6 greșeli financiare pe care organizațiile nonprofit le fac (+cum să le eviți)

Organizațiile nonprofit gestionează finanțele în mod foarte diferit decât organizațiile pentru profit.

De exemplu, tinde să existe mai puțină flexibilitate în buget pentru organizațiile nonprofit cu care să lucreze. Și fiecare bănuț face diferența, deoarece organizațiile nonprofit sunt concentrate financiar pe îndeplinirea misiunii lor, mai degrabă decât să obțină profit.

Datorită bugetului strâns și resurselor limitate, este ușor pentru organizațiile nonprofit să facă greșeli atunci când vine vorba de finanțele lor. Acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile nonprofit noi, deoarece încă își construiesc rețelele și operațiunile interne.

Mai jos este o listă cu greșelile comune făcute de organizațiile nonprofit, astfel încât să le puteți evita. Pe măsură ce continuați să vă creșteți și să vă extindeți organizația, ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să stabiliți un precedent de operațiuni financiare ineficiente.

A afla mai multe despre greșelile pe care le fac alții te poate ajuta să eviți să le faci singur. Ești gata să te scufunzi puțin mai adânc? Să începem.

1. Eșecul de a lucra cu un contabil autorizat

Aceasta este una dintre primele greșeli pe care organizațiile nonprofit tind să le facă. Organizațiile au obiceiul prost de a gândi: „Manevrarea finanțelor nu poate fi atât de grea; de ce ar trebui să investesc într-un contabil?” Răspunsul este da – pot fi atât de greu și da, ar trebui să investești într-unul imediat.

Tragerea concluziilor din situația financiară, depunerea rapoartelor și formularele necesare și elaborarea de strategii pentru anii următori, toate necesită atenția unui expert pentru a fi făcute corect.

Accesul la un CPA cu experiență vă va ajuta atunci când vine vorba de audit nonprofit, consultanță financiară și planificare pentru viitorul organizației dvs. În general, opțiunile pentru obținerea acestui acces includ angajarea unui membru al personalului cu normă întreagă, solicitarea de donații în natură de la o afacere de contabilitate și externalizarea nevoilor dvs. de contabilitate.

Vă recomandăm externalizarea. Angajarea unui angajat cu normă întreagă necesită o mulțime de resurse; poate fi necesar pentru o organizație mai mare, dar nu pentru una mai mică. Donațiile în natură sunt, de asemenea, incredibil de generoase și uneori organizațiile nonprofit au noroc, dar există o lipsă de motivație pentru a face o treabă bună pe termen lung dacă un contabil lucrează gratuit.

Între timp, există câteva beneficii majore în externalizarea nevoilor dvs. de contabilitate nonprofit:

• Nu te limitezi. Organizația dumneavoastră se poate dezvolta astronomic chiar înainte să apară nevoia de a angaja membri suplimentari ai personalului.
• Îți faci obiceiuri bune. Firma de contabilitate vă va oferi sfaturi pentru a vă ghida în direcția corectă pe măsură ce puneți totul în funcțiune la organizație.
• Ai acces la ajutor. Puteți obține ajutor cu sfaturi pentru menținerea organizației în viitor. În plus, puteți obține ajutor cu strângerea de fonduri. Extragerea datelor potrivite din cărțile tale creează o cauză convingătoare pentru a convinge donatorii să contribuie la organizația ta nonprofit.

Dacă organizația dvs. nonprofit nu are acces la un contabil cu experiență, ați putea pierde multe. Nu numai că îți lipsește expertiza necesară pentru auditare și tragerea de concluzii eficiente, dar este posibil să ratezi și oportunități de creștere și strângere de fonduri.

2. Înregistrarea incorectă a datelor financiare

Când vine vorba de înregistrarea datelor financiare, este important ca totul să fie corect și să se potrivească între diferitele surse de informații. Eroarea umană este inevitabilă din când în când, dar important este ca acele erori să fie prinse rapid și să nu provină dintr-o lipsă de înțelegere.

Cu alte cuvinte, atunci când vine vorba de înregistrarea datelor financiare, ai nevoie de un contabil experimentat și eficient pentru a minimiza greșelile și a surprinde eventualele erori care pot apărea.

Luați în considerare când este cel mai probabil să apară erori în ținerea evidenței financiare pentru organizația dvs. nonprofit. În general, este fie în timpul:

• Transferul de date de la o soluție la alta. Organizația dvs. are o mulțime de locuri diferite în care stocați informații. Limitați cantitatea de transfer uman prin integrarea soluțiilor software cât mai mult posibil.
• Când munca nu este verificată dublu sau triplu. Chiar și cu toate software-urile integrate, aveți nevoie de un contabil eficient de partea dvs. Face o adevărată mizerie de lucruri când cineva introduce 60 USD în loc de 600 USD în cărțile tale. Cu un personal atât de ocupat, va trebui să vă asigurați că aveți un contabil cu timp să vă verificați de două ori și de trei ori toate numerele.

Când vine vorba de înregistrarea incorectă a datelor în registrele organizației tale nonprofit, există câțiva pași pe care îi poți lua pentru a minimiza riscul. În primul rând, integrați-vă software-ul. Apoi, asigură-te că ai pe cineva dedicat în mod special să țină ordinele cărților organizației tale nonprofit.

3. A uitat deloc să înregistrați datele financiare

Pe lângă înregistrarea incorectă a informațiilor, multe organizații nonprofit cad în capcana de a nu înregistra deloc unele dintre informațiile financiare vitale . Acest lucru nu se întâmplă prea des, dar poate provoca o mare mizerie de lucruri dacă se întâmplă.

De exemplu, luați în considerare următoarele situații:

• Organizația dvs. nonprofit găzduiește o acțiune de strângere de fonduri . Angajamentele sunt o promisiune de oferit unei organizații, mai degrabă decât un cadou real în acest moment. Departamentul dumneavoastră financiar ar trebui să înregistreze aceste gajuri ca active, dar ele sunt adesea omise atunci când vine vorba de introducerea datelor în sistemul contabil.
• Nonprofitul dvs. primește un număr mare de donații în natură. Donațiile în natură elimină pasul de a solicita donații de la susținători pentru a cumpăra bunuri sau servicii pentru organizația dvs. nonprofit. În schimb, cereți direct donatorului acele bunuri/servicii. La fel ca orice alt cadou, acesta ar trebui să fie înregistrat în registrele tale nonprofit.

Acestea sunt două dintre cele mai frecvente situații, dar se poate întâmpla cu orice. Acesta este motivul pentru care este atât de important pentru organizația dvs. să aveți membri ai echipei financiare cu experiență care lucrează cu dvs. Decideți dacă aveți nevoie de acces la un contabil sau un contabil nonprofit. Apoi, faceți un plan care să funcționeze pentru nevoile organizației dvs.

4. Greșeli pe formularele anuale

Când organizația dvs. nonprofit a fost acceptată ca organizație oficială 501(c)(3), ați devenit scutit de impozit. Cu toate acestea, organizațiile nonprofit trebuie încă să depună formulare fiscale. Formularul 990 este formularul fiscal anual pe care organizațiile nonprofit trebuie să depună în fiecare an pentru a păstra acest statut de scutire.

Potrivit Journal of Accountancy, unele dintre erorile comune de raportare făcute de organizațiile nonprofit în timp ce își depun formularul 990 includ:

Nimănui nu-i place sezonul fiscal. Este greu să păstrezi toate numerele și informațiile diferite. În plus, aceste forme sunt lungi și complicate.

Pentru a evita greșelile în formularul 990 al organizației dvs., asigurați-vă că un contabil calificat examinează informațiile înainte de a le trimite. Acest lucru va ajuta la limitarea cantității de date incorecte. Apoi, salvați copii din fiecare an, astfel încât să aveți întotdeauna o înregistrare a informațiilor pe care le-ați trimis în trecut.

5. Neimplementarea controalelor interne

Securitatea ar trebui luată în serios de către organizațiile nonprofit. Cu toate acestea, multe organizații mai mici capătă un obicei prost de a nu implementa controalele interne necesare care pot menține organizația nonprofit în siguranță.

Organizația dvs. nonprofit ar trebui să se concentreze pe menținerea datelor, a biroului și a finanțelor dvs. în siguranță, folosind un program scris de control intern.

Costul mediu al unei breșe de date în Statele Unite este de aproximativ 7,91 milioane USD. Ultimul lucru pe care-l dorești este să pierzi încrederea donatorilor și o grămadă de bani dintr-o dată. Este suficient pentru a închide definitiv o organizație nonprofit!

Pe măsură ce creați documentul de control intern, asigurați-vă că faceți următoarele:

• Scrie totul. Nu presupuneți doar că oamenii vor respecta regulile după un singur memoriu sau discurs. Notarea proceselor și asigurarea faptului că toată lumea din organizația nonprofit are acces la document îl face oficial.
• Numiți părțile responsabile. Pentru fiecare procedură și politică, asigurați-vă că știți cine este responsabil pentru realizarea acestui lucru. Aceasta denumește responsabilități clare în întreaga organizație.

Câteva exemple de controale interne pe care ar trebui să le stabiliți includ pur și simplu să cereți ultimei persoane care pleacă noaptea să încuie ușa biroului, să păstrați banii într-un sertar încuiat și să cereți două semnături pe cecuri.

6. Reducerea prea multor cheltuieli generale

Prea multe organizații nonprofit au impresia că cheltuielile generale sunt în mod inerent un lucru rău. Cu toate acestea, acest lucru a devenit destul de controversat în ultima vreme, deoarece profesioniștii nonprofit văd cheltuielile generale ca o investiție pe termen lung, mai degrabă decât o cheltuială inutilă pe termen scurt.

Aceste investiții pe termen lung pot ajuta de fapt organizația să economisească bani în timp. Luați în considerare compensarea angajaților. Scăderea ratelor de compensare este o modalitate bună de a crește rata de rotație a angajaților. Apoi, ești blocat să plătești prețuri mai mari pentru a angaja pe cineva nou.

Contabilii buni vă vor spune că chiar și organizațiile nonprofit ar trebui să investească în sine pentru a vedea creșterea organizației.

Dacă organizația dvs. nonprofit este îngrijorată de cheltuielile sale generale, luați următoarele măsuri de precauție, așa cum sunt descrise de NonProfit PRO:

• Încurajează veniturile previzibile. De la rate de reținere îmbunătățite la cadouri mai recurente, veniturile previzibile fac ca organizațiile nonprofit să rămână mai ușor în limitele bugetelor lor pentru cheltuielile operaționale.
• Creșteți transparența financiară. Îmbunătățirea transparenței îi ajută pe susținătorii nonprofit să înțeleagă mai bine de ce este important să facă investiții generale. Ei vor avea mai multe șanse să continue să dea, știind că investițiile lor vor ajuta doar organizația nonprofit să crească.

Cheltuielile generale nu sunt în mod inerent rele. Cheltuielile generale inutile sunt ceea ce ar trebui să încerce să reducă organizația dvs. nonprofit, dar aveți grijă cum definiți cuvântul inutil .

Concluzii

Organizațiile nonprofit, în special cele noi, tind să facă unele greșeli financiare. Dacă faci una sau două mici accidente, nu este sfârșitul lumii. În general, greșelile duc la o mai bună înțelegere a modului în care funcționează finanțele nonprofit.

Cu toate acestea, multe greșeli sunt complet evitate dacă aveți acces la resursele potrivite. Înainte de încheierea anului, maximizați-vă impactul învățând cinci strategii de strângere de fonduri de sfârșit de an pentru a închide anul calendaristic.

A avea acces la membri instruiți ai echipei financiare este primul pas pentru a evita greșelile de mai sus. Apoi, organizația dvs. nonprofit poate avansa și crește fără probleme!

Găsiți o firmă de contabilitate pentru nevoile companiei dvs. pentru a începe cu piciorul bun în 2020.