13 วิธีในการรักษาการสื่อสารในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

แนวโน้มของบริษัทต่าง ๆ ที่เดินทางไกลยังคงดำเนินต่อไป

งานทางไกลไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่หลายบริษัทกำลังนำงานดังกล่าวมาใช้เป็นส่วนเสริมใหม่ในการเสนองาน อันที่จริง การทำงานจากที่บ้านเพิ่มขึ้น 173% ตั้งแต่ปี 2548 โดยมีพนักงานมากกว่า 4.7 ล้านคนทำงานจากที่บ้านน้อยกว่าครึ่งเวลา หากไม่มากกว่านั้น

ในขณะที่บริษัทจำนวนมากขึ้นกำลังเปลี่ยนไปทำงานทางไกลเพื่อผลประโยชน์ เช่น ค่าใช้จ่ายที่น้อยลง ความพร้อมใช้งานของกลุ่มผู้มีความสามารถที่กว้างขึ้น และความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานสำหรับพนักงาน การเปลี่ยนแปลงนี้มาพร้อมกับชุดของความท้าทายของตัวเอง การสื่อสารได้รับการระบุว่าเป็นหนึ่งในความท้าทายอันดับต้น ๆ สำหรับบริษัทที่ทำงานจากระยะไกล ในความเป็นจริง บริษัท 83% สูญเสียลูกค้า พลาดกำหนดเวลาที่สำคัญ หรือเลิกจ้างพนักงานเนื่องจากปัญหาด้านการสื่อสารในปี 2019

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้คนกำลังทำอะไรอยู่ คุณทำงานร่วมกันอย่างไร และคุณจะทำให้ทุกคนอยู่ในบริษัทอย่างไรเมื่อคุณไม่เห็นหน้ากัน

4 วิธีในการสื่อสารกับทีมระยะไกล

เมื่อพนักงานทำงานในสำนักงานเดียวกัน การสื่อสารในทีมจะเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติมากกว่าการทำงานทางไกล เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าบริษัทกำลังมุ่งหน้าไปที่ใดและความท้าทายสำคัญที่ต้องเผชิญเมื่อคุณพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่น ๆ ระหว่างรับประทานอาหารกลางวันหรือตามล่าหาเครื่องทำน้ำเย็น สำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกล การแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับทิศทางของบริษัทและความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญนั้นต้องใช้ความพยายามและการทำซ้ำโดยเจตนา

1. จัดการประชุมมือเสมือนจริงทุกเดือน

เพื่อช่วยรักษาการสื่อสารเกี่ยวกับทิศทางของบริษัท การมีมือทั้งหมดเสมือนเดือนละครั้งอาจมีความสำคัญต่อการรักษาแนวร่วม มือทั้งหมดเสมือนเป็นโอกาสที่สมบูรณ์แบบในการนำทุกคนในบริษัทมารวมกันและทำซ้ำวิสัยทัศน์ของบริษัทและเป้าหมายระยะยาว ความท้าทายหลักที่ต้องเผชิญซึ่งบริษัทกำลังดำเนินการเพื่อเอาชนะ และวิธีที่แต่ละแผนกและ/หรือทีมมีบทบาท ในการขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้า

การประชุมแบบ All-hands มักจะเป็นการประชุมที่ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง และเป็นการดีที่สุดที่จะบันทึกสิ่งเหล่านี้ไว้ ดังนั้นใครก็ตามที่ไม่สามารถรับชมและรับแจ้งเกี่ยวกับทิศทางของบริษัทได้ ทุกคนเป็นโอกาสที่ดีในการแนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีมและแบ่งปันข้อมูลอัปเดตและข่าวสารที่สำคัญอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ HR

แน่นอน เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมเสมือนจริง คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์นี้มีตัวเลือกมากมาย ทั้งแบบฟรีและแบบเสียเงิน ตัวอย่างซอฟต์แวร์การประชุมยอดนิยม ได้แก่ Skype, Google Hangouts, GoToMeeting และ Zoom ตัวเลือกใดก็ตามที่คุณเลือกอาจขึ้นอยู่กับข้อกำหนดด้านฟังก์ชันและงบประมาณของคุณ

2. ส่งจดหมายข่าวบริษัทรายเดือน

ในขณะที่บางคนเป็นผู้เรียนด้านการได้ยิน และการลงมือทำทุกเดือนช่วยให้พวกเขาแยกแยะข้อมูลเกี่ยวกับทิศทางของบริษัท คนอื่นๆ จะเรียนรู้ได้ดีขึ้นและจดจำข้อมูลเพิ่มเติมโดยการอ่านหรือมองเห็นความคืบหน้าด้วยสายตา จดหมายข่าวของบริษัทรายเดือนสามารถช่วยย้ำและส่งเสริมทิศทางของบริษัท ลำดับความสำคัญหลัก และความคืบหน้าที่บริษัทดำเนินการร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานนึกถึงทิศทางของบริษัทเป็นอันดับแรก ขณะที่พวกเขาทำงานผ่านกิจกรรมในแต่ละวัน จดหมายข่าวของบริษัทยังเป็นโอกาสที่ดีในการย้ำและเน้นย้ำถึงค่านิยมหลักของบริษัท โอกาสในการทำงานใหม่ที่มีในบริษัท ตลอดจนรายละเอียดและสถิติเพื่อแชร์ความคืบหน้าเกี่ยวกับลำดับความสำคัญที่สำคัญ

3. ใช้พื้นที่ทำงานร่วมกันเสมือน

การตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทกำลังเลือกจัดลำดับความสำคัญและมุ่งเน้นควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและแบ่งปันกับบริษัทเพื่อช่วยรักษาแนวร่วม สำหรับบริษัทที่ทำงานในสำนักงาน โดยทั่วไปจะทำบนไวท์บอร์ด โปสเตอร์ หรือแดชบอร์ดบนหน้าจอทีวีเพื่อให้พนักงานทุกคนดูและติดตาม สำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกล จำเป็นต้องดำเนินการด้วยวิธีอื่นเพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

การแก้ไขปัญหา? ใช้พื้นที่การทำงานร่วมกันเสมือนหรือ Wiki ที่ซึ่งสิ่งต่างๆ เช่น คู่มือพนักงานและกระบวนการของบริษัทจะได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและแชร์ บริษัทต่างๆ สามารถสร้างพื้นที่บนวิกิของตนเพื่อบันทึกลำดับความสำคัญที่สำคัญที่บริษัทมุ่งเน้นสำหรับปีและไตรมาสพร้อมกับการตัดสินใจที่สำคัญและบริบทโดยรอบลำดับความสำคัญ วิธีนี้พนักงานสามารถตรวจทานพื้นที่นี้เมื่อมีคำถาม และเครื่องมือ Wiki ส่วนใหญ่อนุญาตให้แสดงความคิดเห็นเพื่อให้พนักงานสามารถถามคำถามเพื่อความกระจ่างหรือข้อกังวลเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ

สำหรับการจัดการ ความคิดเห็นและคำถามที่โพสต์บนวิกิสามารถใช้เป็นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถอธิบายเพิ่มเติมได้ในจดหมายข่าวหรือจดหมายข่าวของบริษัทต่อไปนี้ เพื่อรักษาการสื่อสารและความสอดคล้องกับทั้งบริษัท หากมีคนถามคำถาม อาจมีคนอื่นสงสัยในสิ่งเดียวกัน

4. จัดการประชุมทีมเสมือนทุกสัปดาห์

ในขณะที่จดหมายข่าวของบริษัททุกเดือน จดหมายข่าวของบริษัท และการจัดลำดับความสำคัญที่เป็นเอกสารช่วยให้พนักงานมีบริบทเกี่ยวกับทิศทางของบริษัท การทำซ้ำทุกสัปดาห์สามารถช่วยรักษาทิศทางของบริษัทเป็นอันดับแรกกับพนักงานในขณะที่พวกเขากำลังดำเนินการในแต่ละวัน

โดยการทำซ้ำลำดับความสำคัญสูงสุดสำหรับ บริษัท ในแต่ละสัปดาห์เมื่อเริ่มการประชุมแผนกแต่ละครั้ง ผู้จัดการสามารถบังคับใช้บทบาทที่ทีมของพวกเขามีในลำดับความสำคัญของบริษัท และช่วยให้ทีมของพวกเขาจดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญที่สุด และช่วยให้พวกเขาจัดลำดับความสำคัญของตนเองได้ดีขึ้น งานให้สอดคล้องกับทิศทางของบริษัท เพื่อรักษาการสื่อสารและทิศทางของบริษัท การทำซ้ำเป็นสิ่งสำคัญ

4 วิธีสื่อสารเกี่ยวกับโครงการ

การอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่ทำในโครงการและการทำงานร่วมกันในแนวคิดจะง่ายขึ้นเมื่อคุณทำงานอย่างใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงาน เนื่องจากคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าและสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นในบริษัทที่อยู่ห่างไกล ต้องใช้การประชุมและเครื่องมือร่วมกันเพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้งานเสร็จทันเวลา

1. จัดการประชุมโครงการเสมือนจริง

โครงการไม่ค่อยเป็นไปตามแผนที่วางไว้ คอขวดเกิดขึ้น ไฟไหม้ และมักจะโยนประแจเข้าไปผสมกัน เพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลา การรักษาการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมทีมทางไกลจึงควรจัดการประชุมเสมือนจริงทุกสัปดาห์กับแต่ละแผนก ตลอดจนการประชุมรายสัปดาห์กับผู้บริหารทุกคน

การประชุมครั้งนี้ไม่เพียงแต่เป็นการตอกย้ำทิศทางของบริษัทดังที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่ยังสามารถใช้เป็นชีพจรตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการต่างๆ เป็นไปตามแผน และหากไม่เป็นเช่นนั้น จะเป็นการเปิดโอกาสในการร่วมมือ ตัดสินใจ และมอบหมายรายการการดำเนินการเพื่อให้ได้มา โครงการกลับมาสู่เส้นทาง

2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงานสามารถช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมและบริษัท และทำการติดตาม มอบหมาย และติดตามข่าวสารล่าสุดได้ราบรื่นกว่าการใช้สเปรดชีตและอีเมล นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกลที่ต้องการทำงานร่วมกันและมอบหมายงาน มีตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการมากมายซึ่งมีราคาแตกต่างกันไปตามคุณสมบัติเฉพาะที่จำเป็นสำหรับอุตสาหกรรมและธุรกิจต่างๆ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการ ได้แก่ Asana, Monday, Trello, Daylite และ Basecamp

3. ใช้ซอฟต์แวร์ส่งข้อความภายใน

แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงานจะทำให้การทำงานร่วมกันและประสานงานโครงการและงานง่ายขึ้น แต่ก็ยังมีการสื่อสารที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นเพื่อหารือที่อาจเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคล เพื่ออำนวยความสะดวกในการอภิปราย การตัดสินใจ และการอัปเดตอย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีคือกุญแจสำคัญ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจ ได้แก่ Slack, Microsoft Teams, Telegram และ Google Hangouts Chat

4. จัดประชุมหลังชันสูตรพลิกศพ

เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและกระบวนการต่างๆ เกี่ยวกับโครงการ ควรทำชันสูตรพลิกศพหลังจากแต่ละโครงการเสร็จสิ้นลงเป็นความคิดที่ดี การชันสูตรพลิกศพของโครงการคือการประชุมที่คุณพูดคุยกันเป็นทีมหรือแผนกว่าควรจะเกิดอะไรขึ้นในโครงการ อะไรเกิดขึ้น สิ่งที่เป็นไปด้วยดี และอะไรที่ไม่ดี/สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ สิ่งนี้ทำให้พนักงานมีโอกาสที่จะหยิบยกประเด็นและแนวคิดและคิดหาวิธีแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์และแผนฉุกเฉินสำหรับโครงการในอนาคตเพื่อการสื่อสารจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

สำหรับการประชุมเหล่านี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะบันทึกสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ เพื่อไม่ให้ลืมการเรียนรู้เหล่านี้สำหรับโครงการในอนาคต ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้วิกิหรือภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ หากมีคุณลักษณะในการรวบรวมข้อมูลนี้และเชื่อมต่อกับโครงการในอนาคต

2 วิธีในการสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

เมื่อคุณต้องการทราบว่ามีคนพูดกับลูกค้าครั้งสุดท้ายเมื่อใดหรือพูดคุยในรายละเอียดใด การอยู่ในสำนักงานจะทำให้คุณมีตัวเลือกในการตรวจสอบกับเพื่อนร่วมงานที่นั่งอยู่ข้างๆ คุณ แม้ว่าวิธีนี้จะไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเนื่องจากทำให้เกิดการหยุดชะงัก แต่ก็ยังเป็นทางเลือกหนึ่ง สำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกล การรักษาให้กันและกันในวงรอบลูกค้าและผู้มีแนวโน้มต้องการกระบวนการที่คล่องตัวมากขึ้นซึ่งใช้ร่วมกันระหว่างพนักงาน

1. ใช้ซอฟต์แวร์ CRM

การจัดการการสื่อสารและรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าผ่านอีเมลและสเปรดชีตอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากและวุ่นวาย ซึ่งนำไปสู่การเสียเวลา ความไร้ประสิทธิภาพ และข้อผิดพลาด ซอฟต์แวร์ CRM สามารถปรับปรุงการสื่อสารเกี่ยวกับลูกค้าและผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า เมื่อทีมจำเป็นต้องทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันเพื่อปิดการขายหรือดำเนินการในโครงการของลูกค้า ซอฟต์แวร์ CRM มีตัวเลือกต่างๆ มากมายซึ่งอยู่ในช่วงราคาและเหมาะสำหรับอุตสาหกรรม แพลตฟอร์ม และขนาดธุรกิจที่แตกต่างกัน

2. จัดการอัปเดตเสมือนจริงและเช็คอินการประชุม

การประชุมเสมือนจริงประจำสัปดาห์เพื่อชัยชนะอีกครั้ง! เพื่อรักษาการสื่อสารเกี่ยวกับลูกค้าและผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การประชุมประจำสัปดาห์อาจเป็นประโยชน์ในการทำซ้ำแนวโน้มทั่วไปในความคิดเห็นของลูกค้า คอขวดที่ป้องกันไม่ให้ผู้คนปิดการขาย และปัญหาที่ลูกค้าต้องการพูดคุย เพื่อใช้ประโยชน์จากการประชุมแผนกรายสัปดาห์ให้ดีที่สุด เริ่มต้นด้วยการย้ำลำดับความสำคัญสูงสุดของบริษัท สถิติของสิ่งเหล่านั้นและปัญหาคอขวด หารือเกี่ยวกับความคิดเห็นของลูกค้า และจบด้วยการบันทึกรายการการดำเนินการพร้อมกับผู้ที่รับผิดชอบและเมื่อใด

3 วิธีในการสื่อสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

บริษัทที่มีอุปสรรค์ทั่วไปต้องเอาชนะเมื่อการทำงานนอกสถานที่คือการไว้วางใจให้พนักงานใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ระบุได้ง่ายเมื่อพนักงานมาสายหรือลาออกระหว่างชั่วโมงทำงานเมื่อมองเห็นได้ในสำนักงาน สำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกล การมีกระบวนการและเครื่องมือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะบรรลุความคาดหวังด้านประสิทธิภาพและมีโอกาสสำหรับการฝึกสอนภายใต้ผู้ปฏิบัติงาน

1. อธิบาย KPI และสมรรถนะของแต่ละบทบาท

การสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับความคาดหวังมักเกิดขึ้นระหว่างพนักงานและผู้จัดการเมื่อความคาดหวังและผลลัพธ์ไม่ชัดเจน เพื่อรักษาความสอดคล้องกับความคาดหวัง ตั้งค่าพนักงานให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ และหลีกเลี่ยงการตีความความสำเร็จที่ผิดพลาดโดยไม่จำเป็น การมีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและความสามารถหลักสำหรับแต่ละบทบาทคือกุญแจสำคัญ

เอกสารนี้มักเรียกกันว่าดัชนีชี้วัดงานหรือบัตรคะแนนประสิทธิภาพ เอกสารระบุ KPI ที่คาดหวังและสมรรถนะหลักที่สรุปไว้นี้จะช่วยขจัดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความคาดหวัง ตารางสรุปสถิติแตกต่างจากรายละเอียดงานอย่างมาก ในกรณีที่รายละเอียดของงานสรุปกิจกรรมและชุดทักษะ ตารางสรุปสถิติจะสรุปผลลัพธ์ที่คาดหวังซึ่งจำเป็นต้องได้รับสำหรับบทบาทเฉพาะ ตารางสรุปสถิติเป็นเครื่องมือสำหรับทั้งผู้จัดการในการฝึกสอนพนักงาน และเพื่อให้พนักงานมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

2. จัดให้มีการตรวจสอบประสิทธิภาพรายเดือน

เมื่อพนักงานมีตารางสรุปสถิติแล้ว การรักษาการสื่อสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานจะอยู่ที่การจัดกำหนดการและมีระเบียบวินัยในการใช้ตารางสรุปสถิติเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการตรวจสอบรายเดือนที่อำนวยความสะดวกด้วยซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ หรือไตรมาสละครั้ง ขึ้นอยู่กับธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของการประชุมประสิทธิภาพเสมือนเหล่านี้คือการปรับให้เข้ากับสถานะปัจจุบันของ KPI ของพนักงาน ยกย่องพวกเขาสำหรับสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี และหารือเกี่ยวกับโอกาสที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้ การทำเช่นนี้อย่างสม่ำเสมอจะช่วยปรับปรุงคุณภาพการสื่อสารเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกลที่ไม่รู้ว่าพนักงานของพวกเขากำลังทำอะไรในระหว่างวัน ตารางสรุปสถิติและกระบวนการตรวจสอบเป็นประจำช่วยสร้างความเป็นอิสระและความไว้วางใจในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

3. จัดประชุมและเช็คอินแบบ 1:1 ทุกสัปดาห์

การมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวแบบตัวต่อตัวรายสัปดาห์หรือรายปักษ์สำหรับพนักงานแต่ละคนกับผู้จัดการเป็นความคิดที่ดีที่จะรักษาการสื่อสารเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานและวนกลับคำมั่นสัญญาเพื่อให้พนักงานมีความรับผิดชอบ แทนที่จะรอจนกว่าจะมีการตรวจสอบรายเดือนหรือรายไตรมาส การเช็คอินรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ที่ใช้เวลา 15 ถึง 30 นาทีจะสร้างโอกาสเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญที่สุดเพื่อให้บริษัทบรรลุเป้าหมาย

ความคิดสุดท้าย

สำหรับบริษัทที่อยู่ห่างไกล การรักษาการสื่อสารนั้นขึ้นอยู่กับการมีเครื่องมือและกระบวนการที่เหมาะสม ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไหลผ่านองค์กร และทุกคนรู้ว่าบริษัทกำลังมุ่งหน้าไปที่ใด และสามารถร่วมมือกันแก้ปัญหาได้ ด้วยการกำหนดจังหวะการประชุมที่เหมาะสมและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณกำลังใช้ความพยายามอย่างตั้งใจที่จะรักษาการสื่อสารและการจัดตำแหน่งในบริษัทที่อยู่ห่างไกลของคุณ

หากคุณชอบบทความนี้และต้องการเนื้อหาเกี่ยวกับการทำงานทางไกลเพิ่มเติม ลองดูงานทั้งหมดของเรา จากศูนย์กลางที่บ้าน ซึ่งมีทรัพยากรมากกว่าหนึ่งโหล