非營利組織犯的 6 個財務錯誤（+如何避免它們）

非營利組織處理財務的方式與營利性組織截然不同。

例如，與非營利組織合作的預算往往不太靈活。 每一分錢都會有所作為，因為非營利組織在財務上專注於實現他們的使命，而不是盈利。

由於預算緊張和資源有限，非營利組織在財務方面很容易出錯。 對於全新的非營利組織來說尤其如此，因為他們仍在建立自己的網絡和內部運營。

以下是非營利組織所犯的常見錯誤列表，以便您避免它們。 隨著您的組織不斷發展壯大，您最不想做的事情就是開創無效財務運營的先例。

更多地了解別人犯的錯誤可以幫助你避免自己犯錯誤。 準備好深入一點了嗎？ 讓我們開始吧。

1. 未能與註冊會計師合作

這是非營利組織最容易犯的錯誤之一。 組織有這樣的壞習慣：“處理財務沒那麼難； 我為什麼要投資會計師？” 答案是肯定的——它們可能那麼難，是的，你應該立即投資一個。

從財務中得出結論、提交報告和所需表格，以及製定未來幾年的戰略，都需要專家的關注才能正確完成。

在非營利性審計、財務諮詢和組織未來規劃方面，獲得經驗豐富的 CPA 會有所幫助。 通常，獲得此訪問權限的選項包括僱用一名全職員工、要求會計業務提供實物捐贈以及外包您的會計需求。

我們建議外包。 聘請全職員工需要大量資源； 對於較大的組織可能有必要，但對於較小的組織則不然。 實物捐贈也非常慷慨，有時非營利組織會很幸運，但如果會計師免費工作，則缺乏長期做好工作的動力。

同時，外包非營利組織的會計需求有幾個主要好處：

• 你不限制自己。 即使在需要雇用更多員工之前，您的組織也可以實現天文數字般的增長。
• 你養成了良好的習慣。 當您在組織中啟動並運行所有內容時，會計師事務所將提供建議以指導您朝著正確的方向前進。
• 您有權獲得幫助。 您可以獲得有關未來維護組織的建議的幫助。 此外，您還可以獲得籌款方面的幫助。 從您的書籍中提取正確的數據創造了一個令人信服的理由來說服捐助者為您的非營利組織做出貢獻。

如果您的非營利組織沒有經驗豐富的會計師，您可能會錯過很多。 您不僅錯過了審計和得出有效結論所需的專業知識，而且您還可能錯過了增長和籌款機會。

2. 錯誤記錄財務數據

在記錄財務數據時，重要的是一切都是正確的，並且在您的不同信息源之間匹配。 人為錯誤有時是不可避免的，但重要的是這些錯誤會被迅速發現，而且它們並非源於缺乏理解。

換句話說，在記錄財務數據時，您需要一位經驗豐富且有效的簿記員，以盡量減少錯誤並捕捉可能發生的任何錯誤。

考慮為您的非營利組織保留財務賬簿時最有可能發生錯誤的時間。 通常，它是在以下期間：

• 將數據從一種解決方案傳輸到另一種解決方案。 您的組織有很多不同的地方存儲信息。 通過盡可能多地集成軟件解決方案來限制人員轉移的數量。
• 當工作不是雙重或三重檢查時。 即使集成了所有軟件，您仍然需要一個有效的簿記員。 當有人在您的賬簿中輸入 60 美元而不是 600 美元時，事情就會變得一團糟。 有這麼忙碌的員工，您需要確保有一位簿記員有時間對您的所有數字進行雙重和三重檢查。

當涉及到非營利組織賬簿中的數據記錄不正確時，您可以採取幾個步驟來最大程度地降低風險。 首先，集成您的軟件。 然後，確保你有專門的人來保持你的非營利組織的書籍整潔。

3. 完全忘記記錄財務數據

除了錯誤地記錄信息之外，許多非營利組織還陷入了根本沒有記錄一些重要財務信息的陷阱。 這種情況不會經常發生，但如果確實發生，可能會導致大混亂。

例如，考慮以下情況：

• 您的非營利組織正在舉辦籌款認捐活動。 承諾是對組織的承諾，而不是目前的實際禮物。 您的財務部門應將這些承諾記錄為資產，但在將數據輸入會計系統時經常會遺漏它們。
• 您的非營利組織收到大量實物捐贈。 實物捐贈消除了要求支持者捐贈為您的非營利組織購買商品或服務的步驟。 相反，您只需直接向捐贈者索取這些商品/服務。 就像任何其他禮物一樣，這應該記錄在您的非營利組織的書籍中。

這是最常見的兩種情況，但任何事情都可能發生。 這就是為什麼讓經驗豐富的財務團隊成員與您合作對您的組織如此重要的原因。 確定您是否需要聯繫非營利性簿記員或會計師。 然後，制定一個適合您組織需求的計劃。

4. 年表上的錯誤

當您的非營利組織被接受為官方 501(c)(3) 組織時，您就可以免稅了。 但是，非營利組織仍然需要提交稅表。 表格 990是非營利組織必須每年提交的年度稅表，以保持這種免稅狀態。

根據《會計雜誌》，非營利組織在提交 990 表格時所犯的一些常見報告錯誤包括：

沒有人喜歡稅收季節。 很難將所有不同的數字和信息保持一致。 另外，這些表格又長又復雜。

為避免在您的組織的 990 表上出錯，請確保在您發送信息之前由經過培訓的會計師審核信息。這將有助於限制錯誤數據的數量。 然後，保存每年的副本，以便您始終擁有過去提交的信息的記錄。

5、未實施內部控制

非營利組織應認真對待安全問題。 然而，許多較小的組織養成了不實施必要的內部控制以保證非營利組織安全的壞習慣。

您的非營利組織應該專注於使用書面的內部控製程序來保護您的數據、辦公室和財務安全。

美國數據洩露的平均成本約為 791 萬美元。 你最不想做的就是失去捐助者的信任和一大筆錢。 這足以永久關閉非營利組織！

創建內部控製文檔時，請確保執行以下操作：

• 把一切都寫下來。 不要僅僅假設人們在一次備忘錄或演講之後就會遵守規則。 寫下流程並確保非營利組織的每個人都可以訪問該文件，使其成為正式文件。
• 列出責任方。 對於每個程序和政策，請確保您知道誰負責實現它。 這明確了整個組織的責任。

您應該設置的一些內部控制示例包括簡單地要求晚上最後一個離開的人鎖上辦公室的門，將所有現金放在上鎖的抽屜裡，並要求在支票上簽名兩個。

6.削減過多的管理費用

太多的非營利組織認為管理費用本質上是一件壞事。 然而，由於非營利專業人士將管理費用視為一項長期投資，而不是短期不必要的開支，這最近引起了很大爭議。

這些長期投資實際上可以幫助組織隨著時間的推移節省資金。 考慮員工薪酬。 降低薪酬是提高員工流動率的好方法。 然後，您不得不支付更高的價格來僱用新人。

優秀的會計師會告訴你，即使是非營利組織也應該對自己進行投資，以便看到組織的增長。

如果您的非營利組織擔心其管理費用，請按照 NonProfit PRO 的概述採取以下預防措施：

• 鼓勵可預測的收入。 從提高保留率到更多經常性禮物，可預測的收入使非營利組織更容易將運營費用控制在預算範圍內。
• 提高財務透明度。 提高透明度有助於非營利組織的支持者更好地理解為什麼進行間接投資很重要。 他們將更有可能繼續捐贈，因為他們知道他們的投資只會幫助非營利組織發展。

間接費用本身並不壞。 您的非營利組織應該嘗試削減不必要的開銷，但要小心您如何定義“不必要”這個詞。

外賣

非營利組織，尤其是新成立的非營利組織，往往會犯一些財務錯誤。 如果你出了一兩個小事故，那還不是世界末日。 通常，錯誤會導致更好地了解非營利財務的運作方式。

但是，如果您可以訪問正確的資源，則可以完全避免很多錯誤。 在一年結束之前，通過學習五個年終籌款策略來結束日曆年，從而最大限度地發揮您的影響力。

接觸訓練有素的財務團隊成員是避免上述錯誤的第一步。 然後，您的非營利組織可以毫無障礙地向前發展和發展！

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