13 sposobów na utrzymanie komunikacji w środowisku pracy zdalnej

Trend zdalnych firm się utrzyma.

Praca zdalna nie jest niczym nowym, ale wiele firm przyjmuje ją jako nowy dodatek do swoich ofert pracy. W rzeczywistości praca w domu wzrosła o 173% od 2005 r., a ponad 4,7 miliona pracowników pracuje w domu o połowę krócej – jeśli nie więcej.

Podczas gdy coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną, aby uzyskać korzyści, takie jak mniejsze koszty ogólne, szersza dostępność puli talentów i większa równowaga między życiem zawodowym a prywatnym dla pracowników, przejście to wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Komunikacja została wymieniona jako jedno z największych wyzwań dla firm pracujących zdalnie. W rzeczywistości 83% firm straciło klienta, nie dotrzymał ważnego terminu lub zwolniło pracownika z powodu problemu z komunikacją w 2019 roku.

Skąd wiesz, nad czym pracują ludzie, jak współpracujesz i jak sprawić, by wszyscy w firmie byli wyrównani, kiedy się nie widujecie?

4 sposoby komunikowania się ze zdalnymi zespołami

Kiedy pracownicy pracują ze sobą w tym samym biurze, komunikacja w zespole odbywa się bardziej organicznie niż podczas pracy zdalnej. Gdy rozmawiasz ze współpracownikami z innych działów podczas lunchu lub nadrabiasz zaległości przy dystrybutorze wody, łatwo jest zorientować się, dokąd zmierza firma i jakie wyzwania stoją przed nią. W przypadku firm zdalnych informowanie pracowników o kierunku firmy i kluczowych wyzwaniach, przed którymi stoją, wymaga świadomego wysiłku i powtarzania.

1. Organizuj comiesięczne wirtualne spotkania na wszystkie ręce

Aby pomóc w utrzymaniu komunikacji o kierunku firmy, posiadanie wirtualnych wszystkich rąk raz w miesiącu może mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania wyrównania. Wirtualne podejście do wszystkich rąk to doskonała okazja, aby zebrać wszystkich w firmie i powtórzyć wizję firmy i jej długoterminowe cele, kluczowe wyzwania, nad którymi firma pracuje, a także rolę każdego działu i/lub zespołu w rozwoju firmy.

Spotkania z udziałem wszystkich to zazwyczaj jednogodzinne spotkania i najlepiej jest je nagrywać, aby każdy, kto nie jest w stanie, mógł obserwować i otrzymywać informacje o kierunku firmy. Wszystkie ręce to także świetna okazja do wprowadzenia nowych pracowników do zespołu i podzielenia się innymi ważnymi aktualnościami i aktualnościami związanymi z HR.

Oczywiście, aby ułatwić wirtualne spotkania, będziesz potrzebować odpowiedniego oprogramowania do wideokonferencji. Istnieje wiele opcji tego oprogramowania - niektóre bezpłatne, a niektóre płatne. Popularne przykłady oprogramowania do spotkań to Skype, Google Hangouts, GoToMeeting i Zoom. Niezależnie od wybranej opcji może sprowadzać się do określonych wymagań funkcjonalnych i budżetu.

2. Wysyłaj comiesięczne biuletyny firmowe

Podczas gdy niektórzy ludzie uczą się słuchowo, a comiesięczny przegląd wszystkich rąk pomaga im przetrawić informacje o kierunku firmy, inni uczą się lepiej i zapamiętują więcej informacji, czytając lub wizualnie obserwując postępy. Miesięczny biuletyn firmowy może pomóc w powtórzeniu i wzmocnieniu kierunku firmy, kluczowych priorytetów i postępów, które firma wspólnie osiąga w celu osiągnięcia tych celów.

Pomaga to utrzymać kierunek firmy na pierwszym miejscu wśród pracowników podczas wykonywania codziennych czynności. Biuletyny firmowe są również doskonałą okazją do powtórzenia i podkreślenia podstawowych wartości firmy, nowych ofert pracy, które są dostępne w firmie, a także szczegółów i statystyk do dzielenia się postępami w kluczowych priorytetach.

3. Użyj wirtualnej przestrzeni roboczej do współpracy

Decyzje dotyczące tego, na czym firma wybiera priorytety i na których się skoncentruje, powinny być udokumentowane i udostępnione firmie, aby pomóc w utrzymaniu zgodności. W przypadku firm, które pracują w biurze, zwykle robi się to na tablicach, plakatach lub pulpitach nawigacyjnych na ekranach telewizorów, aby wszyscy pracownicy mogli to zobaczyć i śledzić. W przypadku zdalnych firm należy to zrobić inną metodą, aby każdy mógł to zobaczyć, niezależnie od tego, gdzie się znajduje.

Rozwiązanie? Korzystaj z wirtualnej przestrzeni współpracy lub wiki, gdzie dokumenty takie jak podręcznik pracownika i procesy firmy są dokumentowane i udostępniane. Firmy mogą stworzyć miejsce na swojej wiki, aby udokumentować kluczowe priorytety, na których firma koncentruje się na rok i kwartał, wraz z ważnymi decyzjami i kontekstem otaczającym priorytety. W ten sposób pracownicy mogą przeglądać tę przestrzeń, gdy mają pytania, a większość narzędzi wiki pozwala na komentarze, dzięki czemu pracownicy mogą zadawać pytania w celu wyjaśnienia lub wątpliwości dotyczących priorytetów.

Dla kierownictwa komentarze i pytania zamieszczone na wiki mogą być wykorzystane jako wgląd w to, co można dalej wyjaśnić w poniższym biuletynie ogólnym lub firmowym, aby utrzymać komunikację i zgodność z całą firmą. Jeśli jedna osoba zadaje pytanie, prawdopodobnie inne zastanawiają się nad tym samym.

4. Organizuj cotygodniowe spotkania zespołu wirtualnego

Podczas gdy comiesięczne informacje z wszystkich rąk, biuletyny firmowe i udokumentowane priorytety pomagają nadać pracownikom kontekst wokół kierunku firmy, powtarzanie cotygodniowe może pomóc w utrzymaniu kierunku firmy na pierwszym miejscu wśród pracowników, którzy przechodzą przez ich codzienne zadania.

Powtarzając najwyższy priorytet dla firmy co tydzień na początku każdego spotkania działu, menedżerowie są w stanie wymusić rolę, jaką ich zespół odgrywa w priorytecie firmy i pomaga utrzymać ich zespół skoncentrowany na tym, co najważniejsze, i pomaga im lepiej ustalać priorytety zadania zgodne z kierunkiem firmy. Aby utrzymać komunikację i dostosować się do kierunku firmy, kluczowe znaczenie ma powtarzanie.

4 sposoby komunikowania się o projektach

Uzyskiwanie aktualnych informacji o tym, co zostało zrobione w projekcie i współpraca nad pomysłami, jest łatwiejsze, gdy ściśle współpracujesz ze swoimi współpracownikami, ponieważ możesz rozmawiać o swoich postępach i co dalej. Aby projekty w zdalnych firmach przebiegały sprawnie, konieczne jest połączenie spotkań i narzędzi, aby skutecznie komunikować się i współpracować, aby praca została wykonana na czas.

1. Organizuj wirtualne spotkania projektowe

Projekty rzadko idą dokładnie zgodnie z planem. Pojawiają się wąskie gardła, pojawiają się pożary, a klucze są często wrzucane do miksu. Aby ukończyć projekty na czas, utrzymanie komunikacji jest kluczowe, dlatego świetnym pomysłem dla zdalnych zespołów jest cotygodniowe wirtualne spotkanie z każdym działem, a także cotygodniowe spotkanie z całym kierownictwem.

Spotkanie to nie tylko powtarza kierunek firmy, jak wspomniano powyżej, ale może być również wykorzystane jako kontrola pulsu, aby upewnić się, że projekty są na dobrej drodze, a jeśli nie, daje możliwość współpracy, podejmowania decyzji i delegowania działań w celu uzyskania projekt wraca na właściwe tory.

2. Użyj oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami

Oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami może zaoszczędzić zespołom i firmom mnóstwo czasu oraz sprawić, że śledzenie, delegowanie i aktualizowanie zadań jest znacznie płynniejsze niż poleganie na arkuszach kalkulacyjnych i wiadomościach e-mail. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów zdalnych, które muszą współpracować i delegować pracę. Dostępnych jest wiele opcji oprogramowania do zarządzania zadaniami i projektami, których cena zależy od konkretnych funkcji potrzebnych w różnych branżach i firmach. Niektóre przykłady oprogramowania do zarządzania zadaniami i projektami to Asana, Monday, Trello, Daylite i Basecamp.

3. Użyj wewnętrznego oprogramowania do przesyłania wiadomości

Chociaż oprogramowanie do zarządzania projektami i zadaniami może ułatwić współpracę i koordynację projektów i zadań, nadal często istnieje konieczność komunikacji w celu omówienia, która może obejmować jedną osobę lub grupy osób. Oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych ma kluczowe znaczenie dla ułatwienia szybkich dyskusji, podejmowania decyzji i aktualizacji. Przykładami biznesowego oprogramowania do obsługi wiadomości błyskawicznych są Slack, Microsoft Teams, Telegram i Google Hangouts Chat.

4. Organizuj spotkania pośmiertne projektu

Aby usprawnić komunikację i procesy wokół projektów, dobrym pomysłem jest przeprowadzenie sekcji zwłok po każdym zakończonym projekcie. Post mortem projektu to spotkanie, na którym omawiasz jako zespół lub dział, co miało się wydarzyć w projekcie, co się wydarzyło, co poszło dobrze, a co nie poszło dobrze/co można poprawić. Daje to pracownikom możliwość zgłaszania problemów i pomysłów oraz wymyślania kreatywnych rozwiązań problemów i planów awaryjnych na przyszłe projekty, aby komunikacja przebiegała sprawnie.

W przypadku tych spotkań dobrym pomysłem jest udokumentowanie tego, co poszło dobrze, a co można poprawić, aby nie zapomnieć o tych doświadczeniach w przyszłych projektach. Można to zrobić za pomocą wiki lub w oprogramowaniu do zarządzania projektami, jeśli zawiera funkcje przechwytywania tych informacji i łączenia ich z przyszłymi projektami.

2 sposoby komunikowania się z klientami i potencjalnymi klientami

Kiedy chcesz wiedzieć, kiedy ktoś ostatnio rozmawiał z klientem lub jakie szczegóły były omawiane, przebywanie w biurze daje Ci możliwość sprawdzenia ze współpracownikiem siedzącym obok Ciebie. Chociaż nie jest to najskuteczniejsza metoda, ponieważ powoduje przerwy, nadal jest opcją. W przypadku zdalnych firm utrzymywanie wzajemnej informacji o klientach i potencjalnych klientach wymaga bardziej usprawnionego procesu, który jest wspólny dla wszystkich pracowników.

1. Użyj oprogramowania CRM

Zarządzanie komunikacją i szczegółami o klientach za pośrednictwem poczty e-mail i arkuszy kalkulacyjnych może stać się uciążliwe i chaotyczne, co prowadzi do marnowania czasu, nieefektywności i błędów. Oprogramowanie CRM może usprawnić komunikację z klientami i potencjalnymi klientami, gdy zespoły muszą współpracować i współpracować w celu zawarcia transakcji lub realizacji projektów klientów. Istnieje wiele różnych opcji oprogramowania CRM, które różnią się ceną i są dostosowane do różnych branż, platform i rozmiarów firmy.

2. Przeprowadzaj wirtualne aktualizacje i spotkania meldunkowe

Cotygodniowe wirtualne spotkania znów po zwycięstwo! Aby utrzymać komunikację na temat klientów i potencjalnych klientów, cotygodniowe spotkania mogą być przydatne do powtarzania typowych trendów w opiniach klientów, wąskich gardeł uniemożliwiających ludziom zawieranie transakcji oraz kwestii zgłaszanych przez klientów, które wymagają omówienia. Aby jak najlepiej wykorzystać cotygodniowe spotkania działu, zacznij od powtarzania najważniejszych priorytetów firmy, ich statystyk i wszelkich wąskich gardeł, przedyskutuj opinie klientów, a na koniec uchwyć elementy działań wraz z określeniem, kto jest odpowiedzialny i kiedy.

3 sposoby komunikowania się o wydajności pracowników

Powszechną przeszkodą, którą firmy muszą pokonać podczas pracy zdalnej, jest zaufanie, że pracownicy mądrze spędzają czas. Łatwo jest zidentyfikować, kiedy pracownicy spóźniają się lub zwalniają w godzinach pracy, gdy jest to widoczne w biurze. W przypadku firm zdalnych szczególnie ważne jest posiadanie procesów i narzędzi, aby zapewnić, że pracownicy spełniają oczekiwania dotyczące wydajności i mają możliwość coachingu pod pracownikami.

1. Wyjaśnij KPI i kompetencje dla każdej roli

Nieporozumienie dotyczące oczekiwań często ma miejsce między pracownikiem a jego kierownikiem, gdy oczekiwania i wyniki nie są jasno określone. Aby zachować zgodność z oczekiwaniami, przygotować pracowników na sukces i uniknąć niepotrzebnych błędnych interpretacji sukcesu, kluczowe znaczenie ma jasno zdefiniowane kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i kluczowe kompetencje dla każdej roli.

Dokument ten, często nazywany kartą wyników pracy lub kartą wyników wydajności, zawierający zarys oczekiwanych wskaźników KPI i kluczowych kompetencji pomaga usunąć wszelkie nieporozumienia dotyczące oczekiwań. Karta wyników bardzo różni się od opisu stanowiska. Tam, gdzie opis stanowiska określa czynności i zestawy umiejętności, karta wyników przedstawia oczekiwane rezultaty, które należy osiągnąć dla określonej roli. Karty wyników są narzędziem dla menedżerów do trenowania pracowników, a pracownicy mają jasność co do tego, czego się od nich oczekuje.

2. Przeprowadzaj comiesięczne przeglądy wyników

Gdy pracownicy mają już kartę wyników, utrzymywanie komunikacji na temat ich wyników sprowadza się do planowania i dyscyplinowania korzystania z karty wyników w celu oceny wyników pracownika. Można to zrobić za pomocą comiesięcznych przeglądów ułatwianych przez oprogramowanie do wideokonferencji lub raz na kwartał, w zależności od firmy.

Celem tych wirtualnych spotkań dotyczących wydajności jest dostosowanie się do aktualnego stanu wskaźników KPI pracowników, pochwalenie ich za to, co robią dobrze i omówienie możliwości poprawy. Konsekwentne działanie pomaga poprawić jakość komunikacji dotyczącej wydajności pracowników, co jest szczególnie ważne w przypadku zdalnych firm, które nie zawsze wiedzą, co robią ich pracownicy w ciągu dnia. Karta wyników i proces regularnych przeglądów pomagają budować autonomię i zaufanie w środowisku pracy zdalnej.

3. Organizuj cotygodniowe spotkania 1:1 i odprawy

Prowadzenie wirtualnych spotkań jeden na jeden dla każdego pracownika z przełożonym co tydzień lub co dwa tygodnie jest dobrym pomysłem, aby utrzymać komunikację na temat wydajności pracowników i wrócić do zobowiązań dotyczących pociągnięcia pracowników do odpowiedzialności. Zamiast czekać do następnego przeglądu miesięcznego lub kwartalnego, cotygodniowa lub co dwa tygodnie trwająca od 15 do 30 minut daje dodatkową okazję, aby upewnić się, że pracownicy skupią się na tym, co najważniejsze, aby firma osiągnęła swoje cele.

Końcowe przemyślenia

W przypadku zdalnych firm utrzymywanie komunikacji sprowadza się do posiadania odpowiednich narzędzi i procesów, które pomagają zapewnić przepływ informacji przez organizację, a wszyscy wiedzą, dokąd zmierza firma i mogą współpracować przy rozwiązywaniu problemów. Ustanawiając właściwe rytmy spotkań i odpowiednie narzędzia, możesz upewnić się, że podejmujesz celowy wysiłek w celu utrzymania komunikacji i wyrównania w zdalnej firmie.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł i chcesz mieć więcej treści związanych z pracą zdalną, zapoznaj się z naszą pełną pracą z centrum domowego z ponad tuzinem zasobów.