13 modi per mantenere la comunicazione in un ambiente di lavoro remoto

La tendenza delle aziende che vanno a distanza è qui per restare.

Il lavoro a distanza non è esattamente una novità, ma molte aziende lo stanno adottando come una nuova aggiunta alle loro offerte di lavoro. In effetti, il lavoro da casa è aumentato del 173% dal 2005, con oltre 4,7 milioni di dipendenti che lavorano da casa la metà del tempo, se non di più.

Mentre sempre più aziende stanno passando al lavoro da remoto per vantaggi come meno spese generali, disponibilità di un pool di talenti più ampio e un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti, questa transizione comporta una serie di sfide. La comunicazione è stata indicata come una delle principali sfide per le aziende che lavorano in remoto. Infatti, l'83% delle aziende ha perso un cliente, ha mancato una scadenza importante o ha licenziato un dipendente a causa di un problema di comunicazione nel 2019.

Come fai a sapere su cosa stanno lavorando le persone, come collabori e come mantieni tutti allineati in azienda quando non ti vedi?

4 modi per comunicare con i team remoti

Quando i dipendenti lavorano insieme nello stesso ufficio, la comunicazione del team avviene in modo più organico rispetto a quando lavorano in remoto. È facile avere un'idea di dove è diretta l'azienda e delle principali sfide affrontate quando si chiacchiera con i colleghi di altri dipartimenti durante il pranzo o si sta recuperando il tempo al distributore di acqua. Per le aziende remote, tenere i dipendenti informati sulla direzione dell'azienda e sulle sfide chiave che devono affrontare richiede sforzi e ripetizioni deliberati.

1. Organizza riunioni virtuali mensili a tutti gli effetti

Per aiutare a mantenere la comunicazione sulla direzione dell'azienda, avere un supporto virtuale una volta al mese può essere fondamentale per mantenere l'allineamento. Un virtual all-hands è l'opportunità perfetta per riunire tutti in azienda e ripetere la visione aziendale e gli obiettivi a lungo termine, le sfide chiave che l'azienda sta affrontando per superare e il modo in cui ogni dipartimento e/o team gioca un ruolo nel portare avanti l'azienda.

Le riunioni a tutti gli effetti durano in genere un'ora ed è meglio registrarle in modo che chiunque non sia in grado di guardare ed essere informato sulla direzione dell'azienda. All-hands è anche una grande opportunità per presentare nuovi dipendenti al team e condividere altri importanti aggiornamenti e notizie relativi alle risorse umane.

Naturalmente, per facilitare le riunioni virtuali, è necessario disporre del software di videoconferenza adeguato. Ci sono molte opzioni per questo software, alcune gratuite e altre a pagamento. Esempi di software per riunioni popolari includono Skype, Google Hangouts, GoToMeeting e Zoom. Qualunque opzione tu scelga può dipendere da requisiti di funzionalità specifici e dal tuo budget.

2. Invia newsletter aziendali mensili

Mentre alcune persone imparano in modo uditivo e un "tuttofare" mensile li aiuta a digerire le informazioni sulla direzione dell'azienda, altre persone imparano meglio e ricordano più informazioni leggendo o vedendo visivamente i progressi. Una newsletter aziendale mensile può aiutare a ripetere e rafforzare la direzione aziendale, le priorità chiave e i progressi che l'azienda sta compiendo collettivamente verso tali obiettivi.

Questo aiuta a mantenere la direzione aziendale in primo piano con i dipendenti mentre lavorano nelle loro attività quotidiane. Le newsletter aziendali sono anche una grande opportunità per ripetere ed evidenziare i valori fondamentali dell'azienda, nuove opportunità di lavoro disponibili in azienda, nonché dettagli e statistiche per condividere i progressi sulle priorità chiave.

3. Utilizzare un'area di lavoro di collaborazione virtuale

Le decisioni su ciò che l'azienda sceglie di dare priorità e su cui concentrarsi dovrebbero essere documentate e condivise con l'azienda per aiutare a mantenere l'allineamento. Per le aziende che lavorano in ufficio, questa operazione viene comunemente eseguita su lavagne bianche, poster o dashboard su schermi TV affinché tutti i dipendenti possano vederli e monitorarli. Per le aziende remote, questo deve essere fatto attraverso un altro metodo in modo che tutti possano vederlo indipendentemente da dove si trovano.

La soluzione? Usa uno spazio di collaborazione virtuale, o un wiki, dove cose come il manuale del dipendente e i processi aziendali sono documentati e condivisi. Le aziende possono creare uno spazio sul loro wiki per documentare le priorità chiave su cui l'azienda si concentra per l'anno e il trimestre insieme a decisioni importanti e al contesto che circonda le priorità. In questo modo i dipendenti possono rivedere questo spazio quando hanno domande e la maggior parte degli strumenti wiki consente commenti in modo che i dipendenti possano porre domande per chiarimenti o dubbi sulle priorità.

Per la gestione, i commenti e le domande pubblicate sul wiki possono essere utilizzati come approfondimenti su ciò che potrebbe essere ulteriormente spiegato nella seguente newsletter completa o aziendale per mantenere la comunicazione e l'allineamento con l'intera azienda. Se una persona fa una domanda, è probabile che altri si stiano chiedendo la stessa cosa.

4. Tenere riunioni settimanali del team virtuale

Mentre la disponibilità mensile a tutte le mani, le newsletter aziendali e le priorità documentate aiutano a fornire ai dipendenti un contesto sulla direzione aziendale, la ripetizione su base settimanale può aiutare a mantenere la direzione aziendale in primo piano con i dipendenti mentre stanno affrontando la loro vita quotidiana.

Ripetendo la massima priorità per l'azienda ogni settimana all'inizio di ogni riunione di reparto, i manager sono in grado di rafforzare il ruolo svolto dal loro team nella priorità aziendale e aiutano a mantenere il loro team concentrato su ciò che è più importante e li aiuta a stabilire meglio le proprie priorità compiti da allineare con la direzione aziendale. Per mantenere la comunicazione e allinearsi alla direzione dell'azienda, la ripetizione è fondamentale.

4 modi per comunicare sui progetti

Essere aggiornati su ciò che è stato fatto su un progetto e collaborare alle idee è più facile quando lavori a stretto contatto con i tuoi colleghi in quanto puoi parlare dei tuoi progressi e delle prossime mosse. Affinché i progetti funzionino senza problemi in aziende remote, è necessaria una combinazione di riunioni e strumenti per comunicare e collaborare in modo efficace per portare a termine il lavoro in tempo.

1. Tenere riunioni di progetto virtuali

I progetti raramente vanno esattamente come pianificato. Si verificano colli di bottiglia, emergono incendi e spesso vengono lanciate chiavi inglesi nel mix. Per completare i progetti in tempo, mantenere la comunicazione è fondamentale, motivo per cui è un'ottima idea per i team remoti tenere una riunione virtuale settimanale con ogni dipartimento, nonché una riunione settimanale con tutto il management.

Questo incontro non solo ribadisce la direzione dell'azienda come menzionato sopra, ma può anche essere utilizzato come controllo del polso per garantire che i progetti siano sulla buona strada e, in caso contrario, offre l'opportunità di collaborare, prendere decisioni e delegare azioni al fine di ottenere il progetto di nuovo in carreggiata.

2. Utilizzare il software di gestione dei progetti e delle attività

Il software di gestione dei progetti e delle attività può far risparmiare molto tempo a team e aziende e rendere il monitoraggio, la delega e l'aggiornamento sulle cose molto più agevoli che affidarsi a fogli di calcolo ed e-mail. Ciò è particolarmente importante per i team remoti che devono collaborare e delegare il lavoro. Sono disponibili molte opzioni di software per la gestione di attività e progetti che variano nel prezzo a seconda delle caratteristiche specifiche necessarie per vari settori e aziende. Alcuni esempi di software per la gestione di attività e progetti sono Asana, Monday, Trello, Daylite e Basecamp.

3. Utilizzare il software di messaggistica interna

Sebbene i software di gestione di progetti e attività possano semplificare la collaborazione e il coordinamento di progetti e attività, spesso è necessario che avvenga una comunicazione per discutere che può coinvolgere una persona o gruppi di persone. Per facilitare discussioni, decisioni e aggiornamenti rapidi, il software di messaggistica istantanea è fondamentale. Esempi di software di messaggistica istantanea aziendale sono Slack, Microsoft Teams, Telegram e Google Hangouts Chat.

4. Tenere riunioni post mortem del progetto

Per migliorare la comunicazione e i processi relativi ai progetti, è una buona idea eseguire un'autopsia dopo ogni progetto completato. Un progetto post mortem è un incontro in cui si discute come team o reparto cosa sarebbe dovuto accadere nel progetto, cosa è successo, cosa è andato bene e cosa non è andato bene/cosa può essere migliorato. Ciò offre ai dipendenti l'opportunità di sollevare problemi e idee e trovare soluzioni creative ai problemi e piani di emergenza per progetti futuri per la comunicazione senza intoppi.

Per questi incontri, è una buona idea documentare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato in modo che questi insegnamenti non vengano dimenticati per i progetti futuri. Questo può essere fatto utilizzando un wiki o all'interno del tuo software di gestione dei progetti se include funzionalità per acquisire queste informazioni e collegarle a progetti futuri.

2 modi per comunicare con clienti e prospect

Quando hai bisogno di sapere quando qualcuno ha parlato l'ultima volta con un cliente o quali dettagli sono stati discussi, essere in ufficio ti dà la possibilità di verificare con il tuo collega seduto accanto a te. Sebbene questo non sia il metodo più efficace in quanto provoca interruzioni, è comunque un'opzione. Per le aziende remote, tenersi reciprocamente aggiornati su clienti e potenziali clienti richiede un processo più snello che sia condiviso tra i dipendenti.

1. Usa il software CRM

La gestione della comunicazione e dei dettagli sui clienti tramite e-mail e fogli di calcolo può diventare ingombrante e caotica, il che porta a perdite di tempo, inefficienze ed errori. Il software CRM può migliorare la comunicazione su clienti potenziali e potenziali quando i team devono collaborare e lavorare insieme per concludere accordi o eseguire progetti sui clienti. Esistono molte diverse opzioni di software CRM che variano nel prezzo e sono orientate a diversi settori, piattaforme e dimensioni aziendali.

2. Tenere aggiornamenti virtuali e riunioni di check-in

Incontri virtuali settimanali per la vittoria di nuovo! Per mantenere la comunicazione su clienti potenziali e potenziali, la riunione settimanale può essere utile per ripetere le tendenze comuni nel feedback dei clienti, i colli di bottiglia che impediscono alle persone di concludere accordi e le questioni sollevate dai clienti che devono essere discusse. Per sfruttare al meglio la riunione settimanale del dipartimento, inizia ripetendo le priorità principali dell'azienda, le statistiche di quelle e di eventuali colli di bottiglia, discuti il ​​feedback dei clienti e termina catturando gli elementi di azione insieme a chi è responsabile e quando.

3 modi per comunicare sulle prestazioni dei dipendenti

Un ostacolo comune che le aziende devono superare quando lavorano in remoto è fidarsi che i dipendenti trascorrano il loro tempo con saggezza. È facile identificare quando i dipendenti arrivano in ritardo o rallentano durante l'orario di lavoro quando è visibile in ufficio. Per le aziende remote, è particolarmente importante disporre di processi e strumenti in atto per garantire che i dipendenti soddisfino le aspettative di performance e abbiano opportunità di coaching con i performer.

1. Spiegare i KPI e le competenze per ciascun ruolo

L'errore di comunicazione sulle aspettative si verifica spesso tra un dipendente e il suo manager quando le aspettative ei risultati non sono chiaramente delineati. Per mantenere l'allineamento con le aspettative, preparare i dipendenti al successo ed evitare inutili interpretazioni errate del successo, è fondamentale disporre di indicatori chiave di prestazione (KPI) e competenze chiave chiaramente definiti per ciascun ruolo.

Spesso indicato come una scheda di valutazione del lavoro o una scheda di valutazione delle prestazioni, questo documento di KPI attesi delineati e competenze chiave aiuta a rimuovere qualsiasi idea sbagliata sulle aspettative. Una scorecard è molto diversa da una descrizione del lavoro. Laddove una descrizione del lavoro delinea le attività e le competenze, una scorecard delinea i risultati attesi che devono essere raggiunti per un ruolo specifico. Le scorecard sono uno strumento sia per i manager per istruire i dipendenti, sia per i dipendenti per avere chiarezza su ciò che ci si aspetta da loro.

2. Tenere revisioni mensili delle prestazioni

Una volta che i dipendenti hanno una scorecard, mantenere la comunicazione sulle loro prestazioni si riduce alla pianificazione e all'obbligo di utilizzare la scorecard per valutare le prestazioni del dipendente. Questo può essere fatto tramite revisioni mensili facilitate da software di videoconferenza o una volta al trimestre, a seconda dell'attività.

Lo scopo di queste riunioni virtuali sulle prestazioni è allinearsi allo stato attuale dei KPI dei dipendenti, elogiarli per ciò che stanno facendo bene e discutere le opportunità in cui possono migliorare. In questo modo è possibile migliorare costantemente la qualità della comunicazione in merito alle prestazioni dei dipendenti, il che è particolarmente importante per le aziende remote che non sempre sanno cosa stanno facendo i propri dipendenti durante il giorno. Una scorecard e un processo per le revisioni regolari aiutano a creare autonomia e fiducia in un ambiente di lavoro remoto.

3. Tenere riunioni e check-in settimanali 1:1

Avere incontri virtuali settimanali o bisettimanali per ogni dipendente con il proprio manager è una buona idea per mantenere la comunicazione sulle prestazioni dei dipendenti e tornare sugli impegni per ritenere i dipendenti responsabili. Invece di attendere la successiva revisione mensile o trimestrale, un check-in settimanale o bisettimanale che richiede dai 15 ai 30 minuti crea un'ulteriore opportunità per garantire che i dipendenti siano concentrati su ciò che è più importante in modo che l'azienda raggiunga i propri obiettivi.

Pensieri finali

Per le aziende remote, il mantenimento della comunicazione si riduce all'adozione degli strumenti e dei processi giusti per garantire che le informazioni scorrano attraverso l'organizzazione e che tutti sappiano dove è diretta l'azienda e possono collaborare per risolvere i problemi. Stabilendo i giusti ritmi di riunione e gli strumenti adeguati, puoi assicurarti di fare uno sforzo deliberato per mantenere la comunicazione e l'allineamento nella tua azienda remota.

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