6 ข้อผิดพลาดทางการเงินที่ไม่หวังผลกำไร (+วิธีหลีกเลี่ยง)

องค์กรไม่แสวงหากำไรจัดการด้านการเงินแตกต่างจากองค์กรที่แสวงหาผลกำไรอย่างมาก

ตัวอย่างเช่น มีแนวโน้มที่จะมีความยืดหยุ่นน้อยลงในงบประมาณสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรที่จะทำงานด้วย และทุกเพนนีก็สร้างความแตกต่างได้เพราะองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรมุ่งเน้นด้านการเงินในการบรรลุภารกิจมากกว่าการทำกำไร

เนื่องจากงบประมาณที่จำกัดและทรัพยากรที่จำกัด องค์กรไม่แสวงหากำไรจึงทำผิดพลาดในเรื่องการเงินได้ง่าย นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรใหม่ เนื่องจากพวกเขากำลังสร้างเครือข่ายและการดำเนินงานภายในของตน

ด้านล่างนี้คือรายการข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำโดยองค์กรไม่แสวงหากำไร เพื่อให้คุณหลีกเลี่ยงได้ ในขณะที่คุณเติบโตและขยายองค์กรของคุณต่อไป สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือการตั้งค่าแบบอย่างของการดำเนินงานทางการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความผิดพลาดที่ผู้อื่นทำสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาดได้ พร้อมที่จะดำดิ่งลึกลงไปอีกเล็กน้อยแล้วหรือยัง? มาเริ่มกันเลย.

1. ล้มเหลวในการทำงานกับนักบัญชีที่ผ่านการรับรอง

นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดแรกที่องค์กรไม่แสวงหากำไรมักจะทำ องค์กรมีนิสัยคิดไม่ดีว่า “การจัดการด้านการเงินไม่ใช่เรื่องยากขนาดนั้น ทำไมฉันจึงควรลงทุนในนักบัญชี?” คำตอบคือใช่ – มันอาจจะยากขนาดนั้น และใช่ คุณควรลงทุนทันที

การสรุปผลจากด้านการเงิน การยื่นรายงานและแบบฟอร์มที่จำเป็น และการวางกลยุทธ์สำหรับปีต่อๆ ไป ทั้งหมดนี้ต้องได้รับการเอาใจใส่จากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้ดำเนินการได้อย่างถูกต้อง

การเข้าถึง CPA ที่มีประสบการณ์จะช่วยในเรื่องการตรวจสอบที่ไม่แสวงหากำไร การให้คำปรึกษาทางการเงิน และการวางแผนสำหรับอนาคตขององค์กรของคุณ โดยทั่วไปแล้ว ตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงนี้รวมถึงการจ้างพนักงานประจำ การขอเงินบริจาคจากธุรกิจการบัญชี และการจัดหาความต้องการด้านบัญชีของคุณจากภายนอก

เราขอแนะนำการเอาท์ซอร์ส การจ้างพนักงานประจำต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก อาจจำเป็นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แต่ไม่ใช่องค์กรที่เล็กกว่า การบริจาคเพื่อการกุศลนั้นยังเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่อย่างไม่น่าเชื่อและบางครั้งองค์กรไม่แสวงหากำไรก็โชคดี แต่ไม่มีแรงจูงใจที่จะทำงานได้ดีในระยะยาวหากนักบัญชีทำงานฟรี

ในขณะเดียวกัน มีประโยชน์หลักหลายประการในการเอาต์ซอร์สความต้องการด้านบัญชีขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ:

• คุณไม่ได้จำกัดตัวเอง องค์กรของคุณสามารถเติบโตได้อย่างมาก แม้กระทั่งก่อนความจำเป็นในการจ้างพนักงานเพิ่ม
• คุณสร้างนิสัยที่ดี สำนักงานบัญชีจะให้คำแนะนำเพื่อแนะนำคุณในทิศทางที่ถูกต้องเมื่อคุณเตรียมทุกอย่างให้พร้อมและดำเนินการในองค์กร
• คุณสามารถเข้าถึงความช่วยเหลือ คุณสามารถขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำแนะนำในการดูแลองค์กรได้ในอนาคต นอกจากนี้คุณยังสามารถรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการระดมทุนได้อีกด้วย การดึงข้อมูลที่ถูกต้องจากหนังสือของคุณทำให้เกิดสาเหตุที่น่าสนใจที่จะโน้มน้าวให้ผู้บริจาคบริจาคเงินให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ

หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงนักบัญชีที่มีประสบการณ์ คุณอาจพลาดโอกาสมากมาย คุณไม่เพียงแต่ขาดความเชี่ยวชาญที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบและสรุปผลอย่างมีประสิทธิภาพ แต่คุณอาจพลาดโอกาสในการเติบโตและการระดมทุนด้วย

2. บันทึกข้อมูลทางการเงินไม่ถูกต้อง

ในการบันทึกข้อมูลทางการเงิน สิ่งสำคัญคือต้องทุกอย่างถูกต้องและตรงกันระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆ ของคุณ ความผิดพลาดของมนุษย์เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางครั้ง แต่สิ่งสำคัญคือ ข้อผิดพลาดเหล่านั้นถูกจับได้อย่างรวดเร็วและไม่ได้เกิดจากการขาดความเข้าใจ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ในการบันทึกข้อมูลทางการเงิน คุณต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีประสบการณ์และมีประสิทธิภาพเพื่อลดข้อผิดพลาดและตรวจจับข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

พิจารณาว่าเมื่อใดที่ข้อผิดพลาดมักจะเกิดขึ้นในการเก็บบัญชีการเงินสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ โดยทั่วไปจะเป็นช่วงใดช่วงหนึ่ง:

• การถ่ายโอนข้อมูลจากโซลูชันหนึ่งไปยังอีกโซลูชันหนึ่ง องค์กรของคุณมีสถานที่ต่างๆ มากมายที่คุณจัดเก็บข้อมูล จำกัดจำนวนการถ่ายโอนของมนุษย์โดยการรวมโซลูชันซอฟต์แวร์ให้มากที่สุด
• เมื่องานไม่ได้ตรวจสอบสองครั้งหรือสามครั้ง แม้จะรวมซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณแล้ว คุณก็ยังต้องการผู้ทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพอยู่เคียงข้างคุณ มันทำให้สิ่งต่าง ๆ ยุ่งเหยิงจริง ๆ เมื่อมีคนป้อน $60 แทนที่จะเป็น $600 ในหนังสือของคุณ ด้วยพนักงานที่พลุกพล่านเช่นนี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีพนักงานบัญชีที่พร้อมจะตรวจสอบหมายเลขทั้งหมดของคุณเป็นสองเท่าและสามครั้ง

ในการบันทึกข้อมูลในหนังสือขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณอย่างไม่ถูกต้อง มีขั้นตอนสองขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดความเสี่ยง ขั้นแรก รวมซอฟต์แวร์ของคุณ จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคนที่ทุ่มเทให้กับการรักษาหนังสือขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณให้เป็นระเบียบเรียบร้อย

3. ลืมบันทึกข้อมูลทางการเงินเลย

นอกจากการบันทึกข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องแล้ว องค์กรไม่แสวงผลกำไรจำนวนมากยังตกหลุมพรางของการไม่บันทึกข้อมูลทางการเงินที่สำคัญบางอย่าง เลย สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยเกินไป แต่อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่ได้หากเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้:

• องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณเป็นเจ้าภาพจัดงาน ระดม ทุน คำมั่นสัญญาคือคำมั่นสัญญาที่จะมอบให้กับองค์กร แทนที่จะเป็นของขวัญที่แท้จริงในขณะนี้ ฝ่ายการเงินของคุณควรบันทึกคำมั่นสัญญาเหล่านี้เป็นสินทรัพย์ แต่มักพลาดเมื่อต้องป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี
• องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณได้รับการบริจาคเป็นจำนวนมาก การบริจาคเพื่อการกุศลช่วยขจัดขั้นตอนของการขอเงินบริจาคจากผู้สนับสนุนเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ คุณเพียงแค่ถามผู้บริจาคโดยตรงสำหรับสินค้า/บริการเหล่านั้น เช่นเดียวกับของขวัญอื่น ๆ สิ่งนี้ควรบันทึกไว้ในหนังสือขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ

นี่เป็นสถานการณ์ทั่วไปสองสถานการณ์ แต่สามารถเกิดขึ้นกับอะไรก็ได้ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับองค์กรของคุณที่จะต้องมีประสบการณ์กับสมาชิกทีมการเงินที่ทำงานร่วมกับคุณ ตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องเข้าถึงผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรหรือไม่ จากนั้นจึงจัดทำแผนงานที่ตอบสนองความต้องการขององค์กรของคุณ

4. การทำแบบฟอร์มประจำปีผิดพลาด

เมื่อองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณได้รับการยอมรับให้เป็นองค์กรอย่างเป็นทางการตามมาตรา 501(c)(3) คุณได้รับการยกเว้นภาษี อย่างไรก็ตาม องค์กรไม่แสวงผลกำไรยังคงต้องยื่นแบบฟอร์มภาษี แบบฟอร์ม 990 เป็นแบบฟอร์มภาษีประจำปีที่องค์กรไม่แสวงหากำไรต้องยื่นในแต่ละปีเพื่อรักษาสถานะการยกเว้นนี้

ตามรายงานของ Journal of Accountancy ข้อผิดพลาดในการรายงานทั่วไปบางอย่างที่เกิดขึ้นโดยองค์กรไม่แสวงผลกำไรขณะยื่นแบบฟอร์ม 990 ได้แก่:

ไม่มีใครชอบฤดูภาษี เป็นการยากที่จะรักษาตัวเลขและข้อมูลต่าง ๆ ให้ตรงทั้งหมด นอกจากนี้ รูปแบบเหล่านั้นยังยาวและซับซ้อนอีกด้วย

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในแบบฟอร์ม 990 ขององค์กรของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่านักบัญชีที่ได้รับการฝึกอบรมตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะส่งข้อมูล วิธีนี้จะช่วยจำกัดปริมาณข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จากนั้นบันทึกสำเนาในแต่ละปีเพื่อให้คุณมีบันทึกข้อมูลที่คุณส่งมาในอดีตเสมอ

5. ไม่ดำเนินการควบคุมภายใน

องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรควรให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยอย่างจริงจัง อย่างไรก็ตาม องค์กรขนาดเล็กจำนวนมากมีนิสัยที่ไม่ดีในการไม่นำการควบคุมภายในที่จำเป็นไปใช้ ซึ่งจะทำให้องค์กรไม่แสวงหากำไรปลอดภัย

องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณควรมุ่งเน้นที่การรักษาข้อมูล สำนักงาน และการเงินของคุณให้ปลอดภัยโดยใช้โปรแกรมการควบคุมภายในที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของการละเมิดข้อมูลในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ประมาณ 7.91 ล้านดอลลาร์ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือสูญเสียความไว้วางใจจากผู้บริจาคและเงินจำนวนมากในคราวเดียว นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะปิดองค์กรไม่แสวงหากำไรให้ดี!

เมื่อคุณสร้างเอกสารการควบคุมภายใน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

• เขียนทุกอย่างลงไป อย่าเพิ่งคิดว่าผู้คนจะปฏิบัติตามกฎหลังจากบันทึกหรือคำพูดเดียว การเขียนกระบวนการและรับรองว่าทุกคนในองค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทำให้เป็นทางการ
• ระบุชื่อผู้รับผิดชอบ สำหรับแต่ละขั้นตอนและนโยบาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ชื่อความรับผิดชอบที่ชัดเจนทั่วทั้งองค์กร

ตัวอย่างของการควบคุมภายในที่คุณควรตั้งค่า ได้แก่ เพียงแค่ขอให้คนสุดท้ายที่ออกไปตอนกลางคืนเพื่อล็อคประตูสำนักงาน เก็บเงินทั้งหมดไว้ในลิ้นชักที่ล็อกไว้ และขอลายเซ็นสองฉบับบนเช็ค

6. ลดค่าใช้จ่ายโสหุ้ยมากเกินไป

องค์กรไม่แสวงหากำไรจำนวนมากเกินไปรู้สึกว่าค่าใช้จ่ายโสหุ้ยเป็นสิ่งที่ไม่ดีโดยเนื้อแท้ อย่างไรก็ตาม เมื่อเร็ว ๆ นี้สิ่งนี้ได้กลายเป็นที่ถกเถียงกันอย่างมาก เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญที่ไม่แสวงหาผลกำไรมองว่าค่าใช้จ่ายเป็นการลงทุนระยะยาวมากกว่าค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในระยะสั้น

การลงทุนระยะยาวเหล่านี้สามารถช่วยองค์กรประหยัดเงินเมื่อเวลาผ่านไปได้จริง พิจารณาค่าตอบแทนพนักงาน การลดอัตราค่าตอบแทนเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มอัตราการลาออกของพนักงาน จากนั้นคุณก็ต้องยอมจ่ายราคาที่สูงขึ้นเพื่อจ้างคนใหม่

นักบัญชีที่ดีจะบอกคุณว่าแม้แต่องค์กรไม่แสวงผลกำไรก็ควรลงทุนในตัวเองเพื่อให้เห็นการเติบโตในองค์กร

หากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณกังวลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายโสหุ้ย ให้ปฏิบัติตามข้อควรระวังต่อไปนี้ตามที่ NonProfit PRO กำหนดไว้:

• ส่งเสริมรายได้ที่คาดการณ์ได้ ตั้งแต่อัตราการเก็บรักษาที่ดีขึ้นไปจนถึงของขวัญที่เกิดซ้ำมากขึ้น รายได้ที่คาดการณ์ได้ช่วยให้องค์กรไม่แสวงหากำไรอยู่ในงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น
• เพิ่มความโปร่งใสทางการเงิน การปรับปรุงความโปร่งใสช่วยให้ผู้สนับสนุนองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเข้าใจดีขึ้นว่าทำไมการลงทุนโอเวอร์เฮดจึงสำคัญ พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะให้ต่อไปมากขึ้น โดยรู้ว่าการลงทุนของพวกเขาจะช่วยให้องค์กรไม่แสวงหากำไรเติบโตเท่านั้น

ค่าใช้จ่ายโสหุ้ยไม่ได้เลวร้ายโดยเนื้อแท้ ค่าโสหุ้ยที่ไม่จำเป็นคือสิ่งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณควรพยายามตัดออก แต่ควรระมัดระวังในการกำหนดคำ ที่ไม่จำเป็น

ซื้อกลับบ้าน

องค์กรไม่แสวงหากำไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรไม่แสวงหากำไรใหม่ มักจะทำผิดพลาดทางการเงิน หากคุณทำเรื่องเล็กๆ น้อยๆ หนึ่งหรือสองครั้ง มันไม่ใช่จุดจบของโลก โดยทั่วไป ข้อผิดพลาดจะนำไปสู่ความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเงินที่ไม่แสวงหากำไร

อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดมากมายสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างสมบูรณ์หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรที่เหมาะสม ก่อนสิ้นปี ให้สร้างผลกระทบสูงสุดด้วยการเรียนรู้กลยุทธ์การระดมทุนสิ้นปีห้ากลยุทธ์เพื่อปิดปีปฏิทิน

การเข้าถึงสมาชิกทีมการเงินที่ผ่านการฝึกอบรมเป็นขั้นตอนแรกในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดข้างต้น จากนั้น องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณสามารถก้าวไปข้างหน้าและเติบโตได้โดยไม่มีปัญหา!

ค้นหา สำนักงานบัญชี สำหรับความต้องการของบริษัทของคุณเพื่อเริ่มต้นในปี 2020