원격 작업 환경에서 통신을 유지하는 13가지 방법

원격으로 이동하는 회사의 추세는 여기에 있습니다.

원격 근무가 완전히 새로운 것은 아니지만 많은 회사에서 원격 근무를 채용 공고에 새로운 추가 항목으로 채택하고 있습니다. 실제로 재택 근무는 2005년 이후 173% 증가했으며 470만 명이 넘는 직원이 절반 정도의 시간을 재택 근무합니다.

더 많은 회사가 간접비 절감, 인재 풀 가용성 확대, 직원의 일과 삶의 균형 향상과 같은 이점을 위해 원격 근무로 전환하고 있지만 이러한 전환에는 고유한 문제가 따릅니다. 통신은 원격으로 일하는 회사의 가장 큰 과제 중 하나로 나열되었습니다. 실제로 2019년에 83%의 기업이 커뮤니케이션 문제로 고객을 잃거나 주요 마감일을 놓쳤거나 직원을 해고했습니다.

사람들이 무엇을 하고 있는지, 어떻게 협업하는지, 서로를 볼 수 없을 때 회사에서 모든 사람을 정렬시키는 방법은 무엇입니까?

원격 팀과 커뮤니케이션하는 4가지 방법

직원들이 같은 사무실에서 서로 일할 때 원격으로 일할 때보다 팀 커뮤니케이션이 더 유기적으로 이루어집니다. 다른 부서의 동료들과 점심 식사를 하거나 물냉면을 따라잡을 때 직면한 주요 과제와 회사가 어디로 향하고 있는지 쉽게 알 수 있습니다. 원격 회사의 경우 직원에게 회사 방향과 직면하고 있는 주요 과제에 대한 정보를 제공하려면 신중한 노력과 반복이 필요합니다.

1. 매월 가상 전원 회의 개최

회사 방향에 대한 의사 소통을 유지하는 데 도움이 되도록 한 달에 한 번 가상의 전 직원을 확보하는 것이 정렬을 유지하는 데 중요할 수 있습니다. 가상의 모든 사람은 회사의 모든 사람을 모으고 회사 비전과 장기 목표, 회사가 극복하기 위해 노력하고 있는 주요 과제, 각 부서 및/또는 팀이 역할을 수행하는 방법을 반복할 수 있는 완벽한 기회입니다. 회사를 앞으로 나아가게 합니다.

전체 회의는 일반적으로 1시간 길이의 회의이며 이를 녹음하는 것이 가장 좋습니다. 그래서 모든 사람이 회사 방향을 보고 알 수 있도록 녹화하는 것이 가장 좋습니다. 올핸즈는 또한 새로운 직원을 팀에 소개하고 기타 중요한 HR 관련 업데이트 및 뉴스를 공유할 수 있는 좋은 기회입니다.

물론 가상 회의를 원활하게 하려면 적절한 화상 회의 소프트웨어가 있어야 합니다. 이 소프트웨어에는 여러 가지 옵션이 있습니다. 일부는 무료이고 일부는 유료입니다. 인기 있는 회의 소프트웨어의 예로는 Skype, Google Hangouts, GoToMeeting 및 Zoom이 있습니다. 어떤 옵션을 선택하든 특정 기능 요구 사항과 예산에 따라 달라질 수 있습니다.

2. 월간 회사 뉴스레터 발송

어떤 사람들은 청각 학습자이고 월간 올핸즈는 회사 방향에 대한 정보를 소화하는 데 도움이되지만 다른 사람들은 진행 상황을 읽거나 시각적으로 보면서 더 잘 배우고 더 많은 정보를 기억합니다. 월간 회사 뉴스레터는 회사의 방향, 주요 우선순위 및 회사가 이러한 목표를 향해 집합적으로 만들고 있는 진행 상황을 반복하고 강화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이것은 직원들이 일상적인 활동을 할 때 회사 방향을 가장 먼저 염두에 두는 데 도움이 됩니다. 회사 뉴스레터는 또한 회사의 핵심 가치, 회사에서 얻을 수 있는 새로운 취업 기회, 주요 우선 순위에 대한 진행 상황을 공유할 수 있는 세부 정보 및 통계를 반복하고 강조할 수 있는 좋은 기회입니다.

3. 가상 협업 작업 공간 사용

회사가 우선 순위를 정하고 집중하기로 선택한 것에 대한 결정은 문서화하고 회사와 공유하여 조정을 유지하는 데 도움이 되어야 합니다. 사무실에서 일하는 회사의 경우 일반적으로 모든 직원이 보고 추적할 수 있도록 TV 화면의 화이트보드, 포스터 또는 대시보드에 이 작업을 수행합니다. 원격 회사의 경우 위치에 관계없이 모든 사람이 볼 수 있도록 다른 방법을 통해 수행해야 합니다.

해결책? 직원 핸드북 및 회사 프로세스와 같은 항목이 문서화되고 공유되는 가상 협업 공간 또는 Wiki를 사용하십시오. 회사는 Wiki에 공간을 만들어 회사가 해당 연도 및 분기에 중점을 둔 주요 우선순위와 우선순위를 둘러싼 중요한 결정 및 컨텍스트를 문서화할 수 있습니다. 이런 식으로 직원은 질문이 있을 때 이 공간을 검토할 수 있으며 대부분의 Wiki 도구는 의견을 허용하므로 직원이 우선 순위에 대한 설명이나 우려 사항에 대해 질문할 수 있습니다.

경영진의 경우 위키에 게시된 의견 및 질문은 다음 전체 손 또는 회사 뉴스레터에서 추가 설명될 수 있는 내용에 대한 통찰력으로 사용되어 전체 회사와의 커뮤니케이션 및 조정을 유지할 수 있습니다. 한 사람이 질문을 하면 다른 사람들도 같은 질문을 하고 있을 가능성이 큽니다.

4. 매주 가상 팀 회의 개최

월별 전체 인력, 회사 뉴스레터 및 문서화된 우선 순위는 직원에게 회사 방향에 대한 컨텍스트를 제공하는 데 도움이 되지만 매주 반복하면 직원이 일상을 보낼 때 회사 방향을 가장 먼저 염두에 두는 데 도움이 됩니다.

매주 각 부서 회의가 시작될 때 회사의 최우선 순위를 반복함으로써 관리자는 회사 우선 순위에서 팀이 수행하는 역할을 시행하고 팀이 가장 중요한 것에 집중할 수 있도록 돕고 자신의 우선 순위를 더 잘 지정할 수 있습니다. 회사의 방향과 일치하는 작업. 의사 소통을 유지하고 회사 방향에 맞추려면 반복이 중요합니다.

프로젝트에 대해 소통하는 4가지 방법

진행 상황과 다음 작업에 대해 이야기할 수 있으므로 동료와 긴밀하게 협력할 때 프로젝트에서 수행된 작업에 대한 업데이트를 받고 아이디어에 대한 공동 작업이 더 쉽습니다. 원격 회사에서 프로젝트를 원활하게 실행하려면 제시간에 작업을 완료하기 위해 효과적으로 의사 소통하고 협업할 수 있는 회의와 도구의 조합이 필요합니다.

1. 가상 프로젝트 회의 개최

프로젝트가 계획대로 정확하게 진행되는 경우는 거의 없습니다. 병목 현상이 발생하고 화재가 발생하며 종종 렌치가 혼합됩니다. 프로젝트를 제시간에 완료하려면 커뮤니케이션을 유지하는 것이 중요합니다. 따라서 원격 팀이 각 부서와 매주 가상 회의를 하고 모든 경영진과 매주 회의를 갖는 것이 좋은 아이디어입니다.

이 회의는 위에서 언급한 회사 방향을 반복할 뿐만 아니라 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 확인하기 위한 펄스 확인으로 사용될 수 있습니다. 프로젝트가 다시 정상 궤도에 올랐습니다.

2. 프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어 사용

프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어는 팀과 회사의 많은 시간을 절약하고 스프레드시트와 이메일에 의존하는 것보다 훨씬 더 원활하게 작업을 추적, 위임 및 업데이트할 수 있습니다. 이는 협업 및 작업 위임이 필요한 원격 팀에 특히 중요합니다. 다양한 산업 및 비즈니스에 필요한 특정 기능에 따라 다양한 가격의 다양한 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어 옵션을 사용할 수 있습니다. 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어의 몇 가지 예는 Asana, Monday, Trello, Daylite 및 Basecamp입니다.

3. 내부 메시징 소프트웨어 사용

프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어를 사용하면 프로젝트와 작업을 보다 쉽게 ​​공동 작업하고 조정할 수 있지만 한 사람 또는 여러 사람이 관련될 수 있는 토론을 위해 발생해야 하는 의사 소통이 여전히 자주 발생합니다. 빠른 토론, 결정 및 업데이트를 용이하게 하려면 인스턴트 메시징 소프트웨어가 핵심입니다. 비즈니스 인스턴트 메시징 소프트웨어의 예로는 Slack, Microsoft Teams, Telegram 및 Google Hangouts Chat이 있습니다.

4. 프로젝트 사후 회의 개최

프로젝트에 대한 의사 소통과 프로세스를 개선하려면 완료된 각 프로젝트 후에 사후 분석을 수행하는 것이 좋습니다. 프로젝트 사후 분석은 팀이나 부서에서 프로젝트에서 발생해야 하는 일, 발생한 일, 잘 된 일, 잘 되지 않은 점/개선할 수 있는 점에 대해 논의하는 회의입니다. 이를 통해 직원들은 문제와 아이디어를 제기하고 문제에 대한 창의적인 솔루션을 제시하고 향후 프로젝트에 대한 비상 계획을 수립하여 원활하게 소통할 수 있습니다.

이러한 회의의 경우 잘 된 부분과 개선할 수 있는 부분을 문서화하여 향후 프로젝트에서 이러한 학습을 ​​잊지 않도록 하는 것이 좋습니다. 이 정보를 캡처하고 향후 프로젝트에 연결하는 기능이 포함된 경우 Wiki를 사용하거나 프로젝트 관리 소프트웨어 내에서 이를 수행할 수 있습니다.

고객 및 잠재 고객과 소통하는 2가지 방법

누군가가 고객과 마지막으로 이야기한 시간이나 어떤 세부 사항에 대해 논의했는지 알아야 할 때 사무실에 있으면 옆에 앉아 있는 동료와 확인할 수 있습니다. 이것은 중단을 유발하므로 가장 효과적인 방법은 아니지만 여전히 옵션입니다. 원격 회사의 경우 클라이언트와 잠재 고객의 루프에서 서로를 유지하려면 직원 간에 공유되는 보다 간소화된 프로세스가 필요합니다.

1. CRM 소프트웨어 사용

이메일 및 스프레드시트를 통해 고객에 대한 커뮤니케이션 및 세부 정보를 관리하는 것은 번거롭고 혼란스러워 시간 낭비, 비효율성 및 오류로 이어질 수 있습니다. CRM 소프트웨어는 팀이 거래를 성사시키거나 클라이언트 프로젝트를 실행하기 위해 협력하고 협력해야 할 때 클라이언트와 잠재 고객에 대한 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 가격이 다양하고 다양한 산업, 플랫폼 및 비즈니스 규모에 맞는 다양한 CRM 소프트웨어 옵션이 있습니다.

2. 가상 업데이트 및 체크인 회의 개최

다시 승리를 위한 주간 가상미팅! 고객과 잠재 고객에 대한 의사 소통을 유지하기 위해 주간 회의는 고객 피드백, 사람들이 거래를 성사시키지 못하는 병목 현상, 논의해야 할 고객이 제기한 문제의 일반적인 추세를 반복하는 데 유용할 수 있습니다. 주간 부서 회의를 최대한 활용하려면 회사의 최우선 순위, 해당 통계 및 병목 현상을 반복하는 것으로 시작하여 고객 피드백에 대해 논의한 다음 책임자 및 시기와 함께 작업 항목을 캡처하는 것으로 끝냅니다.

직원 성과에 대해 소통하는 3가지 방법

회사에서 원격으로 작업할 때 극복해야 하는 일반적인 장애물은 직원이 시간을 현명하게 보낼 수 있다는 신뢰입니다. 사무실에서 볼 수 있는 근무 시간 중 직원이 늦게 들어오거나 게으름을 피우는 경우를 쉽게 식별할 수 있습니다. 원격 회사의 경우 직원이 성과 기대치를 충족하고 성과자 아래에서 코칭할 기회를 갖도록 프로세스와 도구를 마련하는 것이 특히 중요합니다.

1. 역할별 KPI 및 역량 설명

기대치에 대한 잘못된 의사소통은 기대치와 결과가 명확하게 설명되지 않은 경우 직원과 관리자 간에 자주 발생합니다. 기대치에 맞춰 직원을 설정하고 성공에 대한 불필요한 오해를 피하려면 각 역할에 대해 명확하게 정의된 핵심 성과 지표(KPI)와 핵심 역량이 핵심입니다.

직업 스코어카드 또는 성과 스코어카드라고도 하는 이 문서는 예상 KPI 및 핵심 역량을 요약한 문서로 기대에 대한 오해를 제거하는 데 도움이 됩니다. 스코어카드는 직업 설명과 매우 다릅니다. 직무 설명이 활동 및 기술 세트를 개략적으로 설명하는 경우 성과 기록표는 특정 역할에 대해 달성해야 하는 예상 결과를 간략하게 설명합니다. 성과 기록표는 두 관리자가 직원을 지도하고 직원이 자신에게 기대하는 바가 무엇인지 명확하게 알 수 있는 도구입니다.

2. 월간 실적검토 개최

직원에게 스코어카드가 있으면 직원의 성과를 평가하기 위해 스코어카드를 사용하도록 일정을 정하고 훈련을 받아 성과에 대한 커뮤니케이션을 유지하는 것이 중요합니다. 이는 화상 회의 소프트웨어를 통해 월별 검토를 통해 수행하거나 비즈니스에 따라 분기별로 수행할 수 있습니다.

이러한 가상 성과 회의의 목적은 직원의 KPI의 현재 상태를 조정하고, 직원이 잘 하고 있는 것에 대해 칭찬하고, 개선할 수 있는 기회에 대해 논의하는 것입니다. 이를 지속적으로 수행하면 직원 성과에 대한 커뮤니케이션 품질을 개선하는 데 도움이 되며, 이는 직원들이 하루 종일 무엇을 하는지 항상 알지 못하는 원격 회사에 특히 중요합니다. 정기적인 검토를 위한 성과 기록표 및 프로세스는 원격 작업 환경에서 자율성과 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.

3. 매주 1:1 미팅 및 출석체크

매주 또는 격주로 각 직원과 관리자와 가상 일대일을 갖는 것은 직원 성과에 대한 의사 소통을 유지하고 직원에게 책임을 묻겠다는 약속을 되돌리는 데 좋은 아이디어입니다. 다음 월별 또는 분기별 검토가 있을 때까지 기다리는 대신 15~30분 정도 걸리는 매주 또는 격주로 체크인하면 직원들이 가장 중요한 것에 집중하여 회사의 목표를 달성할 수 있는 추가 기회를 얻을 수 있습니다.

마지막 생각들

원격 회사의 경우 의사 소통을 유지 관리하려면 올바른 도구와 프로세스가 있어야 조직 전체에 정보가 흐르고 모든 사람이 회사가 어디로 가고 있는지 알고 문제를 해결하기 위해 협력할 수 있습니다. 올바른 회의 리듬과 적절한 도구를 설정하면 원격 회사에서 의사 소통 및 조정을 유지하기 위해 의도적으로 노력하고 있는지 확인할 수 있습니다.

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