非営利団体が犯す 6 つの財務上の間違い (+それらを回避する方法)

非営利団体は、営利団体とは大きく異なる方法で財務を処理します。

たとえば、非営利団体が扱う予算の柔軟性は低い傾向にあります。 また、非営利団体は利益を上げることよりも、使命を達成することに財政的に集中しているため、1 セントたりとも違いが生まれます。

予算が厳しく、リソースが限られているため、非営利団体は財政に関して間違いを犯しがちです。 これは、まだネットワークと内部運営を構築している新しい非営利団体に特に当てはまります。

以下は、非営利団体が犯すよくある間違いのリストです。これらを避けることができます。 組織の成長と拡大を続ける中で、効果のない財務業務の前例を作ることは、最も避けたいことです。

他の人が犯す過ちについてもっと学ぶことは、自分自身が過ちを犯さないようにするのに役立ちます。 もう少し深く潜る準備はできましたか？ 始めましょう。

1.公認会計士との連携の失敗

これは、非営利団体が犯しがちな最初の間違いの 1 つです。 組織には、次のように考える悪い癖があります。 なぜ会計士に投資する必要があるのですか？」 答えは「はい」です。それらは非常に難しい可能性があるため、すぐに投資する必要があります。

財務から結論を導き出し、レポートと必要なフォームを提出し、今後何年にもわたって戦略を立てるには、専門家の注意が正しく行われる必要があります。

経験豊富な CPA へのアクセスは、非営利団体の監査、財務コンサルティング、および組織の将来の計画に関して役立ちます。 通常、このアクセス権を取得するためのオプションには、フルタイムのスタッフ メンバーを雇う、会計業務に現物寄付を求める、会計のニーズをアウトソーシングするなどがあります。

アウトソーシングをお勧めします。 フルタイムのスタッフを雇うには多くのリソースが必要です。 大規模な組織には必要かもしれませんが、小規模な組織には必要ありません。 現物寄付も信じられないほど寛大で、非営利団体が幸運に恵まれることもありますが、会計士が無料で働いている場合、長期的に良い仕事をする動機が不足しています.

一方、非営利団体の会計ニーズをアウトソーシングすることには、いくつかの大きな利点があります。

• あなたは自分自身を制限しません。 組織は、追加のスタッフ メンバーを雇用する必要が生じる前であっても、天文学的に成長する可能性があります。
• あなたは良い習慣を形成します。 会計事務所は、組織ですべてを立ち上げて実行する際に、正しい方向に導くためのアドバイスを提供します.
• ヘルプにアクセスできます。 今後の組織維持のためのアドバイスが受けられます。 さらに、資金調達の支援を受けることができます。 書籍から適切なデータを引き出すことで、寄贈者に非営利団体への寄付を説得する説得力のある理由が生まれます。

非営利団体が経験豊富な会計士にアクセスできない場合、多くの機会を逃している可能性があります。 監査を行って効果的な結論を導き出すために必要な専門知識を欠いているだけでなく、成長や資金調達の機会も逃している可能性があります。

2.財務データの誤った記録

財務データの記録に関しては、すべてが正しく、さまざまな情報源間で一致していることが重要です。 ヒューマン エラーは避けられない場合もありますが、重要なことは、それらのエラーが迅速に検出され、理解の欠如に起因しないことが重要です。

言い換えれば、財務データの記録に関しては、間違いを最小限に抑え、発生する可能性のあるエラーを見つけるために、経験豊富で有能な簿記係が必要です。

非営利団体の会計帳簿を保管する際にエラーが発生する可能性が最も高い時期を考慮してください。 一般的には、次のいずれかです。

• あるソリューションから別のソリューションへのデータの転送。 組織には、情報を保存するさまざまな場所があります。 ソフトウェア ソリューションを可能な限り統合することで、人的移動の量を制限します。
• 仕事が二重または三重にチェックされていない場合。 すべてのソフトウェアが統合されていても、効果的なブックキーパーが必要です。 誰かがあなたの帳簿に 600 ドルではなく 60 ドルを入力すると、本当に混乱します。 このように多忙なスタッフがいるため、すべての番号を 2 回、3 回チェックする時間のある簿記担当者を確保する必要があります。

非営利団体の帳簿にデータが誤って記録された場合、リスクを最小限に抑えるために実行できる手順がいくつかあります。 まず、ソフトウェアを統合します。 次に、あなたの非営利団体の本をきちんと整理することに専念する人がいることを確認してください。

3.財務データの記録をまったく忘れている

多くの非営利団体は、情報を誤って記録するだけでなく、重要な財務情報の一部をまったく記録しないという罠に陥ります。 これは頻繁に発生するわけではありませんが、発生すると大きな混乱を引き起こす可能性があります。

たとえば、次の状況を考えてみましょう。

• あなたの非営利団体は募金活動を主催しています。 誓約は、現時点では実際の贈り物ではなく、組織に与える約束です。 財務部門は、これらの誓約を資産として記録する必要がありますが、会計システムにデータを入力する際に​​見落とされることがよくあります。
• あなたの非営利団体は、大量の現物寄付を受け取ります。 現物寄付は、非営利団体のために商品やサービスを購入するためにサポーターに寄付を求めるステップを取り除きます。 代わりに、それらの商品/サービスについて寄付者に直接依頼するだけです. 他の寄付と同様に、これは非営利団体の帳簿に記録する必要があります。

これらは最も一般的な状況の 2 つですが、どのような状況でも発生する可能性があります。 これが、組織にとって経験豊富な財務チームのメンバーが一緒に働くことが非常に重要である理由です。 非営利の簿記係または会計士にアクセスする必要があるかどうかを決定します。 次に、組織のニーズに合った計画を立てます。

4.年次フォームの間違い

非営利団体が公式の 501(c)(3) 組織として承認されると、非課税になります。 ただし、非営利団体は納税申告書を提出する必要があります。 フォーム 990は、非営利団体がこの免除ステータスを維持するために毎年提出しなければならない年次納税フォームです。

Journal of Accountancy によると、フォーム 990 を提出する際に非営利団体が犯す一般的な報告エラーには次のようなものがあります。

税金の季節が好きな人はいません。 さまざまな数値や情報をすべて正確に把握することは困難です。 さらに、それらのフォームは長く複雑です。

組織のフォーム 990 で間違いを犯さないように、情報を送信する前に、訓練を受けた会計士が情報を確認してください。これにより、誤ったデータの量を制限することができます。 次に、過去に提出した情報の記録を常に保持できるように、毎年コピーを保存します。

5. 内部統制を実施していない

非営利団体はセキュリティに真剣に取り組む必要があります。 しかし、小規模な組織の多くは、非営利団体を安全に保つために必要な内部統制を実装しないという悪い習慣に陥っています。

非営利団体は、文書化された内部統制プログラムを使用して、データ、オフィス、および財務をすべて安全に保つことに重点を置く必要があります。

米国におけるデータ侵害の平均コストは、約 791 万ドルです。 あなたが望んでいないことは、寄付者の信頼とたくさんのお金を一度に失うことです. 非営利団体を完全に閉鎖するには、これで十分です。

内部統制文書を作成するときは、次のことを確認してください。

• すべてを書き留めます。 1 回のメモやスピーチの後、人々がルールに従うと思い込んではいけません。 プロセスを書き留め、非営利団体の全員がドキュメントにアクセスできるようにします。
• 責任者を指名します。 手順とポリシーごとに、それを実行する責任者を確認してください。 これにより、組織全体の明確な責任が明確になります。

設定する必要がある内部統制の例としては、夜に最後に退社する人にオフィスのドアをロックするように頼む、すべての現金を施錠された引き出しに保管する、小切手に 2 つの署名を求めるなどがあります。

6. 諸経費の削減が多すぎる

あまりにも多くの非営利団体が、諸経費は本質的に悪いものだという印象を持っています。 しかし、非営利の専門家は間接費を短期的な不必要な費用ではなく長期的な投資と見なしているため、これは最近非常に物議をかもしています.

これらの長期的な投資は、組織が時間の経過とともにお金を節約するのに実際に役立ちます。 従業員の報酬を検討してください。 報酬率を下げることは、従業員の離職率を上げる良い方法です。 次に、新しい人を雇うために高い費用を支払うことになります。

優れた会計士は、非営利団体であっても、組織の成長を見るためには自己投資を行うべきだと教えてくれます。

あなたの非営利団体が間接費を心配している場合は、NonProfit PRO が概説する次の予防措置を講じてください。

• 予測可能な収益を促進します。 維持率の向上から定期的な寄付の増加まで、予測可能な収益により、非営利団体は運営費を予算内に収めることが容易になります。
• 財務の透明性を高めます。 透明性を向上させることで、非営利団体のサポーターは、間接投資を行うことが重要である理由をよりよく理解することができます。 彼らの投資が非営利団体の成長を助けるだけであることを知っているので、彼らは寄付を続ける可能性が高くなります。

諸経費は本質的に悪いものではありません。 不必要なオーバーヘッドは、非営利団体が削減しようとするものですが、不要という言葉をどのように定義するかに注意してください。

お持ち帰り

非営利団体、特に新しい非営利団体は、財政的な間違いを犯す傾向があります。 1 つまたは 2 つの小さな事故を起こしたとしても、それは世界の終わりではありません。 一般に、間違いは非営利の財務がどのように機能するかをよりよく理解することにつながります。

ただし、適切なリソースにアクセスできる場合、多くの間違いは完全に回避できます。 1 年が終わる前に、暦年の締めくくりとして 5 つの年末資金調達戦略を学び、影響力を最大化してください。

トレーニングを受けた財務チームのメンバーにアクセスできるようにすることは、上記の間違いを回避するための最初のステップです。 そうすれば、あなたの非営利団体は前進し、滞りなく成長することができます!

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