6 erros financeiros que as organizações sem fins lucrativos cometem (+ como evitá-los)

As organizações sem fins lucrativos lidam com as finanças de maneira muito diferente das organizações com fins lucrativos.

Por exemplo, tende a haver menos flexibilidade no orçamento para as organizações sem fins lucrativos trabalharem. E cada centavo faz a diferença porque as organizações sem fins lucrativos estão focadas financeiramente em alcançar sua missão, em vez de obter lucro.

Devido ao orçamento apertado e recursos limitados, é fácil para as organizações sem fins lucrativos cometerem erros quando se trata de suas finanças. Isso é especialmente verdadeiro para novas organizações sem fins lucrativos, porque elas ainda estão construindo suas redes e operações internas.

Abaixo está uma lista de erros comuns cometidos por organizações sem fins lucrativos para que você possa evitá-los. À medida que você continua a crescer e expandir sua organização, a última coisa que deseja fazer é estabelecer um precedente de operações financeiras ineficazes.

Aprender mais sobre os erros que os outros cometem pode ajudá-lo a evitar cometê-los você mesmo. Pronto para mergulhar um pouco mais fundo? Vamos começar.

1. Não trabalhar com um contador certificado

Este é um dos primeiros erros que as organizações sem fins lucrativos tendem a cometer. As organizações têm o mau hábito de pensar: “Manusear as finanças não pode ser tão difícil; por que devo investir em um contador?” A resposta é sim – eles podem ser tão difíceis, e sim, você deve investir em um imediatamente.

Tirar conclusões das finanças, arquivar relatórios e formulários necessários e criar estratégias para os próximos anos exigem a atenção de um especialista para serem feitos corretamente.

O acesso a um CPA experiente ajudará quando se trata de auditoria sem fins lucrativos, consultoria financeira e planejamento para o futuro de sua organização. Geralmente, as opções para obter esse acesso incluem contratar um funcionário em tempo integral, solicitar doações em espécie de uma empresa de contabilidade e terceirizar suas necessidades contábeis.

Recomendamos a terceirização. Contratar um funcionário em tempo integral requer muitos recursos; pode ser necessário para uma organização maior, mas não para uma menor. As doações em espécie também são incrivelmente generosas e às vezes as organizações sem fins lucrativos têm sorte, mas há uma falta de motivação para fazer um bom trabalho a longo prazo se um contador estiver trabalhando de graça.

Enquanto isso, existem vários benefícios importantes em terceirizar as necessidades contábeis de sua organização sem fins lucrativos:

• Você não se limita. Sua organização pode crescer astronomicamente mesmo antes que surja a necessidade de contratar funcionários adicionais.
• Você forma bons hábitos. A empresa de contabilidade oferecerá conselhos para orientá-lo na direção certa à medida que você coloca tudo em funcionamento na organização.
• Você tem acesso à ajuda. Você pode obter ajuda com conselhos para manter a organização no futuro. Além disso, você pode obter ajuda com a arrecadação de fundos. Extrair os dados certos de seus livros cria uma causa convincente para convencer os doadores a contribuir para sua organização sem fins lucrativos.

Se sua organização sem fins lucrativos não tiver acesso a um contador experiente, você pode estar perdendo muito. Você não apenas está perdendo o conhecimento necessário para auditar e tirar conclusões eficazes, mas também pode estar perdendo oportunidades de crescimento e captação de recursos.

2. Registrando dados financeiros incorretamente

Quando se trata de registrar dados financeiros, é importante que tudo esteja correto e corresponda entre suas diferentes fontes de informação. O erro humano é inevitável de tempos em tempos, mas o importante é que esses erros sejam detectados rapidamente e que não resultem da falta de compreensão.

Em outras palavras, quando se trata de registrar dados financeiros, você precisa de um contador experiente e eficaz para minimizar os erros e detectar quaisquer erros que possam ocorrer.

Considere quando é mais provável que ocorram erros ao manter os livros financeiros da sua organização sem fins lucrativos. Geralmente, é durante:

• A transferência de dados de uma solução para outra. Sua organização tem muitos lugares diferentes onde você armazena informações. Limite a quantidade de transferência humana integrando o máximo possível as soluções de software.
• Quando o trabalho não é verificado duas ou três vezes. Mesmo com todo o seu software integrado, você ainda precisa de um contador eficaz ao seu lado. Faz uma verdadeira bagunça quando alguém insere $ 60 em vez de $ 600 em seus livros. Com uma equipe tão ocupada, você precisará ter um contador com tempo para verificar duas e três vezes todos os seus números.

Quando se trata do registro incorreto de dados nos livros contábeis de sua organização sem fins lucrativos, há algumas etapas que você pode seguir para minimizar o risco. Primeiro, integre seu software. Em seguida, certifique-se de ter alguém especificamente dedicado a manter os livros da sua organização sem fins lucrativos organizados.

3. Esquecer de registrar dados financeiros

Além de registrar informações incorretamente, muitas organizações sem fins lucrativos caem na armadilha de simplesmente não registrar algumas das informações financeiras vitais . Isso não acontece com muita frequência, mas pode causar uma grande confusão de coisas se ocorrer.

Por exemplo, considere as seguintes situações:

• Sua organização sem fins lucrativos está realizando uma campanha de arrecadação de fundos . As promessas são uma promessa a ser dada a uma organização, em vez de um presente real no momento. Seu departamento financeiro deve registrar esses penhores como ativos, mas eles são frequentemente esquecidos quando se trata de inserir dados no sistema contábil.
• Sua organização sem fins lucrativos recebe um grande número de doações em espécie. As doações em espécie eliminam a etapa de pedir doações de apoiadores para comprar bens ou serviços para sua organização sem fins lucrativos. Em vez disso, basta pedir diretamente ao doador esses bens/serviços. Assim como qualquer outro presente, isso deve ser registrado nos livros da sua organização sem fins lucrativos.

Essas são duas das situações mais comuns, mas pode acontecer com qualquer coisa. É por isso que é tão importante para sua organização ter membros experientes da equipe financeira trabalhando com você. Decida se você precisa de acesso a um contador ou contador sem fins lucrativos. Em seguida, faça um plano que funcione para as necessidades da sua organização.

4. Cometer erros nos formulários anuais

Quando sua organização sem fins lucrativos foi aceita como uma organização oficial 501(c)(3), você ficou isento de impostos. No entanto, as organizações sem fins lucrativos ainda precisam apresentar formulários fiscais. O formulário 990 é o formulário de imposto anual que as organizações sem fins lucrativos devem apresentar todos os anos para manter esse status de isenção.

De acordo com o Journal of Accountancy, alguns dos erros de relatórios comuns cometidos por organizações sem fins lucrativos ao preencher seu Formulário 990 incluem:

Ninguém gosta de temporada de impostos. É difícil manter todos os diferentes números e informações corretos. Além disso, esses formulários são longos e complicados.

Para evitar cometer erros no Formulário 990 da sua organização, certifique-se de que um contador treinado revise as informações antes de enviá-las. Isso ajudará a limitar a quantidade de dados incorretos. Em seguida, salve cópias de cada ano para que você sempre tenha um registro das informações enviadas no passado.

5. Não implementar controles internos

A segurança deve ser levada a sério por organizações sem fins lucrativos. No entanto, muitas organizações menores adquirem o mau hábito de não implementar os controles internos necessários que podem manter a organização sem fins lucrativos segura.

Sua organização sem fins lucrativos deve se concentrar em manter seus dados, seu escritório e suas finanças em segurança usando um programa de controles internos por escrito.

O custo médio de uma violação de dados nos Estados Unidos é de cerca de US$ 7,91 milhões. A última coisa que você quer é perder a confiança dos doadores e um monte de dinheiro de uma só vez. Isso é o suficiente para fechar uma organização sem fins lucrativos para sempre!

Ao criar seu documento de controles internos, certifique-se de fazer o seguinte:

• Anote tudo. Não assuma apenas que as pessoas seguirão as regras após um único memorando ou discurso. Anotar os processos e garantir que todos na organização sem fins lucrativos tenham acesso ao documento o torna oficial.
• Nomeie os responsáveis. Para cada procedimento e política, certifique-se de saber quem é o responsável por fazer isso acontecer. Isso nomeia responsabilidades claras em toda a organização.

Alguns exemplos de controles internos que você deve definir incluem simplesmente pedir à última pessoa que sai à noite para trancar a porta do escritório, manter todo o dinheiro em uma gaveta trancada e pedir duas assinaturas em cheques.

6. Cortar muitas despesas gerais

Muitas organizações sem fins lucrativos têm a impressão de que as despesas gerais são inerentemente uma coisa ruim. No entanto, isso se tornou bastante controverso ultimamente, pois os profissionais sem fins lucrativos veem as despesas gerais como um investimento de longo prazo, em vez de uma despesa desnecessária de curto prazo.

Esses investimentos de longo prazo podem realmente ajudar a organização a economizar dinheiro ao longo do tempo. Considere a remuneração dos funcionários. Reduzir suas taxas de remuneração é uma boa maneira de aumentar sua taxa de rotatividade de funcionários. Então, você está preso pagando preços mais altos para contratar alguém novo.

Bons contadores lhe dirão que mesmo as organizações sem fins lucrativos devem investir em si mesmas para ver o crescimento da organização.

Se sua organização sem fins lucrativos estiver preocupada com suas despesas gerais, tome as seguintes precauções, conforme descrito pelo NonProfit PRO:

• Incentive a receita previsível. De taxas de retenção aprimoradas a presentes mais recorrentes, a receita previsível torna mais fácil para as organizações sem fins lucrativos permanecerem dentro de seus orçamentos para despesas operacionais.
• Aumentar a transparência financeira. Melhorar a transparência ajuda os apoiadores sem fins lucrativos a entender melhor por que é importante fazer investimentos indiretos. Eles estarão mais propensos a continuar doando, sabendo que seus investimentos só ajudarão a organização sem fins lucrativos a crescer.

As despesas gerais não são inerentemente ruins. A sobrecarga desnecessária é o que sua organização sem fins lucrativos deve tentar cortar, mas tenha cuidado ao definir a palavra desnecessária .

Aprendizado

As organizações sem fins lucrativos, especialmente as novas organizações sem fins lucrativos, tendem a cometer alguns erros financeiros. Se você fizer um ou dois pequenos contratempos, não é o fim do mundo. Geralmente, os erros levam a uma melhor compreensão de como funcionam as finanças sem fins lucrativos.

No entanto, muitos erros são completamente evitáveis ​​se você tiver acesso aos recursos certos. Antes que o ano termine, maximize seu impacto aprendendo cinco estratégias de captação de recursos de fim de ano para encerrar o ano civil.

Ter acesso a membros da equipe financeira treinados é o primeiro passo para evitar os erros acima. Então, sua organização sem fins lucrativos pode avançar e crescer sem problemas!

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