6 finanzielle Fehler, die gemeinnützige Organisationen machen (+ wie man sie vermeidet)

Gemeinnützige Organisationen handhaben Finanzen ganz anders als gewinnorientierte Organisationen.

Beispielsweise ist das Budget für gemeinnützige Organisationen tendenziell weniger flexibel. Und jeder Cent macht einen Unterschied, weil gemeinnützige Organisationen sich finanziell darauf konzentrieren, ihre Mission zu erfüllen, anstatt Gewinne zu erzielen.

Aufgrund knapper Budgets und begrenzter Ressourcen können gemeinnützige Organisationen leicht Fehler machen, wenn es um ihre Finanzen geht. Dies gilt insbesondere für brandneue gemeinnützige Organisationen, da sie ihre Netzwerke und internen Abläufe noch ausbauen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste häufiger Fehler, die von gemeinnützigen Organisationen gemacht werden, damit Sie sie vermeiden können. Während Sie Ihr Unternehmen weiter ausbauen und erweitern, möchten Sie auf keinen Fall einen Präzedenzfall für ineffektive Finanzoperationen schaffen.

Wenn Sie mehr über die Fehler lernen, die andere machen, können Sie vermeiden, sie selbst zu machen. Bereit, etwas tiefer zu tauchen? Lass uns anfangen.

1. Versäumnis, mit einem zertifizierten Buchhalter zusammenzuarbeiten

Das ist einer der ersten Fehler, die gemeinnützige Organisationen machen. Organisationen haben die schlechte Angewohnheit zu denken: „Der Umgang mit den Finanzen kann nicht so schwer sein; Warum sollte ich in einen Buchhalter investieren?“ Die Antwort ist ja – sie können so schwer sein, und ja, Sie sollten sofort in eine investieren.

Das Ziehen von Schlussfolgerungen aus den Finanzdaten, das Einreichen von Berichten und erforderlichen Formularen sowie das Entwerfen von Strategien für die kommenden Jahre erfordern die Aufmerksamkeit eines Experten, um korrekt durchgeführt zu werden.

Der Zugang zu einem erfahrenen Wirtschaftsprüfer hilft bei der Prüfung gemeinnütziger Organisationen, der Finanzberatung und der Zukunftsplanung Ihrer Organisation. Im Allgemeinen umfassen die Optionen, um diesen Zugang zu erhalten, die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters, die Bitte um Sachspenden von einem Buchhaltungsunternehmen und die Auslagerung Ihrer Buchhaltungsanforderungen.

Wir empfehlen Outsourcing. Die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters erfordert viele Ressourcen; es kann für eine größere Organisation notwendig sein, aber nicht für eine kleinere. Sachspenden sind ebenfalls unglaublich großzügig und manchmal haben gemeinnützige Organisationen Glück, aber es fehlt die Motivation, langfristig gute Arbeit zu leisten, wenn ein Buchhalter unentgeltlich arbeitet.

In der Zwischenzeit bietet das Outsourcing der Buchhaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation mehrere große Vorteile:

• Du schränkst dich nicht ein. Ihre Organisation kann astronomisch wachsen, noch bevor zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
• Sie entwickeln gute Gewohnheiten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird Sie beraten, um Sie in die richtige Richtung zu lenken, während Sie alles in der Organisation zum Laufen bringen.
• Sie haben Zugriff auf Hilfe. Sie können sich beraten lassen, wie Sie die Organisation in Zukunft aufrechterhalten können. Außerdem können Sie sich beim Fundraising unterstützen lassen. Das Abrufen der richtigen Daten aus Ihren Büchern schafft einen überzeugenden Grund, Spender davon zu überzeugen, zu Ihrer gemeinnützigen Organisation beizutragen.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation keinen Zugang zu einem erfahrenen Buchhalter hat, könnte Ihnen viel entgehen. Ihnen fehlt nicht nur das Fachwissen, das für die Prüfung und das Ziehen effektiver Schlussfolgerungen erforderlich ist, sondern möglicherweise auch Wachstums- und Fundraising-Möglichkeiten.

2. Finanzdaten falsch erfassen

Wenn es um die Erfassung von Finanzdaten geht, ist es wichtig, dass alles korrekt ist und zwischen Ihren verschiedenen Informationsquellen übereinstimmt. Menschliche Fehler sind von Zeit zu Zeit unvermeidlich, aber das Wichtigste ist, dass diese Fehler schnell erkannt werden und nicht auf mangelndes Verständnis zurückzuführen sind.

Mit anderen Worten, wenn es um die Aufzeichnung von Finanzdaten geht, brauchen Sie einen erfahrenen und effektiven Buchhalter, um Fehler zu minimieren und eventuell auftretende Fehler zu erkennen.

Überlegen Sie, wann bei der Führung der Finanzbücher Ihrer gemeinnützigen Organisation am wahrscheinlichsten Fehler auftreten. Im Allgemeinen ist es entweder während:

• Die Übertragung von Daten von einer Lösung zu einer anderen. Ihre Organisation verfügt über viele verschiedene Orte, an denen Sie Informationen speichern. Begrenzen Sie den Personaltransfer, indem Sie Softwarelösungen so weit wie möglich integrieren.
• Wenn Arbeit nicht doppelt oder dreifach kontrolliert wird. Auch wenn Ihre gesamte Software integriert ist, brauchen Sie immer noch einen effektiven Buchhalter an Ihrer Seite. Es macht ein echtes Durcheinander, wenn jemand 60 Dollar statt 600 Dollar in Ihre Bücher einträgt. Bei einem so beschäftigten Personal müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen Buchhalter haben, der die Zeit hat, alle Ihre Zahlen doppelt und dreifach zu überprüfen.

Wenn es um die falsche Aufzeichnung von Daten in den Büchern Ihrer gemeinnützigen Organisation geht, gibt es ein paar Schritte, die Sie unternehmen können, um das Risiko zu minimieren. Integrieren Sie zunächst Ihre Software. Stellen Sie dann sicher, dass Sie jemanden haben, der sich speziell dafür einsetzt, die Bücher Ihrer gemeinnützigen Organisation sauber zu halten.

3. Vergessen, Finanzdaten überhaupt aufzuzeichnen

Abgesehen davon, dass Informationen falsch aufgezeichnet werden, tappen viele gemeinnützige Organisationen in die Falle, einige der wichtigen Finanzinformationen überhaupt nicht aufzuzeichnen . Dies passiert nicht allzu häufig, aber es kann ein großes Durcheinander von Dingen verursachen, wenn es passiert.

Betrachten Sie zum Beispiel die folgenden Situationen:

• Ihre gemeinnützige Organisation veranstaltet eine Spendenaktion . Zusagen sind im Moment eher ein Versprechen an eine Organisation als ein tatsächliches Geschenk. Ihre Finanzabteilung sollte diese Verpfändungen als Vermögen erfassen, sie werden jedoch häufig bei der Eingabe von Daten in das Buchhaltungssystem übersehen.
• Ihre gemeinnützige Organisation erhält eine große Anzahl von Sachspenden. Sachspenden nehmen Ihnen den Schritt ab, Unterstützer um Spenden zu bitten, um Waren oder Dienstleistungen für Ihre gemeinnützige Organisation zu kaufen. Stattdessen fragen Sie den Spender einfach direkt nach diesen Waren/Dienstleistungen. Genau wie jede andere Spende sollte dies in den Büchern Ihrer gemeinnützigen Organisation vermerkt werden.

Dies sind zwei der häufigsten Situationen, aber es kann mit allem passieren. Aus diesem Grund ist es für Ihr Unternehmen so wichtig, dass erfahrene Mitglieder des Finanzteams mit Ihnen zusammenarbeiten. Entscheiden Sie, ob Sie Zugang zu einem gemeinnützigen Buchhalter oder Buchhalter benötigen. Erstellen Sie dann einen Plan, der für die Anforderungen Ihrer Organisation geeignet ist.

4. Fehler bei Jahresformularen machen

Als Ihre gemeinnützige Organisation als offizielle 501(c)(3)-Organisation akzeptiert wurde, wurden Sie steuerbefreit. Gemeinnützige Organisationen müssen jedoch weiterhin Steuerformulare einreichen. Formular 990 ist das jährliche Steuerformular, das gemeinnützige Organisationen jedes Jahr einreichen müssen, um diesen Befreiungsstatus beizubehalten.

Laut dem Journal of Accountancy gehören zu den häufigsten Berichtsfehlern, die von gemeinnützigen Organisationen bei der Einreichung ihres Formulars 990 gemacht werden:

Niemand mag Steuersaison. Es ist schwierig, bei all den verschiedenen Zahlen und Informationen den Überblick zu behalten. Außerdem sind diese Formulare lang und kompliziert.

Um Fehler auf dem Formular 990 Ihrer Organisation zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass ein geschulter Buchhalter die Informationen überprüft, bevor Sie sie einsenden. Dies hilft, die Menge falscher Daten zu begrenzen. Speichern Sie dann Kopien von jedem Jahr, damit Sie immer eine Aufzeichnung der Informationen haben, die Sie in der Vergangenheit eingereicht haben.

5. Keine Implementierung interner Kontrollen

Sicherheit sollte von gemeinnützigen Organisationen ernst genommen werden. Viele kleinere Organisationen haben jedoch die schlechte Angewohnheit, nicht die notwendigen internen Kontrollen zu implementieren, die die gemeinnützige Organisation schützen können.

Ihre gemeinnützige Organisation sollte sich darauf konzentrieren, Ihre Daten, Ihr Büro und Ihre Finanzen mithilfe eines schriftlichen internen Kontrollprogramms zu schützen.

Die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung in den Vereinigten Staaten betragen rund 7,91 Millionen US-Dollar. Das Letzte, was Sie wollen, ist, das Vertrauen der Spender und einen Haufen Geld auf einmal zu verlieren. Das reicht aus, um eine gemeinnützige Organisation endgültig zu schließen!

Stellen Sie beim Erstellen Ihres Dokuments zu internen Kontrollen sicher, dass Sie Folgendes tun:

• Schreiben Sie alles auf. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass sich die Leute nach einem einzigen Memo oder einer Rede an die Regeln halten werden. Das Aufschreiben der Prozesse und das Sicherstellen, dass jeder in der gemeinnützigen Organisation Zugriff auf das Dokument hat, macht es offiziell.
• Verantwortliche benennen. Stellen Sie für jedes Verfahren und jede Richtlinie sicher, dass Sie wissen, wer dafür verantwortlich ist. Dieser benennt klare Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation.

Einige Beispiele für interne Kontrollen, die Sie einrichten sollten, umfassen das einfache Auffordern der letzten Person, die nachts das Büro verlässt, das Abschließen der Bürotür, das Aufbewahren des gesamten Bargelds in einer verschlossenen Schublade und das Einfordern von zwei Unterschriften auf Schecks.

6. Zu viele Gemeinkosten kürzen

Zu viele gemeinnützige Organisationen haben den Eindruck, dass Gemeinkosten von Natur aus eine schlechte Sache sind. Dies ist jedoch in letzter Zeit ziemlich umstritten, da gemeinnützige Fachleute Overhead als langfristige Investition und nicht als kurzfristige unnötige Ausgabe betrachten.

Diese langfristigen Investitionen können der Organisation tatsächlich dabei helfen, im Laufe der Zeit Geld zu sparen. Betrachten Sie die Mitarbeitervergütung. Die Senkung Ihrer Vergütungssätze ist eine gute Möglichkeit, die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Dann müssen Sie höhere Preise zahlen, um jemanden neu einzustellen.

Gute Buchhalter werden Ihnen sagen, dass sogar gemeinnützige Organisationen in sich selbst investieren sollten, um Wachstum in der Organisation zu sehen.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation sich Sorgen um ihre Gemeinkosten macht, treffen Sie die folgenden Vorsichtsmaßnahmen, wie von NonProfit PRO beschrieben:

• Fördern Sie vorhersehbare Einnahmen. Von verbesserten Bindungsraten bis hin zu häufigeren Geschenken – vorhersehbare Einnahmen erleichtern es gemeinnützigen Organisationen, ihre Budgets für Betriebsausgaben einzuhalten.
• Erhöhen Sie die finanzielle Transparenz. Die Verbesserung der Transparenz hilft gemeinnützigen Unterstützern besser zu verstehen, warum es wichtig ist, Gemeinkosteninvestitionen zu tätigen. Es ist wahrscheinlicher, dass sie weiterhin spenden, da sie wissen, dass ihre Investitionen der gemeinnützigen Organisation nur beim Wachstum helfen werden.

Gemeinkosten sind nicht per se schlecht. Ihre gemeinnützige Organisation sollte versuchen, unnötige Gemeinkosten zu reduzieren, aber achten Sie darauf, wie Sie das Wort unnötig definieren .

Imbiss

Gemeinnützige Organisationen, insbesondere neue gemeinnützige Organisationen, neigen dazu, einige finanzielle Fehler zu machen. Wenn dir ein oder zwei kleine Missgeschicke passieren, ist das kein Weltuntergang. Im Allgemeinen führen Fehler zu einem besseren Verständnis dafür, wie gemeinnützige Finanzen funktionieren.

Viele Fehler sind jedoch vollständig vermeidbar, wenn Sie Zugriff auf die richtigen Ressourcen haben. Maximieren Sie Ihre Wirkung, bevor das Jahr zu Ende ist, indem Sie fünf Strategien zur Mittelbeschaffung zum Jahresende lernen, um das Kalenderjahr abzuschließen.

Der Zugang zu geschulten Mitgliedern des Finanzteams ist der erste Schritt, um die oben genannten Fehler zu vermeiden. Dann kann Ihre gemeinnützige Organisation ohne Probleme vorankommen und wachsen!

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