6 erreurs financières commises par les organisations à but non lucratif (+ comment les éviter)

Les organisations à but non lucratif gèrent les finances très différemment des organisations à but lucratif.

Par exemple, il y a généralement moins de flexibilité dans le budget avec lequel les organisations à but non lucratif peuvent travailler. Et chaque centime fait une différence, car les organisations à but non lucratif se concentrent financièrement sur la réalisation de leur mission plutôt que sur la réalisation de bénéfices.

En raison d'un budget serré et de ressources limitées, il est facile pour les organisations à but non lucratif de faire des erreurs en ce qui concerne leurs finances. Cela est particulièrement vrai pour les nouvelles organisations à but non lucratif, car elles sont encore en train de développer leurs réseaux et leurs opérations internes.

Vous trouverez ci-dessous une liste des erreurs courantes commises par les organisations à but non lucratif afin que vous puissiez les éviter. Alors que vous continuez à développer et à développer votre organisation, la dernière chose que vous voulez faire est de créer un précédent d'opérations financières inefficaces.

En savoir plus sur les erreurs commises par les autres peut vous aider à éviter de les commettre vous-même. Prêt à plonger un peu plus profondément ? Commençons.

1. Ne pas travailler avec un comptable agréé

C'est l'une des premières erreurs que les organisations à but non lucratif ont tendance à commettre. Les organisations ont la mauvaise habitude de penser : « Gérer les finances ne peut pas être si difficile ; pourquoi devrais-je investir dans un comptable ? » La réponse est oui - ils peuvent être si difficiles, et oui, vous devriez investir dans un immédiatement.

Tirer des conclusions à partir des états financiers, déposer des rapports et les formulaires requis et élaborer des stratégies pour les années à venir nécessitent tous l'attention d'un expert pour être effectués correctement.

L'accès à un CPA expérimenté vous aidera en matière d'audit à but non lucratif, de conseil financier et de planification pour l'avenir de votre organisation. En règle générale, les options pour obtenir cet accès comprennent l'embauche d'un membre du personnel à temps plein, la demande de dons en nature à une entreprise comptable et l'externalisation de vos besoins comptables.

Nous recommandons l'externalisation. L'embauche d'un employé à temps plein nécessite beaucoup de ressources; cela peut être nécessaire pour une organisation plus grande, mais pas pour une plus petite. Les dons en nature sont également incroyablement généreux et parfois les organisations à but non lucratif ont de la chance, mais il y a un manque de motivation pour faire du bon travail à long terme si un comptable travaille gratuitement.

En attendant, l'externalisation des besoins comptables de votre organisation à but non lucratif présente plusieurs avantages majeurs :

• Vous ne vous limitez pas. Votre organisation peut croître de façon astronomique avant même qu'il soit nécessaire d'embaucher du personnel supplémentaire.
• Vous formez de bonnes habitudes. Le cabinet comptable vous offrira des conseils pour vous guider dans la bonne direction au fur et à mesure que vous mettrez tout en place au sein de l'organisation.
• Vous avez accès à de l'aide. Vous pouvez obtenir de l'aide avec des conseils pour maintenir l'organisation à l'avenir. De plus, vous pouvez obtenir de l'aide pour la collecte de fonds. Extraire les bonnes données de vos livres crée une cause convaincante pour convaincre les donateurs de contribuer à votre organisation à but non lucratif.

Si votre organisation à but non lucratif n'a pas accès à un comptable expérimenté, vous risquez de manquer beaucoup de choses. Non seulement vous manquez l'expertise nécessaire pour auditer et tirer des conclusions efficaces, mais vous risquez également de manquer des opportunités de croissance et de collecte de fonds.

2. Enregistrement incorrect des données financières

Lorsqu'il s'agit d'enregistrer des données financières, il est important que tout soit correct et concorde entre vos différentes sources d'information. L'erreur humaine est inévitable de temps en temps, mais l'important est que ces erreurs soient détectées rapidement et qu'elles ne proviennent pas d'un manque de compréhension.

En d'autres termes, lorsqu'il s'agit d'enregistrer des données financières, vous avez besoin d'un comptable expérimenté et efficace pour minimiser les erreurs et détecter les erreurs qui pourraient survenir.

Tenez compte du moment où les erreurs sont les plus susceptibles de se produire dans la tenue des livres comptables de votre organisation à but non lucratif. En général, c'est soit pendant :

• Le transfert de données d'une solution à une autre. Votre organisation dispose de nombreux emplacements différents où vous stockez des informations. Limitez le transfert humain en intégrant au maximum des solutions logicielles.
• Lorsque le travail n'est pas vérifié deux ou trois fois. Même avec tous vos logiciels intégrés, vous avez toujours besoin d'un comptable efficace à vos côtés. Cela fait un vrai gâchis quand quelqu'un entre 60 $ au lieu de 600 $ dans vos livres. Avec un personnel aussi occupé, vous devrez vous assurer d'avoir un comptable avec le temps de revérifier et de tripler tous vos numéros.

En ce qui concerne l'enregistrement incorrect des données dans les livres de votre organisation à but non lucratif, vous pouvez prendre quelques mesures pour minimiser les risques. Tout d'abord, intégrez votre logiciel. Ensuite, assurez-vous que quelqu'un se consacre spécifiquement à la tenue des livres de votre organisation à but non lucratif.

3. Oublier d'enregistrer des données financières

En plus d'enregistrer des informations de manière incorrecte, de nombreuses organisations à but non lucratif tombent dans le piège de ne pas enregistrer du tout certaines des informations financières vitales . Cela n'arrive pas trop souvent, mais cela peut causer un gros gâchis si cela se produit.

Par exemple, considérez les situations suivantes :

• Votre organisation à but non lucratif organise une campagne de promesses de dons pour une collecte de fonds . Les promesses de don sont une promesse à faire à une organisation plutôt qu'un véritable cadeau pour le moment. Votre service financier devrait enregistrer ces gages comme des actifs, mais ils sont souvent oubliés lorsqu'il s'agit de saisir des données dans le système comptable.
• Votre association reçoit un grand nombre de dons en nature. Les dons en nature vous évitent de demander des dons à vos sympathisants pour acheter des biens ou des services pour votre organisation à but non lucratif. Au lieu de cela, vous demandez simplement au donateur directement ces biens/services. Comme tout autre don, celui-ci doit être enregistré dans les livres de votre organisation à but non lucratif.

Ce sont deux des situations les plus courantes, mais cela peut arriver avec n'importe quoi. C'est pourquoi il est si important pour votre organisation d'avoir des membres expérimentés de l'équipe financière qui travaillent avec vous. Décidez si vous avez besoin d'avoir accès à un aide-comptable ou à un comptable à but non lucratif. Ensuite, élaborez un plan qui répond aux besoins de votre organisation.

4. Faire des erreurs sur les formulaires annuels

Lorsque votre organisation à but non lucratif a été acceptée en tant qu'organisation officielle 501(c)(3), vous êtes devenu exonéré d'impôt. Cependant, les organisations à but non lucratif doivent toujours produire des formulaires fiscaux. Le formulaire 990 est le formulaire fiscal annuel que les organisations à but non lucratif doivent produire chaque année afin de conserver ce statut d'exonération.

Selon le Journal of Accountancy, certaines des erreurs de déclaration courantes commises par les organisations à but non lucratif lors du dépôt de leur formulaire 990 incluent :

Personne n'aime la saison des impôts. Il est difficile de garder tous les différents chiffres et informations directement. De plus, ces formulaires sont longs et compliqués.

Pour éviter de faire des erreurs sur le formulaire 990 de votre organisation, assurez-vous qu'un comptable qualifié examine les informations avant de les envoyer. Cela aidera à limiter la quantité de données incorrectes. Ensuite, enregistrez des copies de chaque année afin de toujours avoir une trace des informations que vous avez soumises dans le passé.

5. Ne pas mettre en place des contrôles internes

La sécurité doit être prise au sérieux par les organisations à but non lucratif. Cependant, de nombreuses petites organisations prennent la mauvaise habitude de ne pas mettre en œuvre les contrôles internes nécessaires pour assurer la sécurité de l'organisation à but non lucratif.

Votre organisation à but non lucratif doit se concentrer sur la sécurité de vos données, de votre bureau et de vos finances en utilisant un programme de contrôle interne écrit.

Le coût moyen d'une violation de données aux États-Unis est d'environ 7,91 millions de dollars. La dernière chose que vous voulez, c'est perdre la confiance des donateurs et beaucoup d'argent à la fois. C'est assez pour fermer une association à but non lucratif pour de bon !

Lorsque vous créez votre document de contrôle interne, assurez-vous de faire ce qui suit :

• Ecrivez tout. Ne vous contentez pas de supposer que les gens suivront les règles après un seul mémo ou discours. Écrire les processus et s'assurer que tout le monde au sein de l'organisation à but non lucratif a accès au document le rend officiel.
• Nommez les parties responsables. Pour chaque procédure et politique, assurez-vous de savoir qui est responsable de sa réalisation. Cela énonce des responsabilités claires dans toute l'organisation.

Quelques exemples de contrôles internes que vous devriez définir incluent simplement demander à la dernière personne qui part la nuit de verrouiller la porte du bureau, garder tout l'argent liquide dans un tiroir verrouillé et demander deux signatures sur les chèques.

6. Réduire trop de frais généraux

Trop d'organismes à but non lucratif ont l'impression que les frais généraux sont intrinsèquement une mauvaise chose. Cependant, cela est devenu assez controversé ces derniers temps, car les professionnels à but non lucratif considèrent les frais généraux comme un investissement à long terme plutôt qu'une dépense inutile à court terme.

Ces investissements à long terme peuvent en fait aider l'organisation à économiser de l'argent au fil du temps. Considérez la rémunération des employés. Baisser vos taux de rémunération est un bon moyen d'augmenter votre taux de rotation du personnel. Ensuite, vous êtes obligé de payer des prix plus élevés pour embaucher quelqu'un de nouveau.

Les bons comptables vous diront que même les organisations à but non lucratif devraient investir en elles-mêmes afin de voir la croissance de l'organisation.

Si votre organisation à but non lucratif s'inquiète de ses frais généraux, prenez les précautions suivantes, comme indiqué par NonProfit PRO :

• Encouragez les revenus prévisibles. Des taux de rétention améliorés aux dons plus récurrents, les revenus prévisibles permettent aux organisations à but non lucratif de respecter plus facilement leurs budgets de dépenses opérationnelles.
• Accroître la transparence financière. L'amélioration de la transparence aide les sympathisants à but non lucratif à mieux comprendre pourquoi il est important d'investir dans les frais généraux. Ils seront plus susceptibles de continuer à donner, sachant que leurs investissements ne feront que contribuer à la croissance de l'organisme à but non lucratif.

Les frais généraux ne sont pas intrinsèquement mauvais. Les frais généraux inutiles sont ce que votre organisation à but non lucratif devrait essayer de réduire, mais faites attention à la façon dont vous définissez le mot inutile .

Plats à emporter

Les organisations à but non lucratif, en particulier les nouvelles organisations à but non lucratif, ont tendance à commettre des erreurs financières. Si vous faites un ou deux petits accidents, ce n'est pas la fin du monde. Généralement, les erreurs conduisent à une meilleure compréhension du fonctionnement des finances à but non lucratif.

Cependant, de nombreuses erreurs sont totalement évitables si vous avez accès aux bonnes ressources. Avant la fin de l'année, maximisez votre impact en apprenant cinq stratégies de collecte de fonds de fin d'année pour clôturer l'année civile.

Avoir accès à des membres de l'équipe financière formés est la première étape pour éviter les erreurs ci-dessus. Ensuite, votre organisation à but non lucratif peut aller de l'avant et se développer sans encombre !

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