管理有關客戶的溝通和詳細信息可能會變得繁瑣和混亂，從而導致時間浪費、效率低下和錯誤。 當團隊需要協作和合作以完成交易或執行客戶項目時，CRM 軟件可以改善與客戶和潛在客戶的溝通。 CRM 軟件有許多不同的選項，價格不等，適用於不同的行業、平台和業務規模。

2.舉行虛擬更新和簽到會議

每週一次的虛擬會議再次獲勝！ 為了保持與客戶和潛在客戶的溝通，每週例會有助於重複客戶反饋中的常見趨勢、阻礙人們完成交易的瓶頸以及客戶提出的需要討論的問題。 為了最好地利用每週的部門會議，首先要重複公司的首要任務、這些和任何瓶頸的統計數據、討論客戶反饋，最後通過捕獲行動項目以及誰負責以及何時負責結束。

員工績效溝通的 3 種方式

公司在遠程工作時必須克服的一個常見障礙是相信員工會明智地度過他們的時間。 當員工在辦公室可見時，很容易識別員工何時遲到或在工作時間偷懶。 對於遠程公司而言，擁有適當的流程和工具以確保員工達到績效預期並有機會在執行者的指導下獲得指導尤為重要。

1. 解釋每個角色的 KPI 和能力

當期望和結果沒有明確概述時，員工和他們的經理之間經常會發生關於期望的錯誤溝通。 為了保持預期一致，讓員工為成功做好準備，並避免對成功的不必要誤解，為每個角色明確定義關鍵績效指標 (KPI) 和核心能力是關鍵。

通常被稱為工作記分卡或績效記分卡，這份概述預期 KPI 和核心能力的文檔有助於消除對期望的任何誤解。 記分卡與工作描述有很大不同。 職位描述概述了活動和技能組合，記分卡概述了特定角色需要實現的預期結果。 記分卡既是經理指導員工的工具，也是讓員工清楚地了解對他們的期望的工具。

2. 每月進行績效考核

一旦員工有了記分卡，就他們的績效保持溝通就歸結為安排和遵守紀律使用記分卡來評估員工的績效。 這可以通過視頻會議軟件促進的每月審查來完成，或者每季度一次，具體取決於業務。

這些虛擬績效會議的目的是與員工 KPI 的當前狀態保持一致，表揚他們做得好的地方，並討論他們可以改進的地方。 始終如一地這樣做有助於提高圍繞員工績效的溝通質量，這對於並不總是知道員工白天在做什麼的遠程公司尤其重要。 記分卡和定期審查流程有助於在遠程工作環境中建立自主權和信任。

3. 每週舉行 1:1 會議和簽到

每週或每兩週為每位員工與他們的經理進行虛擬一對一，這是一個很好的主意，可以保持關於員工績效的溝通，並重新承諾讓員工承擔責任。 與其等到下一次每月或每季度的審查，不如每週或每兩週檢查一次（需要 15 到 30 分鐘），這創造了一個額外的機會，可以確保員工專注於最重要的事情，從而使公司實現其目標。

最後的想法

對於遠程公司來說，保持溝通歸根結底是擁有正確的工具和流程，這有助於確保信息在組織中流動，每個人都知道公司的發展方向並可以協作解決問題。 通過建立正確的會議節奏和適當的工具，您可以確保您正在努力保持遠程公司的溝通和一致性。

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