13 طريقة للحفاظ على الاتصال في بيئة العمل عن بعد

اتجاه الشركات إلى العمل عن بعد موجود لتبقى.

العمل عن بعد ليس جديدًا تمامًا ، لكن العديد من الشركات تتبناه كإضافة جديدة إلى عروض العمل الخاصة بهم. في الواقع ، زاد العمل من المنزل بنسبة 173٪ منذ عام 2005 ، حيث يعمل أكثر من 4.7 مليون موظف من المنزل نصف الوقت - إن لم يكن أكثر.

في حين أن المزيد من الشركات تقوم بالانتقال إلى العمل عن بُعد للحصول على مزايا مثل النفقات العامة الأقل ، وتوافر مجموعة المواهب على نطاق أوسع ، والمزيد من التوازن بين العمل والحياة للموظفين ، فإن هذا الانتقال يأتي مع مجموعة التحديات الخاصة به. تم إدراج الاتصالات كواحدة من أهم التحديات التي تواجه الشركات التي تعمل عن بعد. في الواقع ، فقدت 83٪ من الشركات أحد العملاء ، أو فاتت موعدًا نهائيًا رئيسيًا ، أو أنهت موظفًا بسبب مشكلة في الاتصال في عام 2019.

كيف تعرف ما الذي يعمل عليه الأشخاص ، وكيف تتعاون ، وكيف تحافظ على انسجام الجميع في الشركة عندما لا ترى بعضكما البعض؟

4 طرق للتواصل مع الفرق البعيدة

عندما يعمل الموظفون في نفس المكتب مع بعضهم البعض ، يحدث اتصال الفريق بشكل طبيعي أكثر مما يحدث عند العمل عن بُعد. من السهل التعرف على الاتجاه الذي تتجه إليه الشركة والتحديات الرئيسية التي تواجهها عند الدردشة مع زملاء العمل من الأقسام الأخرى على الغداء أو اللحاق بمبرد المياه. بالنسبة للشركات البعيدة ، فإن إبقاء الموظفين على اطلاع بشأن اتجاه الشركة والتحديات الرئيسية التي تواجهها يتطلب جهدًا وتكرارًا.

1. عقد اجتماعات افتراضية شهرية لجميع الأيدي

للمساعدة في الحفاظ على التواصل حول اتجاه الشركة ، يمكن أن يكون امتلاك جميع الأيدي الافتراضية مرة واحدة في الشهر أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على التوافق. تعد جميع الأيدي الافتراضية فرصة مثالية للجمع بين كل فرد في الشركة وتكرار رؤية الشركة والأهداف طويلة المدى ، والتحديات الرئيسية التي تواجهها الشركة والتي تعمل على التغلب عليها ، وكيف يلعب كل قسم و / أو فريق دورًا في دفع الشركة إلى الأمام.

عادة ما تكون اجتماعات جميع الأيدي عبارة عن اجتماعات مدتها ساعة واحدة ومن الأفضل تسجيلها بحيث يمكن لأي شخص غير قادر على المشاهدة والإبلاغ عن اتجاه الشركة. تعد جميع الأيدي أيضًا فرصة رائعة لتقديم موظفين جدد إلى الفريق ومشاركة التحديثات والأخبار المهمة الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية.

بالطبع ، من أجل تسهيل الاجتماعات الافتراضية ، ستحتاج إلى برنامج مؤتمرات الفيديو المناسب. هناك العديد من الخيارات لهذا البرنامج - بعضها مجاني والبعض الآخر مدفوع. تتضمن أمثلة برامج الاجتماعات الشائعة Skype و Google Hangouts و GoToMeeting و Zoom. أيًا كان الخيار الذي تختاره قد يتناسب مع متطلبات وظائف محددة وميزانيتك.

2. إرسال النشرات الإخبارية الشهرية للشركة

في حين أن بعض الأشخاص هم متعلمون سمعيون وتساعدهم الأيدي الشاملة الشهرية على استيعاب المعلومات حول اتجاه الشركة ، يتعلم الآخرون بشكل أفضل ويتذكرون المزيد من المعلومات من خلال القراءة أو رؤية التقدم بالعين المجردة. يمكن أن تساعد النشرة الإخبارية الشهرية للشركة في تكرار وتعزيز اتجاه الشركة والأولويات الرئيسية والتقدم الذي تحرزه الشركة بشكل جماعي نحو هذه الأهداف.

يساعد هذا في الحفاظ على اتجاه الشركة في مقدمة أولويات الموظفين أثناء عملهم خلال أنشطتهم اليومية. تعد النشرات الإخبارية للشركة أيضًا فرصة رائعة لتكرار وإبراز القيم الأساسية للشركة ، وفرص العمل الجديدة المتاحة في الشركة ، بالإضافة إلى التفاصيل والإحصائيات لمشاركة التقدم في الأولويات الرئيسية.

3. استخدم مساحة عمل تعاون افتراضية

يجب توثيق القرارات المتعلقة بما تختاره الشركة لتحديد الأولويات والتركيز عليها ومشاركتها مع الشركة للمساعدة في الحفاظ على التوافق. بالنسبة للشركات التي تعمل في مكتب ، يتم ذلك عادةً على ألواح الكتابة أو الملصقات أو لوحات المعلومات على شاشات التلفزيون حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤيتها وتعقبها. بالنسبة للشركات البعيدة ، يجب القيام بذلك من خلال طريقة أخرى حتى يتمكن الجميع من رؤيته بغض النظر عن مكان وجودهم.

الحل؟ استخدم مساحة تعاون افتراضية ، أو موقع wiki ، حيث يتم توثيق ومشاركة أشياء مثل دليل الموظف وعمليات الشركة. يمكن للشركات إنشاء مساحة على ويكي الخاصة بهم لتوثيق الأولويات الرئيسية التي تركز عليها الشركة للسنة والربع جنبًا إلى جنب مع القرارات المهمة والسياق المحيط بالأولويات. بهذه الطريقة يمكن للموظفين مراجعة هذه المساحة عندما يكون لديهم أسئلة ، وتسمح معظم أدوات wiki بالتعليقات حتى يتمكن الموظفون من طرح أسئلة للتوضيح أو مخاوف بشأن الأولويات.

بالنسبة للإدارة ، يمكن استخدام التعليقات والأسئلة المنشورة على موقع wiki كأفكار حول ما يمكن شرحه بشكل أكبر في النشرة الإخبارية الشاملة أو الرسالة الإخبارية للشركة التالية للحفاظ على التواصل والمواءمة مع الشركة بأكملها. إذا طرح أحد الأشخاص سؤالاً ، فمن المحتمل أن يكون هناك آخرون يتساءلون عن نفس الشيء.

4. عقد اجتماعات الفريق الافتراضية الأسبوعية

في حين أن جميع الأيدي الشهرية ، والنشرات الإخبارية للشركة ، والأولويات الموثقة تساعد في منح الموظفين سياقًا حول اتجاه الشركة ، فإن التكرار على أساس أسبوعي يمكن أن يساعد في الحفاظ على اتجاه الشركة في مقدمة أذهان الموظفين أثناء سيرهم في حياتهم اليومية.

من خلال تكرار الأولوية القصوى للشركة كل أسبوع في بداية كل اجتماع للقسم ، يكون المديرون قادرين على فرض الدور الذي يلعبه فريقهم في أولوية الشركة ويساعدهم في الحفاظ على تركيز فريقهم على ما هو أكثر أهمية ، ويساعدهم على تحديد أولوياتهم بشكل أفضل المهام لتتماشى مع اتجاه الشركة. للحفاظ على التواصل والمواءمة مع اتجاه الشركة ، فإن التكرار هو المفتاح.

4 طرق للتواصل حول المشاريع

الحصول على آخر المستجدات بشأن ما تم إنجازه في المشروع والتعاون في الأفكار يكون أسهل عندما تعمل عن كثب مع زملائك في العمل حيث يمكنك الدردشة حول تقدمك وما هو التالي. لكي تعمل المشاريع بسلاسة في الشركات البعيدة ، يتطلب الأمر مجموعة من الاجتماعات والأدوات للتواصل والتعاون بشكل فعال لإنجاز المهمة في الوقت المحدد.

1. عقد اجتماعات المشروع الافتراضية

نادرا ما تسير المشاريع كما هو مخطط لها بالضبط. تظهر الاختناقات ، وتندلع الحرائق ، وغالبًا ما يتم إلقاء مفاتيح الربط في هذا المزيج. لإكمال المشاريع في الوقت المحدد ، يعد الحفاظ على الاتصال أمرًا أساسيًا ، وهذا هو السبب في أنه من الجيد للفرق البعيدة عقد اجتماع افتراضي أسبوعي مع كل قسم ، بالإضافة إلى اجتماع أسبوعي مع جميع الإدارة.

لا يكرر هذا الاجتماع اتجاه الشركة كما هو مذكور أعلاه فحسب ، بل يمكن استخدامه أيضًا للتحقق من أن المشاريع تسير في المسار الصحيح ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فإنه يتيح الفرصة للتعاون واتخاذ القرارات وتفويض عناصر العمل من أجل الحصول على عودة المشروع إلى المسار الصحيح.

2. استخدام برامج إدارة المشاريع والمهام

يمكن لبرنامج إدارة المهام والمشروعات أن يوفر الكثير من الوقت للفرق والشركات ويجعل التتبع والتفويض والبقاء على اطلاع دائم بالأشياء أكثر سلاسة من الاعتماد على جداول البيانات والبريد الإلكتروني. هذا مهم بشكل خاص للفرق البعيدة التي تحتاج إلى التعاون وتفويض العمل. هناك العديد من خيارات برامج إدارة المهام والمشاريع المتاحة والتي تتراوح في السعر اعتمادًا على الميزات المحددة اللازمة لمختلف الصناعات والشركات. بعض الأمثلة على برامج إدارة المهام والمشاريع هي Asana و Monday و Trello و Daylite و Basecamp.

3. استخدم برامج المراسلة الداخلية

في حين أن برنامج إدارة المشاريع والمهام يمكن أن يجعل التعاون والتنسيق بين المشاريع والمهام أسهل ، لا يزال هناك غالبًا اتصال يجب أن يحدث لمناقشة الأمر الذي قد يشمل شخصًا واحدًا أو مجموعات من الأشخاص. لتسهيل المناقشات والقرارات والتحديثات السريعة ، يعد برنامج المراسلة الفورية هو المفتاح. من أمثلة برامج المراسلة الفورية للأعمال Slack و Microsoft Teams و Telegram و Google Hangouts Chat.

4. عقد اجتماعات ما بعد الوفاة للمشروع

لتحسين الاتصال والعمليات حول المشاريع ، من الجيد إجراء فحص ما بعد الوفاة بعد كل مشروع مكتمل. تشريح المشروع هو اجتماع حيث تناقش كفريق أو قسم ما كان من المفترض أن يحدث في المشروع ، وما حدث ، وما الذي سار بشكل جيد ، وما الذي لم يسير على ما يرام / ما الذي يمكن تحسينه. هذا يعطي الموظفين فرصة لطرح القضايا والأفكار والتوصل إلى حلول مبتكرة للمشاكل وخطط الطوارئ للمشاريع المستقبلية للتواصل بسلاسة.

بالنسبة لهذه الاجتماعات ، من الجيد توثيق ما تم بشكل جيد وما يمكن تحسينه حتى لا تُنسى هذه الدروس للمشاريع المستقبلية. يمكن القيام بذلك باستخدام wiki أو ضمن برنامج إدارة المشروع الخاص بك إذا كان يتضمن ميزات لالتقاط هذه المعلومات وربطها بالمشاريع المستقبلية.

طريقتان للتواصل مع العملاء والمحتملين

عندما تحتاج إلى معرفة آخر مرة تحدث فيها شخص ما إلى عميل أو ما هي التفاصيل التي تمت مناقشتها ، يمنحك التواجد في المكتب خيار التحقق مع زميلك في العمل الجالس بجوارك. على الرغم من أن هذه ليست الطريقة الأكثر فعالية لأنها تسبب الانقطاعات ، إلا أنها لا تزال خيارًا. بالنسبة للشركات البعيدة ، يتطلب إبقاء بعضها البعض في الحلقة على العملاء والتوقعات عملية أكثر بساطة يتم مشاركتها عبر الموظفين.

1. استخدم برنامج CRM

يمكن أن تصبح إدارة الاتصالات والتفاصيل المتعلقة بالعملاء من خلال البريد الإلكتروني وجداول البيانات مرهقة وفوضوية مما يؤدي إلى إضاعة الوقت وعدم الكفاءة والأخطاء. يمكن لبرنامج CRM تحسين الاتصال حول العملاء والتوقعات عندما تحتاج الفرق إلى التعاون والعمل معًا لإغلاق الصفقات أو التنفيذ في مشاريع العميل. هناك العديد من الخيارات المختلفة لبرنامج CRM هناك والتي تتراوح في السعر وهي موجهة لمختلف الصناعات والأنظمة الأساسية وأحجام الأعمال.

2. عقد تحديثات افتراضية واجتماعات تسجيل الوصول

اجتماعات افتراضية أسبوعية من أجل الفوز مرة أخرى! للحفاظ على التواصل حول العملاء والتوقعات ، يمكن أن يكون الاجتماع الأسبوعي مفيدًا لتكرار الاتجاهات الشائعة في ملاحظات العملاء ، والاختناقات التي تمنع الأشخاص من إتمام الصفقات ، والقضايا التي أثارها العملاء والتي تحتاج إلى المناقشة. للاستفادة من الاجتماع الأسبوعي للقسم بشكل أفضل ، ابدأ بتكرار الأولويات القصوى للشركة ، وإحصائيات هذه المشكلات وأي اختناقات ، وناقش تعليقات العملاء ، وانتهى بالتقاط عناصر العمل جنبًا إلى جنب مع من المسؤول ومتى.

3 طرق للتواصل حول أداء الموظف

العقبة المشتركة التي يتعين على الشركات التغلب عليها عند العمل عن بُعد هي الوثوق بالموظفين لقضاء وقتهم بحكمة. من السهل تحديد الوقت الذي يأتي فيه الموظفون متأخرًا أو يتراخون أثناء ساعات العمل عندما يكون ذلك مرئيًا في المكتب. بالنسبة للشركات البعيدة ، من المهم بشكل خاص أن يكون لديها عمليات وأدوات لضمان تلبية الموظفين لتوقعات الأداء وإتاحة الفرص للتدريب في ظل الأداء.

1. اشرح مؤشرات الأداء الرئيسية والكفاءات لكل دور

غالبًا ما يحدث سوء التواصل بشأن التوقعات بين الموظف ومديره عندما لا يتم تحديد التوقعات والنتائج بوضوح. للحفاظ على التوافق مع التوقعات ، قم بإعداد الموظفين للنجاح ، وتجنب التفسيرات الخاطئة غير الضرورية للنجاح ، فإن وجود مؤشرات أداء رئيسية محددة بوضوح (KPIs) وكفاءات أساسية لكل دور هو المفتاح.

غالبًا ما يشار إليها على أنها بطاقة أداء الوظيفة أو بطاقة أداء الأداء ، تساعد هذه الوثيقة الخاصة بمؤشرات الأداء الرئيسية المتوقعة والكفاءات الأساسية على إزالة أي مفاهيم خاطئة حول التوقعات. بطاقة الأداء مختلفة تمامًا عن الوصف الوظيفي. عندما يحدد الوصف الوظيفي الأنشطة ومجموعات المهارات ، تحدد بطاقة الأداء النتائج المتوقعة التي يجب تحقيقها لدور معين. بطاقات الأداء هي أداة لكل من المديرين لتدريب الموظفين ، وللموظفين لتوضيح ما هو متوقع منهم.

2. إجراء مراجعات الأداء الشهرية

بمجرد حصول الموظفين على بطاقة أداء ، فإن الحفاظ على التواصل حول أدائهم يعود إلى الجدولة والانضباط لاستخدام بطاقة الأداء لتقييم أداء الموظف. يمكن القيام بذلك من خلال المراجعات الشهرية التي يتم تسهيلها بواسطة برنامج مؤتمرات الفيديو ، أو مرة واحدة كل ثلاثة أشهر ، حسب النشاط التجاري.

الغرض من اجتماعات الأداء الافتراضية هذه هو التوافق مع الوضع الحالي لمؤشرات الأداء الرئيسية للموظف ، والثناء عليهم لما يقومون به بشكل جيد ، ومناقشة الفرص التي يمكنهم تحسينها. يساعد القيام بذلك باستمرار على تحسين جودة الاتصال حول أداء الموظف ، وهو أمر مهم بشكل خاص للشركات البعيدة التي لا تعرف دائمًا ما يفعله موظفوها خلال اليوم. تساعد بطاقة الأداء والعملية الخاصة بالمراجعات المنتظمة في بناء الاستقلالية والثقة في بيئة العمل عن بُعد.

3. عقد اجتماعات 1: 1 وتسجيلات الوصول الأسبوعية

يعد وجود جلسة افتراضية أسبوعية أو نصف شهرية لكل موظف مع مديرهم فكرة جيدة للحفاظ على التواصل حول أداء الموظف والعودة إلى الالتزامات لمحاسبة الموظفين. بدلاً من الانتظار حتى المراجعة الشهرية أو الفصلية التالية ، فإن تسجيل الوصول الأسبوعي أو نصف الأسبوعي الذي يستغرق من 15 إلى 30 دقيقة يخلق فرصة إضافية لضمان تركيز الموظفين على الأمور الأكثر أهمية حتى تحقق الشركة أهدافها.

افكار اخيرة

بالنسبة للشركات البعيدة ، فإن الحفاظ على الاتصال ينحصر في وجود الأدوات والعمليات الصحيحة في مكانها ، مما يساعد على ضمان تدفق المعلومات عبر المنظمة ويعرف الجميع المكان الذي تتجه إليه الشركة ويمكنه التعاون لحل المشكلات. من خلال إنشاء إيقاعات الاجتماعات الصحيحة والأدوات المناسبة ، يمكنك التأكد من أنك تبذل جهدًا متعمدًا للحفاظ على الاتصال والمواءمة في شركتك البعيدة.

إذا كنت قد استمتعت بهذه المقالة وتريد المزيد من محتوى العمل عن بُعد ، فراجع عملنا الكامل من مركز المنزل مع أكثر من عشرة موارد.